Проект … на 8л. в 3 экз

 2. Проект … на 8л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение : письмо комитета по делам молодежи Курганской области от 10.07.2006 №25 и приложения к нему, всего на 10л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, например:

Приложение: в 2экз.

Если документ направляется нескольким адресатам. А приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 5л. в 1 экз. только в первый адрес.

Отметка о наличии приложения печатается через два интервала ниже текста документа от левой границы текстового поля.

«Подпись» - это обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор ОАО «Российские просторы»

Личная подпись

В.А.Петровский

Генеральный директор

Личная подпись

В.А.Петровский

Если документ оформлен на бланке должностного лица, то в состав реквизита «подпись» входят: личная подпись и расшифровка подписи.

Личная подпись

В.А.Петровский

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор	Личная подпись	А.В.Геймбух
Главный бухгалтер	Личная подпись	Л.А.Антипина

На практике часто применяют совместные письма. При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, их подпись располагают на одном уровне, например:

Глава администрации (Губернатор) Томской области	Губернатор Омской области
Личная подпись В.М. Кресс	Личная подпись Л.К.Полежаев
дата, регистрационный номер	дата, регистрационный номер

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (и.о.) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица.

Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Допускается центрирование наименование должности относительно самой длинной строки, например:

Заместитель генерального директора

Личная подпись

П.Г.Филиппов

Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

«Виза согласования» - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствии его правовым актам и ранее принятым решениям

Визы включают: должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию) и дату.

Виза проставляется на копии пиьсма в левой нижней части на личевой стороне документа.

«Отметка об исполнителе» включат инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Она располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнего углу от левой границы текстового поля, например:

А.Г.Петров

223 10 15

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или. При наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: «В дело»; подпись; дату.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или руководителем, давшим поручение по исполнению документа.

Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа.

Отправлен факс 012.03.2006

В дело

Сидорова

дата

 или

В дело

Сидорова

дата

«Отметка о поступлении документа в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита выступают: наименование организации; порядковый номер, который может дополняться индексом структурного подразделения и даты поступления документа, а при необходимости времени, например:

ОАО «Российские просторы» Канцелярия Вх. №8325/1 01.09.2006

 

«Идентификатор электронной копии документа» служит отметка, необходимая для поиска документа. Включает в себя имя файла на магнитном носителе. Дату и другие сведения.

Реквизит проставляется в момент подготовки документа, располагается в левом нижнем углу документа, например:

С:/ПисьмоПросьба.rtf01.11.2006

Оформление бланка письма.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации – авторе документа, от имени которого издается документ.

Стандартные форматы бланков – А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).

В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков: угловой и продольный.

Поля не менее: 20мм – левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее.

Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

Пример оформления бланка письма организации (угловое расположение реквизитов)

Эмблема СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ «КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ» Красный проспект, д.28, г. Новосибирск, 630099 Тел.:222 23 15, 223 72 18, факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru ОКПО_____,ОГРН____, ИНН/КПП____ ________________№_____________ На №_____________ от __________

Пример оформления бланка письма организации (продольное расположение реквизитов)

Эмблема

СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ

«КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»

Красный проспект, д.28,

г. Новосибирск, 630099

Тел.:222 23 15, 223 72 18,

факс: 223 7 72, e-mail:sacha@sts.ru

ОКПО_____,ОГРН____,ИНН/КПП____

________________№_____________

На №_____________ от___________

Организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, имеющие деловые связи с иностранными партнерами, разрабатывают бланки писем на двух языках: государственном языке и языке партнера.

Расположение наименования организации располагается следующим образом: слева – наименование на русском языке, справа – на иностранном языке, например:

Торгово-промышленная палата российской федерации Ильинка ул.,д.6,г.Москва, Россия, 103684 Тел.:921 08 11, Факс: 411126 e-mail: ОКПО_________ОГРН_________ ИНН__________ КПП_________ _____________№_____________ На № ________ от ___________

THE CHAMBER OF COMMECE AND INDUSTRY Ilyinka str., 6. Moscow. Russia, 103684 Tel.:921 08 11, Facs: 411126 e-mail

Правила расположения реквизитов

Первая строка текста начинается с абзаца на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля.

При подготовке письма на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Письмо печатается шрифтом Times New Roman.

Размер шрифта: текст – 14, отметка об исполнителе – 10, идентификатор – 8, расстановка страниц – 12. Реквизиты «адресат», «текст», «заголовок», «подпись» печатаются через один междустрочный интервал.

В официальной переписке применяется официально - деловой стиль. Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально – деловые отношения.

Особенности информации делового стиля:

Официальной по своему характеру, что подчеркивает неличностный характер отношений, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения.

Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения;

Объективной и достоверной;

Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

Полной и достаточной для принятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительной переписки, приводя к потере времени и средств.

Виды деловых писем

Письма – приглашения	письма с приглашением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть и всему коллективу.
Гарантийные письма	составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий, например: оплата за работу, товары, услуги, сроки поставки, оплата аренды.
Инструктивные (циркулярные)	такие письма направляют вышестоящие организации и ведомства, издают в них указания своим подведомственным учреждениям и организациям.
Письма - просьба	существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организации, предприятий, учреждений. Выражаются обычно словами: Просим оказать содействие…; Просим выслать в наш адрес…; Прошу ликвидировать задолженность… и т.д. Цель данного письма – убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы и поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие основания.
Письма - ответы	Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы, на которую дается ответ, далее излагается результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ или констатируется сам отказ.
Благодарственные письма	В партнерских отношениях нужно не только просить, но благодарить за оказанные услуги, за совместное проведение мероприятий и т.д.
Сопроводительные письма	Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов и причины их отправлению
Договорные письма	В данном письме говориться о конкретном документе – договоре, как разновидность сопроводительного письма.
Письма - предложения	Структура похожа на структуру письма-просьбы: изложение сути вопроса, предложение о сотрудничестве, могут быть приложены доказательственные материалы. В письме уместна формула вежливости. Можно разделить на несколько видов: Предложения о сотрудничестве; Извещения; Рекламные письма (информационные).
Письма - напоминания	Содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательств, проведения мероприятий или других договоренностей.
Письма - подтверждения	Содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, факса, товаров, ценностей), о том что ранее составленный документ остается в силе, может также подтверждать какой-либо факт, действие.

Ниже приведет пример делового письма – приглашения, с указанием реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков.

ОАО «Росинтер» Пятницкая ул., д.21, Москва, 115209 Тел.: (495) 931 11 17, факс: (495) 931 00 27, e-mail: msm@inter.msk.ru, http://www.msk.ru ОКПО________, ОРГН_________, ИНН/КПП___________________ 01.02.2006 № 115-3/1 На № _______ от ___________

Генеральному директору Научно-технического центра «Информсистема» О.С.Ефремову Сергеевой В.К. Отправить факс о согласии до 04.02.2006 Еремеев 02.02.2006

Уважаемый Олег Святославович!

Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Росинтер», который состоится 05.02.2006 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д.2 , в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность – 4 часа.

В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2006, заявку необходимо выслать по факсу 931 00 27.

Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» на 1л. в 1экз. 2. Программы выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5л. в 1 экз.

Председатель оргкомитета

Личная подпись

П.В.Нестеров

М.М. Макарова

931 00 17

Отправлен факс 03.02.2006 № 93 В дело № 1-17  Сергеева 04.02.2006

«ИнфСист» Вх. № 00075 025.02.2006