Задачи и основы организации бухгалтерского учёта на предприятиях общественного питания

1.1    Задачи и основы организации бухгалтерского учёта на предприятиях общественного питания

Для правильного руководства деятельностью предприятий общественного питания необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением хозяйственного учета. В зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки хозяйственный учет делится на три вида: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Оперативный учет организуется на местах совершения хозяйственных операций (филиал, склад). Соответствующая информация может поступать непосредственно во время совершения хозяйственной операции как по телефону, так и в устной форме, на дисплее без документального оформления. Полученные данные используются для повседневного, текущего руководства и управления деятельностью предприятия (выполнение договоров, прием и отгрузка товара, реализация).

Для статистического учета используется информация о структуре основных средств, доходах и численности работающих и другие сведения с целью анализа и прогнозирования. Статистика применяет выборочный метод наблюдения и регистрации, использует результаты оперативного и бухгалтерского учета.

В отличие от оперативного и статистического бухгалтерский учет представляет собой сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия на основе документов. В случае бухгалтерского учета хозяйственные средства и операции с ними регистрируются все без исключения (сплошной учет), изменение состояния хозяйственных средств и процессов отражается непрерывно и в хронологической последовательности (непрерывный учет), все хозяйственные операции своевременно оформляются документами.

В основе хозяйственной деятельности предприятия общественного питания лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров, а также изготовления собственной продукции. Поэтому основными целями бухгалтерского учета являются:

h  контроль за сохранностью товаров;

h  своевременное представление руководству предприятия информации о товарообороте и валовом доходе;

h  о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

Для достижения этих целей решается целый комплекс бухгалтерских задач:

h  проверка правильности документального оформления товарных операций, своевременное и правильное отражение их в учете;

h  контроль за товарными запасами, выявление неходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;

h  контроль за финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли), за правильностью расчетов с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;

h  учет расходования фонда заработной платы, выявление соотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платой;

h  выявление возможности для снижения издержек обращения и повышения рентабельности производства (издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль; поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);

h  контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств. Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также своевременно и качественно необходимо проводить инвентаризации и ревизии.

Задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом на предприятиях общественного питания, могут быть выполнены только при правильной его организации. Недостатки в организации бухгалтерского учета вызывают отставание учета, запаздывание представления отчетности и другой информации. Наличие больших разрывов во времени между моментом возникновения учетно-экономической информации и моментом ее использования препятствует повышению экономической эффективности деятельности предприятий. Недостатки в организации учета приводят к его запутанности, созданию условий для хищения материальных ценностей и других злоупотреблений, увеличению расходов на содержание отчетного персонала.

На предприятиях общественного питания бухгалтерский учет осуществляется специальным подразделением - бухгалтерией. Если предприятия небольшие, то бухгалтерский учет в них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности.

В организации, не имеющей бухгалтерской службы или бухгалтера, бухгалтерский учет может осуществляться специализированной организацией или специалистом на договорных началах. Кроме того, руководитель при небольшом объеме учетной работы может вести учет лично.

Главный бухгалтер, возглавляющий бухгалтерскую службу, действует в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ; он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования его по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций возлагается на руководителя предприятия.

Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтера производится в порядке, установленном руководителем предприятия. При этом на соответствующую должность назначаются, как правило, лица, имеющие высшее специальное образование или стаж работы по специальности не менее трех лет.

Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.

Следует отметить, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за ценности и денежные средства, он не может сам получать по чекам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия. Вместе с тем для малых предприятий сделано исключение: по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер имеет право выполнять обязанности кассира.

На время отсутствия главного бухгалтера его функции переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по предприятию.

Главный бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и денежные обязательства. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение записей в учетных регистрах, составление отчетности. Структура бухгалтерии зависит от объема и сложности учетной работы. Возможно выделение следующих структурных единиц:

h    по учету основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, нематериальных активов, материальных ценностей;

h    по учету расчетов (расчеты с поставщиками и покупателями, с бюджетом и внебюджетными фондами, по краткосрочным и долгосрочным ссудам, прихода и расхода денежных средств) и издержек обращения;

h    по учету приобретения и реализации товаров;

h    по учету кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

h    по учету расчетов с рабочими и служащими;

h    по учету остальных операций и составлению отчетности.

На предприятиях общественного питания можно ввести структурные единицы по учету хозяйственных операций в производстве, в кладовой и буфетах.

Немаловажное значение при организации бухгалтерского учета имеет правильное использование учетных измерителей, с помощью которых выявляются: объем производства и реализации, количество продукции, время производственного цикла и торгового оборота и прочие показатели деятельности предприятия. Применяются три вида учетных измерителей: натуральные, трудовые и денежные.

Натуральные измерители необходимы при учете материальных ценностей, основных средств, готовой продукции и др. Единицами измерения могут быть: килограмм, метр, штука, квадратный метр. С помощью натуральных измерителей производится контроль по весу, количеству, длине, площади, объему.

Трудовые измерители позволяют измерить затраченное на производство и реализацию время и вложенный труд. Для этого существуют следующие единицы измерения: минута, час, день, месяц. На их основе рассчитывается производительность труда и начисляется заработная плата.

Денежный измеритель - универсальный, обобщающий измеритель, он выражается в рублях. С его помощью можно получить сводные данные, проанализировать финансово-хозяйственную деятельность, осуществлять различные расчетные операции, а также определить произведенные затраты предприятия (суммировать расходы, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях).

Кроме того, при организации бухгалтерского учета необходимо уяснить сущность таких понятий, как предмет и метод бухгалтерского учета.

Предметом изучения бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная деятельность предприятия. При этом в ходе работы предприятия, осуществления финансово-хозяйственной деятельности происходит кругооборот хозяйственных средств; здесь можно выделить процессы снабжения, производства и реализации, представленные в учете отдельными хозяйственными операциями. Объекты изучения бухгалтерского учета можно рассматривать в разрезе двух групп: к первой относятся хозяйственные средства и их источники, ко второй - хозяйственные процессы и их результаты.

Хозяйственные средства предприятия - товарно-материальные ценности и денежные средства, как принадлежащие предприятию, так и временно или постоянно находящиеся вне его собственности. Они являются активом предприятия и по составу и функциональной роли подразделяются на основные, оборотные и отвлеченные.

К основным средствам относятся здания, машины, оборудование, транспортные средства. Они используются в хозяйственной деятельности длительное время, не изменяя своей формы, изнашиваются постепенно, что и позволяет их стоимость включать в расходы производства продукции частями, по мере износа, через амортизационные отчисления.

Оборотные средства - сырье, материалы, топливо и другие ценности, они используются в одном производственном цикле, поэтому вся их стоимость сразу относится на затраты (расходы) предприятия. В состав данной группы включаются готовая продукция и незавершенное производство.

Денежные средства - денежная наличность, находящаяся в кассе предприятия, а также свободные денежные средства в банке на его расчетном счете и прочих счетах, обеспечивающие возможность расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, с бюджетом и прочими кредиторами.

Средства в расчетах - дебиторская задолженность различных организаций и лиц перед предприятием (суммы, выданные в подотчет, авансовые перечисления).

Отвлеченные средства возникают в связи с получением и распределением дохода (прибыли) и использованием его части на целевые мероприятия (плата в бюджет, платежи за пользование кредитами).

Кроме хозяйственных средств объектами изучения бухгалтерского учета являются источники их формирования. Они, являясь пассивом предприятия, классифицируются на источники собственных и заемных средств.

К источникам собственных средств относится уставный фонд предприятия (стоимость основных и оборотных средств, внесенных учредителями в счет своего взноса в момент образования предприятия). Уставный фонд создается за счет паевых взносов, взносов учредителей, проданных акций. Кроме того, источниками собственных средств являются прибыль и фонды, образуемые за счет нее после уплаты налогов (фонды накопления, потребления, резервные фонды).

Совокупность способов и приемов, позволяющих осуществлять контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия, называется методом бухгалтерского учета, который складывается из нескольких элементов:

h    документация;

h    инвентаризация;

h    оценка и калькуляция;

h    счета и двойная запись;

h    баланс и отчетность.

Документация используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними.

Инвентаризация, как элемент метода бухгалтерского учета, через , проверку в наличии материальных ценностей, основных и денежных средств позволяет определить их фактическое состояние. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности, допущенные потери, хищения, недостачи.

Оценка необходима для получения обобщающих показателей о различных средствах, их источниках, операциях с ними. Такая оценка осуществляется в денежном выражении. Основные принципы оценки устанавливаются правительством. Например, основные средства и нематериальные активы оцениваются по первоначальной стоимости с включением в нее расходов по доставке, доведению до состояния, пригодного к использованию; готовая продукция - по производственной или нормативной себестоимости; материалы - обычно по заготовительной себестоимости с включением транспортно-заготовительных расходов; товары по оптовым или розничным ценам.

Калькуляция - себестоимость единицы продукции - необходима для осуществления контроля и установления цен. Для определения себестоимости единицы все произведенные затраты по данному виду продукции делят на количество единиц выпущенной реализуемой продукции. На предприятиях общественного питания, используя калькуляцию, определяется продажная цена готовой продукции.

Счета бухгалтерского учета предназначены для группировки и текущего учета однородных хозяйственных операций, они являются способом вторичной регистрации средств и операций с ними. На счетах операции фиксируются в денежном измерителе, а при необходимости используются натуральные и трудовые измерители.

Хозяйственные операции отражаются на счетах с помощью двойной записи, показывающей взаимную связь объектов учета. Благодаря двойной записи каждая операция отражается в одной сумме не менее чем на двух счетах: по дебету одного счета и по кредиту другого.

Различают два вида счетов: активные и пассивные. На активных счетах отражается движение средств предприятия, на пассивных - их источников. Если в результате бухгалтерской обработки первичного документа активный счет дебетуется, то его остаток увеличивается; если он кредитуется, то сальдо (остаток) уменьшается. На пассивных счетах эти операции имеют противоположное значение.

В бухгалтерском учете для получения различных по степени детализации показателей используются два вида счетов: синтетические и аналитические.

Синтетические счета предназначены для учета информации о составе и движении хозяйственных средств предприятия, их источниках и хозяйственных процессах в обобщенном виде и в едином денежном измерителе (выражении). Учет, осуществляемый на этих счетах, называется синтетическим; он используется при заполнении форм отчетности, прежде всего баланса, а значит, и для анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная взаимосвязь: на аналитических счетах отражаются те же операции, что и на синтетических, но по более детальным экономическим группировкам.

Для того чтобы определить величину средств и дать им экономическую оценку в определенный момент времени, составляют бухгалтерский баланс. Таким образом, баланс представляет собой систему показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность предприятия, состояние его средств и источников на определенную дату в единой денежной оценке.

Однако вследствие необходимости сведений о других сторонах деятельности предприятия составляют ряд других форм отчетности. Таким образом, отчетность представляет собой систему обобщающих технико-экономических показателей операций организации. Она предназначена намного шире освещать деятельность предприятия и поэтому, кроме баланса, включает в свой состав ряд таблиц и сведений о движении средств, фондов, о структуре доходов, себестоимости, налогах и платежах. Входящие в ее состав показатели должны в большей степени удовлетворять требованиям обеспечения информацией для осуществления управления, анализа и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и создания базы для последующего планирования его деятельности.