OFFICE ACCESS 2007

4.         OFFICE ACCESS 2007

Microsoft Office Access 2007 позволяет с минимумом затрат сохранять, управлять, распределять и отслеживать информацию благодаря встроенным библиотекам шаблонов и интерактивным инструментам проектирования баз данных с возможностью работы с данными различных источников, включая Microsoft SQL Server.

Арсенал новых элементов интерфейса Microsoft Office Access 2007 включает в себя не только самонастраивающуюся полосу инструментов, но и новое стартовое окно, навигационную панель, вкладки с документами, строку статуса и мини-панель управления (рис. 10). Окно просмотра объектов базы данных теперь содержит вкладки, что позволяет отобразить в нем сразу все объекты, обеспечивая удобный переход от одного к другому.

Область перемещения, расположенная справа от окна просмотра, предоставляет легкий доступ ко всем типам объектов базы данных, включая таблицы, формы и отчеты.

Office Access 2007 позволяет быстрее создавать базы данных и приступать к работе с ними, даже если пользователь не имеет навыков их проектирования. При запуске программы в окне Getting Started («Приступая к работе») предлагается на выбор ряд готовых шаблонов. Их можно использовать без каких-либо модификаций или настройки, а можно адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется сохранить в соответствии с желаемым способом ее отслеживания.

Каждый шаблон представляет собой полную базу данных с заранее определенными таблицами, формами, отчетами, запросами, макросами и отношениями. Так, для создания новой таблицы следует щелкнуть мышью на кнопке Table («Таблица») панели Create («Создать») и начать набирать данные полей в открывшемся представлении Datasheet («Таблица данных»). Office Access 2007 автоматически определит тип данных во время их ввода. Столбец Add New Field («Добавление нового поля») этого представления позволяет добавить в таблицу новое поле, которому можно задать требуемый тип данных или форматирование с помощью самонастраивающейся полосы инструментов (ribbon). Можно также создать новую таблицу путем вставки таблицы Excel из буфера обмена, причем программа автоматически настроит все нужные поля и определит их тип данных.

В представлении Datasheet («Таблица данных») добавлена строка Totals («Итоги»), в которой можно вычислить нужную агрегатную функцию: сумму, среднее, минимум или максимум, а также количество, девиацию или отклонение, выбирая их из списка. Для создания нового поля таблицы служит специальная панель Field Templates («Шаблон поля»), показанная на рис. 11. На ней перечислены названия полей с заранее определенными типами и свойствами, достаточно всего лишь перетащить нужные из них в таблицу. Шаблоны полей основаны на схемах XSD, что позволяет создать стандартные определения полей при работе в группе или подразделении.

Другая панель — Field List («Список полей») позволяет добавить к таблице поля из уже существующих в базе данных связанных или несвязанных таблиц. В случае необходимости установления связи между таблицами Office Access 2007 автоматически создаст их либо предложит пользователю самому это сделать.

В Office Access 2007 можно определять поля для хранения многозначных данных. Особенно это удобно при работе с Windows SharePoint Services, использующих тип поля multivalued (многозначное). Для образования такого поля в представлении Design («Конструктор») создаем новое поле и запускаем Lookup Wizard («Мастер просмотра») — он позволяет задать поле, разрешающее выбирать из списка значений. Если вам требуется, чтобы поле имело тип multivalued, следует убедиться, что в одном из окон Lookup Wizard включен флажок Allow Multiple Values («Разрешить несколько значений»).

Новый тип данных — Attachment(«Вложение») позволяет легко сохранять все типы документов или двоичных файлов в базе данных, автоматически сжимая их при этом. Причем одна запись может содержать несколько прикрепленных файлов. Импорт и экспорт информации стали проще и разрешают сохранять часто используемые операции импорта и экспорта для быстрого повторного применения. Причем для сбора или обновления данных в таблице Office Access 2007 можно использовать электронную почту, что обеспечивается интеграцией с Office Outlook 2007. Автоматический или ручной импорт данных позволяет усовершенствовать сбор данных для отслеживания.

Интерактивное проектирование форм дает возможность изменять макет и сразу наблюдать результаты изменений. При этом допустима автоматическая генерация форм Office InfoPath 2007 или HTML по полям таблицы Office Access 2007. Поддержка визуализации графических элементов позволяет помещать надписи и графику непосредственно на макет шаблона и видеть результат в режиме реального времени. Поддержка динамических представлений сводных таблиц и графиков обеспечивает возможность осуществлять анализ по нескольким совокупностям данных.

Создание отчетов и их редактирование также поддерживает принцип WYSIWYG, обеспечивая при этом:

·           упрощенную фильтрацию и сортировку информации;

·           возможности группировки, позволяющие располагать информацию в одном или нескольких слоях и добавлять промежуточные итоги;

·           быстрое и легкое включение итогов и сумм в любой отчет;

·           добавление в отчет новых полей путем простого их перетаскивания в нужную позицию из области списка полей.

Тесная интеграция с Windows SharePoint Services позволяет переместить приложение в список SharePoint, в котором члены рабочей группы смогут просматривать, редактировать или добавлять информацию, а также просматривать отчеты. При этом перемещение на веб-узел SharePoint выполняется одним щелчком мыши. Как в списках SharePoint, так и в Office Access 2007 сохраняется история версий.

При удалении данных они сохраняются теперь в промежуточной корзине для удаленных данных, что позволяет восстановить те из них, которые были удалены по ошибке, а резервное копирование данных на сервере позволяет поддерживать целостность приложений для их мониторинга.