Контроль за сроками исполнения документов

5. Контроль за сроками исполнения документов

 

Контроль за документами осуществляют:

·     служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

·     руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

·     исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

Документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и на те, контроль которых необязателен. Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

·     документы вышестоящих органов;

·     распорядительные документы данной организации;

·     важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из следующих этапов:

·     принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

·     постановки отметки об исполнении в РКК (регистрационно-контрольной карточке) и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

·     перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную карточку (раздел);

·     подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливают с помощью законов РФ и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документного обеспечения управления (ГСДОУ).

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции. Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

Справочный аппарат представляет собой картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов.

Контрольная картотека делится на 33 ячейки. Из них 31 ячейка соответствует количеству дней в месяце, 32 ячейка предназначена для документа, сроки исполнения которого наступают в следующем месяце, а в 33 располагают карточки на неисполненные в срок документы. По ячейкам картотеки располагают РКК в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по структурным подразделениям или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение.

6. Организация делопроизводства по обращениям граждан

 

Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления.

В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из номера по номенклатуре дел, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, который может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность обращений.

Регистрация обращений граждан производится на регистрационно-контрольных карточках обращений граждан.

Если поступившее обращение сопровождается письмом или поручением, то в регистрационно-контрольную карточку вносятся его реквизиты.

Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству в день их поступления и регистрации.

Переписка по обращениям граждан учитывается и хранится в отделе по работе с обращениями граждан, с соблюдением режима секретности и контроля, соответствующей службе подведомственной организации, отдельно от других документов. Обращения граждан, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.

Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения. Ответ может быть дан в устной или письменной форме. В случае устного ответа в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись.

Прием устных обращений граждан:

Прием устных обращений может быть осуществлен по телефону. Обращения от граждан, поступившие в диспетчерские службы, регистрируются в журнале и передаются в течение дня для исполнения в соответствующие службы по принадлежности.

Порядок приема граждан:

В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, проводящих прием граждан, прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

В случае если обращение заявителя не может быть решено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший его учет, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определенном для письменных обращений. На таких обращениях делается пометка: «С личного приема».

Граждане принимаются в назначенный для приема день в порядке очередности. При осуществлении приема граждан для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекаться к их рассмотрению работники соответствующих подразделений.

Лицо, проводящее прием граждан, руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

·   дать устное разъяснение;

·   удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

·   отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

·   принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения.

В журнале учета приема граждан делается отметка о результатах рассмотрения, разрешения или движения обращения с последующим контролем его исполнения.

Если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию организации, то должностное лицо, ведущее прием, разъясняет ему, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает содействие в этом.

7. Формирование и хранение дел в делопроизводстве

 

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. (ГОСТ Р51141-98 – делопроизводство и архивное дело).

Исполненные документы в соответствии с номенклатурой группируют в дело.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура содержит в себе пять граф:

1.         индекс дела;

2.         заголовок дела (тома, части);

3.         количество дел (томов, частей);

4.         срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;

5.         примечание.

Дела можно формировать в организации централизованно, т.е. только в службе документационного обеспечения, и децентрализовано – в документационной службе и в структурных подразделениях. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

·     помещать в дело документы, оформленные в соответствии с государственными стандартами; запрещается оставлять в делах черновые и дублетные экземпляры документов;

·     помещать в дело только исполненные документы;

·     включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

·     группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

·     группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, которые формируют в течении ряда лет или какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет (например; личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудников организации; судебные дела, истории болезней и т.п.);

·     приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлять отдельный том данного дела;

·     если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним,то их группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

·     самостоятельными делами являются утвержденные планы, отчеты, сметы и т.п.; их группируют отдельно от их проектов; приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том;

·     предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации, формируют отдельно от заявлений по личным вопросам;

·     переписка формируется в пределах каждого года, учебного года, срока созыва и т.п.; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом;

·     формировать дела по принципу: «Входящие письма», «Исходящие письма» не рекомендуется.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальным условием, как при оформлении, так и при использовании и хранении дел. Внутри дела документы располагают в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.

Документы в личных делах располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с заявления о приме на работу и заканчивая заявлением об увольнении, переводе в другую организацию.

Личные карточки группируют на уволившихся в данном году в порядке алфавита по фамилиям.

Лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих располагают в деле в порядке алфавита по фамилиям работающих.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой форме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела, нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированные по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

 

8. Подготовка и передача дел в архив организации

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

оформление дел;

описание документов постоянного и долговременного хранения;

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

 

9. Направления совершенствования ДОУ

 

Внедрение компьютерных технологий открывает новые перспективы для высокопроизводительного документационного обеспечения в сфере управления.

Возможности компьютерных технологий:

·     помощь в создании документа;

·     передача документа на расстоянии;

·     регистрация документа;

·     контроль за исполнением документа;

·     сохранение документа с помощью электронного архива.

Внедрение ПК не меняет задачи и принципы делопроизводства, а только снижает трудоемкость работы и повышает эффективность работы с документами. С помощью ПК происходит сосредоточение информации в форме, удобной не только для работы делопроизводителя, но для владения ей и анализа руководством. В любой момент руководитель организации может получить по ПК любую деловую информацию, касающуюся документационного обеспечения управления.