Проведение и документал. оформление внезапной инвентаризации кассы

9. Проведение и документал. оформление внезапной инвентаризации кассы.

Проводится в сроки, определенные ру­ководством организации, но не реже установленного норматив­ными документами (не реже одного раза в месяц). Результаты та­кой инвентаризации оформляют актом, который составляется в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии, другой - у кас­сира.

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе взыскивается с материально ответ­ственного лица (кассира) и отражается записями:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит сч. 50 «Касса» (50-1, 50-2, 50-3) - в сумме недостачи согласно акту инвентаризации;

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя организации.

Если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются в прочие расходы:

Дебет сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

12. Порядок выдачи денеж. ср-в под отчет.

Подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие команди­ровочные и административно-хозяйственные расходы. Список под­отчетных лиц утверждается руководителем организации.

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Подотчетные суммы учитывают на ак­тивном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так: Дебет сч. 71 Кредит сч. 50 «Касса».

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировоч­ные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (фор­ма № АО-1) об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется также в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

При приобретении материальных ценностей для производ­ственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой тор­говли или организаций - изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходи­мости получения соответствующих документов. К таким докумен­там относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к при­ходному кассовому ордеру. Если в накладной сумма НДС выде­лена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприхо­дования товарно-материальных ценностей.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими за­писями:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч. 50 «Касса» - выданы денежные средства подотчет­ному лицу;

Дебет сч. 10 «Материалы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприхо­дованы материальные ценности по учетной стоимости;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

Дебет сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит сч.19 «НДС по приобретенным ценностям», суб­счет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделя­ется и соответственно налоговому вычету не подлежит.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетно­му лицу только после приказа директора. Суммы командировоч­ных расходов сверх установленных законодательством норм в бух­галтерском учете наряду с расходами в пределах норм и ненорми­руемыми относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при нало­гообложении прибыли.

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту по­стоянной работы;

наем жилого помещения, включая оплату дополнительных ус­луг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно-оздоровительными объектами);

суточные и полевое довольствие в пределах норм, утверждае­мых Правительством РФ;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

сборы консульские, аэродромные, за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями, иные аналогичные платежи и сборы.

Командировочные расходы при выдаче средств подотчетному лицу после его возвращения из командировки и оформления аван­сового отчета оформляются следующими учетными записями: Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч. 50 «Касса» - выданы денежные средства на коман­дировочные расходы;

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена стоимость проездных билетов (без НДС) с отнесением на соответ­ствующие расходы;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по проездным билетам;

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена стоимость проживания в гостинице (без НДС) с отнесением на со­ответствующие расходы;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражены суточные с отнесением на соответствующие расходы (НДС не вы­деляется).

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководи­тель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зар­платы подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бух­галтерском учете производятся записи:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявлены финансовые претензии подотчетному лицу;

Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержано из заработной платы подотчетного лица.

К основным документам, которые используются при учете рас­четов с подотчетными лицами, относятся:

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• командировочное удостоверение;

• платежная ведомость;

• авансовый отчет;

• прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки то­варно-материальных ценностей и т.п.).

Выдача подотчетному лицу наличных денег возможна только при условии, что оно представило исчерпывающий отчет о сред­ствах, выданных ему ранее, и рассчиталось.