Унификация форм документов

2. Унификация форм документов

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол)[8]. Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.[9].

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

3. Законодательная регламентация делопроизводства

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г[10].

Цель издания сборников образцов документов — дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы:

«... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления».

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении — это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство — это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он дает:

классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

сношения (или отношения);

реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

официальные письма;

записки;

выписки;

порядок написания текста документа разного рода деловых бумагах;

части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи;

титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда[11].

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов[12].

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм -письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах[13].

 

Заключение

Подводя итог работы можно сделать следующие выводы:

1. В начале XIX в. стали составляться различные проекты сокращения делопроизводства. В 1806 г. по предложению московского губернатора оно было упрощено в Московском губернском правлении. В 1826 г. Санкт-Петербургским гражданским губернатором также были составлены правила об упрощении порядка делопроизводства, введенные с разрешения Сената в виде опыта в действие в Санкт-Петербургском губернском правлении. В МВД поступали подобные предложения и от других губернаторов. Из них под руководством министра графа Блудова были составлены проекты «Наказа гражданским губернаторам», «Положения о порядке производства дел в губернских Правлениях», «Штатов губернских и уездных учреждений». Проекты были утверждены 3 июня 1837 г. и с 1 января 1838 г. стали вводиться в действие.

2. По «Положению» все губернии были разделены на три разряда. Должностной состав присутствия и канцелярии, число канцелярских чинов и служителей определялись штатами для каждого разряда. Присутствие правления, под председательством губернатора, состояло из 4 советников (5 в Санкт-Петербургском и Московском), старший из которых именовался вице-губернатором. В присутствии рассматривались и решались дела, подлежащие ведению губернского правления. Дела производились в канцелярии губернского правления, стабильная структура которой установилась в 1837 г.

3. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства в XX в., разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

- механизация труда "канцелярских" работников;

- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

Совершенствование делопроизводства прекратилось в 1914 году в результате начавшейся Первой мировой войны, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот – сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

В результате Октябрьских событий 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Ведь сама форма государственного аппарата претерпела существенное изменение.

Но тем не менее к сложившейся в дореволюционной России системе министерского делопроизводства вернулись в 1946 году. И эта система – правда, в довольно измененном виде – существует до сих пор и зарекомендовала себя как наиболее приемлемая для России.

Список литературы

Бабич М.В. К изучению государственных учреждений XIX века. Историография. // Отечественные архивы. – 1995 - №1 – С.10 – 18.

Голикова Н.Б. Кисляева Л.Г. Система государственного управления XIX века. // Очерки русской культуры XIX века. – М.: Изд. МГУ, 1987 – Ч.2 – С.44 - 109.

Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. – М.: Высшая Школа, 1983 – С.71 – 95.

Ильюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993 – С.35 – 49.

Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. – М.: Наука, 1984 – С.52.

Лукашевич А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XIX века. // Советские архивы. – 1991 - №4 – С.38 – 46.

Медушевский А.Н. Развитие аппарата управления Россией в первой четверти XIX века. // История СССР. - №6 – С.136 – 151.

Митяев К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. – М.: Изд. Московского историко-архивного института, 1959 – С.50 – 67.

Сокова А.Н. О создании русской традиционной формы документа. // Труды ВНИИДАД. – М.: ВНИИДАД, 1974 – Т.5 – Ч.1 – С.206 – 236.

[1] Голикова Н. Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XIX века. // Очерки русской культуры XIX века. – М.: Изд. МГУ, 1987 – Ч.2 – С.44 - 109.

[2] Голикова Н. Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XIX века. // Очерки русской культуры XIX века. – М.: Изд. МГУ, 1987 – Ч.2 – С.44 - 109.

[3] Ильюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993 – С.35 – 49.

[4] Ильюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993 – С.35 – 49.

[5] Ильюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993 – С.35 – 49.

[6] Медушевский А. Н. Развитие аппарата управления Россией в первой четверти XIX века. // История СССР. - №6 – С.136 – 151.

[7] Медушевский А. Н. Развитие аппарата управления Россией в первой четверти XIX века. // История СССР. - №6 – С.136 – 151.

[8] Сокова А. Н. О создании русской традиционной формы документа. // Труды ВНИИДАД. – М.: ВНИИДАД, 1974 – Т.5 – Ч.1 – С.206 – 236.

[9] Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. – М.: Наука, 1984 – С.52.

[10] Ильюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. – М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993 – С.35 – 49.

[11] Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. – М.: Наука, 1984 – С.52.

[12] Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. – М.: Наука, 1984 – С.52.

[13] Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. – М.: Наука, 1984 – С.52.