Удосконалення проведення і обліку інвентаризації товарів і тари

3.2 Удосконалення проведення і обліку інвентаризації товарів і тари

Інвентаризація товарів і тари на складах торговельного підприємства проводиться для перевірки їх наявності і стану. При цьому виявляється відповідність фактичної наявності товарів і тари залишкам за даними бухгалтерського обліку на момент проведення інвентаризації. Крім забезпечення збереження цінностей і перевірки правильності організації матеріальної відповідальності проведення інвентаризації дозволяє: перевірити реальність відображення облікових даних по товарах і тарі в балансі; виявити невикористані товари, товари, що залежалися, застарілі фасони і моделі, а також ті, що частково втратили свої споживчі властивості; перевірити дотримання лімітів та виявити понаднормативні запаси і ті товарні запаси, що не використовуються; вивчити товарні запаси по асортименту.

Одночасно з фактичною перевіркою товарів в натурі перевіряється стан і ведення складського господарства, в тому числі правильність організації зберігання і розміщення товарів, при цьому мається на увазі різноманітність фізико-хімічних властивостей багатьох товарів, зокрема таких, що: швидко псуються (продукти садівництва, тваринництва, птахівництва тощо);

- легко сприймають вологу (сіль, цукор тощо);

- легко сприймають сторонні запахи (цукор, чай, борошно, крупа тощо);

- володіють специфічними запахами (риба, тютюн тощо);

- зменшуються в вазі (овочі, баштанні, м'ясні тощо);

- легко запалюються тощо.

Для безпосереднього проведення інвентаризації керівником (власником) підприємства створюється постійна інвентаризаційна комісія. На підприємстві, що має відділи (секції), а також комори (підсобні приміщення), постійна комісія створює робочі інвентаризаційні комісії по кожному відділу, секції, коморі. Персональний склад робочих комісій затверджується наказом керівника підприємства. Якщо інвентаризація проводиться за ініціативою ревізора, то ним же формується склад комісії. До складу робочих комісій входять: представник керівника підприємства, що призначає інвентаризацію (голова комісії), спеціалісти (товарознавці, технологи, економіста, бухгалтери). У випадках, коли інвентаризація проводиться без бригадира, а також після крадіжок та пограбувань до складу комісії включають представника відділу торгівлі, представника сторонньої організації, уповноваженого місцевих виконавчих органів.

Інвентаризація проводиться на підставі наказу керівника. В наказі встановлюється строк початку та закінчення проведення інвентаризації. Наказ реєструється бухгалтером в книзі контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації. Наказ надається робочій комісії перед початком інвентаризації разом з контрольним пломбіром, що видається голові комісії.

Інвентаризація товарів і тари проводиться робочою комісією раптово без попереджень при обов'язковій участі матеріально відповідальних осіб. Початком інвентаризації для МВО є момент пред'явлення наказу про проведення інвентаризації.

Перед безпосереднім "зняттям залишків" інвентаризаційна комісія повинна оглянути приміщення та переконатися в тому, що проникнення до нього є можливим лише через єдиний вхід. Якщо в приміщенні є шафи, сейфи, їх слід перевірити та переконатись в тому, що МВО нічого не приховує від інвентаризаційної комісії. Також обов'язковим є отримання від МВО всіх останніх прибуткових і видаткових документів з наступним одержанням розписок про те, що на момент проведення інвентаризації всі документи по оприбуткуванню і витрачанню цінностей передані до бухгалтерії та в складському приміщенні немає неоприбуткованих цінностей і таких, що були раніше списані.

Одержаний звіт перевіряється головою і комісії, візується кожний документ, після чого передасться до бухгалтерії. Перед "зняттям залишків" бажано призупинити операції по надходженню і вибуттю товарів. Якщо цього неможливо уникнути, ці операції здійснюються комісійне, щоб запобігти можливим спробам скоєння зловживань (приховування лишків та нестач).

Інвентаризація товарів і тари проводиться в порядку їх розміщення в приміщенні. Під час її проведення не можна допускати безладного переходу від одного товару до іншого, оскільки при цьому можна один і той же товар записати двічі або пропустити. Тому товари слід попередньо розсортувати і навпроти кожної партії повісити ярлик з детальними відомостями щодо якості та кількості.

Для визначення фактичної наявності товарів, затарених в тару, застосовуються такі органолептичні прийоми: перерахунок та зважування для контролю ваги, що зазначена на тарі; для незатарених товарів (яловичини туші, ковбасні вироби, риба копчена тощо) - зважування; для товарів, що зберігаються навалом та вимірюються на вагу (овочі) -обміром з подальшим розрахунком ваги; для товарів, що обліковуються у одиницях обсягу (пиломатеріали), обміром.

Всі дії по визначенню фактичної наявності товарів повинні відбуватись за обов'язковою участю всіх членів інвентаризаційної комісії.

При явній недоцільності переважування або перерахунку тих чи інших товарів, наприклад, при надходженні товарів в пронумерованих пачках, ящиках, бочках допускається внесення в описи цих товарів за специфікацією чи маркуванням, які зазначені на тарі. При цьому комісія обов'язково перевіряє окремі місця вказаних цінностей, зазначаючи це в примітці до опису.

Якщо вибірковою перевіркою встановлені відхилення між фактичною наявністю і даними, вказаними в специфікаціях чи маркуванні. То інвентаризаційна комісія зобов'язана провести повну перевірку наявності цих цінностей.

Дані про фактичні залишки товарів і тари записуються в інвентаризаційні описи форми № Інв-3 в двох або трьох (при зміні матеріально відповідальних осіб) примірниках. Описи складаються окремі, по кожній матеріально відповідальній особі або за місцем зберігання цінностей.

Один примірник опису заповнює матеріально відповідальна особа, два інших - під копіювальний папір один з членів комісії. В процесі заповнення описів ведеться взаємна звірка кожної сторінки опису, у випадку помилки (розходження) проводиться перевірка цінностей.

В інвентаризаційних описах вказують прейскурантний номер чи артикул товару, найменування, гатунок, кількість, ціну за одиницю і суму. По вагових товарах в тарі зазначають кількість місць, масу брутто і масу нетто.

Товари, що надійшли під час інвентаризації, матеріально відповідальні особи приймають в присутності інвентаризаційної комісії і заносять в окремий опис "Товари, що надійшли під час інвентаризації". Товари, продані, оплачені покупцями і підготовлені до відправки, але до початку інвентаризації покупцями не вивезені, заносять до опису "Товари продані до інвентаризації, але не вивезені покупцями".

Підготовлені до відвантаження товари у відповідності з виписаними нарядами, але не оплачені покупцями і не вивезені до інвентаризації, при перевірці включаються до загального інвентаризаційного опису. Вони повинні бути розпакованими і записаними за фактичною наявністю, а не за супровідними документами. Одночасно за підписом голови інвентаризаційної комісії на всіх. примірниках документів на відвантаження товарів робиться помітка про те, що ці товари включені до інвентаризаційного опису поряд з власними. Товари, прийняті (здані) на відповідальне зберігання, оформлюються інвентаризаційним описом (форма № Інв-5), а ті, що знаходяться в дорозі, — актом інвентаризації (форма № Інв-б). Якщо інвентаризація проводиться без матеріально відповідальних осіб (бригадира), а також після стихійного лиха, крадіжки та пограбування, то описи 1 підписуються представником місцевого самоуправління, який включається у цих випадках до складу інвентаризаційної комісії.

Для прискорення інвентаризації товарів на складах і в магазинах доцільно використовувати товарні ярлики, що складаються матеріально відповідальними особами на кожний вид товару. При партіонному обліку замість ярликів застосовуються партіонні (кіпні) картки. В ярликах вказуються найменування, одиниця виміру, показники якісної характеристики товарів (артикул, розмір, ріст, сорт і т.п.), ціна, кількість. Товарні ярлики (кіпні карти) перевіряє голова Інвентаризаційної комісії, або за його дорученням, - члени комісії. На ярлику (партіонній карті) проставляють реєстраційний (порядковий) номер. Ярлик (партіонну карту) підписують працівник, що продавав товар, голова інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа.

Для підвищення відповідальності інвентаризаційних комісій за результати і якість своєї роботи на підприємствах проводяться контрольні інвентаризації. Вони дозволяють встановити правильність зарахування в опис фактичних залишків матеріальних цінностей. Контрольними перевірками охоплюється не менше 10-15 % найменувань найбільш цінних товарів, вказаних в описі, і не менше 10 % загальної кількості фактично перевірених інвентаризацією цінностей. В залежності від специфіки товарів існують особливості в проведенні інвентаризацій, особливо при встановленні їх фактичної кількості і якості.

Робоча комісія зобов'язана повідомити управлінський орган про результати "зняття залишків" до відкриття складу, магазину тощо.

Інвентаризаційні описи передаються головою інвентаризаційної комісії: перший примірник - головному бухгалтеру або бухгалтеру, другий -матеріально відповідальній особі (бригадиру) під розписку на першому примірнику. Отримавши описи, бухгалтер передає їх працівникам, які здійснюють контроль за цінами (товарознавцям, економістам по цінам). Останні перевіряють ціни та роблять про це відмітку (підпис) на кожній сторінці опису. Потім опис вручається бухгалтеру, який веде облік товарних операцій в магазинах. Бухгалтер проводить докладну перевірку.

Після проведення поточної інвентаризації комісія складає акт контрольної перевірки інвентаризації матеріальних цінностей (додаток 1 до Інструкції № 69), де здійснюється звіряння фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку. У результаті може бути виявлено нестачу або надлишок основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, які відображаються в акті.

Протокол і акт інвентаризаційної комісії мають бути розглянуті в 5-денний термін і затверджені керівником підприємства.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше за грудень звітного року.

При виявленні нестачі активів необхідно з'ясувати причину її виникнення, а також встановити винних осіб.

Нестача активів може виникнути результаті:

— псування оборотних активів;

— крадіжки активів;

— усихання, утрушування, бою (природного убутку і втрати).

У разі коли під час інвентаризації запасів виявлено нестачу за рахунок природного убутку, то при її списанні слід звернутися до затверджених норм природного убутку і втрат. Нестача в межах норм не може розцінюватися як нестача з вини матеріально-відповідальної особи. У бухгалтерському обліку такі нестачі списуються на витрати підприємства згідно з Нормами 1—11.

У бухгалтерському обліку господарські операції відображатимуться таким чином.

Таблиця 3.2.1

Відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку.

У новому Плані рахунків відсутній аналог рахунка 84 «Нестачі і витрати від псування цінностей», тому згідно з Методичними рекомендаціями такі витрати слід обліковувати на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів».

Якщо при виявленні нестач і втрат від псування цінностей встановлено, що винною є матеріально відповідальна особа, з якою укладено договір про матеріальну відповідальність, то ці втрати списуються за її рахунок. Слід пам'ятати, що матеріально відповідальна особа, якій підприємство пред'являє претензії з приводу нестачі активів, визнається винною або після самостійного підтвердження своєї провини, або за рішенням суду, після чого настає її відповідальність щодо відшкодування збитків.

У роздрібній торгівлі у Відомостях про балансову вартість товарних запасів вноситься собівартість товарів (продажна ціна мінус торгові націнки).

Балансова вартість запасів визначається в податковому обліку з метою відображення в графі 13 декларації про прибуток відповідно до ПБО-9.

За ПБО-9 первісна вартість запасів, які придбано за плату, є собівартістю запасів, що складається з таких витрат: суми, яка сплачується згідно з договором з постачальником за вирахуванням непрямих податків; суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, що не компенсуються підприємству; інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання в запланованих цілях.

Транспортно-заготівельні витрати включаються в собівартість придбаних запасів або загальною сумою відображаються на окремому субрахунку рахунка обліку запасів. Такі витрати розподіляються між сумою запасів на кінець місяця і сумою запасів, що вибули. Розподіл проводиться згідно з ПБО-9.

Не включаються у вартість запасів, а належать до витрат періоду такі витрати:

-           понаднормативні витрати і нестачі товарів;

-           відсотки за користування кредитами;

-           витрати на збут;

-           загальногосподарські та інші витрати, не пов'язані з придбанням і доставкою запасів.

Винна особа зобов'язана відшкодувати підприємству збитки, заподіяні через нестачу і псування матеріальних цінностей. Розмір збитків від нестачі матеріальних цінностей визначається згідно з Порядком № 116 за формулою:

С = ((Б - А) х І інф + ПДВ + Азб) х 2, де:

С — сума збитків, яку має відшкодувати матеріально відповідальна особа,

Б — балансова вартість на момент встановлення нестачі;

А — амортизаційні відрахування ( при нестачі основних засобів);

І інф — загальний індекс інфляції;

ПДВ — податок на додану вартість;

Азб —акцизний збір.

Із сум, утриманих з матеріально відповідальних осіб, здійснюється компенсація збитків підприємства, залишок коштів перераховується до бюджету.

Таблиця 3.2.2. Відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку

За заявою матеріально-відповідальної особи суми, в рахунок погашення нестачі можуть утримуватися із зарплати рівними частинами (Наприклад, по 250 грн. щомісяця). При цьому в бухгалтерському обліку операції відображатимуться такими проводками:

Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою»- 250 грн.,

Кт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — 250 гри.

Суму нестачі понад норми природного убутку слід відобразити у Відомостях про балансову вартість товарних запасів. Згідно з Порядком № 124 вартість товарів, які використано не на виробничі потреби, знімається за відомостями із залишку товарів на початок періоду. Наприклад, залишок товару на початок IV кварталу становив 13,9 тис, грн., на кінець кварталу — 15,9 тис. грн. Вартість товарів, використаних не на виробничі цілі (нестача понад норми природного убутку), в нашому прикладі складатиме 670 грн. На суму 3 тис. грн. підприємство має зменшити валові витрати за 4 квартал.

Згідно з ПБО-9 сума торгової націнки на нестачу товарів визначається в тому самому порядку, що й на реалізовані товари, а саме як добуток нестачі на середній відсоток торгової націнки.

У бухгалтерському обліку господарські операції відображатимуться таким чином.

Таблиця 3.2.3 Відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку