Опис процесу діяльності

1.1.2 Опис процесу діяльності

ПП "Сігма" знаходиться на українському ринку близько чотирьох років. На території фірми виділена площа під склади, де зберігаються усі види матеріалів, необхідних для ремонту. Тому адміністратор може контролювати наявність матеріалу на складі, відвантаження, вантаження і проводити інвентаризацію в безпосередній близькості від офісу. Завдяки цьому спрощена схема документообігу. Матеріали надходять безпосередньо із оптових складів фірм-постачальників і використовується за необхідністю для послуг, що потребують даний вид матеріалів. Організація здійснює доставку своїх матеріалів до місця проведення ремонтних робіт.

Номенклатура матеріалів, що використовується для ремонту, складає декілька сотень найменувань і постійно збільшується. Також із розвитком ПП зростає різновид і кількість послуг, що надаються. Організація здійснює ремонтні роботи як за готівку, та і за безготівковий розрахунок.

У зовнішній системі ПП "Сігма" виконує роль особи, яка надає послуги юридичним і фізичним особам, які потребують послуг, використовуючи матеріали різних виробників. Наочно це можна побачити на рис. 1.2.

Рисунок 1.2 - Схема зовнішнього середовища фірми "Сігма"

Внутрішня організаційна структура фірми є схемою, що зображена на рис. 1.3. На чолі фірми – приватний підприємець, який вирішує в основному управлінські питання, а також питання стратегічного характеру. Він контролює діяльність всіх відділів. Також в його компетенції питання руху фінансових потоків. Закупівлею матеріалів займається відділ постачання. У його функції також входить пошук нових постачальників з вигіднішими умовами постачання. Цей відділ вирішує питання закупівлі по всьому асортименту необхідних матеріалів. Закупівля проводиться на підставі даних ремонтного відділу, або заявок клієнтів.

Рисунок 1.3 - Внутрішня структура організації

К відділу бухгалтерії відноситься тільки бухгалтер. Він веде бухгалтерський облік, зводить баланс, різні стрічні звірки, рахує всі податки і вирішує питання, що виникають у відділах, що знаходяться в його підпорядкуванні.

Автоматизована система призначена для вирішення завдань відділу збуту. Основні завдання цього відділу – це пошук клієнтів, укладення з ними договорів, установка термінів, умов постачання і оплати товару, здійснення прийому замовлень від покупців.

До ремонтного відділу відноситься майстер з ремонтних робіт і робітники-ремонтники.

Майстер з ремонтних робіт приймає закази від клієнтів, розраховує скільки потрібно матеріалів на ремонтні роботи. Передає перелік матеріалів менеджерам відділу постачання та завдання робітникам-ремонтникам.

Менеджери відділу постачання приймає заявку на видачу матеріалів від майстра ремонтних робіт, та видає необхідні матеріали робітникам-ремонтникам.

1.1.3 Опис функцій, які автоматизуються

У даному програмному продукті були спроектовані і розроблені наступні функціональні можливості:

–   формування списку замовлень;

–   ведення замовлень;

–   ведення списку послуг;

–   ведення списку матеріалів;

–   ведення списку груп послуг;

–   ведення списку груп матеріалів;

–   формування кошторису на замовлення;

–   формування звіту по кошторису для друку.

Тепер розглянемо кожен пункт окремо і визначимо конкретніше, що саме і яким чином автоматизовано.

1.1.3.1 Ведення замовлень

Веденням замовлень займається майстер з ремонтних робіт. Після формування списку матеріалів для ремонтних робіт майстер записує в книгу замовлень усю інформацію про клієнта та замовлення. Вручну вираховує скільки буде коштувати послуга клієнтові, включаючи вартість необхідних матеріалів, та передає інформацію бухгалтеру. В цій ситуації важко продивитися скільки замовлень робив даний клієнт, на яку суму, останне його замовлення та інше. При роботі із програмою заведенням у базу даних усіх замовлень повинен займається майстер з ремонтних робіт. Після прийняття замовлення він складає список усіх необхідних для роботи матеріалів і формує замовлення у програмі.

1.1.3.2 Формування списку замовлень

Оскільки уся інформація вводиться і зберігається в базі даних, то ми можемо отримати оперативну інформацію про кількість і вміст замовлень. Це набагато простіше ніж передивлятися усі рядки в книзі замовлень.

1.1.3.3 Ведення списку послуг

Коли клієнт приходить і робить замовлення на ремонтні роботи, майстер з ремонтних робіт складає перелік необхідних послуг, які потрібно виконати, виходячи з слів клієнта. Перелік необхідних послуг майстер визначає по книзі послуг. Це дуже не зручно. Оскільки найменування робіт можуть бути надто довгими, то майстер майже завжди робить скорочення найменування послуг. Тому одна й та ж послуга може бути записана по різному. Це викликає претензії у деяких клієнтів. Тому набагато краще мати довідник послуг, який буде містити повний перелік послуг. У довідник достатньо один раз ввести найменування послуги і вказати вартість даної послуги. Потім достатньо просто вибирати дану послугу зі списку послуг і вона автоматично з'явиться в сформованому замовленні. Також автоматично навпроти послуги з'явиться її вартість.