Основные правила организации документооборота в учреждении

2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

·          централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо – ответственный за делопроизводство;

·          экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

·          функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

·          унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

·          открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

·          гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Название»

Подпись Л.Д.Фомин

12.02.2005г.

СХЕМА

документооборота ООО «Название»

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка) документов	Экспедитор	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-
№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Оформление почтовых реквизитов	Ответственный за делопроизводство	-
5	Конвертирование документов	Ответственный за делопроизводство	-
6	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Экспедитор
7	Отправка документов	Экспедитор	-
8	Перемещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Регистрация резолюции в РКФ	Ответственный за делопроизводство	-
2	Доведение резолюции до исполнителей	Ответственный за делопроизводство	-
3	Выдача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
4	Подготовка проекта документов	Исполнители	Согласующее лицо
5	Согласование проекта документа ( при необходимости)	Согласующее лицо	Исполнители
6	Оформление проекта документов	Исполнители	Директор
7	Утверждение (подписание) проекта	Директор	Исполнители
8	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
9	Тиражирование документа (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
10	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
11	Перемещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-

12

Возврат документов в делопроизводство

Ответственный за делопроизводство

-

Наименование должности

ответственного за делопроизводство _________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата 12.02.2005г.

 

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

·          определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

·          определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

·          разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

·          установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

·          рассчитать численность службы делопроизводства.

Делопроизводство на практике.

1.         Характеристика предприятия:

2. Цели и задачи предприятия :

Стратегической целью является :

·          достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ ;

·          удовлетворение требований и ожиданий потребителей ;

·          получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.

Этому способствует реализация следующих задач :

- повышение научно-технического уровня и качества продукции.

- экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.

- повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.

- обеспечение безопасных и здоровых условий труда.

- правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.

- разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.

- подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом.

3.  Основной вид деятельности предприятия : производство и ремонт гидроакустических и навигационных систем для военно-промышленного комплекса.

3.1 Подразделение Производство печатных плат (ППП) обеспечивает сборочно-монтажное производство печатными платами и планками, нанесение рисунка на детали внешнего вида методом сеткографии, нанесение гальванических и лакокрасочных покрытий в строго в соответствии с производственным планом.

4           Структура предприятия (см. приложение)

4.1 Структурная схема основного производства № 5 (см. приложение)

4.2 Структурная схема производства печатных плат (см. приложение)

5 Организация делопроизводства в производстве печатных плат:

5.1 Большинство документов, создаваемых в структурном подразделении - производство печатных плат, являются информационно- справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, служебные записки. Так же издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения). Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым структурам, группам или отдельным должностным лицам. Для успешного функционирования подразделения существуют документация по организационно-нормативному регулированию (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о подразделении, должностная инструкция).

5.2 Взаимоотношения структурного подразделения ППП:

ППП получает	ППП передаёт
Производственно-диспечерский отдел
-проект квартальных и месячных планов; -утверждённый месячный план; -графики запуска / выпуска изделий; -оперативные распоряжения; -производственные задания; -извещения об изменении плана.	-замечания и предложения по проектам квартальных и месячных планов; -претензии к другим подразделениям; -акты о браке, утере и порче. Для восполнения незавершённого производства; -месячные отчёты о выполнении плана производства по объёму и номенклатуре.
Отдел главного технолога
-график подготовки производства новых изделий; -альбом карт технологических процессов; -решения, распоряжения, касающиеся тех. подготовки производства; -извещения об изменении тех. документов и норм расхода материалов.	-заявки на оборудование; -разработанные тех. процессы; -расчёты потребности ППП по спирту; -тех. отчёты и акты; -график контроля соблюдения тех. дисциплины; -разрешение на временное отступление от тех. документации.
Отдел главного конструктора
-конструкторскую документацию; -КД для согласования; -требования на корректировку КД; -бланочную продукцию; -консультации при освоении новых изделий.	-вопросы по конструкторской документации; -разрешение на временное отступление от КД; -КД для корректировки; -заявки на бланочную продукцию.
Отдел материально-технического снабжения
-материалы, хоз. инвентарь, спецодежду, моющие средства; -карты на замену материалов; -сведения о наличии, поступлении, изменении сроков поставок материалов и комплектующих изделий.	-дефицит материалов; -заявки на спецодежду; -требования на получение материалов, хоз. инвентаря; -тех. акты на списание материалов.
Служба главного энергетика
-нормы расхода и указания по использованию энергоресурсов; -акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -приказы, распоряжения, указания, служебную и тех. документацию к исполнению; -утверждённые годовой и месячный план работы; -предложения в план работ; -инструкции по эксплуатации и технике безопасности; схемы коммуникации.	-заявки на запасные части; -заявки на ремонт эл. оборудования; -аварийные и тех. акты; -согласования на производство земляных работ; -приказы и решения по соблюдению правил тех. эксплуатации электроустановок потребителей -проекты планов годовых и месячных планов; -отчёты по выполнению годовых и месячных планов работ.
Служба главного механика
-акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -инструкции по эксплуатации оборудования; -акты проверки тех. состояния тех. оборудования.	-заявки на ремонт оборудования, закреплённого за службой главного механика; -заявки на монтаж и демонтаж оборудования по утвержденным планировкам; -приказы, выпущенные на основании аварийных актов.
Экономическое бюро
-штатное расписание руководителей, специалистов, служащих; -распоряжения, указания к исполнению; -приказы по премированию; -отпускные записки; -расчётные листки; -вкладыши, проказы на работу в выходные дни.	-проекты штатного расписания; -приказы по перемещению работников ППП; -график отпусков; данные табельного учёта для сверки; -наряды на повремённую и сдельную работу; -сведения о целосменных и внутрисменных простоев.
Инструментальный отдел
-технологическую оснастку, инструмент, приспособления и материалы; -инструкции по эксплуатации и хранению спец. технологической оснастки и инструмента	-заявки на инструмент, материалы; -карты заказов на изготовление тех. оснастки, приспособлений; -заказы на ремонт, кап. ремонт и изготовление дублёров тех.оснастки; -инструмент, списанный по актам.
Бухгалтерия
-методические указания по организации учёта мат. ценностей;	-акты незавершённого производства; -акты инвентаризации основных фондов, драгметаллов; -отчёты по спирту; -акты на забракованную продукцию.
Служба качества
-предупреждения о браке; -отчёты о результатах внутренних аудитов; -политику предприятия в области качества; -отчёты по качеству продукции -приказы, решения представителя по системе менеджмента.	-цели ППП в области качества; -предложения в план работы ПДКК; -акты приёмо-сдаточных испытаний; -продукцию ППП для проведения тех. контроля; -протоколы «Дня качества» у начальника ППП.
Центральная заводская лаборатория
-протоколы испытания материалов, покрытий и печатных плат; -клеи на эпоксидной смоле; -маркировочные краски на эпоксидной основе; -результаты анализов растворов электролитов и сплавов; -протоколы результатов исследований уровня шума, освещенности, температуры.	-заявки на испытание материалов, покрытий и готовой продукции; -график проведения анализов растворов электролитов; -акты инвентаризации по драгметаллам для согласования; -заявки на приготовление клея, маркировочной краски; -заявки, графики на проведение замеров шума, освещённости.
Бюро стандартизации
-нормативные документы; -перечень вновь поступивших нормативных документов.	-извещения об изменении тех.документации; -акты внедрения нормативных документов.
Юридический отдел
-согласования, приказы, решения.	-приказы для согласования.
Бюро режима
-информацию о нарушениях режима секретности работниками ПП, фактах задержания работников ППП при нарушении пропускного режима и о хищении материальных ценностей.	-материалы о результатах расследования фактов нарушений и о принятых мерах к нарушителям.
Отдел охраны труда
-инструкции по ТБ; -руководящие документы гос. инспекции труда; -приказы ген.директора предприятия по предупреждению несчастных случаев на производстве; -бланки разрешений на проведение огневых и пожароопастных работ.	-карты аттестации раб. мест по условиям труда; -отчёт по загрузке оборудования; -отчёт по характеру сбрасываемых стоков; -инструкции по ТБ; -схемы эвакуации работников ППП; -приказы о создании добровольных пожарных дружин.
Отдел кадров
-приказы ОК по личному составу и об обучении; -график периодической аттестации специалистов и служащих.	-информацию по личному составу; -заявки на работников нужной квалификации и специальности; -информацию о необходимости обучения работников смежной специальности.

 

5.3 Учёт и регистрация входящих документов в подразделении:

·          при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;

·          документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;

·          документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;

·          руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;

·          документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.

Если сроки исполнения не определены в тексте документа и в резолюции, то срок исполнения

не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют в течение двух-трёх дней.

·          срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;

·          на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.

Отметку об исполнении документа оформляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).

·          документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.

5.4      Порядок отправления исходящих документов:

·          секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;

·          зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов

5.5 Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка ) документов	Секретарь	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов	Ответственный за делопроизводство	-
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов ( при Необходимости )	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Секретарь
5	Отправка документов	Секретарь	-
6	Помещение контрольных экземпляр- ров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Оформление документа	Исполнители	Директор
2	Утверждение(подписание) документа	Директор	Исполнители
3	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
4	Тиражирование документа (при не-обходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
5	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
6	Помещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
7	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-

5.6 В подразделении «Производство печатных плат» документооборот обеспечивается такими техническими средствами, как ЭВМ, принтер, ксерокс. Обработка документов производится в ручную.

5.7 На предприятии разработан «Стандарт предприятия». В котором устанавливаются виды организационно-распорядительных документов (ГОСт Р 51141), создаваемых и используемых в текущей деятельности предприятия- приказы, распоряжения, акты, служебные записки, решения и т.д. Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002.

Построение, изложение, оформление и обозначение настоящего стандарта- по СТП 1.007.

Требования настоящего стандарта обязательны для всех структурных подразделений предприятия.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации.

ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации.

ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело и т.д.

Ответственность за соблюдение требований настоящего стандарта несут исполнители документов, руководители подразделений, должностные лица, служба качества при проведении внутренних аудитов (проверок), начальник бюро стандартизации при проверке проектов организационных документов и изменений к ним, от координации действий которых зависит выполнение указаний в установленные организационно-распорядительными документами сроки, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях в соответствии с 6.3.16, 6.3.24, 6.4.19, 7.18, 7.19,7.27,7.30.

 

Вывод: Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлена на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет делопроизводителя оснащён необходимыми техническими средствами, созданы все условия для комфорта работающего.

Список литературы

 

1.         М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

2.         «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.

3.         Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.

4.         М.В.Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» -М., 1998.

5.         ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.

6.         В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. – М.: МГИАИ, 1983.