Учет материально–производственных запасов в СПК (колхоз) им Ленина

3.         Учет материально–производственных запасов в СПК (колхоз) им Ленина

3.1 Документальное оформление и учет

В СПК им Ленина операции по приобретению материально-производственных запасов возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут журнал учета поступающих грузов. В данном регистре отражается информация о поступившем запасе, включая согласие на оплату или отказ от акцепта.

Приемка материально-производственных запасов осуществляется лицами, уполномоченными администрацией колхоза (Приложение С). Право получения груза материально – ответственным лицом подтверждается доверенностью (Форма М-2, М-2а).

Лицо, уполномоченное на приемку груза, осуществляет получение материальных ценностей по количеству и качеству в соответствии со стандартами, техническими условиями, правилами перевозок, проверяется наличие и исправность пломб отправителя на транспортных средствах, исправность тары, наличие маркировки груза и соответствие ее данным транспортным документам.

Основанием приемки служат транспортные и сопроводительные документы: счета, счета – фактуры, накладные на отпуск материалов на сторону, товарно – транспортные накладные, авианакладные, товарные накладные, спецификации, железно – дорожные квитанции, упаковочные ярлыки и так далее.

Если данные сопроводительных документов соответствуют его фактического наличия, то они принимаются к учету, но не выписывается приходный ордер (Форма М-4).

При этом составляется корреспонденция по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет) кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и, параллельно, по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Но это еще не все. Согласно договорам поставки по топливу организация – поставщик оказывает услуги по доставке до места отгрузки, а колхоз обязуется оплатить данные услуги по выставленному счету на оплату, причем, данная сумма полностью относится на соответствующий вид топлива и выделяется налог на добавленную стоимость.

В колхозе существует особенность в организации учета затрат по запасам материалов. Она заключается в следующем. Доверенное лицо на получение товарно - материальных ценностей, который утверждается Председателем колхоза на год в приказе, а именно экспедитор, осуществляет доставку запасных частей. В конце месяца работник автопарка оформляет внутренний рабочий документ – распределение по автопарку – без установленной формы (приоритет содержания над формой). В нем указывается какой вид автотранспорта сколько осуществил пробега (в км), перевозку (т) и в условных единицах (т/км). Нужно отметить, что затраты (амортизация, заработная плата, материальные расходы, прочие расходы) по автопарку учитываются по дебету вспомогательного счета 23 «Вспомогательные производства» (субсчет). Далее бухгалтер производит подсчет всей суммы затрат по автопарку и пропорционально условной единице или километражу распределяет их на соответствующие счета бухгалтерского учета. В том числе составляет корреспонденцию по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет «Запчасти») и кредиту 23 «Вспомогательные производства» на сумму полученную по распределению.

При отсутствии сопроводительных документов или в случае не соответствия поступивших материалов по качеству и количеству, составляется акт приемки материалов (унифицированная форма М-7) в двух экземплярах, который является основанием для предъявления претензий транспортной организации или поставщикам.

Материалы, поступившие от физических лиц при закупе подотчетными лицами, оформляется актом – приемки или накладной внутрихозяйственного назначения. Работник склада на основании первичных документов о приемке оформляет карточку учета материалов (Форма М17), которая является регистром формирования информации по движению на складе материалов по каждому наименованию, сорту, виду, размеру.

Записи в карточку производят по каждой операции в день ее совершения с одновременным исчислением нового остатка.

3.2 Состав и классификация затрат по созданию и хранению запаса материальных ценностей

Для управления материальными ресурсами необходимо четко представлять себе классификацию затрат, связанных с созданием и хранением запасов.

По степени воздействия на общую сумму расходов затраты делятся на:

- регулируемые (такие затраты, которые находятся в прямой зависимости от субъектов управления);

- нерегулируемые (когда управляющее воздействие не влияет на величину расходов).

По отношению к объему поставок затраты делятся на:

- Вмененные издержки. Инвестиции в запасы отражаются на прибыли, которая могла бы быть получена, если бы средства не были бы иммобилизованы в запасы, а использовались по другим направлениям; зависят от количества закупленных ресурсов.

- Релевантные издержки. Связаны с хранением запасов и выполнением заказа. В релевантные издержки включаются только те статьи, которые изменяются в зависимости от уровня запасов.

Классификация затрат по местам возникновения зависит от принятой системы управления, а номенклатура статей разрабатывается на каждом предприятии индивидуально.

Методологической основой разработки механизма управления затратами, связанными с созданием и хранением сырья, материалов и других ТМЦ, служат общесистемные принципы управления, позволяющие разграничить задачи управления, улучшить нормативное и информационное обеспечение управленческих решений.

Управления запасами как один из элементов механизма управления затратами состоит из трех последовательных этапов:

1) выбор процедуры получения и обработки информации о состоянии запасов;

2) выбор вариантов действий и выработка решений по управлению запасами;

3) выдача команды по реализации поставленной цели – доведение затрат на создание запасов до минимума при условии удовлетворительного обслуживания структурных подразделений предприятия.

Общая сумма затрат, связанных со снабженческо-заготовительной деятельностью, обычно составляет около 25 процентов стоимости самих запасов. Поэтому важно, чтобы при минимальных затратах был обеспечен уровень запасов, необходимых для выполнения производственной программы по выпуску продукции. Управления запасами по центрам ответственности предполагает включение в смету тех затрат, по которым обеспечиваются нормирование, планирование и учет. В свою очередь, материальные запасы планируются, учитываются, анализируются и подвергаются регулирующим действиям со стороны АУП или его подразделений. Таким образом, закладываются основы экономики коллективного хозяйства и потребность в управлении.

Управление запасами производства требует разработки и использования рациональной системы стимулирования. Главное внимание должно быть уделено росту объемов производства и массы прибыли. Каждый участок, возглавляемый кем-либо, отвечает не только за затраты, но и за массу полученной прибыли. Это позволяет децентрализовать ответственность за конечные результаты работы на больших пищевых предприятиях.

Управления запасами по центрам затрат и центрам ответственности предусматривает:

- закрепление всех элементов затрат за участком цеха;

- введение системы «санкций» к виновникам неблагоприятных отклонений;

- внедрение системы управления запасами, обеспечивающей заинтересованность в том, чтобы не стать виновником отклонений.

Затраты на содержание запасов продукции состоят из стоимости выполнения заказа и стоимости хранения запасов. Стоимость хранения запасов продукции:

- вмененные затраты на инвестиции в запасы продукции;

- дополнительные затраты на страхование;

- дополнительные затраты на складское хранение;

- дополнительные затраты на обработку продукции;

- издержки вследствие морального износа и ухудшения характеристик запасов.

Затраты на формирование и хранение запасов — затраты предприятия, связанные с отвлечением оборотных средств в запасы продукции.

Затраты на хранение запасов представляют собой затраты, связанные с хранением запасов на складе, их погрузкой и разгрузкой, страхованием, убытками от мелких краж, порчи, устаревания, выплаты налогов. Также учитываются альтернативная стоимость капитала, связанного запасами или вложенного в них, затраты на страхование, заработную плату складского персонала сверх нормативного количества, процент на капитал и др. Затраты, связанные с хранением единицы запаса:

- складские затраты (плата за площадь, энергоснабжение, отопление, воду, канализацию);

- заработная плата складского персонала;

- налоги и страховые взносы, зависящие от стоимости запаса;

- плата за производственные фонды;

- потери от иммобилизации средств в запасах;

- издержки вследствие порчи продукции, ухудшения качества, уценки, списания, естественной убыли от усушки, утруски, морального старения, кражи;

- затраты на регламентные работы, проводимые с хранимой продукцией;

- оплата персонала, связанного с инвентаризацией, профилактикой, осмотром и уборкой склада;

- затраты на регистрацию поступающих требований (заявок и заказов);

- затраты на подготовку кадров;

- затраты на комплектацию продукции и ее упаковку. Издержки, связанные с дефицитом запасов, имеют место тогда, когда нет в наличии необходимых видов продукции. Например, недополученные поступления от сбыта, дополнительные затраты, вызванные задержками в производстве продукции, штрафы, налагаемые за срыв сроков поставки продукции заказчикам.

Дополнительные затраты при дефиците запасов:

- издержки в связи с невыполнением заказа (задержкой отправки заказанной продукции) — дополнительные затраты на продвижение и отправку того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся запасов продукции;

- издержки в связи с потерей сбыта — имеют место тогда, когда постоянный заказчик обращается за данной покупкой на другое предприятие (такие затраты измеряются в показателях выручки, потерянной из-за неосуществления торговой сделки); » издержки в связи с потерей заказчика — возникают в случаях, когда отсутствие запасов продукции оборачивается не только потерей той или иной торговой сделки, но и тем, что заказчик начинает искать другие постоянные источники снабжения. Такие затраты измеряются в показателях общей выручки, которую можно было бы получить от реализации всех потенциальных сделок заказчика с предприятием.

Способы минимизации суммарных затрат на хранение запаса:

- снизить до минимально возможного уровня постоянные затраты на каждое пополнение запаса (что позволит снизить средние уровни запасов с соответствующим снижением альтернативных затрат капитала, вложенного в запасы);

- при определенных постоянных затратах на каждое пополнение оптимизировать средний уровень хранения запасов, чтобы минимизировать суммарные затраты на хранение запасов за определенный период (суммарные затраты на пополнение плюс альтернативные затраты капитала).

Складирование и хранение. Процесс складирования заключается в размещении и укладке груза на хранение. Основной принцип рационального складирования – эффективное использование объема зоны хранений. Предпосылкой этого является оптимальный выбор системы складирования и, в первую очередь складского оборудования. Оборудование под хранение должно отвечать специфическим особенностям груза и обеспечивать максимальное использование высоты и площади склада. При этом пространство под рабочие проходы должно быть минимальным, но с учетом нормальных условий работы подъемно-транспортных машин и механизмов. Для упорядоченного хранения груза и экономичного его размещения используют систему адресного хранения по принципу твердого (фиксированного) или свободного (груз размещается на любом свободном месте) выбора места складирования.

Процесс складирования и хранения включает:

а) закладку груза на хранение,

б) хранение груза и обеспечение соответствующих для этого условий,

в) контроль за наличностью запасов на складе, осуществляемый

через информационную систему.

Возможно, что до 50 процентов конечной стоимости продукта составляют затраты на его хранение, складскую переработку и доставку до конечного потребителя. Поэтому все большее значение придается правильной организации работы собственно склада как главного звена в этом процессе. Именно на этом этапе возможно значительное сокращение затрат за счет оптимальной организации работы. Основой любого складского проекта является создание наиболее приемлемой системы хранения. Для принятия правильного решения о строительстве нового склада с определенными параметрами или при оборудовании (переоборудовании) уже существующего помещения важно знать все возможные варианты его оснащения, чтобы выбрать оптимальный. В этом случае всегда возникает вопрос о целесообразности оснащения конкретного складского комплекса теми или иными стеллажами и грузоподъемной техникой.

Управление затрагивает большое количество различных объектов: широкий ассортимент товаров, большое число покупателей и поставщиков, разнообразные грузы и т.д. При этом предприниматель получает не равноценные результаты от этих объектов.

В ходе исследования организации принципов и учета приобретения и заготовления запасов материалов, было установлено, что в их фактическую стоимость могут включаться:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

- таможенные пошлины и иные платежи;

- не возмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением материально-производственных запасов;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

- затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов;

- затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата предприятия;

- затраты на услуги транспорта по их доставке и другие затраты связанные с их приобретением и заготовлением.

В бухгалтерском учете материально –производственных запасов СПК (колхоз) им Ленина отражается следующее:

- должностные лица составляют и представляют надлежащим образом оформленные документы строго по определенному и утвержденному графику, что позволяет избежать сбоев в связи с оформлением и передачей документов;

- графиком колхоз определяет объем и последовательность выполняемых учетных процедур, сроки их выполнения, конкретных исполнителей, намечает точки пересечения взаимозависимых показателей, равномерно распределяет занятость бухгалтеров в учетном процессе;

- учет материально-производственных запасов при поступлении принимается по фактической их стоимости, согласно полученных счетов – фактур, товарно – транспортным накладным, накладным;

- приобретение и заготовление материалов в бухгалтерском учете отражается с применением синтетического счета 10 «Материалы» и открытые к нему счетов аналитики, при этом приходные ордера не оформляются;

- в работе используются бланки унифицированных форм учетной документации, а также применяются и формы, разработанные работниками бухгалтерии и утвержденные председателем, например, бланк «Распределение эталонных гектар» (Приложение Р);

- отражение учетной информации в документации осуществляется по принципу преобладания содержания над формой;

- договоры о материальной ответственности с материально-ответственными лицами заключены;

- инвентаризация материально-производственных запасов осуществляется согласно графику инвентаризации по колхозу;

- аналитический учет материалов ведется в разрезе материально-ответственных лиц, которые ежедневно ведут книги складского учета или карточек складского учета материалов, в количественном выражении и ежемесячно составляют ведомости движения материалов и материальные отчеты в суммовом выражении.

Таким образом, нужно отметить, что учет материально-производственных запасов в основном соответствует требованиям ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 09.06.01г №44н.