Хранение документов, составление номенклатуры дел

4. Хранение документов, составление номенклатуры дел

 

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела.[3] Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

 В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

Трудовой договор.

1.09.2004г. Сыктывкар №156

1. Общество с ограниченной ответственностью (организация)Фирма «Елена»

в лице генерального директора Ивановой Елены Альбертовны

именуемое в дальнейшем ООО, и Пархачева Людмила Алексеевна

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий договор о ниже­следующем:

2. Работник Пархачева Людмила Алексеевна

принимается на работу в швейный цех

по профессии, должности Модельер-конструктор

 

Квалификации Дизайнер одежды, портной 5 разряд

3. Договор является: договором по основной работе

договором по совместительству

4. Вид договора:

- на неопределенный срок (бессрочный)

- на определенный срок_______________________________________

Указать причину заключения срочного договора

- на время выполнения определенной работы_____________________

Указать, какой

5. Срок действия договора: начало работы 1.09.2005

окончание работы _____________

6. Срок испытания:

а) без испытания

б) 1мес.

7. Работник должен выполнять следующие обязанности:

Разрабатывать модели верхней женской одежды, в соответствии с направлением моды и требованием групп населения; проводить соц.опросы по выявлению потребностей населения; предоставлять эскизы моделей на худ.совет; разрабатывать конструкции утвержденных моделей; изготовлять лекала на типовые фигуры и кроить по ним пробные модели; проводить примерки пробных моделей, следить за правильностью технологического пошива; предоставлять коллекции отшитых моделей на худ.совет; осуществлять техническую градацию лекал утвержденных моделей; объяснять штату закройщиков и портных особенности кроя и технологий обработок данных моделей; подбирать ткани и фурнитуру для моделей; следить за производством; осуществлять заказ желаемых тканей и фурнитуры; предоставлять коллекции на худ.совет раз в 2 месяца..

8. ООО обязано организовать труд работника, создать условия для безопас­ного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с прави­лами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обуслов­ленную контрактом заработную плату.

Предоставляется личный кабинет, инвентарь необходимый для нормальных условий труда, компьютер с выходом в Интернет, журналы и каталоги модной одежды. Раз в год предлагается повышение квалификации, учеба в Москве.

9. Обязанности ООО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяже­лые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасны­ми условиями труда_________________________________________________________

_________________________________________________________

10. Гарантии согласно ТК РФ________________________________

11. Особенности режима рабочего времени:

- полный рабочий день____________9.5ч______________________

- полная рабочая неделя__________5 дней______________________

11. Работнику устанавливается:

- должностной оклад (тарифная ставка)______4000______________руб.

в месяц или _____________руб. за 1 час работы;

- надбавка (доплата и другие выплаты) 20% от расценки за каждую модель, и 40% от собственного кроя.

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

- основной ______44_________ рабочих дней

- дополнительный(учебный) ____40______ рабочих дней

13. Другие условия договора, связанные со спецификой труда

____________________________________________________________________________________________________________________________

14. Виды и условия социального страхования: страховой медицинский полюс

15. Юридические адреса и подписи сторон

Предприятие :ООО Фирма «Елена» Адрес:Первомайская 92 Телефон 42-24-06 Директор:Иванова Елена Альбертовна

Работник Пархачева Л.А Адрес Тентюковская 115-101 Паспорт: серия8703 № 874685 Телефон 22-45-12

 

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель:

ООО фирма «Елена» ______________Иванова Е.А.

Наименование организации  Подпись

Дата: 1.10.2005

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ТЕХНОЛОГА ШВЕЙНОГО ЦЕХА

1. Общие положения

Назначение должности

Контроль качества изделий, составление плана для закройного цеха

Структура взаимодействия

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Руководит работой работников швейного цеха: портных, кладовщика, механика. Взаимодействует с работниками закройного цеха : модельером конструктором, закройщиками, вышивальщицей.

Нормативные документы

В своей деятельности руководствуется ГОСТами

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установ­ленном в организации в соответствии с действующим законода­тельством, регулирующим трудовые отношения.

2. Обязанности

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу работников швейного цеха, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

2.2. Участвует в разработке технологических обработок, для новых моделей, вносит предложения по его совершенствованию моделей на худ.советах.

2.3. Организовывает массовые праздники, для сотрудников

2.4. Взаимодействует с директором магазина по сбыту продукции, определяет план работы

2.5 Организует обучение новых портных

2.6. Обеспечивает своевременное выполнение плана

2.7. Осуществляет контроль за своевременным информирова­нием руководителей о проблемах возникающих в организации

2.8. Осуществляет инструктаж по технике безопасности;

2.9. Оказывает первую медицинскую помощь, при необходимости

3. Права

Имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальни­кам отделов по вопросам относящимся к производству, и плану.

3.2. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разо­вых заданий.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов ра­боты швейного цеха

3.5. Вносить предложения по вопросам:

• изменения штатного расписания швейного цеха;

• поощрения работников швейного цеха;

3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзыва­ми о своей работе.

4. Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обя­занностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные качества и знания

Знания

1. Технология швейного производства

2. Конструирование женской одежды

3. Ремонт швейного оборудования

4. Пользование ПЭВМ

5. первая медицинская помощь

6. Положение, устав организации.

7. Правила внутреннего распорядка.

8. Правила эксплуатации оборудования.

Умение и качества

1. Представительские качества.

2. Ответственность.

3. Настойчивость.

4. Инициативность.

5. Умение оперативно принимать решения.

6. Наличие опыта руководящей работы.

7. Организаторские способности

8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.

9. Эмоциональная устойчивость.

6. Квалификационные требования

Образование — Средне-специальное (швейное). Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Технолог швейного производства»

Руководитель ______________ Иванова Е.А.

подпись

Дата 1.10.2005

С должностной инструкцией ознакомлен(а) ___________ Перкова Т.А.

подпись

Герб ООО фирма «Елена»

ПРОТОКОЛ

Заседания художественного совета

Председатель — Иванова Е.А.

Секретарь — Перкова Т.В.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ: