Навигация
Обов'язкові реквізити наказу
55117
знаков
10
таблиц
0
изображений
1.4 Обов'язкові реквізити наказу
Конкретний набір реквізитів залежить від виду наказу, етапів його підготовки та роботи з ним. Оскільки накази складаються з тих самих складових частин (реквізитів), то, вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання дат, грифів затвердження, погодження, порядку підписання тощо), можна грамотно оформити будь-який наказ.
Так, наказ, що складається на підприємстві, повинен мати такі обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення:
– найменування підприємства – автора наказу;
– код форми наказу (при використанні ПК);
– назву виду організаційно-розпорядчого документа (наказ, розпорядження);
– дату;
– реєстраційний індекс;
– заголовок до тексту наказу;
– текст наказу;
– візи;
– підпис.
Під час підготовки та оформлення наказу склад обов'язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами (зокрема, кодом підприємства за ЄДРПОУ), якщо цього вимагає його форма чи оброблення.
Стисло зупинимося на деяких із перелічених реквізитів.
Найменування підприємства має відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване у статуті підприємства.
Дата й реєстраційний індекс (реєстраційний номер) наказу – це найважливіші пошукові ознаки наказу. Саме за цими реквізитами знаходять потрібний наказ серед інших аналогічних. При цьому зауважимо, що під реєстрацією наказу розуміється фіксація факту його створення шляхом проставляння на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу (його ще називають номером наказу) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про наказ. Реєстрація наказів здійснюється з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної в них інформації.
Основним принципом реєстрації наказів є одноразовість: кожний наказ реєструється на підприємстві лише один раз – у день підписання. У разі передачі зареєстрованого наказу з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.
Під час реєстрації наказу проставляється умовне позначення – реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера в межах групи наказів, які реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ. Журнальна форма реєстрації наказів допускається на підприємствах з обсягом документообігу до 500 – 600 наказів на рік.
Оскільки реєстраційний індекс наказу – це його умовне цифрове (іноді – літерно-цифрове) позначення, що проставляється при реєстрації, то для нього відводиться місце у бланку наказу поряд із датою. Реєстрацію наказів звичайно провадять децентралізовано за двома основними групами наказів. Накази щодо основної діяльності – в канцелярії, накази щодо особового складу – у відділі кадрів.
При цьому накази щодо особового складу та основної діяльності мають окрему нумерацію в межах своєї групи. У наказах щодо особового складу до порядкового номера звичайно додаються літери К (кадри) чи О/С (особовий склад). Наприклад: наказ № 8к, наказ № 8-к або наказ № 9о/с, наказ № 9-о/с.
Що стосується дати, то вона також є обов'язковим реквізитом будь-якого наказу. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині наказу разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Оформляється вона без лапок. Згідно з пунктом 4.3.3 Примірної інструкції № 1153 дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Тому при підготовці наказу до підписання завчасно друкують місяць і рік, а число проставляється керівником, який підписує наказ.
Наступним обов'язковим реквізитом є заголовок до тексту наказу, який має бути максимально стислим та ґрунтовним і точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен грамотно узгоджуватися з назвою організаційно-розпорядчого документа, формуватися за допомогою віддієслівних іменників у прийменниковому відмінку та відповідати на запитання «про що?». Наприклад: «Про створення примирливої комісії». У випадку складання наказу на підставі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, котра конкретизує його зміст.
Підпис – обов'язковий реквізит наказу, що надає йому юридичної сили. Підписується, як правило, перший примірник наказу. Слід пам'ятати, що за відсутності посадової особи, підпис якої заготовлено на наказі, наказ підписує особа, котра виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала наказ, та її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).
Реквізит «підпис» складається з найменування посади особи, яка підписує наказ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене – на наказі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів та прізвища (приклад рис. 1).
| Приклад підпису наказу <...>
або
|
Рис. 1
На наказах, що потребують особливого посвідчення їх аутентичності, проставляється відбиток печатки. Згідно з підпунктом 4.6.15 Примірної інструкції № 1153 печатку необхідно проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала наказ. При цьому на наказі має залишитися чіткий відбиток усіх елементів зображення печатки.
Як уже зазначалося вище, накази можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Наприклад: затвердити додану інструкцію з діловодства; затвердити графік документообігу (додається). У такому разі реквізит «Додаток» (на відміну від листів, претензій, позовних заяв тощо) після тексту наказу самостійно не оформляється. Самі ж додатки (документи) до наказів мають у правому куті позначку із зазначенням, додатком до якого наказу вони є. Приблизний зразок оформлення наведено на рис. 2.
| Зразок оформлення додатків до наказу Додаток до наказу від 22.06.2003 р. № 38 ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА <...> або Додаток 1 ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ <...> |
Рис. 2
Похожие работы
... обліку касових видатків (ф. № 3-ф), який також ведеться: - в особовій картці при оплаті рахунків; - картці обліку асигнувань і касових видатків при перерахуванні коштів через територіальні органи Держказначейства; та на підставі перевірених звітів підприємств, установ і організацій (розпорядників коштів) за формою № 2-мдб. Квартальні звіти про виконання Державного бюджету складаються територі ...
... , так і з приватними фізичними особами. В цілому можна зробити висновок, що втілення в життя зазначених шляхів вдосконалення первинного, аналітичного та синтетичного обліку реалізації сільськогосподарської продукції, робіт та послуг дозволить скоротити витрати облікового часу, більш точно обліковувати витрати та доходи, що дозволить точніше визначати фінансовий результат від реалізації продукції. ...
... сприяє об'єктивному відображенню в бухгалтерському обліку та звітності фактичної собівартості реалізованих товарів, залишків товарів, а також фінансових результатів торговельних підприємств і організацій. Завершений і системно перевірений облік товарних операцій і товарів є основою для бухгалтерського обліку інших операцій (розрахунків з постачальниками і покупцями, витрат, що входять до первісно ...
... дприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, ...
0 комментариев