Рішення з інформаційного забезпечення

1.2 Рішення з інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення (ІЗ) – сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, циркулюючих в організації, методологія побудови баз даних. Дана підсистема призначена для своєчасного представлення інформації, ухвалення управлінських рішень.

ІЗ автоматизованих інформаційних систем складається з позамашинного (інформація, яка сприймається людиною без яких-небудь технічних засобів) – це класифікатори техніко-економічної інформації і документи; і внутрішньомашинного ІЗ (сукупність всіх даних, записаних на машинних носіях, згрупованих за певними ознаками) – це макети, екранні форми для введення первинних даних в ЕОМ або введення результатної інформації.

При організації БД доцільно використовувати наступні типи таблиць баз даних.

Основна таблиця – це таблиця, в якій кожен запис зберігає інформацію, що не має ніякого зв'язку з іншими записами цієї ж таблиці даних. Основні таблиці не можуть мати зв'язку за допомогою своїх полів. Вони можуть співвідноситися тільки шляхом розділення додаткових таблиць, які називається таблицями зв'язку.

Підлегла таблиця – це таблиця, яка дозволяє зберігати дані, що відносяться до якого-небудь запису основної таблиці.

Довідник – це таблиця, яка містить загальні дані, що розділяються іншими компонентами. Такі таблиці служать для зберігання інформації, зміна якої в одному місці, повинно негайно відбитися у всіх інших, де вона використовується. Досягається це шляхом посилань на довідник. Така гнучкість при внесенні змін не допускає дій із зміною порядку проходження записів в довіднику, а також видалення із нього записів. До довідників в системі відносяться наступні: довідник товару, довідник клієнтів, довідник постачальників і довідник вимірювань. Організація зв'язків між таблицями вимагає певних правил поводження із записами:

При видаленні запису повинні бути видалені всі записи із підлеглих таблиць нижнього рівня, які відносяться до запису, що видаляється.

При доповненні структури якої-небудь таблиці підлеглу таблицю слід використовувати там, де не можна точно сказати, скільки однотипної інформації зберігатиметься. Довідник ефективний для швидкого введення логічно зв'язаної групи інформації. Крім того, він являється єдиним засобом для класифікації об'єктів. Тому довідник обов'язково слід використовувати там, де передбачається угрупування даних за якою-небудь ознакою.

1.2.1 Перелік вхідних даних

Під вхідною інформацією розуміється вся інформація, що необхідна для вирішення задачі і розташована на різних носіях: первинних документах, машинних носіях, в пам'яті персонального комп'ютера. Від раціональної організації вхідної інформації приватного підприємства, способів збору, реєстрації, передачі, зберігання і обробки інформації, її складу залежать оперативність і ефективність управління торгівельними процесами. Вхідною інформацією для автоматизованої системи, що розробляється в дипломному проекті, є наступні дані. Дані про клієнта:

–   Найменування. – найменування фірми клієнта або його П.І.Б..

Дані про матеріал:

–   Найменування – назва матеріалу;

–   Одиниця вимірювання – в яких одиницях вимірюється матеріал;

–   Вартість – ціна однієї одиниці матеріалу;

–   Тип – тип матеріалу.

Дані про послугу:

–   Найменування – назва послуги;

–   Одиниця вимірювання – в яких одиницях вимірювання виробляється розрахунок вартості послуги;

–   Вартість – ціна однієї одиниці вимірювання;

–   Тип – тип послуги.

Всі дані заносяться в комп'ютер за допомогою спеціальних розроблених форм. За допомогою цих форм зручно заносити інформацію, а також форма дозволяє просто вибирати потрібну позицію із запропонованого списку, що дозволяє зберегти цілісність даних. Ведення даних довідкової інформації дозволяє виключити умовно-постійну інформацію з первинних документів, що впливає на зниження трудомісткості їх заповнення, а також дозволяє автоматизувати звітний процес. До вхідної довідкової інформації відноситься інформація, що зберігається в наступних довідниках:

–   Довідник Послуги;

–   Довідник Тип послуг;

–   Довідник Матеріалі;

–   Довідник Тип матеріалу.

Основними функціями Довідників є:

–   забезпечення перевірки кодованих значень ознак при введенні даних;

–   декодування значень ознак при виведенні даних на екран дисплея;

–   зберігання постійної інформації, пов'язаної з певними значеннями ознак;

–   оформлення текстом пояснення таблиць, що отримуються в результаті рішення комплексу задач.

1.2.2 Перелік вихідних даних

В ході розробки автоматизованого рішення задачі контролю формування замислень і друку кошторисів, результатними показниками є друкарські форми таких звітів:

–   кошторис замовлення;

–   друк звіту кошторису замовлення.

При реалізації товару покупець отримує вихідний машинний документ Звіт кошторису замовлення. Цей документ одержується в результаті обробки інформації таблиць Довідник Послуг, Довідник Замовлення, Замовлення, Довідник групи матеріалів, Довідник групи послуг. Цей документ необхідний для обліку надання послуг клієнтам. Один примірник документа залишається у клієнта, а другий залишається на фірмі. По цьому документу клієнт робить оплату за послуги і матеріали.