Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный

2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

3. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право надписи.

5. Общий бланк, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

6. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

7. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

4. Документооборот организации

 

4.1 Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот министерства.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях министерства, должностными регламентами гражданских служащих министерства.

 

4.2 Организация доставки документов

Доставка документов в министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

 

4.3 Регистрация документов

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое оно повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

Регистрация входящих документов, адресованных директору министерства, заместителям директора министерства и исходящих документов, подготовленных за подписями директора министерства, заместителями директора министерства осуществляется в общем отделе министерства.

Регистрация служебной корреспонденции осуществляется в автоматизированной базе данных "Служебная корреспонденция". Регистрация обращений граждан осуществляется с помощью журнала регистрации обращения граждан.

Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в автоматизированной системе и проставления на документе даты и регистрационного номера.

Регистрационный номер документа в министерстве состоит из индекса министерства по классификатору органов исполнительной власти, индекса структурного подразделения министерства, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера.

Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и знаком дефиса. Например: 404-01-52/134.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

 

4.4 Прием, обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в министерство, проходят:

первичную обработку,

предварительное рассмотрение,

регистрацию,

рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложению). Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурных подразделениях министерства, утверждается начальником структурного подразделения по согласованию с общим отделом.

Все конверты с поступившими в министерство документами вскрываются. Сотрудниками общего отдела проверяется:

правильность адресования;

целостность конвертов и другой упаковки;

наличие документов и указанных в них приложений;

наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, оттиска печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

Проверенные вложения - документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой "Лично" передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях:

если адрес отправителя указан только на конверте;

если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени;

если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На всех входящих документах на правом нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа проставляется штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Документы, адресованные руководству министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в общем отделе, затем направляются руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в министерстве распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел, где содержание резолюции вносится в систему "Служебная корреспонденция", а документ под расписку передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается; руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

 

4.5 Организация обработки и передачи отправляемых документов

Отправка документов из министерства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.

Отправка документов производится после регистрации исходящего документа, а также после занесения резолюций, наложенных директором министерства, заместителями директора министерства в систему "Служебная корреспонденция" с входящего документа.

При отправке корреспонденции общим отделом проверяется наличие:

Адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные организации);

даты регистрации и исходящего номера;

указанных в тексте приложений;

подписи на документе;

фамилии исполнителя с указанием номера его телефона.

Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются в общем отделе министерства к отправке:

в случае направления документа в один адрес - в трех экземплярах,

в случае направления документа несколькими адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс два экземпляра или два экземпляра документа и список рассылки.

Экземпляр исходящего документа или его копия, остающийся в деле, должен быть завизирован.

Исходящие документы должны передаться исполнителями структурных подразделений министерства в общий отдел для отправки полностью оформленными:

с указанием почтового адреса или списка рассылки,

с подписями должностных лиц министерства,

со всеми имеющимися приложениями,

в необходимом количестве экземпляров.

Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. При этом ответственность за нарушение сроков исполнения документов будет возложена на исполнителей документов.

Документы, требующие размножения, и переданные сотрудниками министерства в общий отдел со списком рассылки, направляются согласно разрешению на копирование в копировально-множительное бюро министерства.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом министерства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.

Обработка исходящей корреспонденции общим отделом министерства включает в себя:

сортировку корреспонденции;

адресование корреспонденции (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса);

вложение документов в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт);

заклеивание конвертов;

запись реквизитов документа в реестр;

взвешивание документов;

маркирование конвертов;

составление списка на заказную корреспонденцию;

сдачу в отделение связи;

подготовку контрольного пакета документов (при направлении документов во все муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи, образовательные учреждения).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Формирование пакетов документов для отправки в муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи образовательные учреждения, осуществляющие в соответствии с графиком:

понедельник - образовательные учреждения, реализующие программы высшего профессионального образования (ВУЗы);

вторник - образовательные учреждения, реализующие программы среднего профессионального образования (СУЗы);

среда - муниципальные органы управления образованием (МОУО);

четверг - образовательные учреждения, реализующие программы начального и среднего профессионального образования (УНиСПО);

пятница - муниципальные образования, органы по делам молодежи.

структурные подразделения министерства должны передавать документы для отправки в названные организации в общий отдел не позднее 17.00 указанного дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ или начальника общего отдела.

Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительских документы и организационно-распорядительные документы.

Заказные письма сдаются на почту с формой 103 (далее - ф.103), которая составляется в двух экземплярах. В ф.103 указываются дата отправки, адрес, стоимость и род отправлений. Два экземпляра ф.103 передаются в почтовое отделение. Один экземпляр ф.103, возвращенный из почтового отделения, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд.

При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.

Телеграммы передаются сотрудниками общего отдела через четь абонентского телеграфирования в соответствии с инструкцией о порядке установления соединений и обработки сообщений на сети абонентского телеграфирования.

После отправки телеграммы, на телеграмме указывается дата, время отправки и порядковый номер.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Телефонограммы готовятся структурными подразделениями министерства, подписываются директором министерства или заместителями директора министерства.

В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

Телефонограммы должны быть зарегистрированы в структурном подразделении министерства, в котором она подготовлена.

После регистрации исполнитель передает телефонограмму адресатам. Переданная телефонограмма с пометкой о передаче подшивается в дело структурного подразделения министерства.

Телефонограммы, адресованные директору министерства, принимаются сотрудниками общего отдела, на которых данная обязанность возложена должностными регламентами, и незамедлительно докладываются после их приема директору или заместителям директора, в соответствии с распределением обязанностей, регистрируются в общем отделе в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства министерства.

 

4.6 Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов государственной власти Нижегородской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

 

4.7 Составление номенклатур дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе министерства и его структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды, состав и содержание.

В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 15) и сводная номенклатура дел министерства (приложение 16).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при методической помощи архива и общего отдела, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в общий отдел.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в 6 месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в общий отдел министерства.

Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива и лиц, ответственных за хранение документов в министерстве.

Сводная номенклатура дел министерства подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) архива, в который документы передаются на временное хранение, согласовывается с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее именуется - ЭПМК), и утверждается директором министерства.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела.

Второй используется в общем отделе в качестве рабочего.

Третий - применяется в архиве.

Четвертый - в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры министерства.

4.8 Формирование и оформление дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в министерстве, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях министерства.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок деле проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера оп исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, о командировании, о награждении, кадровые и др. группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с правовыми актами Нижегородской области.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 19); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти - министерство образования.

Нижегородской области;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования - Министерства образования Нижегородской области;

наименование структурного подразделения - записывается название

структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел министерства, согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области;

дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрация (составление) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрации, и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности министерства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5. Современные информационные технологии в организации доу

Современные информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.

Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким термином "офисный" (от англ. оffice - контора) обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис - это помещение делового центра организации (фирмы, издательства и др.), однако функции офисных приложений отнюдь не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

Обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;

Финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;

Электронная почта - рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

Управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого сотрудника, учет кадров);

Подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);

Ведение разнообразных баз данных и многое другое.

Рабочее место секретаря структурного подразделения или секретаря руководителя, связанных с обработкой больших массивов документационной информации должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.

 

5.1 Техническое обеспечение

 

Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу. Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеют величина оперативной памяти и емкость жесткого диска.

Принтер является периферийным печатающим устройством, которое подключается к компьютеру. Принтер может распечатать хранящиеся на компьютере файлы.

Модем - это устройство, которое способно преобразовать цифровые данные в аналоговые сигналы. Благородная цель модема - содействие в обмене данными между удаленными компьютерами через телефонную линию.

Факсимильная связь - это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя. Раньше факсимильную связь называли фототелеграфной связью.

Сканер - устройство ввода в компьютер графических изображений (текстов, рисунков, слайдов, фотографий, чертежей). В большинстве сканеров для преобразования изображения в цифровую форму применяются светочувствительные элементы на основе приборов с зарядовой связью (ПЗС) (англ. Charge-Coupled Device, CCD).

По способу перемещения считывающей головки и изображения относительно друг друга сканеры подразделяются на ручные, рулонные, планшетные и проекционные. Разновидностью проекционных сканеров являются слайд-сканеры, предназначенные для сканирования фотопленок. В высококачественной полиграфии используются барабанные сканеры, в которых в качестве светочувствительного элемента используется фотоэлектронный умножитель. (ФЭУ).

Принцип работы однопроходного планшетного сканера состоит в том, что вдоль сканируемого изображения, расположенного на прозрачном неподвижном стекле, движется сканирующая каретка с источником света. Отраженный свет через оптическую систему сканера (состоящую из объектива и зеркал или призмы) попадает на три расположенных параллельно друг другу фоточувствительных полупроводниковых элемента на основе ПЗС, каждый из которых принимает информацию о компонентах изображения.

 

5.2 Программное обеспечение

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести Microsoft Word.

Расширенный выпуск Microsoft Оffice кроме текстового процессора Microsoft Word содержит:

табличный процессор Excel

систему управления базой данных Access

личный планировщик Outlook

средство создания презентаций Power Point

систему электронной почты Outlook Express

средство создания web-страниц Front Page

средство обработки фотоизображений Photo Editor.

Интернет - это множество компьютеров, соединенных друг с другом каналами связи, плюс набор стандартных правил, по которым они обмениваются информацией. При этом сами каналы связи менее важны, чем правила передачи данных по ним, называемые в Интернете протоколами.

Интернет - это глобальная компьютерная сеть, которая связывает между собой как пользователей компьютерных сетей, так и пользователей ПК. Интернет становится основным средством корпоративного общения, уступая пока телефонам. По Интернету происходит поиск информации, рассылаются пресс-релизы, устраиваются конференции, выставки и т.д. Обычный "домашний" пользователь имеет все шансы по Интернету не только заказать любой товар с доставкой на дом или узнать погоду, но и познакомиться, общаться, некоторым даже удается вступить в брак.

По своей сути электронная почта - это обмен информацией с другим компьютером, подключенным к сети Интернет. Сообщение может быть произвольным: текстовым, графическим, музыкальным и любым другим. Однако существует ограничение - посылаемое сообщение не должно весить более 64 килобайт.

Электронная почта - отличное средство общения людей. Количество пользователей Интернета с каждым днем все увеличивается, поэтому общение по электронной почте становится повсеместным. Можно с уверенностью сказать, что электронную почту ждет большое будущее во всех его проявлениях, и что она будет постоянно развиваться и совершенствоваться, что будет приводить к более удобному ее использованию.

Используемая литература

 

1. Т.А. Быкова - Делопроизводство: Учебник для начального профессионального образования; М.: - Учебное издание, 2001.

2. Л.М. Вялова - Основы делопроизводства: М.: - 2002.

3. А.Ш. Левин - Работы на компьютере: М.: 7-е издание, 2003.

4. А.В. Пшенко - Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса; М.: - 2-издание, стереотипное, 2003.

5. В.В. Салков - Информационные технологии и компьютеризации делопроизводства; М.: - Учебное издание, 2006.