ФОРМАТЫ MICROSOFT OFFICE OPEN XML

2.         ФОРМАТЫ MICROSOFT OFFICE OPEN XML

В Microsoft Office system 2007 документы в меньшей степени ассоциируются с физическим листом бумаги и в большей степени — с программным контейнером для хранения корпоративной информации, которую можно компилировать и повторно использовать различными способами. Все более распространенной становится ситуация, когда документы создаются и потребляются не только пользователями, но и бизнес-системами. Поэтому для приложений Office 2007 предусмотрены новые форматы файлов, основанные на XML. От XML-форматов предыдущих версий системы Microsoft Office они отличаются компактностью, надежностью и возможностью обеспечения более тесной интеграции данных между документами и программными системами.

Благодаря использованию технологии сжатия ZIP форматы Office XML существенно уменьшают размер файлов, тем самым обеспечивается экономия дискового пространства и полосы пропускания сети, необходимой для передачи файлов по электронной почте, локальной сети или Интернету. Что, в свою очередь, позволяет активно обмениваться документами и более эффективно работать в группе. Сегментированный принцип хранения данных в этих форматах значительно упрощает восстановление поврежденных документов, позволяя открывать файл даже в том случае, если часть его повреждена.

Новые форматы Office XML предназначены для быстрого создания документов с данными, полученными из различных источников, что открывает новые возможности для упрощения процесса сбора и использования информации в организациях. Открытая спецификация форматов означает, что файлы можно использовать в любой операционной среде. На данный момент форматы Office XML используются во всех трех основных приложениях системы: Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007.

Благодаря этому теперь можно быстро создавать документы, электронные таблицы и презентации, включающие в себя данные из различных источников, и легко обмениваться ими с другими приложениями. Для отличия новых форматов от старых к расширению файлов Microsoft Office добавлена четвертая буква — «х».

Все команды работы с файлами сосредоточены в главном меню, которое открывается с помощью кнопки Microsoft Office Button. В этом же меню расположена кнопка настройки параметров используемого приложения (Options).

Рис. 3. Главное меню, открываемое кнопкой Microsoft Office Button

3.         OFFICE WORD 2007

К новинкам текстового процессора Office Word 2007 можно отнести простые в применении средства быстрого форматирования, средство редактирования математических выражений, а также настраиваемые готовые стандартные блоки для добавления часто используемого содержимого (например, цитат, ссылок, верхних и нижних колонтитулов).

Новый интерфейс приложения обеспечивает быстрое стилевое форматирование документа, что позволяет сэкономить время при задании формата текста и таблиц. Темы документов предоставляют возможность оформлять документы с использованием одних и тех же цветов, шрифтов и эффектов для достижения общего единства оформления. Возможность добавлять стандартные блоки готовых данных (Building Blocks) в Office Word 2007 сокращает количество ошибок, связанных с копированием и вставкой часто используемой информации, причем данные блоки легко обновлять и применять при групповой работе. Для вставки стандартной информации достаточно выбрать нужное содержимое в меню Building Blocks и поместить его в документ. Добавление в документ цитат и ссылок можно осуществить одним щелчком мыши, выполняя поиск по базам данных готовых ссылок.

Новая функция сравнения документов дает возможность более тщательно производить сравнение двух версий, включая выполненные перемещения текста и внесенные изменения, в том числе и в таблицах. Это может быть крайне важным при поиске в документе изменений. При сравнении можно также использовать новую панель обзора, состоящую из трех областей, две из которых отображают два сравниваемых документа, а третья — конечный документ, объединяющий изменения из первых двух документов. При этом одновременная прокрутка всех трех областей облегчает систематическое отслеживание изменений.

Новая функция проверки документов (Document Inspector) помогает перед их распространением выявлять и удалять из них нежелательные комментарии, персонально идентифицируемую информацию, скрытый текст и другие конфиденциальные данные. А снабдив документ цифровой подписью, вы подтвердите, что его содержимое с момента публикации не было изменено, и позволите другим пользователям убедиться в этом.

Новая функция связывания данных в Office Word 2007 предоставляет возможность динамического отображения сведений, хранящихся в информационных системах. Использование новых форматов Word XML позволяет легко обновлять хранилище данных в формате XML, находящееся внутри файла Office Word, обеспечивая тем самым своевременное обновление содержимого документа. Интеграция XML-документов путем связывания данных с источниками деловой информации позволяет организациям создавать и развертывать структурированные шаблоны документов, помогающие пользователям обеспечить достоверность информации в своих документах, не прибегая к обширному поиску во внешних приложениях, а используя элементы управления документами и связанными данными.

Элементы управления документами позволяют структурировать процесс их составления, устанавливая как обязательные конкретные типы информационных данных или добавляя разделы, не допускающие правки или изменения форматирования. Постоянный подсчет слов в реальном времени отслеживает их количество в документе прямо в процессе набора текста, а контекстная проверка орфографии помогает избежать неправильного словоупотребления. При этом стало проще получить статистические данные о документе.

Рис. 4. Галерея тем оформления Office Word 2007

Новое средство ввода формул позволяет конструировать математические выражения с использованием реальных математических символов, готовых выражений и автоматического форматирования, что особенно удобно при написании научных статей и документов.