Бухгалтерский учет денежных средств

Министерство образования Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Челябинский государственный университет"

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа

по предмету «Бухгалтерский финансовый учет»

на тему

«Бухгалтерский учет наличных денежных средств»

Выполнил: студент группы ЭБВ-201

Проверил: Пустовалова М.Л..

ЧЕЛЯБИНСК

2008

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ Общие принципы кассовой дисциплины Лимит остатка денежных средств в кассе предприятия Наличные расчеты с применением ККТ Сдача наличных денежных средств в банк Поддельные купюры Возврат денежных средств из кассы Документы, оформляемые в бухгалтерском учете при работе с наличными средствами Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Инвентаризация кассы Расчеты с помощью платежных карт Практическая часть Операции по поступлению наличных в кассу Операции по выбытию наличных из кассы Заключение Список литературы ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ

Денежные средства представляют собой аккумулированные в денежной форме активы организации, находящиеся в ее кассе в виде наличных денег и денежных документов, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и прочее.

В процессе предпринимательской деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [ 7 ], Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ [ 9 ], Порядком ведения кассовых операций в РФ[1] [ 10 ] и др. Эти нормативные документы предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.

Именно указанные документы вошли в основу изучения и раскрытия темы бухгалтерского учета наличных денежных средств в настоящей курсовой работе. Были сделаны акценты на основные положения, на которых основывается кассовая дисциплина организаций, подробно освещена тема фальшивых купюр, с которыми неизбежно сталкиваются все организации, работающие с наличностью, приведены все основные бухгалтерские проводки по учету наличия и движения денежных средств в кассе.

Общие принципы кассовой дисциплины

Все нормативные документы, регулирующие положения по кассовой дисциплине, предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.

1.      Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств в организации должно быть специально оборудованное помещение – касса, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности. Касса должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами. Руководство организации несет ответственность, если по его вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Дос­туп в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы - у кассира, дубликаты - у директора). Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Уч­тенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатул­ках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководи­телем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сооб­щает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Помещение кассы ежедневно опечатывается кассирами. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

На весь перечень работ по техническому укреплению помеще­ния кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигна­лизацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансиро­вания: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на се­бестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капиталь­ные вложения.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд операционных касс. Главная касса выполняет функции по движению денежных средств и является держателем основных первичных и отчетных документов по их учету. Операционные кассы служат для приема наличных денежных средств за реализованные товары (работы, услуги) с применением контрольно-кассовых машин и (или) документов строгой отчетности.

Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Кассир не может передавать другому лицу выполнение своих обязанностей. Кассир, в соответствии с действующим законодательством, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.[2] У субъектов малого предпринимательства с незначительным оборотом наличных денежных средств разрешено выполнять функции кассира лицу, ведущему бухгалтерский учет. Часто в небольших компаниях за бухгалтерский учет фирмы отвечает приглашенный специалист, но он же исполнять обязанности кассира не может. Со всеми, кто будет работать с наличными деньгами, обязательно подписывается договор о полной материальной ответственности. Но по ТК РФ данный договор возможен исключительно между работником и работодателем. Человек же со стороны, выполняет он отдельные задания или курирует целое направление, не связан с предприятием трудовыми отношениями. Таким образом, к операциям с наличностью должны допускаться только штатные сотрудники. Эту же позицию занимает и Минфин.[3]

В тех случаях, когда единственного на предприятии кассира требуется подменить, его функции по письменному приказу руководителя временно возлагаются на другого работника, с которым также заключается договор о материальной ответственности. Если кассир вынужден внезапно оставить работу (например, заболев), то находящиеся у него ценности пересчитываются и передаются другому кассиру (подменяющему работнику) в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из назначенных руководителем лиц. Одновременно составляется акт, а затем его подписывают присутствующие.

Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации.

2.      Организации обязаны все свободные денежные средства в учреждениях банка. В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного, текущего, специального счетов в банках, от покупателей и заказчиков, при возврате ранее выданных подотчетных сумм и прочее. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документов для организации. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

3.      Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательно установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только те организации, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ. [ 7 ]

Центральный банк РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между юридическими лицами наличными деньгами. С середины 2006 года это ограничение распространяется и на индивидуальных предпринимателей.[4] В настоящий момент в соответствии с п.1 Указаний Банка России от 20.06.2007г. №1843-У этот лимит составляет 100 000 рублей в рамках одного договора. Данное Указание включает в себя и расчеты по исполнению договора займа.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, карты экспресс - оплаты и т.п. Денежные документы учитывают по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг производится по ПКО и РКО, после чего кассир составляет отчет по их движению.

К денежным документам НЕ относятся:

-        документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)

-        ценные бумаги (учитываются на счете 58)

-        бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)

-        выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете «Денежные документы» к счету «Касса». Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов, по кредиту – выдача документов.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Пример (учет карт экспресс - оплаты):

Дебет	Кредит	Содержание
60	51	Приобретены карты экспресс - оплаты
50-3	60	Карты экспресс - оплаты приняты к учету
60	50-3	Активация карт экспресс - оплаты
26	60	Учтена стоимость услуг связи в расходах

Пример (Организация приобрела путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей):

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
50-3	76-1	10 000	Оприходована путевка от поставщика
76-1	51	10 000	Оплачено поставщику за путевку
76-4	50-3	10 000	Путевка реализуется сотруднику
50	76-4	3 000	Сотрудник оплатил в кассу льготную стоимость путевки
69-1	76-4	7 000	Часть стоимости путевки компенсирована за счет средств ФСС
или
84	76-4	7 000	Часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли
70	68-4	910	С работника удержан НДФЛ с суммы компенсации за путевку - (7000*13%)

Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, квитанции путевых листов и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально ответственного лица – по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по документам и местам хранения.

Кроме рублевых поступлений и расходов по кассе предприятия, возможно движение валютных средств наличными, в частности при направлении работника в зарубежную командировку.

Для учета операций с наличной валютой к счету 50 «Касса» открываются субсчета «Касса организации в валюте» для обособленного движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. В этом случае приход и расход валютных наличных средств отражаются отдельно (в рублях РФ и в соответствующей иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на дату проведения хозяйственной операции) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовой книге, используемых только для учета наличия и движения валюты. Поступление, выдача валюты оформляются ПКО и РКО в обычном порядке. Ордера выписываются в валюте платежа: долларах США, немецких марках и т.д. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Пример:

Дебет	Кредит	Содержание
50	52	Поступление валютных средств в кассу со счета в банке
71	50	Сумма иностранной валюты, выданная под отчет на командировочные расходы в рублевой оценке
50	91	Сумма курсовой разницы
20	71	Сумма командировочных расходов, признанных в бухгалтерском учете
71	91	Сумма курсовой разницы зачислена в доходы
52	50	Зачисление валютных средств из кассы на валютный счет в банке

Лимит остатка денежных средств в кассе предприятия

Организации обязаны хранить все свободные денежные средства в учреждениях банков. Соблюдение кассовой дисциплины контролируют конкретные банки, которые обслуживают данную организацию. Обслуживающий банк и организация заключают между собой договор. По этому договору банк устанавливает еще один лимит, ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Для установления такого лимита организация представляет в учреждение банка расчет по установленной форме[5]. Сверх этого лимита, согласно п. 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ, деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты заработной платы, пособий, подотчетных сумм в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, установлен свой срок – до пяти дней.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.[6] При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков, организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка, предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. Для организации, которой установлен срок сдачи выручки «на следующий день», лимит утверждается в пределах среднедневной выручки наличными деньгами. Остаток наличных денег в кассе предприятия на конец дня, превышающий установленный лимит, рассматривается как сверхлимитный. По предприятию не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и пр.), а также в соответствии с договором банковского счета. Как правило, лимит утверждается до начала календарного года. Но если с этим произошла задержка, то, пока утверждение лимита не произошло, возникает вопрос, что же принять за лимит – прошлогоднюю, заявленную или нулевую величину? Принять заявленную, так как независимо от того, когда лимит введен, он является действительным на весь календарный год, с 1 января по 31 декабря.

При оформлении разрешения на расходование выручки, поступающей в кассу предприятия, необходимо учесть, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, не имеющие задолженности по платежам в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать поступающую в их кассу выручку:[7]

-        на заработную плату, иные выплаты работникам (в т.ч. социального характера);

-        командировочные расходы;

-        на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

-        выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;

-        выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

При обнаружении в кассе сверхлимитных сумм со стороны налоговой инспекции возможно административное наказание. Фирму по статье 15.1 КоАП РФ могут оштрафовать на 40 000 – 50 000 руб., должностных лиц – на 4 000 – 5 000 руб. Штрафы взимаются в течение двух месяцев

с момента нарушения на основании банковского документа о проведенной проверке.[8]

Форма бланка расчета стандартная. По ее заполнению необходимо пояснить некоторые моменты.

Если у фирмы обычный рабочий график, например с 9.00 до 18.00, а отделение банка находится рядом, то выручку можно сдавать ежедневно. Другое дело, если работа длится допоздна или все «приемные пункты» находятся достаточно далеко. Тогда обычный способ сдачи выручки не подойдет, но можно воспользоваться вечерней кассой или инкассацией. Если у банка их нет, мероприятие придется проводить на следующий день. В особом положении находятся фирмы, работающие в выходные и праздники. Если они расположены в крупных городах, то выручку будут забирать ежедневно: условие об инкассации в выходные и праздничные дни обычно прописано в договоре с банком. В небольших населенных пунктах назначается периодичность – раз в столько-то дней. Тогда наличные средства, поступившие за субботу и воскресенье, можно относить в банк в понедельник.

В строке формы «Просим разрешить расходование выручки на» указываются цели, для которых предназначаются деньги. Однако если организация будет их использовать по – другому, то ей ничего не грозит.

Расчет составляют в двух экземплярах, подписывают у руководителя и главного бухгалтера и заверяют фирменной печатью. Оба экземпляра сдают в банк, откуда второй экземпляр с разрешением банка возвращается в бухгалтерию фирмы.

Наличные расчеты с применением ККТ

Законодательно установлено применение ККТ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом.

Кассовый аппарат можно купить у организации – производителя или в специализированной фирме. При этом приобретаемая модель должна быть включена в Государственный реестр контрольно – кассовой техники.

Введенные ранее в эксплуатацию кассовые аппараты даже в случае исключения их из государственного реестра можно применять до истечения нормативного срока амортизации.[9] Продолжительность срока амортизации определяется с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы.[10] ККТ как средство механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда отнесена к четвертой амортизационной группе – имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно.

Инспекция ФНС может снять с учета в одностороннем порядке модель ККТ, исключенную из реестра, если истек срок амортизации. При этом налоговый орган должен уведомить об этом организацию не поздняя дня, следующего за днем истечения нормативного срока амортизации кассового аппарата.

При покупке кассового аппарата следует заключить договор о его техническом обслуживании и ремонте с центром технического обслуживания или предприятием – изготовителем. Аппарат должен соответствовать техническим характеристикам, установленным в Положении о регистрации и применении ККТ[11]. В частности:

-        иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;

-        обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;

-        эксплуатироваться в фискальном режиме;

-        иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

-        быть исправным;

-        иметь знаки «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание» установленного образца;

-        иметь идентификационный знак и марки – пломбы установленного образца, а также эксплуатационную документацию и др.

ККТ нужно зарегистрировать в налоговом органе по местонахождению юридического лица. Для этого необходимо подать заявление. К нему прилагают паспорт контрольно – кассовой техники и договор о ее технической поддержке.

Если же у торговой фирмы есть обособленное подразделение (киоск, магазин и пр.), то заявление о регистрации кассового аппарата следует подавать по местонахождению данного подразделения.

Налоговый орган регистрирует ККТ в течение пяти рабочих дней. Сведения вносят в книгу учета контрольно – кассовой техники. Одновременно с регистрацией пользователю выдается карточка регистрации ККТ.

У кассового аппарата три режима эксплуатации: один рабочий и два контрольных. Первый, называемый «касса», - это привычное покупателю пробивание денежных сумм и выдача чеков. Одновременно, уже сугубо для внутренних нужд, заполняется контрольная лента. Два других режима позволяют получить посменные отчеты – Х и Z.

Х – отчет представляет собой показания суммирующего счетчика, выводимые без обнуления на отдельный чек. Снимается при проверках, санкционированных руководством, либо при очередной сдаче выручки в кассу организации или старшему кассиру. Х – отчет можно сформировать в любое время по секциям, сменам или по кассе в целом.

В конце смены при сдаче оставшейся части выручки счетчик обнуляют. Его последнее состояние, которое и является Z – отчетом, регистрируется в фискальной памяти и на чеке. Отчет содержит показания секционных и контрольных регистров на начало и конец дня, сумму дневной выручки, а также суммы и число чеков возврата, суммы скидок и число аннулированных чеков.

Что дальше делать с Х- и Z – отчетами, законодательством не оговорено, но совершенно очевидно, что их следует сохранять. Х – отчет, фиксирующий часть дневной выручки, рекомендуется прикладывать к ПКО, а Z – отчет как итоговый документ по смене – наклеивать в журнал кассира – операциониста.

Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным, и их отсутствие ненаказуемо. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира – операциониста, контрольные ленты, Z – отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет. Ответственный – руководитель организации.[12] Есть и еще один повод не спешить избавиться от лишних бумаг. Хотя Налоговый кодекс не требует хранить все документы, тем не менее за их непредоставление по запросу инспектора предусматривает штраф.[13] Организациям – 50 руб. за каждый такой документ. А согласно ст. 15.6 и 19.7 КоАП РФ на 300-500 руб. пострадают и должностные лица.

В течение дня кассир принимает деньги от покупателей и одновременно пробивает на кассовом аппарате кассовый чек, который погашается путем надрыва и выдается покупателю.

Чек – обязательный документ при наличных расчетах, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и юридическим лицом. Как всякий документ, он содержит определенный набор реквизитов:

-        наименование и ИНН организации;

-        заводской номер кассового аппарата;

-        порядковый номер, дата и время покупки (оказания услуг);

-        стоимость покупки;

-        отметка о фискальном режиме. [ 16 ]

За неприменение кассового аппарата предусмотрена административная ответственность. Под неприменением ККТ, в частности, понимают[14]:

-        фактическое не использование ККТ, в том числе по причине ее отсутствия;

-        использование ККТ, не зарегистрированной в налоговых органах;

-        использование кассового аппарата, который не включен в Государственный реестр контрольно – кассовой техники;

-        использование ККТ без фискальной (контрольной0 памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;

-        использование контрольно-кассового аппарата, у которого пломба либо отсутствует, либо имеет повреждение;

-        пробитие контрольно – кассовой машиной чека с указанием суммы, которая меньше уплаченной покупателем, и др.

За данные правонарушения статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрены следующие штрафные санкции:

-        с кассиров – от 1 500 до 2 000 руб.;

-        с должностных лиц – от 3 000 до 4 000 руб.;

-        с организаций и предпринимателей – от 30 000 до 40 000 рублей

Как видно в нарушители могут попасть все. Однако ФНС России полагает, что эта статья должна распространяться не на кассиров и должностных лиц, а только на организации и индивидуальных предпринимателей. И вот почему: применять кассовый аппарат продавца обязывает не закон о применении ККМ, а трудовой договор, заключенный с работодателем – владельцем ККМ. А упомянутый закон, в свою очередь, возлагает данную обязанность на организации и индивидуальных предпринимателей. Да и к ответственности за отсутствие кассового аппарата привлекается именно организация (предприниматель), а не продавец. И тем не менее налоговые инспекторы все же напоминают, что на основании главы 39 ТК РФ работодатель вправе впоследствии потребовать возмещения штрафов с продавца.

Порядок приема денег:

1)      кассир называет сумму к оплате;

2)      кассир получает деньги от покупателя, называет полученную сумму и кладет их отдельно на виду у покупателя

3)      кассир печатает чек

4)      кассир называет сумму сдачи и выдает ее покупателю вместе с чеком.

Журнал кассира – операциониста и другие документы, подтверждающие денежные расчеты с покупателями, нужно хранить в течение не менее пяти лет. А потому для сохранности информации необходимо применять качественную термобумагу.

При закрытии каждой смены снимаются показания фискальной памяти (распечатывается Z-отчет). На его основании заполняется справка - отчет кассира – операциониста по форме № КМ – 6. Она составляется в одном экземпляре ежедневно. В ней отражаются данные фискальной памяти на начало и конец смены. По ним за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам, определяется выручка. После снятия значений данных фискальной памяти и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира – опрациониста по форме № КМ – 4. Этот документ применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждому кассовому аппарату организации и является контрольно – регистрационным документом показаний ККТ. В случае, если у организации несколько кассовых аппаратов, старший кассир заполняет сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручки организации по форме № КМ-7.

Все записи в журнале кассир – операционист ведет ежедневно в хронологическом порядке шариковой ручкой без помарок. Вносимые исправления оговариваются и заверяются подписями кассира – операциониста, руководителя и главного бухгалтера фирмы.

Перед тем как сдать кассовую машину в ремонт, торговая фирма должна снять показания контрольных денежных счетчиков и оформить акт по форме № КМ-2.

Расходы на ремонт признаются в бухгалтерском учете по мере оказания услуг и оформления акта. Они отражаются по счету 44 «Расходы на продажу». В налоговом учете затраты на ремонт в полном объеме включают в состав расходов.

Если необходим ремонт денежных контрольных счетчиков или электронной части ККТ, то делается соответствующая запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8). Этот журнал заполняет специалист технического центра. Записи о приемке работ по ремонту ККТ подтверждаются подписями специалиста центра техобслуживания и ответственного лица организации. Кроме отметок о проведенных работах в журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.

В некоторых случаях торговые организации и предприниматели все же могут не применять ККТ. В частности, это возможно в случаях торговли:

-        газетами и журналами, а также сопутствующими товарами в киосках. Но при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ. При этом учет торговой выручки от продажи газет и журналов и продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

-        ценными бумагами;

-        лотерейными билетами;

-        билетами и талонами для проезда в транспорте;

-        продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных) с ручных тележек, корзин, лотков;

-        в пассажирских вагонах поездов чайной продукцией в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

-        безалкогольными напитками в розлив;

-        мороженым в киоске;

-        из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;

-        вразвал овощами и бахчевыми культурами;

-        почтовыми марками и другими знаками почтовой оплаты (по номинальной стоимости);

-        на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, предназначенных для ведения торговли. Исключение – находящиеся в этих местах магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки и другие аналогично обустроенные и обеспечивающие показ и сохранность товара торговые места, а также открытые прилавки внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами.

Документы, оформляемые при использовании ККТ

При работе с кассовым аппаратом заполняют следующие унифицированные формы:

1.      № КМ -1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно – кассовой машины» (два экземпляра) (см. Приложение 1).

Это документ, куда записывают показания денежных и контрольных счетчиков до и после обнуления. Оформляется при вводе в эксплуатацию нового кассового аппарата и в некоторых других случаях комиссией, состоящей из главного или старшего бухгалтера, старшего кассира и кассира – операциониста, в присутствии представителя технического центра и налогового инспектора. Первый экземпляр отправляют в технический центр, второй остается у владельца.

2.      № КМ – 2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно – кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» (один экземпляр) (см. Приложение 2).

Составляют при сдаче аппарата в ремонт или другой организации. Заверяется руководителем, старшим кассиром, кассиром, налоговым инспектором и специалистом центра техобслуживания.

3.      № КМ -3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (один экземпляр).

Заполняют при возврате денежных средств. Визируется руководителем организации, заведующим отделом (секцией), старшим кассиром и кассиром – операционистом.

4.      № КМ – 4 « Журнал кассира – операциониста».

Контрольно – регистрационный документ показаний счетчиков. Применяется для учета приходных и расходных операций.

5.      № КМ – 5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно – кассовых машин, работающих без кассира – операциониста».

Заменяет журнал кассира – операциониста в магазинах и на предприятиях общественного питания, где чеки пробивают сами продавцы или официанты.

6.      № КМ – 6 «Справка – отчет кассира – операциониста» (один экземпляр).

Содержит показания счетчиков кассового аппарата и размер выручки за рабочий день. Составляется ежедневно и вместе с выручкой сдается по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. Справку подписывают руководитель (или лицо его заменяющее), старший кассир и кассир – операционист.

7.      № КМ -7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно – кассовых машин и выручке организации» (один экземпляр) (см. Приложение 3).

Сводный отчет за рабочий день. Формируется на основе справок кассиров – операционистов. Заверяется теми же лицами.

8.      № КМ -8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» (см. Приложение 4).

Заполняется специалистами центра техобслуживания, хранится у руководителя организации или его заместителя.

9.      № КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы»

Для записи результатов незапланированной проверки. Если ее проводит налоговый инспектор, акт составляется в трех экземплярах, если администрация фирмы – в двух.

Сдача наличных денежных средств в банк

Наличные суммы сдаются:

-        в дневную или вечернюю кассу банка;

-        инкассаторам;

-        в общую кассу фирмы для последующей доставки в банк;

-        на почту для перечисления в банк.

Доставить деньги в кассу банка можно либо самим, либо через инкассаторов. При первом варианте все происходит обычно: оформляется РКО, заполняется объявление на взнос наличными и кассир относит деньги в банк, взамен получая в кассе банка квитанцию. На втором варианте необходимо остановиться подробнее.

Транспортировать наличные деньги в банк могут его инкассаторы или сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкаса). В любом случае фирма должна заключить договор. В нем указывают адрес предприятия, время приезда инкассаторов и стоимость услуг. Последняя обычно выражается в процентах от инкассируемой суммы. Подписав договор, фирма заказывает пломбир и приобретает свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и ее сокращенное наименование или фирменный знак. Для каждой операционной кассы фирмы необходимо изготовить свой пломбир.

В службу инкассации отправляется два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опечатывать сумки. Образцы заверяет руководитель инкассации, нанося на шпагат ниже пломбы фирмы пломбу банка. Один экземпляр заверенных образцов возвращается. Их будут предъявлять инкассаторам кассиры отделов при передаче сумок с деньгами.

Подготовив деньги, кассир оформляет препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый вкладывается в сумку, второй передается инкассатору, на третьем инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации и этот экземпляр остается у кассира.

Обычно на каждую точку инкассации выдается минимум по две сумки, чтобы можно было заранее упаковать деньги.

Приехавший инкассатор предъявляет кассиру служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку. В явочной карточке кассир отмечает сумму наличности (цифрами и прописью), которая должна совпадать с указанной в препроводительной ведомости, дату и номер сумки и показывает инкассатору образец оттиска пломбы.

Инкассатор проверяет записи. Заполнять явочную карточку могут только кассиры. Подчищать на ней или замазывать «штрихом» нельзя – ошибочную запись зачеркивают, на свободном поле делают новую и расписываются. Заметив, что сумка порвана или документы неправильно оформлены, отправку нужно прекратить. В присутствии инкассатора разрешено устранять лишь такие ошибки и дефекты, из-за которых не нарушится его график. В остальных же случаях придется ждать повторного заезда в удобное инкассаторам время. Это указывается в явочной карточке. На основании третьего экземпляра препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора заполняются расходный кассовый ордер и кассовая книга. Плата за инкассаторские услуги обычно списывается со счета фирмы в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

Поддельные купюры

Вряд ли сегодня можно кого-нибудь удивить рассказами о фальшивомонетчиках. О фальшивых банковских билетах можно говорить сколь угодно долго, так же как и о их создателях. Эта история тянется испокон веков, и чем дальше, тем точнее и изощреннее становятся способы подделки. Кажется, что все хорошо до тех пор, пока проблема вдруг не коснется вас самих. Встретить проблему во всеоружии – вот задача из задач.

При постоянных наличных расчетах рано или поздно каждый кассир обнаруживает поддельные денежные купюры. Хорошо, если это случилось непосредственно в момент расчета с покупателем. В таком случае необходимо постараться под любым предлогом – нет сдачи, сломалась касса - удержать потенциального преступника и вызвать милицию. А как быть, когда фальшивые купюры выявлены после того, как покупатель уже окончательно рассчитался?

Если подделка обнаружена до того, как деньги в виде выручки сданы в банк, то теоретически можно выделить три возможных выхода из ситуации:

1.      когда виновен кассир, т.е. произошла подмена купюр. Тогда кассир – материально ответственное лицо, с него и спрос. Но, прежде чем наказать рублем провинившегося кассира, нужно установить причины происшествия. А для этого с работника нужно взять письменные объяснения[15]. И если выяснится, что фальшивые купюры приняли, например, из-за отсутствия в организации детектора валют, то руководитель не может наказывать работника. В этом случае недостача списывается за счет собственных средств предприятия:

Дебет	Кредит	Содержание
91-2	94	списана недостача за счет собственных средств предприятия

Но ситуация меняется, если рабочее место кассира было снабжено устройством, которое устанавливает подлинность купюр. Т.е. фальшивые деньги можно было выявить посредством применения этого оборудования. Значит, вина кассира налицо и он должен возместить ущерб:

Дебет	Кредит	Содержание
73	94	недостача отнесена на взыскание с кассира
70,50	73	возмещена недостача (удержана из заработной платы или внесена непосредственно в кассу)

Причем, погасить недостачу за счет покупателя, даже если вы точно знаете, что фальшивые деньги поступили от него, не удастся. Дело в том, что, что после того, как кассир поставил свою подпись на приходном кассовом ордере, за все последствия отвечает только сам кассир.

2.      сдать полученные наличные средства в банк на экспертизу в расчетно-кассовый центр. Согласно указанию ЦБ РФ установлен запрет на взимание оплаты за проведение операций экспертизы денежных знаков.

3.      звонок в территориальное отделение внутренних дел.

Необходимо помнить, что кассир ни в коем случае не может самостоятельно распорядиться принятыми фальшивыми купюрами, тем более возвращать их клиенту, уничтожать или производить погашение путем проставления штампов, пробивать отверстия, разрезать или совершать другие какие-либо повреждения.

Рассмотрим ситуацию, когда кассир не заметил фальшивку и сдал денежные средства в банк.

В случае выявления сомнительных или поддельных денежных знаков при приеме от клиента наличных денег кассовый работник банка оформляет справку о приеме на экспертизу денежных знаков в двух экземплярах, в каждом из которых указываются:

-        номинал;

-        год выпуска;

-        серия и номер.

Один экземпляр справки выдается клиенту, другой помещается в кассовые документы.

Таким же образом действует кассовый работник при получении денег от организации-клиента в инкассаторской сумке с оформленной к ней препроводительной ведомостью. Составляется акт, на основании акта выписывается мемориальный ордер – документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета – в двух экземплярах с указанием на оборотной стороне реквизитов сомнительных денежных знаков. Кассовый и контролирующий работники подписывают два экземпляра мемориального ордера. Первый вместе с препроводительной ведомостью помещается в кассовые документы, второй – с накладной к сумке передается бухгалтеру. А сами купюры направляются на экспертизу в расчетно - кассовый центр Банка России. Расчетно-кассовый центр принимает сомнительные денежные знаки на экспертизу, которая производится в течение пяти рабочих дней со дня поступления денег. По результатам проведения исследований кредитной организации выдается акт. Если в результате проверки установлено, что дензнак является поддельным, он передается расчетно-кассовым центром в территориальные органы внутренних дел. Банк выдает копию акта экспертизы клиенту, от которого поступила указанная банкнота.

В случае если она признана подлинной, но неплатежной, она возвращается кредитной организации. На неплатежных банкнотах проставляются: штамп с текстом «В обмене отказано», наименование учреждения Банка России, дата, фамилия и подпись эксперта. Неплатежными банкноты считаются в том случае, если не сохранены их геометрические размеры, если замечены следы умышленной порчи, например надрисовки, надпечатки и наклейки, изменяющие достоинство банкноты, а также банкноты, склеенные из большого количества продольных или поперечных полос.

Если же в результате проведенной экспертизы сомнительные денежные знаки признаются платежеспособными, их сумма зачисляется на корреспондентский счет кредитной организации. Акт экспертизы, выданный расчетно-кассовым центром, является основанием для зачисления кредитной организацией указанной суммы на счет фирмы.

Если все же денежные знаки, имеющие признаки подделки, попали к кассиру банка, он ставит в известность заведующего кассой, который незамедлительно извещает о факте обнаружения поддельных дензнаков в милицию. Заведующий кассой оформляет сообщение о подделке, которое направляется в территориальное учреждение Центробанка, и передает сотрудникам ОВД соответствующие денежные знаки. При этом сотрудниками ОВД оформляется протокол, один экземпляр которого передается банку и помещается в кассовые документы. Для решения всех дальнейших вопросов, связанных с поддельными дензнаками, клиент обращается уже непосредственно в ОВД.

На основании акта экспертизы бухгалтер делает проводку:

 

Дебет	Кредит	Содержание
94	57	отражена недостача

 

Эта проводка делается только после того, как получен акт экспертизы, а до этого времени вызвавшие сомнение купюры числятся на счете 57 «Переводы в пути».

При работе с наличными денежными средствами необходимо помнить:

Если к вам попал денежный билет, подлинность которого под вопросом, первое, что необходимо сделать, это сравнить его с купюрой, которая не вызывает сомнения. Затем проверить наличие следующих элементов:

-     водяного знака;

-     защитных волокон, которые должны находиться не только на поверхности, но и внутри бумажной массы;

-     защитной нити (необходимо обязательно исследовать денежный билет на просвет – нить должна выглядеть сплошной темной полосой).

Обратить внимание:

-     на качество воспроизведения мелких элементов;

-     на точное совпадение рисунков для совмещения;

-     наиболее контрастные изображения должны быть рельефными;

-     все реквизиты должны быть выполнены только штрихами различной ширины;

-     все изображения на денежном билете должны быть четкими, цветовые переходы – плавными.

Возврат денежных средств из кассы

Если кассир по ошибке пробил кассовый чек или происходит возврат покупателю денежных средств в день покупки, заполняется акт по форме № КМ – 3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам» один экземпляр с указанием номера и суммы чека. Акт подписывают руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир - операционист.

Неиспользованные чеки (неверно выбитые и по которым были выданы деньги за покупку, совершенную в этот же день), на которых обязательно должны стоять подписью директора, его заместителя или заведующего магазином и штамп «Погашено»,[16] наклеиваются на лист бумаги, а в строке акта «Приложение» указывают их количество. Дневная выручка, отраженная в Z – отчете, корректируется на сумму возврата. Ни при возврате, ни при ошибке кассира сторнирующий чек не пробивается.

Не редки случаи, когда покупатель не может представить чек. Такой случай нормативно не урегулирован, нет на этот счет и разъяснений Минфина. Вообще согласно Закону «О защите прав потребителей»[17] продавец не может отказаться принять у покупателя некачественный товар и вернуть ему деньги из-за того, что он не представил кассовый чек. И если покупатель обратится в суд, то судьи поддержат его требования и заставят продавца принять товар. Но в этом случае продавца может ждать другая опасность – штраф от налоговой инспекции за неоприходование денег в кассу по ст.15 КоАП. При проверке кассы инспекторы могут посчитать, что поскольку к актам по форме № КМ-3 не приложены погашенные кассовые чеки, у фирмы нет подтверждений того, что деньги выданы за возвращенный товар. Свою позицию они обосновывают следующим образом: