Навигация
1.2 Вимоги до тексту наказу
Текст наказу найчастіше складається з двох взаємозалежних частин – констатуючої та розпорядчої.
Констатуюча частина є введенням у сутність розглядуваного питання. Вона має на меті пояснити, чим спричинена необхідність видання наказу (розпорядження). У ній може бути перелічено факти, події, дано їм оцінку. Звичайно в констатуючій частині вказується нормативно-правовий акт, на виконання якого або відповідно до якого видається цей наказ. Констатуюча частина не є обов'язковою, вона може бути й відсутня, якщо немає потреби надавати роз'яснення.
Основне навантаження в наказах несе розпорядча частина, що викладається в наказовому способі. При цьому використовується форма викладення тексту від першої особи (наказую, постановляю), оскільки накази (розпорядження) є розпорядчими документами, що видаються на засадах єдиноначальності. Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії або кілька однотипних дій, вона поділяється на пункти. Приписувана дія виражається дієсловом у неозначеній формі. Наприклад: підготувати, зарахувати, організувати, забезпечити, покласти, розробити тощо.
Що стосується власне манери викладення інформації, то тут основними вимогами виступають стислість і чіткість, що виключають можливість двоякого розуміння тексту, бо неточно зрозумілий наказ, може призвести до небажаних наслідків. При цьому, звичайно, в наказі має бути відображено всю необхідну інформацію із цього питання.
Стислість викладення досягається насамперед відбором необхідної та достатньої інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті наказу має нести змістове навантаження. Досягти чіткості у викладенні допомагають ретельний добір слів, правильна композиційна структура тексту і продуманість формулювань.
При відборі слів слід уникати використання в одному реченні однокорінних слів, тавтології. Наприклад: адресувати на адресу; квітень місяць; п'ять чоловік дітей; пам'ятний сувенір тощо.
Крім того, неприпустиме вживання в наказах розмовних та застарілих слів, архаїзмів. Наприклад: канцелярист, управлінець тощо.
Повсюдного поширення в розпорядчих документах набуло застосування скорочених слів та словосполучень, що зменшує обсяги наказів та прискорює сприйняття інформації. Наприклад: Міністерство фінансів України – МФУ; відділ праці та заробітної платні – ВПЗ; сторінка – с.; примірник – прим.; дивися – див.; рік – р. тощо. Щоправда, при цьому слід пам'ятати, що скорочення, уживані в наказі, мають бути зрозумілі кожному, отже, застосовуватися можуть лише загальноприйняті скорочення. Крім того, при першому застосуванні скорочення в тексті рекомендується давати в дужках його розшифрування. Наприклад: організаційно-розпорядча документація (ОРД).
Для кращого сприйняття наказу його текст поділяється на абзаци. Звичайно абзац містить не більше трьох речень. Подібний прийом допомагає вдуматися у зміст наказу, зробити невеликі паузи при читанні.
Для деяких типових управлінських ситуацій, що потребують видання наказу (про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про створення, ліквідацію філій та підрозділів, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до штатного розкладу апарату управління, до посадових інструкцій, про переведення на новий режим роботи тощо), може бути розроблено уніфіковані форми наказів, в яких передбачено не лише склад, а і порядок розташування інформації. Уніфікований текст наказу може бути надано у вигляді трафарету, таблиці.
Інший спосіб уніфікації тексту наказу – надання його у вигляді таблиці, тобто у вигляді переліку відомостей чи даних, приведених до певної системи та розташованих по графах і рядках. Таблиця дозволяє надати інформацію в найбільш компактному та наочному вигляді. Зауважимо, що розділяти заголовки бокових частин і граф таблиці діагональними лініями не допускається.
Закінчивши складати текст, відповідальний працівник формулює до нього заголовок, що є обов'язковим елементом будь-якого наказу. У заголовку стисло, чітко та ясно відображається основний зміст наказу. Якщо наказ складний і в ньому відображено декілька питань, заголовок формується узагальнено. Наприклад: «Про інвентаризацію каси».
Заголовок розміщується посередині або в лівому верхньому куті наказу над текстом. Заголовок допомагає правильному включенню наказу до справ і полегшує пошук потрібного наказу в справі.
Зауважимо, що окремі накази можуть мати додатки. Як додаток до наказів наводяться документи, які цими наказами або затверджені, або вводяться в дію. Такими документами є, наприклад, інструкції, правила, штатні розклади тощо.
Після складання тексту наказу настає час його оформлення, яке також має свої правила.
1.3 Загальні вимоги до оформлення наказу
Порядок оформлення наказів передбачає відповідність до встановлених вимог. Так, накази оформляються на папері формату А4 (210 х 297 мм). Складання наказів на папері довільного формату не допускається. Якщо наказ друкується в текстовому редакторі Word, використовується шрифт із розміром кегля 12 – 14. При друкуванні таблиць у складі наказу допускається використання шрифту менших розмірів.
Для виділення частини тексту наказу можуть використовуватися курсив, підкреслення, напівжирне зображення, а також зсув окремих елементів тексту щодо меж основного тексту.
Як правило, накази мають оформлятися на бланках підприємства. Водночас зауважимо, що виготовлення бланків конкретних видів наказів доцільне, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.
Кожний надрукований аркуш наказу (на бланку чи без) повинен мати такі розміри полів:
– ліве: 2,75 – 3,50 см (1,25 – 2,25 см при розташуванні тексту на звороті листа);
– праве: 1,25 – 2,25 см (2,75 – 3,50 см при розташуванні тексту на звороті листа);
– верхнє – 2,50 см;
– нижнє – 2,00 см.
Слід мати на увазі, що для наказів довготривалого та постійного термінів зберігання, які буде переплетено або підшито у справу, розмір лівого поля встановлюється на рівні 3,50 см.
При оформленні тексту наказу на двох і більше аркушах другий та наступні аркуші має бути пронумеровано арабськими цифрами, причому номер аркуша розташовується посередині верхнього поля без крапки чи тире, а також без слова «сторінка» (стор. або с.). Якщо наказ оформляється на обох сторонах аркуша, непарні номери проставляються на лицьовому боці, а парні – на звороті аркуша.
Особливу увагу слід приділити реквізитам наказу – необхідним складовим елементам цього виду документів.
Похожие работы
... обліку касових видатків (ф. № 3-ф), який також ведеться: - в особовій картці при оплаті рахунків; - картці обліку асигнувань і касових видатків при перерахуванні коштів через територіальні органи Держказначейства; та на підставі перевірених звітів підприємств, установ і організацій (розпорядників коштів) за формою № 2-мдб. Квартальні звіти про виконання Державного бюджету складаються територі ...
... , так і з приватними фізичними особами. В цілому можна зробити висновок, що втілення в життя зазначених шляхів вдосконалення первинного, аналітичного та синтетичного обліку реалізації сільськогосподарської продукції, робіт та послуг дозволить скоротити витрати облікового часу, більш точно обліковувати витрати та доходи, що дозволить точніше визначати фінансовий результат від реалізації продукції. ...
... сприяє об'єктивному відображенню в бухгалтерському обліку та звітності фактичної собівартості реалізованих товарів, залишків товарів, а також фінансових результатів торговельних підприємств і організацій. Завершений і системно перевірений облік товарних операцій і товарів є основою для бухгалтерського обліку інших операцій (розрахунків з постачальниками і покупцями, витрат, що входять до первісно ...
... дприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, ...
0 комментариев