Прием новой документации в электронный архив

Пояснительная записка

ПРИЕМ НОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Старший консультант

Руководитель разработки

Консультант по экономической части

Рецензент

Председатель предметной комиссии

Разработал

Введение

Современные предприятия функционируют в условиях неопределенности и динамичности окружающей социально-экономической среды, а также высокой сложности продукции. Внедрение новых информационных технологий и коммуникационных технологий приводит к необходимости поиска или формирования методов и структур, позволяющих перестроить процессы работы. Становление «электронно-прозрачного» мирового рынка (в котором можно получить практически мгновенный доступ к информации о любых товарах) вызывает резкий рост конкуренции между производителями. Как правило, товары, интересующие клиента, уже перестали быть локальными продуктами и производятся по всему миру. Производитель не имеет права уступать своим конкурентам.

При этом кардинально меняются роль и образ клиента. Безликого «массового потребителя» сменяет индивидуальный заказчик, который берет в свои руки контроль над рынком. По сравнению с 70-80 гг. ХХ в. он намного лучше осведомлен о состоянии дел на рынке и о возможностях выбора продукции. Поэтому требования к качеству товаров постоянно растут, их жизненный цикл становится короче, номенклатура – шире, объем выпуска продукции по отдельным позициям номенклатуры – меньше. Субъективное понятие качества продукции формируется в процессах взаимодействия производителя и потребителя и определяется степенью соответствия характеристик товара набору требований потребителя.

Все это наглядно свидетельствует о том, что произошли глобальные, необратимые изменения в организации предприятий. Именно способность фирмы быстрее и легче адаптироваться к изменению конъюнктуры рынка становится главным козырем в конкурентной борьбе. Отныне предприятия ради выживания в непрерывно изменяющихся условиях существования вынуждены постоянно пересматривать свою структуру и организацию работ.

Современные фирмы, производящие сложную наукоемкую продукцию, ищут новые методы и подходы к упрочнению своего рыночного положения и повышению конкурентоспособности. Информационные технологии обеспечивают ускорение процессов проектирования и производства продукции за счет автоматизации и информационной интеграции. Это ведет к сокращению длительности сроков разработки и вывода продукции на рынок.

Современная эпоха развития интеграции производственных данных во всем мире проходит под эгидой CALS-технологий – новой концепции развития производственной и коммерческой информатики.

По сути, CALS – это протокол цифровой передачи данных, обеспечивающий стандартные механизмы их доставки и текущего инжиниринга для проектирования сложных технических объектов. При этом в качестве форматов данных в CALS используются специальные стандарты, например, IGES и STEP. В CALS входят также стандарты электронного обмена данными, электронной технической документации и руководства для усовершенствования процессов.

За прошедшие годы понятие CALS существенно расширилось. Оказалось, что задачи современного использования электронной информации и обмена ею в части данных о составе и структуре изделий, геометрических моделей, чертежей, технических руководств, описаний процессов, данных, касающихся материально-технического обеспечения, технологии информационной поддержки процессов эксплуатации сложной техники, не менее актуальны и в других отраслях, связанных с наукоемкой машинно-технической продукцией.

В рамках международного комитета по стандартизации (ISO) были разработаны несколько десятков стандартов, закрепляющих накопленный в мире опыт ведения производственной деятельности с использованием электронного обмена данными.

В настоящее время работа многих крупных корпораций, разрабатывающих и производящих наукоемкую продукцию (авиакосмическая и автомобильная промышленности, судостроение) базируется на этих стандартах. Фактически понятие CALS получило новое звучание – сегодня это концепция организации и интегрированной информационной поддержки жизненного цикла (ЖЦ) изделия, основанная на безбумажном обмене данными и стандартизации представления данных на каждом этапе ЖЦ.

Целью применения CALS как концепции организации и информационной поддержки бизнес-деятельности является повышение эффективности процессов разработки, производства, послепродажного сервиса, эксплуатации изделий за счет:

ускорения процессов исследования и разработки продукции;

сокращения издержек при производстве и эксплуатации продукции;

придания изделию новых свойств и повышения уровня сервиса в процессах его эксплуатации и технического обслуживания.

Таким образом, CALS необходимо рассматривать как инструмент повышения эффективности бизнеса, конкурентоспособности и привлекательности продукции.

В настоящее время целый ряд отечественных предприятий в рамках международного сотрудничества, в частности при продаже сложных наукоемких изделий, и лицензий на их производство, уже столкнулись с требованиями соблюдения стандартов CALS в электронной форме технической документации, а также в средствах компьютерной информации поддержки процессов технического обслуживания, материально-технического обеспечения, заказа запасных частей и ремонта.

Новизна концепции CALS заключается в следующем:

Широта охвата и системность подхода (речь идет не только о производстве или проектировании, но и о поддержке всех процессов в жизненном цикле – от замысла до утилизации продукта).

При расширении использования компьютерных технологий на повестку для выходят проблемы информационной интеграции автоматизированных систем.

Интеграция достигается путем стандартизации представления информации (или результатов) в процессах проектирования, материально-технического снабжения, производства, ремонта, послепродажного сервиса и так далее. Это обеспечивает оперативную передачу функций одного подрядчика другому, который, в свою очередь, может воспользоваться результатами уже проделанной работы. Такая возможность особенно важна для изделий, имеющих длительный жизненный цикл, когда необходимо поддержать преемственность информационной поддержки продукции независимо от складывающейся рыночной или политической ситуации.

Эффективный бизнес в данный момент имеет явную тенденцию к географической распределенности. В случае изменения состава участников – смены поставщиков или исполнителей – обеспечиваются преемственность и сохранность уже полученных результатов (моделей, расчетов, документации, баз данных).

Основные преимущества применения CALS:

сокращение времени выхода изделия на рынок (сокращение временных издержек);

сокращение стоимости жизненного цикла (сокращение материальных издержек);

повышение качества изделия.

Главными проблемами, мешающими эффективному управлению информацией об изделии, являются огромное количество информации («информационный хаос») и коммуникационные барьеры между участниками жизненного цикла изделия.

Пути их решения заложены в стратегии CALS. Стратегией CALS является создание единого информационного пространства (ЕИП) для всех участников жизненного цикла изделия, включая потребителя.

Преодоление информационного хаоса и коммуникационных барьеров между участниками жизненного цикла изделия приведет к улучшению взаимодействия между ними и повышению эффективности процессов жизненного цикла. Результатом станет снижение временных и материальных издержек и возрастание удовлетворения потребностей заказчика, а это, в свою очередь, неизбежно повысит конкурентоспособность изделия.

В основе ЕИП лежит использование открытых архитектур, международных стандартов, совместных хранилищ данных и апробированных программно-технических средств. ЕИП обеспечивает совместную работу проектных организаций, производственных предприятий, поставщиков, организаций сервиса и конечного потребителя на всех стадиях жизненного цикла.

Стратегия CALS предусматривает двухэтапный переход к ЕИП:

Автоматизация отдельных процессов (или этапов) жизненного цикла изделия и представление данных на них в электронном виде в соответствии с требованиями ЕИП. Предполагается, что на этом этапе обмен данными между исходными системами осуществляется отдельными файлами (электронными документами) на магнитных носителях либо по сетям.

Интеграция автоматизированных процессов и относящихся к ним данных, уже представленных в электронном виде, в рамках ЕИП. Здесь взаимодействие осуществляется с помощью программных средств в режиме реального времени, параллельная работа исполнителей организуется через единую компьютерную среду.

Система Lotsia PDM Plus предназначена для управления информацией об изделиях, документах, действиях и явлениях окружающего мира или иных субстанциях определенной предметной области на протяжении всего их жизненного цикла, а также для управления документооборотом и бизнес-процессами.

Управление информацией в программе реализовано через, так называемые, информационные объекты (далее объекты). Объект предназначен для хранения информации. Он может описывать элементы определенной предметной области (или соответствовать им).

Управление документооборотом и бизнес-процессами производится с помощью таких инструментов, как предопределения и свободная маршрутизация сообщений и документов.

Система Lotsia PDM Plus включает в себя и средства ведения защищенного архива.

Lotsia PDM Plus представляет собой визуальную интегрированную систему TDM/PDM/Workflow, построенную в архитектуре «клиент-сервер».

Lotsia PDM Plus может работать как автономное приложение или в режиме полной интеграции с системой управления документами DOCS Open.

Lotsia PDM Plus может быть использована в режиме интеграции с системой управления предприятием «Координатор».

Lotsia PDM Plus может работать в режиме интеграции с такими САПР, как Bentley MicroStation, Autodesk AutoCAD, Autodesk Mechanical Desktop, Autodesk Inventor, SolidWorks и другими.

Программный продукт Lotsia PDM Plus может поставляться со следующим набором базовых функциональных возможностей:

Система управления информацией об изделии Lotsia PDM, обеспечивающая функциональные возможности, соответствующие классу PDM систем.

Система маршрутизации документов и управления бизнес-процессами (управления документооборотом) Lotsia Workflow, обеспечивающая функциональные возможности, соответствующие классу Workflow систем.

Полнофункциональная система управления информацией об изделии и маршрутизации документов и управления бизнес-процессами Lotsia PDM Plus, включающая возможности Lotsia PDM и Lotsia Workflow и соответствующая классу TDM/PDM/Workflow систем.

Темой дипломной работы является “Прием новой документации в электронный архив” в рамках внедрения CALS-технологий на предприятии ФГУП “РНИИ КП”.

Данный бизнес-процесс должен входить в комплексную систему, позволяющую создавать приложения, которые связывают отдельные шаги и действия различных пользователей в единый непрерывный процесс. Функциональная часть данного процесса заключается в создании структуры для внедренной на предприятии документации.