Загальні підходи до організації функціонування владних структур
Поняття про документне забезпечення діяльності органу місцевої влади
Види ділових документів органів державної влади
Традиційні та новітні форми організації діловодства
Основні організаційні форми роботи з документами
Формування справ органу державної влади. Їх збереження
Комп’ютеризація та програмне забезпечення органу виконавчої влади
Документне забезпечення роботи районної ради
Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради
Навигация
Документне забезпечення роботи районної ради
Організація роботи та документне забезпечення районної Ради
149049
знаков
4
таблицы
0
изображений
2.2 Документне забезпечення роботи районної ради
Діловодство районних міських рад є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".
Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). В Корецькій міській раді організаційно-розпорядча документація представлена нормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.
ОРД свідчить про закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути) (Додаток 8).
Різноманітна за видами та за обсягом у Корецькій міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 9), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори (Додаток 10), записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти (Додаток 11), листи службові (Додаток 12), оголошення, плани роботи (Додаток 13), посвідчення, протоколи (Додаток 14), витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.
Документація з кадрових питань / документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради (Додаток 6) і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.
Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені - автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями , розписками, скаргами.
До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток 15), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.
2.3 Особливості процесу документотворення та документообігу
2.3.1 Організація діловодства в Корецькій міській раді
У Корецькій міські раді працюють такі підрозділи як загальний відділ та відділ фінансово-господарського забезпечення. Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.
Документаційне забезпечення документів в міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.
2.3.2 Формування та збереження документації Корецької міської ради
У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [23, 56].
Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».
Так як, номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Корецькій міській раді.
Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:
- документи міської ради;
- документи виконавчого комітету;
- документи бюджетно-фінансової роботи і бухгалтерського обліку;
- документи кадрові;
- документи виборчих комісій по виборах у міську раду;
- документи військово - облікового столу;
- документи архіву.
Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.
У Корецькій міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.
У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років.
У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років.
Похожие работы
... дприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності. 2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої і ...
... ірі 0,5 ставки, яку він одержує за додаткове виконання обов'язків відсутнього, нехай навіть тривалий час, секретаря. РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ 2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства Правильна організація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливих критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система ...
... ів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст [18, с. 323]. Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень. Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, ...
... сного нового рівня функціонування системи ІО . [9,10,17,19,22] 2. Інформаційні потреби споживачів як основний фактор формування системи інформаційного обслуговування 2.1 Значення вивчення споживачів інформації та їх інформаційних потреб для організації діяльності інформаційних установ Як вже підкреслювалось, на даному етапі функціонування ІУ повинні будувати свою діяльність на основі ...
0 комментариев