Отражение в отчетности данных по учету труда и заработной платы

3.3 Отражение в отчетности данных по учету труда и заработной платы

Отчетность является заключительным этапом бухгалтерской работы.

Бухгалтерская отчетность – представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении предприятия на отчетную дату и о результатах его хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

В состав обязательств организации включаются суммы, начисленные работникам в качестве оплаты труда. Информация о расчетах с персоналом по оплате труда представлена в бухгалтерском балансе (ф. N 1) (Приложение 24), отчете о прибылях и убытках (ф. N 2) (Приложение 25), отчете о движении денежных средств (ф. N 4) (Приложение 26), приложении к бухгалтерскому балансу (ф. N 5) (Приложение 27).

В соответствии с п.п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации на оплату труда работников формируют расходы по обычным видам деятельности.

Сумма обязательств по начисленной, но не выданной работникам организации заработной плате, которая соответствует сальдо по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", отражается в бухгалтерском балансе по статье "Задолженность перед персоналом организации" (строка 622).

Сумма депонированной заработной платы, не полученной до конца года, отражается в пятом разделе бухгалтерского баланса "Краткосрочные обязательства" по строке "Прочие кредиторы" (строка 625).

Информация по заработной плате находит отражение в ф. N 2 "Отчет о прибылях и убытках". Заработная плата отражаются в составе затрат нарастающим итогом с начала года и до отчетной даты. При составлении "Отчета о прибылях и убытках" заработная плата могут подразделяться по видам расходов: себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг, коммерческим расходам, управленческим расходам, прочим доходам и расходам.

В составе годовой отчетности организациями представляется ф. N 4 "Отчет о движении денежных средств", в которой информация по заработной плате находит отражение только в части их выплат. Информацией для заполнения ф. N 4 служат обороты по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В ф. N 4 информация по заработной плате приводится без разделения по видам деятельности организации.

Выплата заработной платы работникам осуществляется из кассы организации либо с расчетного счета путем перечисления денежных средств на лицевые счета работников. Информация по израсходованным на эти цели денежным средствам отражается в ф. N 4 в разделе «Движение денежных средств по текущей деятельности» в подразделе «Денежные средства, направленные» по строке 160 «на оплату труда».

В случае возврата в кассу излишне выданной работникам заработной платы сумма поступлений денежных средств отражается по строке 110 «Прочие доходы» раздела " Движение денежных средств по текущей деятельности ".

Организации могут включать в состав представляемой бухгалтерской отчетности приложения к балансу (ф. N 5). Показатели по заработной плате в приложении к балансу отражаются в разделе "Расходы по обычным видам деятельности (по элементам затрат)". В этом разделе приводится расшифровка затрат по основным элементам за отчетный и предыдущий год. Заработная плата отражается по статье "Затраты на оплату труда" (строка 720) в сумме начисленных расходов за отчетный период и включенных в состав себестоимости товаров, продукции, работ (услуг), коммерческих и управленческих расходов.

4.Направления совершенствования учета расчетов с персоналом по оплате труда в МУП «Первомайское»

4.1 Формирование резерва на оплату отпусков в организации

Учет труда и заработной платы по праву занимают одно из центральных мест в системе бухгалтерского учета на любом предприятии, так как является самым трудоемким участком бухгалтерской работы. Это связано с разнообразием применяемых на предприятии форм и систем оплаты труда, множеством применяемых форм первичных документов, спецификой методики некоторых расчетов, сжатыми сроками начисления и выдачи заработной платы, недостаточностью средств механизации обработки этой информации.

Бухгалтерский учет операций по начислению отпускных в МУП «Первомайское» осуществляется: без формирования резерва на оплату отпусков.

Однако этот метод начисления отпускных - без формирования резерва на их выплату - таит в себе существенную проблему.

Дело в том, что отпускные, согласно ст. 136 ТК РФ, должны выплачиваться не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Поэтому начисление всей суммы отпускных должно быть произведено в том месяце, когда работник уходит в отпуск (а если отпуск начинается в первых числах месяца, то отпускные должны быть начислены и выплачены еще в предыдущем месяце).

Однако на практике нередко возникают ситуации, когда отпуск работника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. А при формировании себестоимости продукции (работ, услуг) суммы, начисленные за ежегодные отпуска, должны включаться в фонд оплаты труда каждого отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом отчетном месяце, а суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, должны включаться в фонд оплаты труда следующего месяца.

Чтобы исполнить это требование, бухгалтеру приходится применять бюджетно-распределительный счет 97 "Расходы будущих периодов".

Предлагаем МУП «Первомайское» формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, используя для этого счет 96 "Резервы предстоящих расходов". Это объясняется рядом причин.

Во-первых, отпуска чаще всего приходятся на летнее время (или на вторую половину года). В результате бухгалтеру приходится единовременно выплачивать крупные суммы отпускных. А поскольку отпускные являются частью фонда оплаты труда и учитываются так же, как и заработная плата (т.е. включаются в себестоимость производимой продукции, работ и услуг), на практике получается, что в те месяцы, когда большинство работников уходит в отпуск, происходит резкий скачок себестоимости.

Поэтому с экономической точки зрения было бы разумнее включать годовую сумму отпускных в себестоимость продукции постепенно в течение всего года. Это позволяет исключить колебания себестоимости из-за выплаты отпускных.

Кроме того, создавать резерв на оплату отпусков с тем, чтобы равномерно учитывать такие расходы для целей налогообложения прибыли, разрешается (ст. 324.1 НК РФ). А это означает, что на сумму отчислений в резерв можно уменьшать налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года, т.е. еще до того, как работники фактически пойдут в отпуск.

Согласно п. 1 ст. 324.1 НК РФ предприятие, принявшее решение о создании резерва, обязано отразить в налоговом разделе своей учетной политики принятый способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв. Для этих целей нужно составить специальный расчет (смету), в котором будет определен размер ежемесячных отчислений в резерв. При этом необходимо исходить из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму единого социального налога (ЕСН). Процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

А согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода - календарного года - в налоговом учете нужно провести инвентаризацию резерва. Недоиспользованные на 31 декабря суммы включаются в состав налоговой базы текущего налогового периода. А при недостаточности средств фирма должна включить в расходы сумму фактических затрат на оплату отпусков и, соответственно, сумму единого социального налога, на которые резерва не хватило.

Кроме того, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.

Жесткого порядка формирования резерва предстоящих расходов на выплату отпускных в бухгалтерском учете не установлено, но для сближения бухгалтерского и налогового учета целесообразно использовать одинаковую методику определения процента отчислений в резерв.

Сумма отчислений включается в состав расходов на оплату труда по дебету тех счетов, на которых отражена заработная плата, от которой осуществляются отчисления, и относится на кредит счета 96, увеличивая создаваемый резерв. При этом составляются следующие бухгалтерские проводки:

Д-т сч. 20 К-т сч. 96 - произведены отчисления в резерв на оплату отпусков рабочих основного производства;

Д-т сч. 23 К-т сч. 96 - произведены отчисления в резерв на оплату отпусков рабочих вспомогательных производств;

Д-т сч. 26 К-т сч. 96 - произведены отчисления в резерв на оплату отпусков административно-управленческого персонала организации;

Начисление отпускных при наличии резерва осуществляется за счет этого резерва. Использование резерва отражается по дебету счета 96, и одновременно сумма отпускных отражается в составе задолженности перед работником на счете 70, т.е. составляется проводка:

Д-т сч. 96 К-т сч. 70 - начислены отпускные за счет резерва.

Кроме того, за счет резерва производится и начисление ЕСН с суммы начисленных отпускных, что отражается проводкой:

Д-т сч. 96 К-т сч. 69 - начислен ЕСН с суммы отпускных.

Также из суммы начисленных отпускных удерживается налог на доходы физических лиц, что отражается записью:

Д-т сч. 70 К-т сч. 68 - удержан НДФЛ из суммы отпускных.

В конце календарного года - по состоянию на 31 декабря - должно быть произведено закрытие резерва. Для этого нужно сопоставить кредитовые обороты счета 96 за год, отражающие сумму созданного в течение года резерва, и дебетовые обороты счета 96 за год, отражающие фактически начисленные суммы отпускных (использование резерва). Следует отметить, что совпадение этих сумм на практике происходит крайне редко, но если уж это произошло, то бухгалтеру повезло - ничего больше со счетом 96 делать не нужно.

Если дебетовый оборот счета 96 превысит кредитовый, т.е. если сумма фактически начисленных за год отпускных окажется больше величины созданного резерва и в результате на счете 96 на 31 декабря будет формироваться дебетовое сальдо, показывающее сумму "недоначисленного" резерва, бухгалтеру нужно будет доначислить резерв проводками, аналогичными тем, которые составлялись при его формировании:

Д-т сч. 20, 23, 26 К-т сч. 96 - произведено доначисление резерва на оплату отпускных по итогам календарного года.

В состав фактических расходов на оплату труда, отражаемых по дебету затратных счетов (20, 23, 26.), должны быть включены все фактически начисленные за год суммы отпускных.

Если же кредитовый оборот счета 96 превысит дебетовый, иными словами, если сумма созданного резерва окажется больше, чем фактически начисленные за год отпускные, в результате чего на счете 96 на 31 декабря будет формироваться кредитовое сальдо, показывающее сумму "недоиспользованного" (излишне созданного) резерва, бухгалтеру необходимо произвести корректировку суммы созданного резерва. Ведь опять-таки на счетах затрат (20, 23, 26) должны быть отражены только фактически начисленные суммы отпускных. Чтобы уменьшить и сумму начисленного резерва (по кредиту счета 96), и суммы расходов по дебету затратных счетов, необходимо сделать запись, аналогичную проводкам, составляемым при создании резерва, но методом "красное сторно". Тем самым бухгалтер "отменяет" формирование излишней части резерва сторнировочной записью проводками:

Д-т сч. 20, 23, 26 К-т сч. 96 - сторнирован излишне созданный резерв на оплату отпускных по итогам календарного года.

Алгоритм расчета резерва

1. Определяем, какая сумма будет предположительно израсходована за год на оплату труда (ГОТплан) без учета отпускных, а какая - на оплату отпусков (ГООплан). Обе суммы включают в себя ЕСН.

2. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв (ПР). Для этого предполагаемую сумму расходов на оплату отпусков делим на сумму планируемых расходов по оплате труда и умножаем на 100%:

ПР = ГООплан : ГОТплан х 100%.

3. Устанавливаем предельную сумму отчислений в резерв (Рпред).

4. В конце каждого месяца вычисляем сумму, направляемую на формирование резерва. Назовем ее Рфакт (n) (n - номер текущего месяца). Она равна произведению суммы фактических расходов на оплату труда в этом месяце (МОТфакт) и процента отчислений.

Рфакт (n) = МОТфакт х ПР.

Сумма всех ежемесячных отчислений за налоговый период Рфакт (1) + Рфакт (2)... + ... Рфакт (12) не должна превышать годовой предельной суммы отчислений в указанный резерв (Рпред). Поэтому в декабре, как правило, применяется особый расчет величины Рфакт (12):

Рфакт (12) = Рпред - [Рфакт (1) + Рфакт (2)... + ... Рфакт (11)].

5. В конце года определяем в ходе инвентаризации фактическую сумму расходов на оплату отпусков (ГОТфакт) и сравниваем ее с фактической суммой отчислений в резерв [Рфакт (1) + Рфакт (2)... + ... Рфакт (12)].

Эти суммы могут не совпасть.

Допустим, МУП ТВС «Первомайское» в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства отчетного периода приняло решение создать резерв на предстоящую оплату отпусков работникам.

В смете МУП должно отразить расчет ежемесячного размера (процента) отчислений в резерв на оплату отпусков, который выглядит следующим образом:

- предполагаемый годовой фонд оплаты труда работников (исходя из плановых показателей на 2007 год) – 23389 тыс. руб. руб.;

- сумма ЕСН с этих расходов (для предприятия – 26%) – 6081 тыс. руб. (23389 тыс. руб. * 26%);

- предполагаемый годовой размер расходов на оплату труда работников –29470 тыс. руб. (23389 тыс. руб. + 6081 тыс. руб.);

- предполагаемый годовой фонд отпускных – 2250 тыс. руб.;

- сумма ЕСН с этих расходов – 585 тыс. руб. (2250 тыс. руб. * 26%);

- предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков работников – 2835 тыс. руб. (2250 тыс. руб. + 585 тыс. руб.);

- процент ежемесячных отчислений в резерв – 8,1% (2835 тыс. руб. : 29470 тыс. руб. * 100%).

Ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков должен быть отражен в учетной политике МУП «Первомайское» для целей налогообложения.

Допустим, что ежемесячно на оплату труда МУП «Первомайское» тратит 2460 тыс. руб. (с учетом ЕСН).

Отражение операций в бухгалтерском учете:

Д-т сч. 20, 23, 26 К-т сч. 96 – 199260 руб. (2460 тыс. руб. * 8,1%) - отражено ежемесячное начисление в резерв на оплату отпусков работникам.