Методологія і методика раціоналізації діловодства

2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства

Правильна організація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливих критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система підприємства заслуговує чільного місця з-поміж життєво важливих інфраструктур; матеріальних, трудових, фінансових ресурсів тощо. Власне, йдеться про поступову трансформацію діловодства в керування документацією.

Цільові завдання інформаційної життєдіяльності підприємства формулюють у положенні про службу діловодства, інформаційного забезпечення, керування документацією. Зазвичай такий документ розробляється вищим керівним складом. Документ спрямовує дії, акумулює зусилля колективу, визначає пріоритетні напрями розвитку, які базуються на вимогах сьогодення – «задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі ділової діяльності і стосуються певних даний, звітування, інших відомостей».

Керівник служби діловодства, заручившись підтримкою керівництва, послуговуючись визначеними пріоритетними напрямами, ініціює впровадження політики на всіх рівнях управління. Передусім напрямок діяльності підприємства деталізують саме у проекті раціольної організації діловодства (далі – проект). 3 цією метою наказом керівника формують робочу групу, до якої залучають менеджерів інформаційної діяльності, спеціалістів із питань організації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представників користувачів.

Створена з кваліфікованих фахівців робоча група має спроектувати всі процедури та підходи, що відповідають потребам підприємства, враховуючи норми, закладені у його політику:

виокремити низку етапів, кожен з яких може розглядатися як індивідуальний проект (залежно від сутнісних характеристик проекту етап може набувати більшого або меншого значення);

спроектувати структуровану систему дій, що зводить до мінімуму ризик залишити поза увагою під чає розроблення системи вирішення певних важливих питань;

змоделювати окремі етапи та послідовність упровадження структурованої системи дій (може передбачатися впровадження поетапно, одночасно, з різним рівнем деталізації; проект може відповідати потребам як усього підприємства, так і окремих його структурних підрозділів);

підтримувати проект: його реалізація потребує постійного та тривалого процесу змін, еволюції та доопрацювання, адже зміна однієї системи дій ініціює внесення змін інших;

уніфікувати складові документної системи для можливості використання на різних етапах (іноді на різних етапах здійснюють однакові дії для досягнення різних цілей);

документувати кожну дію процесу впровадження проекту: ця документація слугує різним цілям, але вона дуже важлива - на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.

Розробники проекту можуть скористатися міжнародною методикою DIRKS, унормованою ДСТУ 4423-1:2005 Інформація та документацій. Керування документацією. Частина І. Основні положення. Згідно з цією методикою можуть бути використані ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам підприємства. Етапами роботи проектного дослідження робочої групи є:

попереднє дослідження – полягає у визначенні та документальному фіксуванні ролі й мети підприємства, його структури, організаційно-правового та нормативно-методичного забезпечення;

аналіз напрямів ділової діяльності. На цьому етапі класифікують напрями діяльності, визначають і документально фіксують хід робочих процесів і дій;

встановлення вимог до службових документів. Етап передбачає окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Обирають ту структуру та вид службових документів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії;

оцінка існуючих систем. Служить для визначення та аналізу існуючих на підприємстві документаційних та інших інформаційних систем, їх діяльність оцінюють з огляду на вимоги до документації;

визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації: прийняття політики, стандартів, процедур та методики розроблення нових систем і впровадження систем у спосіб, що відповідає вимогам до документації;

розроблення документної системи – унормування робочих процесів, створення методик раціоналізування і перепроектування;

упровадження документної системи – реалізація робочих процесів відповідно до проектного планування;

здійснення аналізу після впровадження системи: збір інформації про функціонування документних систем як постійного процесу. Для цього проводять анкетування керівного складу та провідних працівників, перевіряючи внутрішні нормативно-методичні документи щодо здійснення процедур, організовуючи вибіркові перевірки якості підготовки службових документів і методів обліку.

У разі потреби модифікують систему, запроваджують режим постійного моніторингу і регулярної експертизи системи.

Комплексний проект раціоналізації діловодства на підприємстві – опис організації діловодства, технології виконання робіт відповідно до нормативно-правових та нормативно-методичних документів у сфері діловодства й архівної справи, інформації та документації з урахуванням науково-технологічних досягнень.

Здійснення інформаційного аудиту документів у процесі попереднього дослідження засвідчує, що недоліки в організації діловодства зазвичай мають типовий характер і притаманні багатьом підприємствам. Зокрема, такими є: відсутність законодавчо-нормативних матеріалів, що регламентують організацію роботи з документами; різноманітність організаційних форм та методів у діяльності структурних підрозділів підприємства з питань діловодства; відсутність номенклатури справ; виконання творчими працівниками підприємства технічних, допоміжних операцій; недостатність організації інформаційно-довідкового апарату; формальний контроль за виконанням документів; низький рівень впровадження автоматизованих систем діловодства тощо; визначення недоліків організації діловодства дає змогу виокремити основні напрями його вдосконалення.

Етапи раціоналізації діловодства

Теоретико-практичний досвід, усталена практика свідчать, що проект має бути розроблений під триєдиним кутом зору і передбачає організацію системи і процесів керування документацією; повне і точне документування діяльності підприємств, упровадження уніфікованих систем управлінської документації; раціональної роботи з документами.

Організація системи та процесів керування документацією передбачає організаційно-правове обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формування штату працівників підприємства взагалі та служби діловодства зокрема. Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо).

Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі підприємства має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові. Функції та завдання служб діловодства, які повинні бути логічно підпорядковані цілям підприємства взагалі, фіксують у Положенні про неї. Відповідно до цього положення з урахуванням технології роботи здійснюють розрахунок кількості працівників служби діловодства і документують це у штатному розписі. При цьому враховують: обсяг робіт (визначається обсягом документообігу підприємства); норми виробітку на діловодні операції (якщо такі є); загальну кількість працівників; рівень автоматизації та механізації роботи з документами.

Не менш важливим є оцінювання працівників: з'ясування, чи відповідають вони вимогам. Оцінювання – це процедура, що здійснюється для виявлення ступеня відповідності професійних, ділових та особистісних якостей працівника, кількісних та якісних результатів його трудової діяльності. Кваліфікація працівника визначається сукупністю загальної або спеціальної освіти та професійного досвіду, набутого під час виконання посадових обов'язків. Оцінюватися повинні не просто потенційні можливості працівника, його професійна компетентність, а й реалізація цих можливостей у процесі виконання дорученої роботи, відповідність процесу виконання цієї роботи ідеальній моделі, конкретним умовам виробництва. Оцінювання доповнюється такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, уміння працювати у команді і самостійно, здатність опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін. Утім, процес оцінювання персоналу має бути невід'ємним від його програми розвитку, що передбачає форми та методи підвищення кваліфікації. Компетенція працівника є інструментом менеджменту, орієнтованим на практичну діяльність в організації, а тому працівник мусить відповідати вимогам, що закріплені у кваліфікаційних характеристиках, посадових інструкціях тощо. Згідно з положенням про службу діловодства і штатним розписом складають посадові інструкції на кожного конкретного працівника, завдяки чому досягають рівномірного розподілу функцій та обов'язків між структурними підрозділами, працівниками служби діловодства. У ході проектного обстеження аналізують умови праці, режим роботи і відпочинку. Водночас оформлюють перелік необхідних канцелярських приладів, офісної техніки, програмного забезпечення.

Організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації у першу чергу передбачає аналіз сукупності, на яку має бути поширена дія. Це передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії. Заключний етап організації документування діяльності підприємства полягає у формуванні:

Класифікатора з питань діяльності підприємства;

Класифікатора видів документів;

Класифікатора кореспондентів;

Класифікатора резолюції;

Класифікатора виконавців;

Класифікатора результатів виконання документів (у т. ч. причин невиконання документів);

Класифікатора структурних підрозділів;

Класифікатора форм документів;

Переліку документів із зазначенням строків зберігання;

Номенклатури справ;

Зведеного переліку інформації, що становить КТ:

Класифікатора документів організації, що містять КТ.

Формування вихідного масиву документів здійснюють на основі документного обстеження архіву організації і документів поточного діловодства. На цьому етапі обстежують:

документи, які становлять правову основу діяльності підприємства: законодавчі й нормативно-правові акти вищих і галузевих органів державної влади і управління, які безпосередньо регламентують різні аспекти функціонування підприємства;

організаційну структуру функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій (зокрема, статут або положення про підприємство, положення про структурні підрозділи, колегіальний орган, штатний розпис, колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції);

розпорядчу документацію: накази, розпорядження, рішення колегіальних органів управління з основної діяльності тощо;

комплекс наявних на підприємстві нормативно-методичних документів з діловодства, які визначають склад та технологію обробки документів: інструкцію з діловодства, правила складання та оформлювання документів, інструкції (процедури) з виконання певних технологічних операцій організації роботи з документами, номенклатуру справ організації, індивідуальні номенклатури справ структурних підрозділів та описи справ за минулі роки, попередні класифікатори документів і кореспондентів тощо;

реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання;

документацію підприємства щонайменше за три останні роки діяльності;

перспективне планування підприємства на наступний рік.

Уніфікацію систем документів упроваджують згідно з накресленою Методичними рекомендаціями щодо застосування ДСТУ 4163-2003 програмою дій стосовно впровадження уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД):

розроблення чи перероблення інструкції (регламенту, правил) з оформлення документів на підприємстві;

розроблення бланків документів відповідно до вимог ДСТУ;

удосконалення організації виготовлення бланків та їх обліку;

проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси;

забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів підприємства;

вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів;

впровадження досвіду застосування стандарту.

Національна уніфікована система документації на рівні підприємств різних форм власності реалізується комплексом індивідуальної нормативно-методичної документації, а саме:

Інструкцією з діловодства;

Правилами підготовки й оформлення управлінських документів;

Класифікатором і Альбомом уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності підприємства, до якого долучають форми основних видів номіналів документів (наказ про розподіл повноважень, про режим роботи підприємства, про перенесення робочих днів, створення інвентаризаційної комісії, про затвердження штатного розпису, про внесення змін до штатного розпису тощо);

Збірником типових текстів та порядком їх створення:

Переліком документів, що підлягають затвердженню;

Переліком документів, що засвідчуються відбитком печатки підприємства;

Переліком документів, що не підлягають реєстрації у службі діловодства;

Інструкцією роботи з документами обмеженого доступу тощо.

Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів, групування їх на періодичні та постійні (умовно постійні) форми. Аналіз форм документів організовують у кожному структурному підрозділі з певного виду діяльності (за відсутності структурних підрозділів – з конкретних управлінських функцій: розпорядча, виробнича діяльність, збут і постачання тощо). Інформацію про вид номіналу документа фіксують у Карті документа.

Карти документів, сформовані у ході документного огляду, є основним робочим масивом, що застосовується у подальшому для формування структури Класифікатора типових текстів, Класифікатора форм та документного масиву форм, представленого в ньому.

Похожие работы

Удосконалення формування розподілу прибутку підприємства при зовнішньоекономічній діяльності

Скачать

128687

7

0

... Оскільки показники діяльності товариства свідчать, що в разі кризи воно може стати банкрутом, а вкладники втратити свої заощадження. 2.2 Дослідження стану формування розподілу прибутку підприємства при зовнішньоекономічній діяльності Розглядаючи прибуток ТОВ «Банк Ренесанс Капітал» як джерело фінансування зростання підприємства доцільно детальніше зупинитися на проблемах аналізу його розпод ...

Організація виробництва в підприємствах агропромислового комплексу

Скачать

626537

17

17

... коштів є важливим чинником у зниженні собівартості продукції чи виконаної роботи. Раціональне використання оборотних коштів залежить від правильного їхнього формування і ефективної організації виробництва. Зосередження н підприємствах зайвих оборотних коштів приводить до їхнього заморожування. Це завдає шкоди економіці господарства. Щоб уникнути такого положення, оборотні кошти нормуються, що є ...

Розробка системи менеджменту в організації ЗАТ М’ясокомбінат "Смак"

Скачать

103203

11

11

... 832=24,038 млн.грн. Отже в підсумок розрахунків можна сказати що підприємство давно досягнуло точки беззбитковості і працює нагромаджуючи прибуток. Розділ 4. Формування функцій менеджменту в ЗАТ "М'ясокомбінат" Місією організації є забезпечення споживачів якісними і корисними м’ясними продуктами. Стратегією підприємства обране «обмежене зростання». Частка ринку, яку займає підприємство, є ...

Оподаткування підприємств та його вплив на прийняття фінансово-господарських рішень

Скачать

198046

23

30

... збоях в реалізації продукції. У 2005 році ситуація значно покращилась відносно рівня 2004 року, але оптимізація запасів залишається однією з задач підвищення стійкості роботи підприємства.   2.4.3 Вплив податків на фінансово-господарську діяльність ТОВ “УНІРЕМАГРО” Згідно результатам аналізу сум податків, які сплачувало досліджуване ТОВ “УНІРЕМАГРО” в 2003 2005 роках (табл. Г.1 – Г.4 Додатку ...