Навигация
Автоматизація роботи канцелярії та машбюро
56508
знаков
0
таблиц
0
изображений
2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро
Як вже зазначалося в попередньому розділі, автоматизація традиційного, паперового документообігу є проміжним рішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи органу державної влади або місцевого самоврядування.
Автоматизація діловодства позначилася на роботі різних її підрозділів, в даному підрозділі буде розглянутий впливавтоматизації діловодства на роботу таких функціональних підрозділів з забезпечення діловодства як канцерія і машбро.
Насамперед в криворізькій районній адміністрації був упроваджений модуль «Канцелярія». Не дивлячись на те що в сучасній організації робота з документами йде в електронному вигляді, повністю виключити паперові документи з роботи неможливо, оскільки велика кількість документів, що мають юридичну силу, представлена в паперовому вигляді, і такий стан речей залишатиметься ще достатньо довго.
Як правило, навантаження по забезпеченню «паперового» документообігу і контролю виконання доручень лягає на діловодів. Саме для них і був створений окремий модуль «Канцелярія».
Основні завдання цього модуля такі:
1) єдина реєстрація всієї вхідної і витікаючої кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням реїстраційно-контрольних карток;
2) реєстрація місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа: розгляд керівництвом, узгодження проекту документа, виконання і т.д.;
3) здійснення контролю за своєчасного виконання доручень, резолюцій і вказівок керівництва;
4) списання документів в справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;
5) швидкий пошук необхідної інформації по стану, наявності, русі паперових документів;
6) отримання необхідних стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів по документообігу організації.
З вересня 2006 року вся службова кореспонденція реєструється в новій системі. На сьогоднішній день за тих, що минули полгода зареєстровано більше 10 тисяч вхідних і витікаючих документів.
Для реєстрації документів використовуються реєстраційно-контрольні картки, які містять всі первинні дані (кореспондент, підрозділ організації, представник організації, дата реєстрації, реєстраційний номер, тема і короткий вміст документа, спосіб доставки і так далі), а також необхідну інформацію про стан будь-якого паперового документа організації (місцезнаходження, стан виконання і так далі). Для витікаючих документів можна вказати список розсилки по організаціях.
Але тільки одній реєстрації паперової кореспонденції недостатньо. Я вважаю, що в будь-якій канцелярії повинне йти потокове сканування паперових документів.
Сьогодні технічне забезпечення (спеціальні сканери дозволяють сканувати із швидкістю 20-30 сторінок в хвилину) дозволяє добитися того, що сканування займає у діловода не більше 5 відсотків робочого часу в день. В результаті ж отримується повна база вхідної кореспонденції, і нам вже немає необхідності витрачати час і фінанси на копіювання документів, тому що ті співробітники, кому необхідний даний документ, можуть його отримати з бази ЕД. Спрощується пошук цих документів, і вже не виникає питання, про що саме документ, вказаний в реїстраційно-контрольних картках.
Для адаптації модуля «Канцелярія» до завдань відділу службової кореспонденції були розроблені нові звіти, реєстраційні і контрольні картки.
Тепер працівники будь-яких підрозділів в рамках певних прав мають можливість відстежувати вхідні і витікаючі документи, що дозволило істотно скоротити пошук документів і відновити історію цих документів.
Після реєстрації вхідний документ минає етапи розгляду, винесення резолюції, постановки на контроль і виконань документа. При цьому подальша робота виконавців з документом може вестися повністю в електронному вигляді з врахуванням сканування. Це значно скорочує витрати часу виконавців і запобігає випадковій втраті оригіналу.
На підставі резолюції, винесеної керівником, документ може бути поставлений на контроль з призначенням виконавців доручень і термінів.
При роботі з електронними документами всі переміщення документів здійснюються за допомогою завдань, але, коли виникає необхідність скористатися паперовим оригіналом, на спеціальній закладці реїстраційно-контрольної картки фіксується місцезнаходження паперового документа у будь-який момент часу.
По тих же принципах будується і робота з витікаючими і внутрішніми документами.
Програма "АС-Машбюро" призначена для автоматизації машинописних робіт і забезпечує виконання в автоматизованому режимі наступних завдань:
· Створення, реєстрація і облік документів;
· Пошук документів;
· Забезпечення доступу до документів в режимах перегляду і редагування.
Цілі використання системи "АС-Машбюро" для ведення діловодства Криворізькою районною адміністрацією:
· підвищення оперативності роботи працівників машбюро;
· впровадження перспективних інформаційних технологій;
· впорядкування процедур реєстрації і зберігання документів в електронному вигляді;
· побудова єдиної операційної середи для роботи з інформаційними ресурсами машбюро;
· автоматизація роботи довідково-пошукового апарату.
Тобто використання системи "АС-Машбюро" дозволяє скоротити до мінімуму використання людського труда, що, по-перше, дозволяє скоротити робочий штат (економія на заробітній платі), а по друге зменшити кількість помилок при друкуванні документів.
ВИСНОВКИ
В першому розділі курсової роботи були розглянуті теоретичні засади створення та використання баз даних і зроблені наступні висновки:
Основним об'єктом, який, з одного боку, визначає діяльність органів державного управління, а з іншого — відображаює і фіксуює результати цієї діяльності, є документ. Організація роботи з документами — важлива частина процесів керування і прийняття управлінських рішень. Тому інформаційні технології підтримки діяльності органів державного управління повинні надавати ефективні і гнучкі засоби роботи з цим об'єктом на всіх етапах його життєдіяльності.
Відомі два підходи до організації інформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних. Файлова організація передбачає спеціалізацію та збереження інформації, орієнтованої, як правило, на одну прикладну задачу, та забезпечується прикладним програмістом. Така організація дозволяє досягнути високої швидкості обробки інформації, але характеризується рядом недоліків.
Електронні таблиці та текстові документи є чудовими засобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони погано пристосовані для сумісного користування даними. Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу інформації,фле ,якщо вам необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо.
Але, якщо з розширенням бізнесу починає збільшуватись кількість
співробітників, що вводять у комп’ютер закази,то без бази даних вам не
обійтись.Так само електронна таблиця може використовуватись на великих
підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати,але
для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні
збиратися у базі даних.
Коли виникає необхідність колективного використання інформації, справжня система управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого доступа так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.
В другому розділі курсової роботи був проаналізований процес документообігу Криворізької державної районної адміністрації та запропоновані заходи щодо автоматизації цього процесу та зроблені наступні висновки:
У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства.
У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Програма БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками є досить простою для користування і набагато полегшує роботу з документами в Криворізькій міській адміністрації. Спільне використання системи електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.
Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.
ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:
1. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 №2657-ХІІ
2. Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 №852-IV
3. Закон України «Про електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV
4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000
5. Бердтис А. Структуры данних. - М.: Статистика, 1974
6. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. -М.: Финансы и статистика, 1992
7. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред. Г.А.Титоренко - М. Компьютер ЮНИТИ, 1998
8. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16
9. Регламент роботи Криворізької державноїрайонної Адміністрації. – К. – 1996.
Похожие работы
... ірі 0,5 ставки, яку він одержує за додаткове виконання обов'язків відсутнього, нехай навіть тривалий час, секретаря. РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ 2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства Правильна організація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливих критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система ...
... сучасного справочинства є переведення його на державну мову, та впровадження новітніх комп’ютерних технологій. Розділ 2 ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ВИКОРИСТАННЯ КОМП¢ЮТЕРНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В СУЧАСНОМУ ДІЛОВОДСТВІ 2.1 Використання комп’ютерних технологій на етапі документування Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних нос ...
... (логічність подачі матеріалу, грамотність автора, правильне оформлення роботи, належне відповідність реферату всім стандартним вимогам). ВИСНОВКИ На основі викладеного приходимо до висновків: Аналітико-синтетичні засоби обробки інформації вирішують проблему неухильного зростання обсягу інформації. Перспективи розвитку інформаційних галузей науки дають змогу сподіватись, що у майбутньому ...
... дприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності. 2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої і ...
0 комментариев