Объекты внутреннего контроля сбыта (реализации) продукции

2.2 Объекты внутреннего контроля сбыта (реализации) продукции

 

Объектами управленческого аудирования на стадии реализации продукции являются следующие процедуры:

ü  Получение заказа от потребителя на поставку продукции;

ü  Анализ возможности предоставления коммерческого кредита;

ü  Подготовка договора поставки;

ü  Подготовка к поставке продукции (оформление товарно – транспортной накладной);

ü  Учет и фактурирование поставки;

ü  Погашение дебиторской задолженности перед покупателем.

Рассмотрим подробнее эти объекты:

ü  Кандидатуры покупателей обсуждаются до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты. Размер отгрузки должен быть официально утвержден. Если дебитор нарушает сроки оплаты , то ему направляют извещение о возникновении задолженности.

ü  Отгрузка продукции может быть разрешена только в том случае, если не превышен лимит дебиторской задолженности.

ü  Отгрузка продукции осуществляется по утвержденным заказам покупателей. Разрешение дается в форме:

- посредством компьютера,

- в письменной форме,

- по факсу или в учетной форме.

На предприятии таким документом служит приказ – накладная - комбинированный документ, который совмещает распоряжение складу на отпуск продукции и накладную, являющуюся сопроводительным документом. В приказе – накладной указываются подробные сведения о покупателях. За подготовку этих документов должен нести ответственность начальник отдела сбыта.

ü   Отгрузка и возврат товаров должен оформляться счетами – фактурами. Для контроля отгрузки товаров составляется накладная, ведется журнал регистрации документов на отгрузку. Все возвращенные товары заносятся в специальный реестр, а информация по ним дополняться отчетом работника – контролера об условиях возврата.

ü   Все счета – фактуры и извещения о возникновении кредиторской задолженности должны заполняться строго в соответствии с утвержденным списком цен. Любое изменение в ценах утверждается должностными лицами.

ü   Счета на оплату должны выписываться только при наличии документов на отгрузку: использование этих документов удостоверяет в том, что все заказы оформлены накладными.

ü   Списание сомнительных долгов должно утверждаться и отражаться в учете. При этом необходимо соблюдать распределение обязанностей. Решение о списании сомнительных долгов принимает руководитель.

ü   Все записи о продукции на складе должны аккуратно пополняться в соответствии с отгрузкой и возвратом товаров.

ü   Санкционированные операции, отраженные в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции разносятся по учетным регистрам, проставляется корреспонденция счетов. Последующий контроль может выполняться посредством проверки отклонений от первоначального плана. Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции является регистром аналитического учета одновременно по двум счетам - счету 90 «Продажи» и счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками ».

ü   Денежные скидки должны предоставляться в соответствии с оговоренными условиями.

ü   Суммы в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции должны регулярно сверяться с сальдо счета 62 – сальдо «контрольного счет».

ü   В ведомости отгрузки и реализации готовой продукции сальдо выверяется персоналом, осуществляющим контроль за реализацией товаров на условиях последующей оплаты. Так выявляются просроченные задолженности, которые затем располагают в порядке приоритетности получения оплаты. Проводится анализ по каждому конкретному случаю задержки платежа для выявления причин неоплаты.

ü   Для просроченной дебиторской задолженности могут быть использованы следующие процедуры:

- отправка дебитором, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, документов для подтверждения задолженности;

- оценка процентов по просроченным счетам за пользование чужими денежными средствами;

- отказ в поставке продукции, пока не будут оплачены просроченные счета;

- обращение в суд с иском о взыскании долгов;

ü   Счета дебиторов должны приниматься во внимание при общем управлении оборотными средствами. Управление оборотными средствами направлено на снижение дебиторской задолженности, сокращение запасов незавершенного производства, заключение договоров с поставщиками на более выгодных условиях.

 

2.3 Процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции

Состав процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции зависит от конкретных условий реализации.

Каждая процедура имеет два аспекта:

1. Выполнение процедуры контроля работниками предприятия

2.  Действия сотрудника внутреннего аудита при проверке соблюдения исполнителями своих должностных обязанностей.

Процедуры внутреннего контроля определены:

·      Процедуры контроля при получении заказов потребителей на поставку продукции.

Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов ( в файлах заказов ) и группируются по определенным критериям рыночного сегментирования. При получении заказов , начальником отдела сбыта осуществляется контроль за наличием таких параметров контроля , как разборчивая подпись и указание должности лица , составившего документ (заказ) , четкий оттиск печати организаций – заказчиков , его банковские реквизиты , ассортимент полученного и др.

Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа.

Внутренний аудит осуществляется в несколько этапов:

1.  Наблюдение за проведением процедур контроля заказов ответственными работниками.

2.  Осуществление методами проверки документов выборочного контроля заказов на предмет соответствия вышеизложенных параметров.

3.  Выбор определенного периода для подтверждения полноты регистрации поступивших за данное время заказов.

4.  Просмотр заказов на предмет обнаружения недостающих параметров.

5.  Сверка параметров данных заказов с соответствующими номерами, отраженными в книге учета заказов.

Должностные лица предприятия участвующие в процессе:

1.    Начальник отдела сбыта

2.    Зам. Главного бухгалтера.

Документы, оформляемые на стадии заказов:

а) книга учета заказов;

б) книга регистрации заказов;

в) журнал учета поступивших заказов.

·          Процедуры контроля представителей организаций – покупателей, предъявляющих свои полномочия на подписании договоров поставки.

Заместитель начальника отдела сбыта методом нормативной проверки документов определяет, имеет ли представитель организации – покупателя необходимые полномочия. Такие полномочия подтверждаются паспортом и доверенностью .

Действия внутреннего аудита состоят в выборе нескольких ещё не исполненных заказов и анализе документов, удостоверяющих полномочия представителей организаций – покупателей (заказчиков), которые подписали соответствующие договоры о поставке, на предмет их достаточности и истинности.

·          Процедуры контроля выписанных товарно – транспортных накладных (ТТН).

Выписки товарно-транспортных накладных и санкционирование отгрузки производится разными должностными лицами, во избежание злоупотребления. Зам. начальника отдела сбыта, санкционирующий отгрузку по установленному порядку осуществляет контроль выписанных товарно-транспортных накладных: все четыре экземпляра товарно-транспортных накладных должны иметь одинаковую серию и номер, все реквизиты заполнены и являются верными, все указанные в товорно – транспортной накладной сведения соответствуют прейскуранту, суммы должны быть правильно подсчитаны, на всех экземплярах товарно – трансортной накладной должны быть подписи зам. начальника отдела сбыта.

·  Процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортные средства.

Все экземпляры выписанной товарно – транспортной накладной передаются на склад готовой продукции. Зав. складом проверяет наличие подписей в ТТН, зам. начальника отдела сбыта по управлению сбытом и при её наличии организует отборку продукции из мест хранения , комплектацию партий отправки, формирует грузовые единицы и производит соответствующую маркировку . По прибытии автотранспорта в зону погрузки склада зав. складом сверяет соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела товарно – транспортной накладной, осуществляет контроль на предмет соответствия параметров прибывшего под отгрузку автомобиля объему данной поставки. Проверяется соблюдение правил затаривания, соответствие подготовленной партии отправки количеству, качеству, указанным в товарно – транспортной накладной . При отсутствии отклонений зав. складом организует процесс погрузки в автомобиль подготовленной партии к отправке . Принимающий груз водитель – экспедитор также осуществляет контроль за соответствием характеристик отгружаемой в автомобиль продукции данным товарно – транспортной накладной .

Действия внутреннего аудита заключаются в наблюдении всех вышеперечисленных процедур.

·          Процедуры контроля реализации (сбыта) готовой продукции.

Начальник отдела сбыта при получении об отгрузке продукции в журнале (файле) регистрирует: наименование покупателя, дату и номер договора поставки; дату выписки и номер соответствующей товарно – транспортной накладной, дату и время отгрузки, фактические данные по отгрузке. Данные этого регистра передаются экономисту, который ежедневно составляет рапорты о выполнении планов продаж.

Действия внутреннего контроля состоят в наблюдении за подготовкой отчетности по сбыту ответственными за это работниками.

·  Процедуры контроля фактурирования поставок.

Действия внутреннего аудита состоят в следующем:

1.         Наблюдение за подготовкой счетов – фактур;

2.         Выбор заказов и соответствующих товарно-транспортных накладных и счетов – фактур на предмет полноты учета отгрузок;

3.         Контроль методом проверки документов, счетов – фактур, соответствия указанных в них данных данным товарно-транспортных накладных и условиям договора;

4.         Проверка проводок в Главной книге и точности счетов покупателей;

5.         Согласование данных книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге;

6.         Проверка правильности ведения книги продаж;

7.         Сверка даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов – фактур и товарно-транспортных накладных.

·          Процедуры контроля оплаты продукции покупателями.

Ежедневно кассир получает из банка выписки с расчетного счета, где можно увидеть данные о движении денежных средств на счетах, в том числе поступивших от покупателей за текущий день денежных сумм в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы. Работник бухгалтерии осуществляет контроль на предмет полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм , сверяет эти суммы с документами, приложенными к выписке банка . Бухгалтер по оперативным расчетам ведет оперативный учет и осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями. На основании выписок и приложенных к ним документов делаются отметки в регистрах (файлах ) расчетов с покупателями. Также он ведет учет отказов от оплаты. Бухгалтер по расчетам ежедневно представляет главному бухгалтеру отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала года. Главный бухгалтер периодически осуществляет контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов) методами документальной проверки.

·   Процедуры контроля дебиторской задолженности покупателей.

Для повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями главным бухгалтером ежемесячно производится выверка их задолженности. Для этого по всем покупателям не позднее 5-го числа каждого месяца направляются акты сверки, подписанные главным бухгалтером организации. Ежемесячная выверка является методом дополнительного оперативного контроля за платежной дисциплиной покупателей. Полученный ответ регистрируется бухгалтером по расчетам с покупателями с указанием даты получения.

От дебиторов могут быть получены ответы, содержащие признание долга, а также отказ о признании долга покупателями, тогда в этом случае об этом извещают начальника отдела сбыта и главного бухгалтера, зам. директора по коммерческим вопросам, и по согласованию с юрисконсультом принимают решение о порядке взыскания данной задолженности в судебном порядке.

Действия внутреннего контроля заключаются в следующем:

ü Выборе счетов покупателей с подтверждением дебетовых записей и счетами – фактур, а кредитовых записей - документами о поступлении денег или приказами о списании кредита;

ü Выявлении просроченных кредитов;

ü Наблюдении за процедурами ежемесячной выверки дебиторской задолженности покупателей;

ü Выборе примеров из не подтвержденных покупателями актов сверки дебиторской задолженности и выявлении у главного бухгалтера мер по данным отклонениям;

ü Установка по датам отправки двух экземпляров актов дебиторской задолженности, просрочки ответов покупателей и выяснении у работников бухгалтерии причины данного отклонения;

ü Подтверждении списанной безнадежной дебиторской задолженности необходимой документации;

ü Контроль за списанием невостребованной задолженности.

3. Организационная модель аудиторской оценки эффективности процедур внутреннего контроля реализации готовой продукции

 

3.1 Направления внутреннего аудита реализации продукции

В целях организации контроля за заключением договоров с покупателем, отгрузки продукции и её доставки покупателям начальник отдела сбыта (схема №1) выполняет следующие функции:

1.  Осуществляет организацию сбыта продукции предприятия, её поставку потребителям в сроки и в объеме, предусмотренных в заключенных договорах;

2.  Организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;

3.  Возглавляет работу по составлению плана и их увязке с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции, по выполнению плана реализации;

4.  Принимает меры по контролю за состоянием запасов готовой продукции на складе;

5.  Организует приемку готовой продукции от производственных подразделений;

6.  Осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции;

7.  Организует оптовую торговлю выпускаемой продукции предприятия

8.  Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств;

9.  Обеспечивает составление предусмотренной отчетности по поставкам и по выполнению плана реализации;

10.      Координирует составление предусмотренной внутренней отчетности по поставкам и по выполнению плана реализации.

Схема № 1 . Организационная структура отдела сбыта

 

 

Начальник отдела сбыта

Зам . начальника управления сбытом

Бюро оперативного управления

Бюро формирования портфеля заказов

Договорно – правовое бюро

Экономист отдела сбыта

При получении заказов начальник бюро формирования портфеля заказов отдела сбыта осуществляет контроль за правильностью заполнения реквизитов предприятия, разборчивой подписи уполномоченных лиц.

При оформлении договоров, работник договорно – правового отдела осуществляет контроль за правильностью содержания договоров по следующим направлениям:

ü  Четкое описание ассортимента продукции , количества и качества продукции ;

ü  Описание способов обеспечения платежных обязательств;

ü  Указание срока исполнения обязательств по договору ;

ü  Четкое описание порядка согласований разногласий ;

ü  Правильность расчета сумм;

ü  Четкое указание перехода прав собственности на продукцию;

ü  Взаимосвязь календарных графиков отгрузки и оплаты и их правильная временная последовательность и др.

Действия внутреннего аудита заключаются в выборе нескольких ещё не исполненных заказов и анализе соответствующих им договоров поставки. Уточнение причин выявленных отклонений.

Начальник договорно – правового бюро отдела сбыта методом нормативной проверки документов определяет, имеет ли представитель организации - покупателя необходимые полномочия и после этого подписывает договор.

Зам. начальника сбыта по управлению сбытом осуществляет контроль выписанных товарно-транспортных накладных, т.е. правильность их оформления и производит сличение сумм, указанной в товарно-транспортной накладной и с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности.

Зав. складом готовой продукции проверяет поставлена ли подпись на товарно – транспортной накладной и при её наличии организует отборку продукции и производит маркировку грузовых единиц .

Водитель – экспедитор принимает груз и расписывается в товарно-транспортной накладной о приеме груза.

При получении данных об отгрузке продукции покупателю, начальник бюро оперативного учета отгрузки регистрирует в журнале: наименование покупателя, дату, номер договора поставки, дату выписки и номер товарно-транспортной накладной. По данным этого журнала ежедневно составляются отчеты и передаются экономисту отдела сбыта.

На основании отчетов экономист ежедневно составляет и передает зам. начальника отдела сбыта рапорты о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода.

Зам. начальника отдела сбыта анализирует полученные рапорты и если есть отклонения, то определяет их причины и передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта.

Начальник отдела сбыта принимает меры на основании полученной информации и представляет отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений и принимаемых мер директору организации.