Раскройте особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера

2. Раскройте особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера

 

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительных документа (далее ОРД) трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управление, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Классификация ОРД:

Организационная документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

Информационно-справочная документация, которую условно можно разделить на:

оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.)

справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и.т.д.)

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает докумнты по личному составу (персоналу): заявления личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

Эти требования определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273 государственном стандарте РФ " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30 97)" . ГОСТ введен в действие 1 июля 1998 года и распространяется на организационно-распорядительные документы любых, как государственных, так и негосударственных, организаций. Он не устанавливает порядок оформления первичных бухгалтерских документов (этот порядок определен Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" ).

Перечень реквизитов для организационно-распорядительных документов:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

09 дата;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номад его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 — 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации, Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа.

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными".

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Дата и номер документа

Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.

Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан.

Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст.186 Гражданского кодекса РФ).

Юридически значимым является и реквизит " Регистрационный номер документа".

Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п.

Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен " задним числом", поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Порядок подписания документов

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т. п.

Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель, если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки: " за" , " зам." или ставить косую черту перед наименованием должности.

Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов.

Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым.

Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт.

Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой.

Утверждение документов

Гриф " Утверждено" (" Утверждаю" ) это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

уставы;

положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

структура, штатная численность и штатное расписание;

акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка;

сметы;

расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

Утверждаются документы одним из следующих способов:

ставится гриф " Утверждено" (" Утверждаю" );

издается соответствующий распорядительный документ.

Оба этих способа имеют равную юридическую силу.

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущий машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений, Существуют определенные правила изготовления документов печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят m нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 — 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 — 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Ниже приведено краткое описание оформления основных организационно-распорядительных документов.

Учредительный договор – организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица. Учредительный договор оформляется на листах бумаги формата А4 по следующей форме.

Титульный лист

Регистрационная палата при Правительстве Ростовской области 16.02.2006 № 1980001 УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННРЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МИЛИДИ» Ростов н/Д - 2006

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

Вводная часть.

Цель заключения договора.

Наименование и правовая форма организации.

Предмет деятельности.

Местонахождение организации.

Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

Порядок образования имущества.

Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

Порядок управления делами юридического лица.

Права и обязанности участников (учредителей).

Ответственность за нарушения договора.

Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

Порядок рассмотрения споров.

Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.

Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной организации. Общие положения об уставе содержаться в части первой Гражданского кодекса РФ [1]. Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учередительного договора и устава или только учредительного устава. Юридическое лицо, не являющегося коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида. Устав утверждается его учредителями, в соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации.

Титульный лист

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАРЕГИСТРИРОВАНО наименование организации __________ № __________ М.П. регистрирующего органа УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания учредителей ________ № _______ М.П. организации УСТАВ акционерного общества открытого (закрытого) типа НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕКСТ Город - год

Обязательные разделы устава:

Общие положения (определяются цели и задачи организации).

Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

Производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность.

Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

Отчетная и ревизионная деятельность.

Порядок реорганизации или ликвидации организации.

Положение об организации – нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления. Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются гриф утверждения вышестоящего органа или его непосредственного руководителя, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Структура текста может включать следующие разделы:

Общие положения.

Цели и задачи организации.

Функции организации, ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи).

Руководство.

Права и обязанности.

Контроль, проверка и ревизия деятельности.

Порядок реорганизации или ликвидации организации.

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом – документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ[2]. Правила внутреннего распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. При составлении руководствуются Типовыми правилами. Реквизиты и структура текста Внутреннего распорядка, оформляются на общем бланке организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И.О. Фамилия 00.00.0000 ПРАВИЛА Внутреннего распорядка ТЕКСТ (структура текста) Общие положения. Порядок найма, перевода и увольнения работников. Основные обязанности и ответственность работников. Основные обязанности и ответственность работодателя (администрации). Рабочее время и его использование. Время отдыха. Поощрения за успешные результаты работы. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины. (Учитывая специфику организации, дополнительно могут быть введены разделы «Внутриобъектный режим», «Организация работы» и др.) Руководитель кадровой службы (подпись) И.О. Фамилия Визы (юридическая служба, профсоюзная организация)

Структура (состав подразделений организации) и численность персонала (наименование должностей и их число по подразделениям) закрепляются специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации формата А4.ю подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером, начальником отдела персонала (отдела кадров) и утверждается генеральным директором. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ 00.00.0000 место издания УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И.О.Фамилия 00.00.0000 Печать Код подразделения Наименование структурных подразделений организации Наименование должностей Штатная численность 1 2 3 4 01 Руководство: Ген.директор Зам.ген.директора 1 2 05 Отдел технического контроля Нач.отдела 1 и т.д. Всего: Заместитель руководитель организации (подпись) И.О.Фамилия Визы: Должность (подпись) И.О.Фамилия 00.00.0000

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

Положение о структурном подразделении организации, в том числе коллегиальном, совещательном или ином органе, - нормативный правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения и иного органа (совета, комиссии и т.п.) предприятия, фирмы, учреждения.

Положение оформляется на общем бланке организации, утверждается руководителем организации, подписывается руководителем подразделения или соответствующего коллегиального или совещательного органа и согласовывается с юридическим отделом. Данное положение может утверждаться распорядительным документом (приказом, постановлением), если одновременно с утверждением требуется дать необходимые поручения, связанные с его применением

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 №1

			Код
	Форма по ОКУД	0301017
	по ОКПО
(наименование организации)

	Номер  документа	Дата составления
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ			УТВЕРДЖЕНО
на «__»_____20___года			Приказ от «__»___20_г. №__ Штат в количестве_________ единиц с месячным фондом заработной платы _________________рублей

Структурное подразделение		Должность (специальность), профессия, разряд, класс (категория), квалификация	Количество штатных единиц	Оклад (тарифная ставка), руб	Надбавка, руб			Месячный фонд заработной платы	Примичание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
		и т.д.
	Итого по листу
	Итого по документу

Руководитель кадровой службы
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

Главный бухгалтер
	личная подпись		расшифровка подписи

Инструкции организационно-методологического назначения представляют собой организационно-правовые документы длительного действия, определяющие собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб и подразделений. Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов, и т.п. Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда, по организации делопроизводства в отдельных службах и др.

Титульный лист включает следующие реквизиты: наименования организации – автора документа, гриф утверждения. Наименование документа, место и год издания. Текст инструкции включает ряд разделов, например, в инструкции по делопроизводству в кадровой службе предусматривается три раздела: общие положения, правила подготовки, оформления и согласования документов по личному составу; организация работы с документами.

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Эта инструкция эффективное средство для управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую роль, а также объективно оценивать работу сотрудника, для должности которого составлена такая инструкция.

Должностные инструкции разрабатываются с учетом тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 ноября 1992г. №30).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (подпись) И.О.Фамилия 00.00.0000 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ______________________________________________________ (наименование должности и структурного подразделения организации) ТЕКСТ (структура текста) Общие положения. Функции. Должностные обязанности. Права. Ответственность. Взаимоотношения (связи по должности). Квалификационные требования. Оценка работы. Руководитель подразделения (подпись) И.О.Фамилия Виза согласования (подпись) И.О.Фамилия Инструкцию получил: (подпись) И.О.Фамилия 00.00.0000

Приказ – широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководством организации, учреждения, в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач. Приказ – это правовой акт руководителя организации или его заместителя, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.В основном приказы оформляются на специальном бланке приказа, но могут быть, и оформлены на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

В состав реквизитов приказа включены:

01 – Государственный герб РФ, 02 – герб субъекта РФ, 03 – изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак, 08 – наименование организации, 10 – наименование вида документа, 11 – дата документа, 12- регистрационный номер документа, 14 – место составления или издания документа, 18 – заголовок к тексту, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии прохождения, 22 – подпись, 23 – гриф согласования документа, 24 – визы согласования документа, 27 – отметка об исполнителе, 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 30 – идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Например, на основании законодательного, нормативного акта, выше стоящего органа власти.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «АЗОВСКИЙ ОПТИКО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД» ПРИКАЗ 06.08.2006 №10 г.Азов О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АО. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.09.2006г. Всем структурным подразделениям и сотрудникам АО с 15.09.2006г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Секретарю-референту О.Д.Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачи в структурные подразделения предприятия до 01.09.2006г. Контроль за выполнение настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И. Клименко. Приложение: на 17л. в 1экз. Директор предприятия Зиненко Р.Н. Зиненко Юрисконсульт Морозова М.П. Морозова 05.08.2006 Сотникова 93 16 21 в дело 10-00 15.08.2006 Петрова Петрова

Распоряжение один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости ведения подчиненными организациями, подразделения и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок. Распоряжения готовятся и оформляются аналогично приказам, с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ. Однако текст распоряжения не содержит констатирующей (вступительной) части, в таких случаях текст начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения. В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:».

Указание - распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организации по вопросам информационно-методического характера, связанных исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов. Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту; может иметь констатирующую часть и – обязательно пункт о контроле за исполнением.

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организации по важнейшим вопросам их деятельности. Подготовка, оформление и издание постановлений (и распоряжений) глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работ аппаратов администрации субъектов РФ, городов и районов.

Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:

Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу области, Договору о разграничении предметов ведения и полономочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжением главы администрации области.

Быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами.

Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.

Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервал в системе «WORD», шрифт 14. Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя главы администрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата или орган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект.

Исполнитель постановления организует согласование и визирование проекта. Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в текст проекта документа. Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.

Макет постановления федерального органа:

Герб ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ) ПОСТАНОВЛЕНИЕ ________________ №_______ Москва Об утверждении унифицированных форм Первичной документации Во исполнение _________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Государственный комитет Российской Федерации по статистике ПОСТАНОВЛЯЕТ: Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации (прилагается). Установить___________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Признать утратившими силу ___________________________________________ _______________________________________________________________________ Председатель Комитета (подпись) Расшифровка подписи Визы (на оборотной стороне)

Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти органов субъектов РФ, общественных организации, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров организации, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.

Служебное письмо обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. Служебные письма оформляются на бланках по ГОСТ Р 6.30 – 2003 как правило с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением встречаются реже. Используются бланки форматов А4 и А5. Письмо оформляют, как минимум в двух экземплярах. Первый адресату, второй подшивается в дело, как результат выполненной работы.

Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленный факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акт оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. В ряде случаев акт оформляют на общем бланке организации. Текста акта состоит и двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствующих при актировании. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязательно подписать его с оговоркой о не согласии, офомив его на отдельном листе.

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница оформляется на общем бланке организации формата А4, последующие страницы печатаются на обычных листах. Текст состоит из вводной и основной частей. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа, излагается повестка дня. Основная часть строится в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме формы заседания печатаются от левого поля формуляра.

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения различают информационные и отчетные докладные записки. По адресату докладные записки делятся на внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные вышестоящим организациям).

Внешние записки оформляются на общем бланке формата А4. Подписывает руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4, с угловым расположением реквизитов, допускается рукописный вариант.

Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом печати текста – по телеграфной сети общего использования. Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №222.

Пример

СРОЧНАЯ РОСТОВ-ДОН ИНТЕРВАЛ ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/28 Брянск, Речная, 40 Начальник ОТК (личная подпись) И.О.Фамилия 10.01.2006 печать

Адрес телеграммы часто является условным. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используют сокращения типа ТЧК - точка, ЗПТ – запятая и др. Цифры, число как правило пишут прописью.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети.

Факс (телефакс, факсограмма) – получаемая по каналам телефонной связи на бумажном носителе копия документа.

Факс удобен для оперативной передачи информации.

Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Обязательные реквизиты: наименование учреждения адресата и адресанта, реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номера телефонов, текст, подпись, также должна иметь заголовок, в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об».