Автоматизація обліку товарів

3.3 Автоматизація обліку товарів

Великі багатомодульні облікові програми дозволяють автоматизувати процес укладання договорів і описувати їх реквізити, основні і додаткові умови в декілька етапів.

Після оформлення та затвердження договору він з'являється в реєстрі виконаних договорів і стає доступним в інших модулях системи. Під час подальшої роботи можна формувати рахунки, замовлення, платіжні доручення та накладні відповідно до стадій виконання договорів. Схема прив'язки документів при цьому наступна: рахунки і замовлення прикріплюються до договорів, а накладні, акти виконаних робіт і платежі можуть прикріплюватись як до рахунків, так власне і до договорів.

Загальний аналіз за різними видами договірної діяльності здійснюється в звітах. За допомогою них можна:

• переглянути зведений реєстр договорів;

• сформувати оперативне зведення по контрагентах, що уклали договори з підприємством;

• вивести борги за конкретним договором на конкретну дату;

• перевірити розрахунки за конкретним договором тощо. Таким чином, в модулі обліку договірної діяльності можна отримати повну інформацію про стан справ за будь-яким договором в різноманітних розрізах. Інформація надається в оперативному режимі і дозволяє користувачу приймати управлінські рішення відповідно до реального стану справ.

Для обліку розрахунків в комп'ютерних програмах потрібно створити об'єкта нормативно-довідкової інформації:

• інформацію про агентів (структурний підрозділ або відповідальна особа, що несе відповідальність по укладанню і виконанню договору);

• реквізитів контрагентів (організації або фізичні особи, що мають договірні відносини з підприємством);

• інформації про укладені договори (документ, що є підставою здійснення операцій).

За допомогою комп'ютерних програм можна автоматизувати наступні операції.

1) укладання договору - введення первинного документу "Договір постачання в базу даних програми;

2) надходження коштів на поточні рахунки, підприємства за договором на підставі банківських документів - формування записів по дебету рахунків грошових коштів із кредиту відповідних рахунків;

3) формування звітів по договорах, завершених до настання встановленого строку;

4) формування звіту за договорами, за якими на дату початку дії договору не відбулося руху грошових коштів або матеріальних цінностей.

Найкраще вирішення проблеми полягає у використанні партіонного обліку. В цьому випадку товар від різних постачальників може зберігатись під одним кодом, і кожне надходження товару від нового постачальника оформлюється окремою партією. В подальшому партії не змішуються, що дозволяє прослідити реалізацію товарів конкретного постачальника і підрахувати заборгованість перед постачальником.

При використанні даного обліку описання товарів може відбуватись за трьома варіантами. По-перше, програма видає залишки товарів по постачальниках (наприклад, по постачальнику 1 - п'ять одиниць, по постачальнику 2 - десять, по постачальнику 3 - сім), і користувач повинен сам визначити, з яких постачальників списувати товар, в цьому випадку виникає необхідність перерозподілу витрати товару при зміні надходження "заднім" числом. По-друге, програма автоматично визначає товар якого постачальника списати в першу чергу, наприклад, спочатку списати той товар, який надійшов раніше (метод ФІФО). Третій варіант користувач сам ранжує постачальників, щоб програма завжди списувала товар постачальника 1 раніше, ніж постачальника 2

Комп'ютерні програми забезпечують оперативну виписку товаросупроводжувальних документів при оприбуткуванні товарів від постачальника і продажу товарів покупцям; при цьому відбувається автоматичне формування бухгалтерських проводок.

Розглянемо порядок відображення обліку товарів на прикладі програми "1С:Торговля 7.7" ("оперативний облік"), яка використовується в Об’єднанні.

Для відображення господарських операцій з оприбуткування товарів в обліку в типовій конфігурації програми призначений документ "Надходження товару". Його екранна форма заповнюється на підставі складських документів на оприбуткування та супровідних документів постачальника в наступному порядку.

Спочатку в шапці документу вказується постачальник, супровідний документ і склад, на який прийнятий товар. Заповнення цих реквізитів проводиться шляхом вибору з відповідних довідників. Якщо запис у довіднику відсутній, його можна ввести безпосередньо в процесі роботи з документом.

Після цього заповнюється таблична частина, в якій перераховуються асортимент отриманого товару, кількість і ціна за одиницю. Якщо товар надходив раніше, то можна скористатись кнопкою "Підбір". В цьому випадку достатньо обрати товар із довідника "Номенклатура" і вказати його кількість. Інші графи табличної частини ("Ціна", "Сума", "ПДВ", "Всього") підраховуються автоматично.

Довідник "Номенклатура" в типовій конфігурації є універсальним, тобто в ньому передбачено зберігання інформації не тільки про товари, але й про продукцію, що виробляється, послуги, що надаються. Для того, щоб система могла правильно визначити номенклатурну одиницю, в реквізиті "Тип" вказується її класифікаційна ознака: товар або послуга.

В реквізиті "Найменування" вказується коротке найменування товарної позиції. Воно використовується, як правило, при виборі товарів з переліку, при заповненні табличних частин екранних форм документів тощо. Найменування товару для вихідних документів (накладних, рахунків-фактур тощо) вказується в багаторядковому полі "Повне найменування, коротка характеристика".

В реквізиті "Вид" вказується вид діяльності, в рамках якого передбачається реалізувати товар. Значення цього реквізиту визначає об'єкт аналітичного обліку по субконто "Види діяльності", де на рахунку 70 "Доходи від реалізації"" програма відобразить операції по продажу товарів за допомогою документів типової конфігурації.

Реквізит "Одиниця виміру" заповнюється вибором однойменного довідника.

Важливу роль в описі товарної позиції відіграє реквізит “Тип товара”, значення якого і визначає, як слід обліковувати товар, - на балансі або поза балансом. Між типом товару і рахунком для обліку товарів С зв'язок, вказаний в табл. 22.

Таблиця 3.3.1

Типи товарів і номери рахунків

Дуже важливою можливістю торгових програм є резервування до певного терміну, по закінченню якого товар автоматично знімається з резервування. Звичайно передбачається можливість дострокового зняття з резервування, наприклад, коли клієнт відмовився від рахунку (замовлення).

Товар може бути зарезервований як по підприємству в цілому, так і окремо по кожному складу. Якщо у підприємства один склад або склади знаходяться в одному місці, то доцільніша резервувати по підприємству в цілому. Якщо склади територіальне знаходяться на відстані один від одного, то резервування відбувається окремо по кожному складу.

Бажано, щоб в програмі були різні види резерву (резервування, бронювання тощо), щоб в будь-який момент була доступна інформація про залишки товару по кожному виду резерву. Якщо товар вже оплатили, то програмного модуля обліку товарів в торгових секціях, фактичні залишки товарів вводяться в комп'ютер з підсумків інвентаризаційних описів.

Співставлення облікових та фактичних залишків дозволяє автоматично вивести результати інвентаризацій. Виведення результатів інвентаризації в секціях, що торгують ваговими продовольчими товарами, проводиться з врахуванням природного убутку товарів за міжінвентаризаційний період. З цією метою в комп'ютер вводяться норми природного убутку, які обчислюються до оборотів по реалізації кожного виду товарів.

В магазині Асоціації касові апарати встановлюються в розрахунково-касових вузлах у "центрі" торгового залу і вибивають чеки на будь-яку секцію залу. Ця схема особливо цікава при реалізації великогабаритного або дорогого товару Одним із переваг такої схеми є її економічність через можливість заощадити кошти на кількості касових апаратів, що істотно знижує вартість проекту.

У торговому залі є персональна (по секціях) матеріальна відповідальність. Секція приймає товар у режимі внутрішнього переміщення зі складу і передає обновлений довідник на касовий сервер.

ВИСНОВКИ

Сьогодні всі господарські операції торгівельної діяльності – від купівлі товару до визначення фінансового результату – зазнали змін при відображенні у бухгалтерському обліку у зв’язку з впровадженням Положень (стандартів) бухгалтерського обліку. Бухгалтерам постійно доводиться долати труднощі та складності перехідного періоду. Тому необхідно звертати належну увагу до організації бухгалтерського обліку діяльності торгівельного підприємства в умовах його реформування з метою забезпечення користувачів повною, достовірною та об’єктивною інформацією про фінансовий стан підприємства та результати його діяльності.

Дана робота була присвячена вивченню організації обліку торговельної діяльності в умовах застосування нової системи бухгалтерського обліку за національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, розробленими на основі міжнародних стандартів фінансової звітності.

В першому розділі роботи були висвітлені основи організації торгівельної діяльності і розкриті організаційні основи та деякі поняття такої діяльності, форми торгівлі, організація обліку. Відображені ключові характеристики господарських операцій при здійсненні усіх форм торгівлі.

Другий розділ розкриває питання обліку операцій торгівельної діяльності, а саме: документальне оформлення та облік надходження, продажу та іншого вибуття товарів в оптовій та роздрібній торгівлі. Наведені схеми бухгалтерських проводок з обліку товарних операцій, які найчастіше зустрічаються в практиці роботи торгівельних підприємств.

Третій розділ висвітлює питання особливостей проведення та відображення в бухгалтерському та податковому обліку інвентаризації товарів і тари в торгівлі; особливості визначення та обліку доходів, витрат та фінансових результатів на підприємствах торгівлі. В цьому розділі розглянуто порядок визначення фінансового результату, наведено наскрізний приклад із заповнення діючих форм звітності.

Четвертий розділ висвітлює питання комп’ютеризації обліку, так як багато сучасних торгівельних підприємств забезпечені новітніми операційними системами обліку товарів, що діють у режимі реального часу, автоматизованими системами оформлення рахунків і замовлень, і знання цих питань вкрай необхідні фахівцям.

Об’єднання “Сумипошта” є некомерційною організацією з правом здійснення торгівельної діяльності. Організація бухгалтерського обліку на підприємстві здійснюється відповідно чинному законодавству та на підставі наказу про організацію обліку – бухгалтерського та податкового.

Причиною невідповідності обмеженням багатьох фінансових показників є діяльність підприємства – поштові послуги, які пов'язані з довгостроковим залученням коштів, як власних так і позикових. Подібна динаміка коефіцієнтів є нормальним явищем для підприємства й у цілому його положення стійке.

Облік руху товарів, що надійшли з метою продажу, в Об’єднанні “Сумипошта” ведеться на рахунку 28 “Товари”.

Практично з 1.01.2009 року Об’єднання “Сумипошта” поєднало бухгалтерський і податковий облік товарів, обравши для них однакові методи вибуття - метод ФІФО.

В Об’єднанні для відображення обліку товарів використовується програма "1С:Торговля 7.7"

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1.         Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» в редакції від 2205.97 p. № 283/97-BP, зі змінами та доповненнями

2.         Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 p. № 168/97-ВР, зі змінами та доповненнями

3.         Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” від 16.07.2009 року № 996-ХХІV.

4.         Закон України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.95 р № 217/95-BP, зі змінами та доповненнями.

5.         Наказ Міністерства фінансів України “Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку” від 9 січня 2000 р. № 318.

6.         Наказ Міністерства фінансів України “Питання складання фінансової звітності” від 24 лютого 2000 р. № 37.

7.         Положення (стандарти) бухгалтерського обліку, затверджені Наказом Міністерства фінансів України від 20.10.99 р. № 246, зареєстровані у Міністерстві юстиції України 02.11.99 р. № 751/4044

8.         Порядок складання декларації про прибуток підприємства, затверджений наказом Державної податкової адміністрації України вад 08.07,97 p. № 214, зі змінами та доповненнями

9.         Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунки, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69, зі змінами та доповненнями

10.      Лист Міністерства фінанси України від 12 03.99 р № 03-303/450B «Про порядок обліку вартості нестач і надлишків матеріальних і товарних запасів»

11.      Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей» від 22.0196 p. № 116, зі змінами та доповненнями.

12.      Порядок № 124 Порядок ведення обліку приросту (зменшення) балансової вартості покупних товарів (крім активів, що підлягають амортизації, цінних паперів і деривативів) матеріалів, сировини (палива), що комплектують виробів і напівфабрикатів на складах, у незавершеному виробництві і залишках готової продукції (у тому числі малоцінних предметів на складах), затверджений наказом Міністерства фінансів України від 11.06.98 р. № 124, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.07.98 м. № 417/2857

13.      Норми природного убутку продовольчих товарів в торгівлі та інструкція щодо їх застосування, затверджені наказом Міністерства торгівлі СРСР від 02.04.87 p. № 88

14.      Норми втрат від бою скляної тари з харчовими товарами на складах, базах, в роздрібних торгових підприємствах, що застосовують технологію руху товарів після перетарювання товарів на складі з транспортної тари постачальника в тару-обладнання, затверджені наказом Міністерства торгівлі СРСР від 16 січня 2001 р № 1

15.      Байдаков В.Л., Нуралієв С.Г. " 1С- Бухгалтерія : методика використання " Москва, 2005.

16.      Білуха М.Т.Курс аудиту:Підручник.-Вища шк..-Знання,2008.-574с.

17.      Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік / Підручник. – Житомир: ПП “Рута”, 2000.

18.      Бутинець Ф.Ф Особливості бухгалтерського обліку в торгівлі/ Підручник. – Житомир: ПП “Рута”, 2000.-580с.

19.      Верига Ю., Гусакова О., Ополонський І., Руденко Л. "Автоматизація бухгалтерського обліку в споживчій кооперації'', Київ , Основи , 2006.

20.      Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку / 5 вид., перероб. і доп./.-К.: “А.С.К.”, 2000.240с.

21.      Грабова Н.М.,Кривоносов Ю.Г.Облік основних господарських операцій в бухгалтерських проводках.Навч.посіб.3-тє вид.,допов.-К.: А.С.К.,2007.-416с.

22.      Давидов Г.М. Аудит: Навч.посібник.-2-ге вид. Допов. і перероб.-К.: “Знання”, КОО,2007.-363с.

23.      Кайдаш С.І., Жигалов О. В., Руденко Л.В. "Бухгалтерський облік в автоматизованій системі управління", Київ, 2003.

24.      Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України. – К.:”А.С.К.”, 2000.

25.      Нетикша О. Операційний аудит:поняття, функції, практика здійснення на підприємствах // Бухгалтерський облік і аудит, №5/2008

26.      Павлюк І Проблеми бухгалтерського обліку надходження цінностей і податкового кредиту з ПДВ та шляхи їх вирішення // Бухгалтерський облік і аудит, №10,2008

27.      Савченко В. Аудит операцій з матеріальними цінностями // Бухгалтерський облік і аудит, №5/2005

28.      Облік надходження і зберігання запасів, оборотного капіталу підприємства в прийнятті управлінських рішень // Бухгалтерський облік і аудит, №7/2008

29.      Хліпальська В. Вплив оцінки вартості запасів оборотного капіталу на фінансові результати підприємства // Бухгалтерський облік і аудит, №6/2007

30.      Хотинський Ю.Організаційні аспекти бухгалтерського обліку // Бухгалтерський облік і аудит, №7/2008