Инвентаризация товарно-материальных запасов

2.4 Инвентаризация товарно-материальных запасов

В соответствии с Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (от 26.12..95г. № 2732, с изменениями и дополнениями) целью бухгалтерского учета и финансовой отчетности является обеспечение полной и достоверной информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении «Ясли - сад № 53».

Предприятие должно проводить инвентаризацию товарно-материальных запасов (готовой продукции, товаров, производственных и прочих запасов) в порядке расположения запасов в помещении и заносить в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Основная цель инвентаризации УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» - выявление фактического наличия товарно-материальных запасов в натуральном и стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются:

- сохранность товарно-материальных запасов;

- правильность их хранения, отпуска, состояния весового и измерительного инструмента;

- порядок ведения учета движения товарно-материальных запасов.

Инвентаризация производиться путем снятия остатков по местам хранения материально ответственными лицами. Бухгалтер УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных запасов по складам (ф. № инв-3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия. Для выявления результатов может использоваться книга остатков материалов. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей (ф.№ Инв-12) по тем видам товарно-материальных запасов, по которым имеются расхождения данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета и оцениваются по фактической себестоимости. Результаты инвентаризации отражаются в протоколе инвентаризационной комиссии, в котором приводят подробные сведения о причинах и виновниках излишков и недостач, а также о мерах, которые следует принять по отношению к виновным и по предупреждению отрицательных явлений в дальнейшем. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности.

При проведении инвентаризации товарно-материальных запасов предприятия «Ясли - сад № 53» необходимо соблюдать следующие требования:

- инвентаризации подвергаются не только собственные товарно- материальные запасы, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);

- в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;

- если комиссия проводит инвентаризацию в неполном составе, то это является основанием для признания инвентаризации недействительными;

- проверка фактического наличия имущества должна производится только при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки и с момента издания приказа или распоряжения. Наличие товарно-материальных запасов должно определятся путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неподвижной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части этих запасов. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов, в первом помещении, вход в него пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:

- происходит смена материально ответственных лиц;

- поступают товарно-материальные запасы;

- возникает необходимость отпуска товарно-материальных запасов.

Товарно-материальные запасы УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в порядке расположения запасов в данном помещении.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» проверяет фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках запасов по данным учета без проверки их фактического наличия.

В исключительных случаях, когда перевешивание продукции может привести к порче, например, при сезонном хранении плодовоовощной продукции в буртах, овощехранилищах, когда продукция хранится навалом, и в других аналогичных случаях перевешивание можно не производить, а остатки брать по бухгалтерским данным. Результаты выводить при зачистке продукции по окончании ее реализации.

Товарно-материальные запасы принимаются материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные запасы заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации».

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях, и только с письменного согласия руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти запасы заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных запасов, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных запасов, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими заменяющими их документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и др.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий.

В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти запасы учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные запасы, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных запасов, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные запасы, хранящиеся на складах «Ясли - сад № 53 », заносятся в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти запасы указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные запасы, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование запасов, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи запасов в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация товарно - материальных запасов в «Ясли - сад № 53» проводится по мере производственной необходимости, но не менее одного раза в год. В обязательном порядке инвентаризация проводится:

-     при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

-     при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов;

-     в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

-    при ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан.

 Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя предприятия. В её состав рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля и других специалистов.

Инвентаризационная комиссия составляет «Инвентаризационную опись товарно-материальных запасов». В ней отражается фактическое наличие товарно-материальных запасов на основании перерасчета по каждому материально ответственному лицу отдельно. На основании описей бухгалтером составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации. Описи подписывает бухгалтер, материально-ответственное лицо своей подписью подтверждает согласие с результатами инвентаризации. Результат инвентаризации выводится не позднее трех дней после проведения инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки – доходом, недостачи – расходом. Излишки запасов подлежат оприходованию. Возмещение недостач производится по рыночным ценам, но не ниже фактической себестоимости.

После проведении инвентаризации товарно - материальных запасов в «Ясли - сад № 53 » в марте 2006 года были выявлены следующие результаты, представленные в таблице 4.

Таблица 4 - Журнал хозяйственных операций по учету результатов инвентаризации материальных запасов «Ясли– сад № 53»