OFFICE EXCEL 2007

5.         OFFICE EXCEL 2007

В новом Office Excel, как и десять лет тому назад, возросло количество ячеек на рабочем листе. Теперь максимальное число строк превышает миллион, а столбцов стало больше 16 тыс., что позволяет импортировать и обрабатывать огромные объемы данных в одной таблице. В результате для обозначения столбцов пришлось использовать три буквы (список столбцов заканчивается на символьной комбинации XFD). Для обработки возросших массивов данных потребуется повышенная производительность компьютера, что и обеспечивается за счет поддержки новых двухъядерных процессоров и многопоточных чипсетов.

Кроме того, поддержка объема оперативной памяти увеличена вплоть до 2 Гбайт. Новые возможности в создании формул в ячейке рабочего листа включают в себя панель формул изменяемого размера и функцию контекстно-зависимого автозавершения текста формулы, обеспечивающую ускоренный ввод однажды набранной на листе формулы. Кроме того, как и прежде, формулы и функции могут ссылаться на именованные диапазоны и таблицы. Количество ссылок на другие ячейки теперь ограничено только объемом доступной памяти компьютера.

Рис. 7. Панель формул упрощает выбор нужной функции

Строка формул автоматически расширяется при показе больших сложных формул, не закрывая при этом данных рабочего листа. Количество вложения функций увеличено до 64, но только при использовании новых форматов файла рабочей книги. Использование формата файла, совместимого с предыдущими версиями, по-прежнему не позволяет строить формулы более чем с семью вложениями функций.

Поддержка работы с таблицами однородных данных позволяет ссылаться в формулах на таблицы. Заголовки столбцов таблиц при прокрутке остаются на виду, а функция автонаполнения автоматически расширяет такую таблицу при ее заполнении данными.

Применение тем и стилей позволяет быстро выполнить форматирование данных на рабочем листе Office Excel 2007. Набор тем — общий для всех приложений Office 2007, включая Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint, в то время как набор стилей специально предназначен для форматирования собственных объектов Excel, таких как таблицы, графики, сводные таблицы, диаграммы и фигуры. И темы, и стили могут настраиваться пользователем, что дает ему возможность создавать документы на профессиональном уровне, с фирменными наборами цветов, шрифтов, рамок и заливок. Единственное, что не подлежит здесь самостоятельной настройке, это стили графиков, в которых можно выбирать только из заранее предопределенных наборов. Как и в Excel 2003, к выделенным диапазонам ячеек можно применить стиль ячеек. Поскольку большинство стилей ячеек не связано с темами, легко создать свой собственный набор стилей оформления отдельных таблиц.

Условное форматирование ячеек расширено богатыми схемами визуализации данных, что облегчает задание условий для выявления различных тенденций, шаблонов или исключений в данных на рабочих листах (см. рис. 7). При этом число условий ничем не ограничено.

Office Excel 2007 теперь поддерживает 16 млн. оттенков цвета и неограниченное число вариантов форматирования в одной рабочей книге. Арсенал средств визуализации данных в Office Excel 2007 содержит цветные градиенты, столбики данных и значки. Применение условного форматирования (например, трехцветного градиента) позволяет выделить актуальные значения в наборе данных и получить более четкое представление о положении этих значений во всем диапазоне рассматриваемых данных. После этого данные можно переупорядочить сообразно различным условиям сортировки, таким как Sort by Smallest to Largest («От наименьших к наибольшим») или Cell Color («Цвет ячейки»). При этом поддерживается до 64 уровней сортировки данных, в том числе возможность сортировки по цвету фона ячейки или шрифта.

Новый интерфейс построения сводных таблиц позволяет получить результат несколькими щелчками мыши, поскольку не требует перетаскивания полей в макете (рис. 8). Кроме того, облегчается форматирование и настройка сводной таблицы благодаря размещению этих инструментов на панели задач. При этом поддерживается откат для большинства действий, связанных с изменениями сводной таблицы.

Аналогично таблицам рабочего листа, применение стилей к сводным таблицам позволяет быстро оформить их необходимым образом. Поддерживаются условное форматирование ячеек сводной таблицы, а также настройка режимов сортировки и фильтрации ее данных. Эти же нововведения доступны и для сводных диаграмм.

При этом данные рабочего листа Excel могут быть сохранены как в документе, так и в презентации, позволяя выполнять дальнейшие манипуляции с диаграммой. Основанные на выбранной теме стили диаграмм включают в себя специальные объемные эффекты, падающие тени и прозрачность. Поскольку для их поддержки используется инструментарий OfficeArt, то почти все эти инструменты доступны для форматирования элементов диаграмм (рис. 9). Новый интерфейс дает возможность быстрого доступа к заголовкам, осям, меткам данных, легенде, линиям тренда и другим компонентам диаграммы в случае их изменения, форматирования или удаления.

При копировании диаграмм Excel в другие приложения Office 2007 они автоматически изменяются на тип объекта, соответствующий документу или презентации. Команда Paste Special («Специальная вставка») позволяет выбрать тип объекта по усмотрению пользователя с установлением связи с источником данных либо созданием копии объекта. В презентациях Office PowerPoint 2007 любые элементы вставляемой диаграммы могут быть анимированы, позволяя докладчику выполнять ее динамическую демонстрацию.

Поддержка новых форматов файлов позволяет сократить размер хранимых рабочих книг, обеспечивая при этом обмен информацией между различными приложениями. Основным форматом в Office Excel 2007 выступает основанный на XML-представлении формат с расширением (.xlsx). Другой формат поддерживает использование макросов в книге Excel и имеет расширение (.xlsm). Для шаблонов Office Excel 2007 применяют форматы (.xltx) и (.xltm) для обычных книг и книг с поддержкой макросов. В дополнение к этим форматам в Office Excel 2007 представлен новый бинарный формат (BIFF12) с расширением (.xlsb) для компактного хранения рабочих книг большого объема с возможностью обратной совместимости с предыдущими версиями Excel.

Поскольку предыдущие версии не поддерживают новые свойства данного приложения, можно использовать специальный инструмент для проверки присутствия данных свойств в рабочей книге.

Для предыдущих версий доступны обновления и конвертеры, позволяющие редактировать файл, подготовленный в Office Excel 2007, без потери нового функционала. В остальных случаях можно сохранить рабочую книгу в формате, понятном для версий 97-2003, с обычным расширением (xls).

Улучшенные свойства печати обеспечивают соответствие между изображением на экране и версией таблицы, выводимой на принтер. Для этого добавлено новое представление Page Layout («Разметка страницы»). В нем визуально можно создавать и редактировать колонтитулы страницы, управлять размером полей, размещением объектов и другими элементами настройки печатной страницы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация и поддержка командной и мобильной работы над различными документами, задачами и проектами остается одним из важных направлений развития Microsoft Office system. Новые приложения для поддержки совместной работы (Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Access 2007 и Office Outlook 2007), вошедшие в ее состав, позволяют не только повысить эффективность деятельности группы и качество результатов совместной работы, но и сэкономить время.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Материалы сайта CITFORUM.RU.