Делопроизводство в бухгалтерии

Оглавление

 

Введение

Глава 1. Бухгалтерская документация

1.1. Понятие и классификация бухгалтерских документов

1.2. Документооборот, хранение бухгалтерских документов

1.3. Учетные регистры и их классификация

Глава 2. Формы ведения бухгалтерского учёта

Глава 3. Инвентаризация и порядок отражения ее в бухгалтерском учете

3.1. Понятие инвентаризации

3.2. Инвентаризация основных средств

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Знание общее представление о документообороте необходимо каждому сотруднику предприятия, так как грамотное оформление документов позволяет ускорить процесс работы.

Правильное ведение бухгалтерской документации, знание основных положений документального учёта позволит мне в дальнейшем не допускать организационных и прочих ошибок на рабочем месте, будет способствовать общему развитию моих профессиональных знаний и качеств.

В данной курсовой работе мною были изучены и исследованы основные виды бухгалтерской документации, формы ведения бухгалтерского учёта, а также инвентаризация и сопутствующие ей основные средства.

Формы бухгалтерского учета применялись и в давние вре­мена. Первую форму бухгалтерского учета называют старо­итальянской, в которую входили три книги: мемориал; журнал; Главная книга.

Мемориал (памятная книга) использовался для записей всех фактов хозяйственной деятельности в основном со слов очевидцев (вместо первичных документов).

Журнал хронологической регистрации этих фактов хозяйст­венной деятельности служил для корреспонденции счетов, т.е. бухгалтерских проводок.

Главная книга использовалась для систематической записи по счетам согласно ранее составленной проводки по объектам учета.

После подсчета оборотов и выведения конечного сальдо по счетам составлялся пробный баланс, впоследствии получивший название оборотной ведомости, а затем составлялся заключи­тельный баланс.

Второй формой бухгалтерского учета была новоитальян­ская, которая отличалась от первой:

1)         ведением первичных бухгалтерских документов вместо памятной книги - мемориала;

2)         появлением разграничения синтетического и аналитиче­ского учета;

3)         введением вспомогательных книг для аналитического учета;

4)         введением оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной их сверкой.

Недостатком этой формы было ведение Журнала для бух­галтерских проводок, что не позволяло разделение учетного труда.

Эта форма с XVIII века стала господствующей, дошла до нашего времени и сохранила свои учебные (дидактические) воз­можности. От этой формы бухгалтерского учета пошла после­дующая эволюция форм бухгалтерского учета.

Для изучения материалов к данной курсовой работе мною были использованы учебники по бухгалтерскому учёту, по документоведению, а также журнал «Главный бухгалтер».

1.         Бухгалтерская документация.

 

1.1. Понятие и классификация бухгалтерских документов.

Бухгалтерским документом называется письменное под­тверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказа­тельство).

Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носите­ли: магнитные ленты, диски и др. Документы на машинных но­сителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бу­мажным носителям:

1)         возможность визуального просмотра;

2)         возможность получения бумажных копий;

3)         соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;

4)         идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;

5)         ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, т.к. с ее помощью:

1)         контролируется наличие, движение и сохранность товар­но-материальных и денежных средств;

2)         контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3)         обеспечивается повседневное руководство работой пред­приятия;

4)         обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми ау­диторами) контроль за работой предприятия;

5)         устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разби­рательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

На основе документов производится предварительный, те­кущий и последующий контроль за сохранностью средств пред­приятия и экономической необходимостью каждой хозяйствен­ной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесооб­разностью совершения хозяйственной операции, когда руково­дящий персонал подписывает документы, содержащие распоря­жение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции. Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

К содержанию и форме первичных документов предъявля­ются следующие основные требования:

1)         документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;

2)         должна соблюдаться форма документов, которая чаще все­го является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

3)         в документе должны быть заполнены все реквизиты;

4)         должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1)         наименование документа;

2)         дату и место его составления;

3)         основание и содержание хозяйственной операции;

4)         количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

5)         наименование должно­стей, фамилии и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются.

Необходимо знать основные виды, назначения, характер документируемых операций, объем отражаемой информации, место составления документа, количество отражаемых объектов (позиций) в документе и другие классификационные признаки.

 Существует несколько признаков классификации документов. По назначению документы делятся на:

1)         распорядительные;

2)         исполнительные (или оправдательные);

3)         бухгалтерского оформления;

4)         комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получе­ние материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. (рисунок 1). В распорядительных документах нет факта выполнения хо­зяйственной операции, а значит записи по счетам бухгалтерско­го учета не производятся.

Рисунок 1. Приказ по организации

Исполнительные (или оправдательные) документы под­тверждают факт совершения хозяйственной операции и являют­ся первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, то­варные отчеты и др.) (рисунок 2).

Документы бухгалтерского оформления составляются бух­галтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет аморти­зации (износа) основных средств, расчет амортизации нематери­альных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают до­кументы:

1)         денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);

2)         материальные (накладные, товарные отчеты и др.);

3)         расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

Рисунок 2. Приходный кассовый ордер.

По объему отраженных хозяйственных операций доку­менты делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяй­ственную операцию (товарно-транспортная накладная, приход­ный кассовый ордер и др.). Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Рисунок 3. Расходный кассовый ордер.

 Разовые документы отражают одну хозяйственную опера­цию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

Лимитно-заборная карта заменяет собой ежедневные требо­вания на отпуск материалов, а значит сокращается количество первичных документов и уменьшаются затраты времени на их оформление. Экономится бумага (бланки документов). Но экономическая информация по накопительным документам в бух­галтерском учете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.) (рисунок 3), и внешние, поступившие от дру­гих организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.) (рисунок 4).

 По количеству отраженных объектов (позиций) докумен­ты делятся на однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

Документооборот, хранение бухгалтерских документов.

 

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии. Движение документов с момента их составления или пояснения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом.

Рисунок 4. Приёмо-сдаточная накладная.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

1)         внешняя проверка включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов, особенно подписей и печати), отсутствия подчисток и исправлений;

2)         проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3)         арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность. После проверки документов бухгалтером производится учет (бухгалтерская обработка) первичных документов, который состоит: расценки или таксировки; группировки; котировки. Расценка, или таксировка, документа, когда путем перенесения количества материальных ценностей на соответствующие их цены устанавливается величина стоимости хозяйственных операций.

Протаксированные документы группируют по отдельным месяцам годам, по объектам учета (кассовые, материальные документы). Иначе говоря, создаются отдельные пакеты однородных документов. Контировка документов означает составление по документу бухгалтерских проводок, которые записываются в регистры синтетического и аналитического учета.

В крупных организациях составляется график документооборота, в котором указывается где и кто составляет конкретный документ, срок составления, когда и какому бухгалтеру передается документ.

До окончания отчетного периода документы хранятся в бух­галтерии. По окончании года первичные документы переплета­ются в специальные книги и из текущего архива бухгалтерии передаются в архив предприятия для обеспечения сохранности документации и ограничения доступа к документам.

Для всех видов документов архивные органы устанавливают сроки хранения в архиве организации, по истечении которых более важные документы передаются для хранения в государственный архив, а остальные списываются как утильсырье и реа­лизуются заготовительной организации. Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Изъятие документов может быть по пись­менным запросам судебно-следственных органов с оставлением копии документов.

Для ускорения документооборота необходимы: применение средств вычислительной техники для выписки и обработки до­кументов (автоматизация, компьютеризация учета) и унифика­ция и стандартизация документов (применение единых типовых форм).

Учетные регистры и их классификация

 

Проверенные и обработанные первичные документы груп­пируются по определенным признакам и записываются в учет­ные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые целесообразно классифицировать по различным видам.

По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрован­ные, разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнуро­ваны и на последней странице скрепляются печатью и подпися­ми руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохран­ность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заме­нить.

Карточки представляют собой отдельные листы определен­ного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в от­дельной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помо­щью ЭВМ.

Свободные листы в качестве у четных регистров очень рас­пространены. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут иметь форму жур­налов (журналы-ордера), ведомостей и других таблиц.

В последние годы происходит сплошная автоматизация, компьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ (программа 1С: Предприятие) выполняется быстро, более точно, информация может сохра­няться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ. Дан­ные автоматизированного учета ежемесячно переносятся на бу­мажные носители.

По назначению учетные регистры делятся на хронологиче­ские, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - это такие регистры, в кото­рые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры - это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных опера­ций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, Журналы-ордера (рисунок 5).

Если в регистрах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам, то такие регистры называются комбинированными.

Рисунок 5. Журнал-ордер №1.

 

 Но видам учета регистры делятся на регистры аналитиче­ского, синтетического учета и комбинированные.

Регистры аналитического учета служат для получения ин­формации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, карточка складского учета материалов) или же нату­ральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержа­ние хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями. Регистры синтетического учета служат для получения информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга) (рисунок 6).

Комбинированные регистры служат для получения инфор­мации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подряд­никами» отражает задолженность каждому поставщику и в це­лом сумму кредиторской задолженности.

Рисунок 6. Главная книга.

 По признаку унификации регистры бывают: типовые, ис­пользуемые для организаций различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организаций опре­деленной отрасли.

По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.