Організація документообігу на підприємстві

2.3 Організація документообігу на підприємстві

На підставі рахунків-фактур (додаток 7) відбувається оплата та придбані товано матеріальні цінності (ТМЦ) та малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) та ін..

Надходження ТМЦ та МШП на підприємство від постачальника супроводжуються відповідними документами: накладними (додаток 8), товарно-транспортними накладними (додаток 9).

Отримання товарів та матеріалів на складі постачальника здійснюється матеріально відповідальніми особами підприємства тільки за довіренністю (додаток 10).

Довіреність на отримання ТМЦ видають тільки посадовій особі, працівнику підприємства, підписується керівником та головним бухгалтером. Забороняється видивати довіреність на отримання цінностей робітникам, які не звітували за раніше отриманими довіреностями. Довіреність на отримання цінностей від постачальника видвється відповідальній особі під розписку й реєструться у журналі довіреностей.

Строк дії довіреності встановлюється в залежності від можливості отримання і вивозу ТМЦ, однак, не більш чим 10 днів.

Довіреність залишається на підприємстві, яке відпустило товар. Отримувачу матеріальних цінностей видають супроводжувальні документи на товар. При отриманні товарів обов’язковим є наявність документів підтверджуючих їх якість (сертифікат якості) (додаток 11).

Документи на отримання ТМЦ сдаються в бухгалтерію особою, яка отримала ТМЦ, не пізніше наступного дня.

При прийманні запасів матеріально відповідальна особа проводить перевірку відповідності запасів асортименту, кількості, вазі, обсягу площі і якості, які зазначені у супровідних документах.

В місцях зберігання кожна однорідна група (вид) запасів позначатися матеріальним ярликом (форма М-16, затверджена наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 N 193), який прикріплюється до місця зберігання запасів.

Матеріально відповідальними особами у місцях зберігання запасів ведеться кількісний облік руху запасів.

У визначений термін матеріально відповідальні особи подають усі первинні документи з надходження та вибуття запасів до бухгалтерської служби. Матеріальний звіт (форма М-19, затверджена наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 N 193) з відображенням у ньому наявності і руху запасів складають і подають до бухгалтерської служби.

 Сировина, матеріали, паливо, та інші матеріальні цінності відпускаються у виробництво за вагою, об'ємом або підрахунком відповідно до установлених на підприємстві витратних нормативів та обсягу виробництва продукції. Відпуск запасів у виробництво провадиться на підставі установлених лімітів. Лімітування відпуску запасів у виробництво оформляється лімітно-забірними картами. Лімітно-забірні карти виписуються у двох примірниках – для цеху та для складу. Відпуск запасів зі складу у виробництво здійснюється комірником при пред'явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної карти.

Відпуск матеріалів понад установлений ліміт або при заміні матеріалів оформляється актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів за дозволом керівника підприємства або уповноважених на це осіб. Відпуск запасів, потреба в яких виникає періодично, здійснюється за накладними-вимогами.

При використанні запасів для обслуговування виробництва, управлінських потреб застосовуються такі рахунки: 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності», 99 «Надзвичайні витрати».

Для узагальнення інформації про витрати підприємство застосовує рахунки класу 8 «Витрати за елементами» та класу 9 «Витрати діяльності». При цьому згідно з Інструкцією № 291 Вартість запасів, відпущених у виробництво, включається до складу матеріальних витрат підприємства, для узагальнення інформації про які призначено рахунок 80 «Матеріальні витрати». За дебетом цього рахунка відображаються суми визнаних матеріальних витрат, які одразу ж списуються з цього рахунка за напрямками витрат, а саме:

– до дебету рахунка 23 «Виробництво» – у сумі прямих матеріальних витрат, які включаються до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), а також витрат допоміжних (підсобних) виробництв;

– до дебету рахунків класу 9 – у сумі матеріальних витрат, які відносяться до матеріальних накладних витрат, адміністративних та збутових витрат;

– до дебету рахунка 79 «Фінансові результати» (якщо підприємство не використовує рахунки класу 9).

У податковому обліку вартість використаних у звітному періоді запасів впливає на величину валових витрат шляхом участі в розрахунку приросту (убутку) балансової вартості запасів відповідно до п. 5.9 Закону про податок на прибуток.

На підприємстві застосувається автоматизована система складського обліку наявності та руху запасів. Підприємство використовує регістри та звіти в електронній формі, що створюються, передаються і оброблюються відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та іншими нормативно-правовими актами.

Бухгалтерська служба відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" забезпечує дотримання правил ведення обліку запасів на складі та в інших місцях зберігання запасів в терміни, встановлені керівником підприємства.

Перевірка фактичної наявності запасів, їх стану та умов зберігання здійснюється інвентаризацією. Проведення інвентаризації здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 N 419 "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності" та Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 N 69.

Для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, визначені керівником підприємства і відображені у наказі про облікову політику підприємства, технологічними картами виробництва, складеними на основі держстандартів України.

Бухгалтерська служба перевіряє одержані первинні документи за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів, відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув'язка окремих показників та правильність арифметичних підрахунків.

Після перевірки первинних документів складаються облікові регістри аналітичного та синтетичного обліку. Для цього застосовуються облікові регістри, затверджені наказами Міністерства фінансів України від 29.12.2000 N 356 "Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку".

Включення транспортно-заготівельних витрат до первісної вартості конкретних найменувань, груп, видів запасів при їх оприбуткуванні здійснюється у разі, якщо можна достовірно визначити суми таких витрат, які безпосередньо відносяться до придбаних запасів.

Вартість готової продукції, товарів, виробничих запасів тощо, що відвантажені, до переходу від підприємства покупцеві ризиків і вигод, пов'язаних з правом власності на них, а також вартість запасів, які передані підприємством на відповідальне зберігання, комісію, переробку (давальницька сировина), відображаються на окремих субрахунках рахунків обліку відповідних запасів.

Іноді бувають випадки, коли запаси надійшла на склад підприємства, а документі від постачальника поки не отримані. Інструкцією № 291 бухгалтерський облік таких операцій не передбачен, тому підприємство самостійно прийняло рішення про порядок обліку таких поставок і відобразило його у наказі про облікову політику підприємства.

Бухгалтерський облік запасів, які надійшли без документів постачальника, на підприємстві ТОВ «БіК» ведеться на за балансовому рахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні» до отримання документів.

Запаси придбані підприємством за контрактами на імпорт товарів враховуються на рахунку 28 на підставі вантажної митної декларації (ВМД) (додаток 12) . До вартості імпортованих товарів входять послуги на митне оформлення (додаток 13) та зберігання на митному терміналі. Оплата імпортованих товарів (відливки сталеві та сталь оцинкована з полімерним покриттям) відбувається платіжним дорученням (додаток 14) на перерахунок валюти з поточного рахунку підприємства, при нестата валюти вона зокуповується згідно замовлення на придбання валюти (додаток 15).

Видача виробничих запасів зі склада в цех для виготовлення продукція розглядається как передача їх у виробництво.

Рух ліцензованих запасів відображається у журналі придбання брухту та відходів чорних та кольорових металів на підставі актів (додаток 16)

Якщо запаси придбані підзвітною особою (працівником підприємства) за готівку, то підставою для визначення вартості при їх оприходувані, згідно представлених цією особою авансовому звіту, виступає товарний чек (додаток 17) та чек РРО або квитанція прибуткового ордеру (додаток 18).

Облік витрат ГСМ відбувається за даними подорожніх листів (додаток 19) службового автомобіля та обліка транспортної роботи, затвердженої наказом Держкомстату України від 17.02.98р. №74.

Подорожній лист оформлюється тільки на один день, при умові сдачі водієм Подорожнього листа за попередній день роботи. На більший строк подорожній лист видається у випадку виїзда в інше місто, коли водій виконує завдання на протязі більше однієї доби згідно з наказом на підприємстві.

По закінченні роботи водій сдає подорожній лист, в якому механік проставляє дані спідометру та залишки палива у баку автомобіля при повернені у гараж.

На підставі підсумкових даних облікових регістрів по витратах ГПМ за місяць складається відомість обліку витрат ГПМ по автомобілях за місяць, яка передається в бухгалтерію підприємства для перевірки і відображення фактичних витрат ГПМ у бухгалтерському обліку.

На підприємстві дедеться облік не тільки надходження запасів, але й його реалізація, відвантаження.

Співробітник бухгалтерії за даними відділу реалізації створює рахунок-фактуру (додаток 20) на сплату придбаного товару або готової продукції.

За виставленим рахунком підприємство-покупець здійснює оплату. Для отримання сплаченої продукції до бухгалтерії надається покупцем довіреність (додаток 21). Після перевірки співробітником бухгалтерії наявності сплати на правильності оформлення документів складається видаткова накладна (додаток 22), товарно-транспортна накладна (додаток 23). На підставі цих документів відбувається відвантаження ТМЦ зі складу підприємств. До пакету необхідних документів ще надається сертифікат якості на готову продукцію (додаток 24) та податкова накладна (додаток 25).

ТОВ „БіК” є виробником продукції і має сертифіковану лабораторію, тому має можливість здійснювати експорт своєї продукції. Відвантаження продукції, що відправляєть на експорт оформлюється рахунком – інвойсом (додаток 26), МВД (додаток 27) та при автомобільному перевезення міжнародною товаро-транспортною накладною (CMR) (додаток 28). Валютна виручка зараховується на поточний рахунок підприємства.

Данні первинного обліку на підприємстві згруповуються у оборотно-сальдову відомість (додаток 29).

У другому розділі балансу (додаток 30) «Оборотні активи» статтю «Виробничі запаси», однойменну із синтетичним рахунком 20, вказують на підставі сальдо обротно-сальдової відомості. На підставі цих же реєстрів вказують у цій же статті сальдо за іншими рахунками класу 2 «Запаси», зокрема, відображають сальдо за синтетичними рахунками 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 25 «Напівфабрикати».

Статтю «Незавершене виробництво» за рахунком 23 «Виробництво» записують на підставі сальдо обротно-сальдової відомості і звіряють з Даними «Виробничих звітів».

Статтю «Готова продукція» заповнюють шляхом переносу сальдо з обротно-сальдової відомості за однойменним рахунком 26.

Статтю «Товари» заповнюють на основі сальдо субрахунку 281 «Товари на складі».

Основою для складання «Звіту про фінансові результати» ф.№2 (Додаток 31) є дані аналітичного обліку за рахунками, що належать до сьомого та дев'ятого класів

Так, виручку від реалізації продукції, товарів, послуг зараз обліковують за кредитом однойменних субрахунків 701,702,703, які відкривають до синтетичного рахунка 70 «Доходи від реалізації». За дебетом цих субрахунків відображають лише суму податку на додану вартість та акцизного збору, оскільки собівартість реалізованої продукції, товарів, робіт та послуг обліковують за дебетом однойменних субрахунків 901,902, 903 відкритих до синтетичного рахунка 90 «Собівартість реалізованої продукції».

За статтею «Дохід (виручка) від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)» показують фактичну суму обороту за кредитом рахунка 70 «Доходи від реалізації», а не власне їх вартості за цінами реалізації, тобто в тому числі з сумою податку на додану вартість і акцизного збору. Це зумовлено методикою бухгалтерських записів, пов'язаних із реалізацією продукції, робіт, послуг і товарів та нарахування платежів у бюджет і оплатою придбаного покупцями.

За статтею «Собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг)» відображають суму дебетового обороту за однойменним рахунком 90, що дає можливість записати його, як і суму виручки, на основі даних звіту «аналіз рахунку».

Визначена сума не є прибутком у традиційному розумінні цієї категорії, оскільки у статті «Собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг)» відображають не комерційну, а їхню виробничу собівартість. Тому при аналізі рентабельності виробництва з метою визначення саме комерційної собівартості продукції (товарів, робіт, послуг) необхідно врахувати адміністративні витрати, витрати на збут, які відображені у цьому звіті за наступними статтями.

ВИСНОВОК

В курсовій роботі були розглянуті особливості обліку запасів. Для досягнення поставленої мети в роботі були вирішені наступні завдання:

- розкрито нормативно-правову базу обліку в Україні;

- розглянуто класифікацію запасів, порядок формування вартості запасів, методи оцінки запасів при вибутті,

- розглянуто відображення балансова вартість запасів у податковому обліку,

- представлено характеристику діяльності підприємства;

- представлено документальне оформлення руху запасів;

- розкрито облік запасів підприємства.

Курсова робота підготовлена на базі нормативно-законодавчих актів, що регулюють облік запасів на підприємстві, спеціальних літературних джерел, а також підприємства ТОВ „БіК”.

Дослідивши облік наявності та руху запасів на ТОВ «БіК», можна зробити висновок, що підприємство веде бухгалтерський облік і оформлення документації, згідно з законодавчою і нормативною базою, дотримується вимог до бухгалтерського обліку й звітності.

Для оперативного ведення обліку використовується бухгалтерська програма 1С Підприємство 7.7. комплексна версія що дає можливість своєчасно та оперативно відображати операції.

Діяльність підприємства в системі ринкової економіки неможливо без використання різноманітних форм обліку та складання звітності. Це сприяє досягненню прибуткової діяльності, впровадженню у виробництво, розширенню асортиментів товарів і послуг.

Список використаної літератури

1. Закон про податок на прибуток – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.

2. Закон № 2181 – Закон України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-III.

3. Інструкція № 110 – Інструкція про порядок застосування і стягнення сум штрафних (фінансових) санкцій органами державної податкової служби, затверджена наказом ДПАУ від 17.03.2001 р. № 110.

4. Інструкція № 276 – Інструкція про порядок ведення органами державної податкової служби оперативного обліку платежів до бюджету, контроль за справлянням яких здійснюється органами державної податкової служби України, затверджена наказом ДПАУ від 18.07.2005 р. № 276.

5. П(С)БО 9 «Запаси» – Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну України від 20.10.99 р. № 246.

6. П(С)БО 16 «Витрати» – Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.99 р. № 318.

7. Порядок № 143 – Порядок складання декларації з податку на прибуток підприємства, затверджений наказом ДПАУ від 29.03.2003 р. № 143.

8. ЦКУ – Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

9. Інструкція № П-6 – Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, затверджена постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 р. № П-6.

10. Інструкція № П-7 – Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю, затверджена постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 25.04.66 р. № П-7.

11. Постанова № 241 – постанова Державного комітету СРСР зі статистики «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій» від 28.12.89 р. № 241.

12. Закон про ПДВ – Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.

13. Закон № 1521 – Закон України «Про тимчасовий порядок оподаткування операцій з виготовлення та продажу нафти сирої та деяких паливно-мастильних матеріалів» від 02.03.2000 р. № 1521-III.

14. Порядок № 165 – Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом ДПАУ від 30.05.97 р. № 165.

15. Інструкція № 291 – Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291.

16. Інструкція № 81 – Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і в організаціях України, затверджена наказом Держнафтогазпрому, Мінекономіки, Мінтрансу, Держстандарту, Держкомстату України від 02.04.98 р. № 81/38/101/235/122.

17. П(С)БО 15 – Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 15 «Дохід», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 29.11.99 р. № 290.

18. П(С)БО 16 – Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318.

19. Ірина Красовська – «Бухгалтерський облік запасів відповідно до Методичних рекомендацій» («ГоловБух», 26 лютого 2007 р., № 12 (491), с. 43);

20. Оксана Кононенко – «Облік запасів – рекомендації Мінфіну» («Бухгалтерський тиждень», 5 березня 2007 р., № 10 (270), с. 12 (www.factor.ua));

 21. Юлія Миронова, Олексій Кравчук – «Облік виробничих і матеріальних витрат» («Дебет–Кредит», 16 квітня 2007 р., № 16, с. 34);

22. Олена Рогачова – «Запаси: бухгалтерський, податковий облік» («Ориентир», 8 червня 2007 р., № 22 (488), с. 33);

23. Тетяна Каменська – «Калькуляція собівартості за нормативними витратами» («Баланс», 27 серпня 2007 р., № 43 (689), с. 22);

24. Алла Харитонова – «Запаси: обліковуємо правильно» («Баланс», 3 вересня 2007 р., № 45 (691), с. 4); 25. Оцінка, аналіз планування фінансового планування підприємства.За ред.Чуписа.- Суми, 2002.

26. Грачов А.В. Аналіз фінансово-економічної діяльності підприємства: Навчальна допомога. «Справа й Сервіс», 2003.

27. Кононенко А. Аналіз фінансової звітності. «Фактор»,2006.

28. Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств й організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.12.99 р. № 893/4186, зі змінами й доповненнями

29. Інструкція № 7 «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України», затверджена Постановою Правління НБУ від 02.08.96 р. № 204.

 30. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування й звітність, підручник К.:2006.

31. • Закон про бухоблік – Закон України «Про бухгалтерський облік та финансову звітність в Україні» від 16.07.99 г. № 996-XIV.

Додатки

Додаток 1	Свідоцтво про державну реєстрацію
Додаток 2	Довідка з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України
Додаток 3	Свідоцтво про реєстрацію платника ПДВ
Додаток 4	Ліцензія на заготівлю, переробку брухту чорних металів
Додаток 5	Ліцензія на заготівлю, переробку брухту кольорових металів
Додаток 6	Статут підприємства
Додаток 7	Рахунок- фактура
Додаток 8	Накладна
Додаток 9	Товарно-транспортна накладна
Додаток 10	Довіреність
Додаток 11	Сертифікат якості
Додаток 12	ВМД (імпорт)
Додаток 13	Акт виконаних робіт
Додаток 14	Платіжне доручення на перерахунок валюти
Додаток 15	Замовлення на придбання валюти
Додаток 16	Акт приймання металів
Додаток 17	Товарний чек
Додаток 18	Квітанція прибуткового ордеру
Додаток 19	Подорожній лист
Додаток 20	Рахунок-фактура
Додаток 21	Довіреність
Додаток 22	Видаткова накладна
Додаток 23	Товарно-транспортна накладна
Додаток 24	Сертифікат якості
Додаток 25	Податкова накладна
Додаток 26	Рахунок (інвойс)
Додаток 27	ВМД (експорт)
Додаток 28	Міжнародна товаро-транспортна накладна (CMR)
Додаток 29	Оборотно-сальдова відомість
Додаток 30	Баланс ф-№1
Додаток 31	Звіт про фінансові результати ф№2