Оформлення журналів реєстрації

2.3 Оформлення журналів реєстрації

У практичній діяльності служби діловодства організацій використовують такі форми реєстрації документів – журнали реєстрації, реєстраційно-контрольні картки та автоматизовану реєстрацію документів.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (п. 3.3.8 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, далі – Примірна інструкція).

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструються на підприємстві лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо надійшли у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп: вхідні, вихідні, внутрішні. Кожній групі документів присвоюється умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ (номером справи, в яку буде підшито цей документ) та умовним позначенням структурного підрозділу. Наприклад, номер документа 01-05/128 включає: 01 – індекс структурного підрозділу, 05 – номер справи за номенклатурою, 128 – порядковий номер документа в журналі реєстрації.

Згідно з Примірною інструкцією, журнали реєстрації документів мають включати такі графи (додаток 4): дата надходження та індекс документа; кореспондент (фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ або, якщо документ вихідний, куди його надіслано); короткий зміст (вносять назву документа та заголовок до тексту документа); резолюція або кому направлено документ (переноситься основний зміст доручення, зазначається прізвище автора та дата; цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа і у разі, якщо на документі немає резолюції, то зазначається прізвище, ініціали, посада виконавця, до якого направлено документ, і дата направлення); позначка про виконання документа (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання, індекс документа-відповіді) [1; C. 21].

У разі потреби журнал можна доповнювати також іншими графами: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

Нормативними документами не визначено порядок заповнення журналів, але з огляду на те, що реєстрація документів проводиться для забезпечення зберігання документів, оперативного пошуку необхідної інформації, для надання їм юридичної сили, рекомендується докладно заповнювати всі графи журналів реєстрації документів.

На великих підприємствах з обсягом документообігу понад 600 документів на рік використовуються реєстраційно-контрольні картки, що підвищує оперативність знаходження документів та одночасно знижує трудомісткість процесу реєстрації порівняно з журнальною формою.

2.4 Розроблення номенклатури справ

Номенклатура справ (далі – НС) – це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві із зазначенням строків зберігання (ст. І Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 24 грудня 1993 року № 3814-ХІІ). У ДСТУ 2732-2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» зазначено, що номенклатура справ – це систематизований перелік справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання [3; C. 9].

НС є обов'язковим для кожного нового підприємства інформаційним довідником, який складають для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документ за змістом і видом та їх вибору для включення до складу Національного архівного фонду, відомчого архіву, архіву підприємства.

За сферою використання розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури справ.

Типова НС має нормативний характер, тобто обов'язковий для впровадження без жодних винятків. Вона передбачає типовий склад справ для підприємства, однорідних за характером діяльності та структурою; єдину систему індексації документного масиву.

Примірна НС установлює примірний склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендований характер.

Типові та примірні НС створюють органи вищого рівня для підприємств, що належать до сфери їх відомчого підпорядкування. Вони використовуються цими підприємствами як навчально-методичні посібники під час складання індивідуальних НС.

Незалежно від наявності типової чи примірної НС, кожне підприємство повинне мати індивідуальну НС, де встановлено перелік справ, які утворюються за час діяльності конкретного підприємства, систему індексації справ, строки їх зберігання.

Залежно від обсягу документного масиву, включеного до систематизованого переліку, розрізняють зведену НС (Додаток 5) та НС структурного підрозділу. Форми цих НС подано у Правилах роботи архівних підрозділів органів державно влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.

Зведена НС підприємства на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності зазвичай складається з НС окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють на підприємстві. Відповідальність за складання зведеної НС покладається на службу діловодства за участю архіву підприємства.

НС структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за ведення діловодства в структурному підрозділі, із залученням інших провідних фахівців, погоджує керівник архіву підприємства, а підписує таку НС керівник структурного підрозділу.

Розроблення номенклатури справ. Основні принципи

Технологію створення НС унормовують Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ (К.. УНДІАСД, 1997).

Розробляючи НС, слід забезпечувати належну організацію обліку, систематизації, опису, зберігання і пошуку документів; застосовувати індексацію документів, яка забезпечує внесення до відповідних розділів НС змін, доповнень та виправлень; забезпечувати уніфікацію індексів справ.

Складання номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах – структурному та функційному. Відповідно до структурного принципу, групування документів здійснюється за чітко встановленим штатним розписом чи переліком структурних підрозділів. У такому разі розділами класифікаційної схеми є назви структурних підрозділів: адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів, економічний відділ, плановий відділ тощо.

Функційний (за напрямом діяльності) використовується, коли розподіл посадових обов'язків у організації здійснюється не за лінійним, а за функційним або лінійнофункційним принципом. Підзаголовками у такому разі є управлінські функції і галузі, які розмішуються за ступенем важливості: розпорядча діяльність; організація управління; планування; фінансування; кредитування; інвестування; кадрове забезпечення; збут та постачання тощо.

Такий тип побудови зведеної НС доцільний на підприємствах, де немає поділу на структурні підрозділи, а розподіл повноважень відбувається на рівні посадових осіб (здебільшого це суб'єкти господарської діяльності недержавної власності).

Методика складання НС

НС складають на підставі вивчення функцій і напрямків діяльності підприємства. Для цього використовують положення (статути) про підприємство та його структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні НС; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, враховуються завдання підприємства на наступний рік.

На початковому етапі розроблення НС визначають та уточнюють організаційну структуру, функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія НС, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій.

На другому етапі проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, вивчення складу та змісту документів, які утворюються у структурних підрозділах.

Після проведення підготовчих робіт укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функційно-виробничим принципом. За наявності в організації, на яку поширюється дія НС, структурних підрозділів, зазвичай обирається структурна схема побудови НС, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

Далі формують заголовки справ у номенклатурі структурного підрозділу, упорядковуючи їх розміщення за ступенем важливості вирішуваних питань, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай першою розмішується група справ, до якої входять документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самого підприємства (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі «Листування» вміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Відповідно до сформованих заголовків справ за Переліком типових документів проставляють строки зберігання документів із посиланням на номер статті за переліком.

НС структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою документаційного забезпечення підприємства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При цьому НС первинних громадських організацій вміщують наприкінці зведеної номенклатури справ.

До НС включають заголовки всіх справ, які утворюються на підприємстві та її громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не долучають.

Порядок оформлення зведеної НС та НС структурного підрозділу

Зведену НС державного підприємства складають у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо на підприємстві не створюються документи для Національного архівного фонду України.

Перший (контрольний) примірник зведеної НС зберігають у службі діловодства підприємства.

Другий передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Третій надсилається до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства.

Підприємства недержавних форм власності можуть складати зведену НС у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного поділу – у двох примірниках.

НС структурного підрозділу підприємства складають у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі – ЕК) і керівником архіву підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).

Перший (контрольний) примірник НС зберігається в структурному підрозділі.

Другий примірник передають до служби діловодства підприємства.

Третій примірник використовують для формування справ і пошуку необхідних документів.

Зведену НС підприємства, як і НС структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядають і уточнюють. Після внесення змін їх передруковують та затверджують у керівника підприємства (структурного підрозділу) та впроваджують з 1 січня нового року. У разі створення, реорганізації, відкриття нових напрямків діяльності вносять зміни чи затверджують нову НС. Зазвичай під час оформлювання НС резервують додаткові індекси справ, залишаючи вільні місця, з метою внесення змін та доповнень, які виникають у разі виробничих потреб. Процедура погодження з архівними підприємствами у такому випадку обов'язкова.

Зведена НС підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи підприємства.

Державні підприємства, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Підприємства з недержавною формою власності після першого повідомлення відповідного державного архіву про створення НС надалі погоджують її з власною ЕК і затверджують підписом керівника підприємства.

Наприкінці року особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, додає до НС підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично сформованих за рік у структурному підрозділі. Керівник служби діловодства подає таку саму інформацію про кількість справ підприємства взагалі. Підсумковий запис зведеної НС засвідчує укладач (керівник служби діловодства) та керівник архіву підприємства (особа, відповідальна за архів).

Особливості оформлення НС

Текстову частину НС складають у формі таблиці, графами якої є індекси справ; заголовки справ; строки зберігання та номер статті за переліком; примітки.

До цього переліку в індивідуальних НС може додаватися також графа «Кількість справ».

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення, зроблене арабськими цифрами, – індекс справи. Індекс справи в номенклатурі складається відповідно до штатного розпису або переліку структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу.

У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т. 1. т. 2 тощо. Окрім розділів номенклатура справ може містити підрозділи. Індексування розділів відповідно до встановлених у діловодстві норм здійснюють арабськими цифровими позначками, розташовуючи їх від більшого до меншого. Так, розділ 01 «Розпорядча діяльність» може містити підрозділ 01.1 «Керівництво», до складу якого входять заголовки справ з індексами 01.1-0/. 01,1-02, 01.1-03 тощо.

Після виконання документи групують у справи, яким присвоюються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Формування заголовків справ можна здійснювати за такими ознаками:

номінальна – формується за назвою виду документа, тобто до такої справи включено документи однієї видової назви, наприклад, протоколи;

авторська – до цієї справи долучають документи однієї тематики;

кореспондентська – на кожного кореспондента формується справа з листування, договірної діяльності, збуту, постачання однієї особи або організації;

географічна – класифікується як різновид кореспондентської, але в її основу покладено територіальні ознаки;

хронологічна – вміщує документи, згруповані за певний період діяльності, скажімо, бухгалтерську звітність.

Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона формується. Заголовок справи складається з:

назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

назви підприємства та структурного підрозділу, у якому створені документи;

назви підприємства або структурного підрозділу, яким адресовані або від яких одержані документи;

короткого змісту документів справи;

назви регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

зазначення періоду, до якого належать документи справи (дата);

інформації про наявність копій документів у справі.

У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю його ведення, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Наприклад:

Документи (розрахунки, аналізи, довідки) про стан і вдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивності праці та середньої заробітної плати.

Термін «документ» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта. Наприклад: „Документи до Закону України «Про діловодство»”.

У заголовках справ, де розглядається листування, зазначають кореспондента та короткий зміст документів.

Назви населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи. Наприклад:

План організаційно-технічних заходів підприємства на 2008 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то спочатку формулюють її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додають заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

До зведеної номенклатури справ підприємства долучають:

назви справ, що фактично сформовані в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі справи тимчасово діючих органів підприємства, наприклад, справи ліквідаційної комісії;

не завершені в діловодстві справи, що надійшли від підприємств-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи, які формувалися впродовж кількох років або якщо їх вирішення триває більше одного року, і такі справи долучають до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх ведення або формування;

одну чи кілька справ із грифом «Для службового користування», якщо в діяльності підприємства створюється незначна кількість документів із цим грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕПК». [3; C. 14]

До номенклатури справ не включають друковані видання; довідники (у тому числі телефонні); бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформацію.

Заповнення графи «Строк зберігання і номер статей за персиком» залежить від наукової та історико-культурної цінності документів відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41 та відомчих (галузевих) переліків документів, переліків документів, які підлягають переданню на архівне зберігання, укладених відповідно до Методичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків та Методичних рекомендацій щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України та створеного на основі типового (галузевого) переліку документів підприємства, затвердженого його керівником.

Зазначені строки зберігання документів ЕК обов'язково уточнюють та перевіряють під час проведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання або ж за переліком документів підприємства, створеним на основі типового. При цьому керуються Методичними рекомендаціями щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання.

Для документів, які не передбачені чинними переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією (далі – ЦЕПК) Держкомархіву України або ЕПК державних архівів України, областей, міст Києва і Севастополя, ЕК підприємств.

Постійний строк зберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльності організацій. Його доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.

Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як «Доки мине потреба» або «До заміни новими». Ці справи зазвичай складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підпорядкованих їм, і містять у собі інструкції, методики роботи тощо, які чинні протягом тривалого часу.

Позначку «ЕПК» проставляють у НС у випадках, передбачених Типовим або відомчим (галузевими) переліками документів, а також коли складно визначити конкретні строки зберігання тієї чи іншої справи, що вміщує різні документи.

У графі «Примітки» обумовлюються такі питання: особливості формування справ, встановлення строків їх зберігання; внесення нових справ; перехідні справи; відомості посадових осіб, відповідальних за формування справи; передання справи в архів підприємства або іншим установам для продовження ведення справи.

Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші НС. Якщо обсяг номенклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не оформлюють, гриф затвердження в такому разі розташовують на першому аркуші номенклатури.

Гриф погодження згідно з ДСТУ 4163-2003 розміщується на останньому аркуші НС під реквізитом «Підпис укладача».

Обов'язковими і можливими реквізитами індивідуальної номенклатури справ є зображення державного герба (01), зображення емблеми (02), код організації (04), код форми документа (05), назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назва структурного підрозділу (08), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), місце складення чи видання документа (14), гриф затвердження (17), заголовок до тексту (19), текст (21), підпис (23), гриф погодження (24), візи (25).

Складання НС — відповідальний етап в організації діловодства, покладений в основу багатьох документних операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання, пошуку і, безумовно, має перспективне спрямування в організації роботи з документами, унеможливлює хаотичне зберігання документів, сприяє оперативному використанню управлінської інформації, вміщеної в документах.

Похожие работы

Удосконалення формування розподілу прибутку підприємства при зовнішньоекономічній діяльності

Скачать

128687

7

0

... Оскільки показники діяльності товариства свідчать, що в разі кризи воно може стати банкрутом, а вкладники втратити свої заощадження. 2.2 Дослідження стану формування розподілу прибутку підприємства при зовнішньоекономічній діяльності Розглядаючи прибуток ТОВ «Банк Ренесанс Капітал» як джерело фінансування зростання підприємства доцільно детальніше зупинитися на проблемах аналізу його розпод ...

Організація виробництва в підприємствах агропромислового комплексу

Скачать

626537

17

17

... коштів є важливим чинником у зниженні собівартості продукції чи виконаної роботи. Раціональне використання оборотних коштів залежить від правильного їхнього формування і ефективної організації виробництва. Зосередження н підприємствах зайвих оборотних коштів приводить до їхнього заморожування. Це завдає шкоди економіці господарства. Щоб уникнути такого положення, оборотні кошти нормуються, що є ...

Розробка системи менеджменту в організації ЗАТ М’ясокомбінат "Смак"

Скачать

103203

11

11

... 832=24,038 млн.грн. Отже в підсумок розрахунків можна сказати що підприємство давно досягнуло точки беззбитковості і працює нагромаджуючи прибуток. Розділ 4. Формування функцій менеджменту в ЗАТ "М'ясокомбінат" Місією організації є забезпечення споживачів якісними і корисними м’ясними продуктами. Стратегією підприємства обране «обмежене зростання». Частка ринку, яку займає підприємство, є ...

Оподаткування підприємств та його вплив на прийняття фінансово-господарських рішень

Скачать

198046

23

30

... збоях в реалізації продукції. У 2005 році ситуація значно покращилась відносно рівня 2004 року, але оптимізація запасів залишається однією з задач підвищення стійкості роботи підприємства.   2.4.3 Вплив податків на фінансово-господарську діяльність ТОВ “УНІРЕМАГРО” Згідно результатам аналізу сум податків, які сплачувало досліджуване ТОВ “УНІРЕМАГРО” в 2003 2005 роках (табл. Г.1 – Г.4 Додатку ...