Организация службы ДОУ

2. Организация службы ДОУ

 

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

·     управление делами;

·     общий отдел;

·     канцелярия;

·     секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

·     организация работы;

·     руководство документационным потоком;

·     координация видов работ с документами;

·     контроль за последовательностью работы с документами;

·     организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

·     совершенствование форм и методов работы с документами;

·     обеспечение единого порядка документирования;

·     обеспечение единого порядка работы с документами;

·     контроль за исполнением документов;

·     хранение документов;

·     унификация форм документов;

·     сокращение, по возможности, документооборота;

·     методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

·     внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

·     разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

·     обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

·     доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

·     контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

·     изготовление и размножение документов;

·     разработка номенклатуры дел, хранение дел;

·     контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

·     организация работы архива;

·     повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1.   Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2.   Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

3.   Смешанная форма организации работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1.   Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

2.   Секретарь выполняет функции:

o   предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

o   подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

o   организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

o   бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3.   Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Выполняет следующие функции:

o   подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

o   анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

o   организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

o   прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4.   Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

o   разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

o   разработка документов;

o   организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5.   Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6.   Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

o   регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

o   формирование и ведение справочно-информационного материала;

o   контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7.   Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

o   контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

o   анализ исполнительной дисциплины;

o   информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8.   Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

9.   Машинописное бюро выполняет:

o   перепечатку документов с черновиков;

o   очистку и правку текстов документов;

o   учет выполняемой работы.

10.Копировально-множительное бюро выполняет:

o   перепечатку документов с черновиков;

o   тиражирование документов;

o   подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.

11.Архив осуществляет:

o   прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

o   учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

o   подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.