Согласно п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ выдать деньги из кассы кассир должен по погашенному и подписанному директором возвращенному чеку

1.      согласно п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ выдать деньги из кассы кассир должен по погашенному и подписанному директором возвращенному чеку.

2.      по мнению инспекторов, компания нарушает п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, в котором сказано, что каждая операция компании должна быть подтверждена оправдательными документами, каковым и является возвращенный кассовый чек.

Если эти требования не выполнены, получается, что деньги из кассы были выданы безосновательно, вместо того, чтобы быть оприходованными в кассу. А это дает повод для штрафа. Компаниям, попавшим в подобную ситуацию, стоит обратиться к арбитражной практике.

Судьи же склоняются к тому, что отсутствие чека не говорит о неоприходованной выручке, а означает лишь неверно оформленный возврат. Для документального подтверждения кассовой операции достаточно актов по форме № КМ-3 и журнала кассира – операциониста.[18] Поэтому привлекать предпринимателей и руководителей организаций к административной ответственности неправомерно.

Итак, акт и запись в журнале обязательны. Возможно, у покупателя найдутся какие-нибудь документы (товарный чек, гарантийный талон, накладная), которые надо будет приложить к акту. Нелишне подстраховаться товарным отчетом, заверенным кассиром, продавцом, руководителем и главным бухгалтером. Из отчета станет ясно, что завышение выручки не подтверждается продажей. Можно провести инвентаризацию и сличить отчетные данные с фактическими остатками продукции. Пригодится и записка кассира, объясняющая причину расхождения.

Документы, оформляемые в бухгалтерском учете при работе с наличными средствами

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные из кассы.

К счету «Касса» могут быть открыты субсчета:

1.      «Касса организации»,

2.      «Операционная касса»,

3.      «Денежные документы» и др.

Вследствие каких хозяйственных операций могут увеличиться наличные средства в кассе? Систематизируем возможные варианты.

1.      Получение наличных из банка по чеку:

-                       на выплату заработной платы работникам;

-                       на операционно-хозяйственные расходы по нормам, устанавливаемым банком;

-                       на командировочные расходы работников;

Дебет	Кредит	Содержание
50	51	Поступили в кассу денежные средства с расчетного счета

2.      Получение выручки наличными:

-        выручка за проданную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги):

Дебет	Кредит	Содержание
50	62 субсчет «Расчеты по авансам полученным»	Внесен покупателем аванс наличными
50	90-1	Окончательный расчет с покупателем

-        выручка от реализации собственных основных средств и прочих активов наличными:

Дебет	Кредит	Содержание
50	91-1	Внереализационнын доходы

3.      Расчеты наличными в кассу:

-        суммы наличными от поставщиков:

Дебет	Кредит	Содержание
50	60	поступления от поставщиков как взносы или как возврат неиспользованных средств

-        возврат выданных авансов наличными в кассу:

Дебет	Кредит	Содержание
50	60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»	возврат выданных авансов наличными в кассу

-        поступления наличными по ранее предъявленным претензиям:

Дебет	Кредит	Содержание
50	76-2	поступления по претензиям

-        возврат переплаты по заработной плате:

Дебет	Кредит	Содержание
50	70	возврат сотрудником излишне выплаченной заработной платы

-        возврат подотчетным лицом остатка подотчетной суммы:

Дебет	Кредит	Содержание
50	71	Сдан в кассу остаток неизрасходованного аванса подотчетным лицом

-        возврат полученной ссуды или ее части, уплата процентов по ссуде:

Дебет	Кредит	Содержание
50	73-1	Расчеты по предоставленным займам

-        возврат задолженности работника по недостаче, хищениям:

Дебет	Кредит	Содержание
50	73-2	Возмещение ущерба виновным лицом – сотрудником

-        поступления различных задолженностей:

Дебет	Кредит	Содержание
50	76	поступления задолженностей от родителей по детским учреждениям, по исполнительным листам

-        поступления платежей в счет доходов будущих периодов:

Дебет	Кредит	Содержание
50	98	Доходы, полученные в счет будущих периодов

4.      Наличные расчеты по уставному капиталу, с дочерними предприятиями, внутренними подразделениями данного предприятия:

-                       взнос учредителей в счет их вкладов наличными в уставный капитал:

Дебет	Кредит	Содержание
50	75-1	Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал

-                       поступления наличными от дочерних предприятий:

Дебет	Кредит	Содержание
50	76-3	Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам

-                       поступления от внутренних подразделений, имеющих отдельные балансы:

Дебет	Кредит	Содержание
50	79	Внутрихозяйственные расчеты

5.      Займы наличными:

-                       кредиты банка наличными:

Дебет	Кредит	Содержание
50	66	Краткосрочные кредиты банка
50	67	Долгосрочные кредиты банка

-                       наличные для выдачи займов работникам:

Дебет	Кредит	Содержание
50	66	Краткосрочные кредиты банка для работников
50	67	Долгосрочные кредиты банка для работников

-                       поступления наличными по кредитам, предоставленным займодавцами (кроме банков), внутри страны и за рубежом

Дебет	Кредит	Содержание
50	66	Краткосрочные займы
50	67	Долгосрочные займы

6.      Доходы наличными:

-        известны результаты инвентаризации кассы:

Дебет	Кредит	Содержание
50	91-1	Выявлены и зачислены в доход излишки средств в кассе

-                       поступления наличными сумм процентов по векселям, доходов от долевого участия в других предприятиях, дивидендов по ценным бумагам, сумм санкций от должников, возмещенных убытков:

Дебет	Кредит	Содержание
50	91-1	Внереализационные доходы

7.      Целевое финансирование, субсидии наличными:

Дебет	Кредит	Содержание
50	86	Целевое финансирование

Приходный кассовый ордер

Факт любого наличного получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером - ПКО (форма № КО-1). Ордер выписывается в одном экземпляре на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный ордер подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом), заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее ПКО передается кассиру, который оприходует наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается отрывная квитанция от ПКО, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском.

Бланк ПКО можно оформить от руки или на компьютере.

В графе «Код по ОКПО» указывается код, присвоенный фирме Госкомстатом после регистрации.

В графы «Дебет» и «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» заносятся данные со счета и субсчета, выделенных для хозяйственной операции.

Графа «Кредит, код структурного подразделения» касается только обособленных подразделений. Код им присваивает головная организация.

Графу «Код целевого назначения» заполняют те, кому поступают средства целевого финансирования.

В строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

Строка «Сумма» служит для обозначения прописью полученной суммы. В отрывной квитанции предусмотрена такая же строка.

В строке «Приложение» следует перечислить прилагаемые первичные и другие документы с номером и датой. Так, сняв деньги с расчетного счета, указывают номер и дату банковского чека; получив обратно неиспользованные подотчетные суммы, - номер и дату авансового отчета.

Хозяйственные операции, ведущие к уменьшению наличных денег в кассе:

1.      Выдача заработной платы:

Дебет	Кредит	Содержание
70	50	Выдана заработная плата

2.      Сдача выручки на расчетный счет в банке:

Дебет	Кредит	Содержание
51	50	Сдана выручка в банк

3.      Выдача сумм наличными:

-                       под отчет;

-                       в возмещение затраченных средств по авансовым отчетам;

-                       на покрытие перерасхода подотчетных сумм.

Дебет	Кредит	Содержание
71	50	Выданы денежные средства подотчетному лицу

4.      Расчет наличными из кассы:

-                       расходы на основное производство, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг):

Дебет	Кредит	Содержание
20	50	Расходы, относимые на себестоимость продукции

-                       расходы на вспомогательное производство, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг):

Дебет	Кредит	Содержание
23	50	Расходы, относимые на себестоимость продукции

-                        общепроизводственные расходы:

Дебет	Кредит	Содержание
25	50	Наем личного транспорта в общепроизводственных целях

-                       общехозяйственные расходы:

Дебет	Кредит	Содержание
26	50	Оплата наличными представительских расходов

-                       расходы обслуживающих производств и хозяйств:

Дебет	Кредит	Содержание
29	50	Расходы обслуживающих производств и хозяйств

-                       оплата расходов будущих периодов (арендная плата, плата за коммунальные услуги, телефон, подписку периодической печати):

Дебет	Кредит	Содержание
97	50	Оплата коммунальных услуг

-                       расходы, относимые на расходы на продажу:

Дебет	Кредит	Содержание
44	50	Закуплен материал для упаковки товара

-                       погашение задолженности поставщикам, выдача авансов:

Дебет	Кредит	Содержание
60,76	50	Выдача аванса поставщику

-                       возврат аванса, полученного наличными:

Дебет	Кредит	Содержание
62	50	Возврат аванса, полученного наличными

-                       расчеты с бюджетом по видам платежей:

Дебет	Кредит	Содержание
68	50	Уплачен налог на доходы физических лиц

-                       выплаты работникам пособий по социальному и медицинскому страхованию, пенсий:

Дебет	Кредит	Содержание
69	50	Выплачено пособие по социальному страхованию

-                       покрытие некомпенсируемых расходов, связанных с форс-мажорными обстоятельствами (пожары, стихийные бедствия), выплаты штрафов, пеней и неустоек:

Дебет	Кредит	Содержание
99	50	Выплата наличными неустойки по договору

-                       недостача денежных средств в кассе по результатам инвентаризации:

Дебет	Кредит	Содержание
94	50	Выявлена недостача в кассе

5.      Расчеты по уставному капиталу, с дочерними предприятиями, внутренними подразделениями:

-                       наличными дивиденды:

Дебет	Кредит	Содержание
75-2	50	Выплачены дивиденды наличными

-                       наличными дочерним предприятиям или в погашение долга перед дочерними предприятиями:

Дебет	Кредит	Содержание
76-3	50	Погашение долга перед дочерними предприятиями

-                       наличными внутренним подразделениям, имеющим отдельные балансы:

Дебет	Кредит	Содержание
79	50	наличными внутренним подразделениям, имеющим отдельные балансы

6.      Выдача и возврат ссуд:

-                       выдача ссуды работнику:

Дебет	Кредит	Содержание
73-1	50	Выдача ссуды работнику

-                       погашение наличными краткосрочного кредита банка:

Дебет	Кредит	Содержание
66	50	погашение наличными краткосрочного кредита банка

-                       погашение наличными долгосрочного кредита банка:

Дебет	Кредит	Содержание
67	50	погашение наличными долгосрочного кредита банка

-                       погашение наличными ссуды займодавца (кроме банка):

Дебет	Кредит	Содержание
66,67	50	погашение наличными ссуды займодавца

-                       предоставление ссуды другому предприятию наличными:

Дебет	Кредит	Содержание
58	50	предоставление ссуды другому предприятию наличными

7.      Оплата наличными материальной помощи, путевок:

Дебет	Кредит	Содержание
91-2	50	Оплачены из кассы путевки

8.      перечисление денежных средств из кассы переводами:

Дебет	Кредит	Содержание
57	50	Денежные средства переданы инкассаторам

Расходный кассовый ордер

Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

-      выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);

-      выдача денег под отчет сотрудникам организации;

-      сдача наличных денег в банк;

-      выплаты поставщикам;

-      выплаты учредителям;

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам – РКО (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам и прочее) с наложением на них специального штампа, заменяющего РКО. РКО подписывают у руководителя, главного бухгалтера, кассира и получателя. Деньги по кассовым ордерам выдаются на основании документов, удостоверяющих личность получателя, в РКО отражаются основные реквизиты этого документа. Если же получатель действует по доверенности[19], то в ордере после него следует указать доверителя и прикрепить доверенность к РКО. Правила заполнения РКО остаются такими же, как и у ПКО, но есть особенности:

-        в строке «Выдать» указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица, получающего деньги;

-        в строку «Получил» сумма прописью вписывается самим получателем, он же ставит дату и подпись;

-        строка «По» заполняется реквизитами документа, удостоверяющего личность получателя денег.

Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и пр. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя РКО не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано». В конце ведомости он подсчитывает выплаченные и невостребованные деньги, расписывается и составляет реестр депонированных сумм. Если кто-то работал за кассира, он должен это указать в ведомости и расписаться. Кассиру и подменившему его работнику запрещено использовать одну ведомость. На депозит и выдачу составляется по РКО. Выплаченная зарплата записывается в кассовую книгу, а на ведомости ставится штамп «Расходный кассовый номер №_____». Депонированные суммы сдают в банк. Такой порядок соблюдают, выплачивая зарплату штатным работникам. На всех других лиц полагается оформлять отдельные ордера или ведомости.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Все организации обязаны ее вести, ежедневно отражая выданные и принятые суммы, а также остаток на начало и конец дня.

В зависимости от числа кассовых операций ее заводят на год, квартал или месяц. После окончания положенного времени опечатывают и, пронумеровав листы, прошнуровывают. На последней странице концы шнура заклеивают бумажной полоской со штампом «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов», под которым должны расписаться руководитель и главный бухгалтер.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу – на компьютере или от руки. Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег. Листы, оформляемые на компьютере, ежедневно распечатывают в двух экземплярах: один подшивают в кассовую книгу, второй (отчет кассира) – к накопленным за день ПКО и РКО. Записи от руки делают чернилами или шариковой ручкой под копирку, сложив лист по линии отреза. Первая его часть остается в кассовой книге, вторая – отрывная – у кассира (после того как все намеченные на день операции закончены). Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему ПКО и РКО), под расписку в кассовой книге. Отражать операции за несколько дней на одном листе не разрешается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Если же в организации есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или заказчиками через ККМ, то в главную кассу сдается журнал кассира - операциониста (форма №КМ-4). Он служит для учета и контроля этих расчетов. Журнал, представляющий собой прошитые и пронумерованные страницы, сначала регистрируется в налоговой инспекции. На последнем листе должны стоять подписи инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печать организации. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. В конце рабочей смены кассир снимает Z-отчет, закрывающий смену. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся в кассовую книгу организации.

Некоторые организации, у которых в штате несколько кассиров, ведут Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5[20]. Книга открывается на год. Ее ежедневно заполняет старший кассир. В начале рабочего дня он выдает своим подчиненным наличные суммы, необходимые для расходных операций. Получив их, кассиры расписываются в журнале. В конце рабочего дня они сдают остатки денежных средств и кассовые документы, после чего старший кассир расписывается в получении.

В ряде случаев организациям взамен ККМ разрешается использовать для расчетов наличными денежными средствами документы строгой отчетности. Бланки этих документов изготавливаются типографским способом, имеют строго установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваивается определенная серия и индивидуальный номер.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы[21] проводится с целью проверки правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствия остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

-        при смене кассира;

-        при выявлении недостач и хищений;

-        перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).
Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира.
 По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки.

Наличие в кассе бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности нужно проверять по видам бланков. При этом в акте необходимо указать название, серию, номер, номинальную и фискальную стоимость, сроки гашения и общую сумму этих ценных бумаг. Реквизиты каждой ценной бумаги необходимо сопоставить с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Дебет	Кредит	Содержание
50	91-1	излишки, выявленные инвентаризацией, зачислены в доход
94	50	выявлена недостача средств в кассе
73-2	94	недостача средств отнесена на виновника недостачи
91-2	94	если виновники не найдены, убытки списываются на расходы организации

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка по РКО.

Иногда в предпринимательской деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, расчеты по платежным картам и прочее). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков, вторые экземпляры препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

Дебет	Кредит	Содержание
57	50	Выручка сдана инкассаторам
51	57	Денежные средства зачислены на счет и отражены в выписке

Расчеты с помощью платежных карт

В последнее время все более широкое применение в нашей повседневной жизни приобретают пластиковые платежные карты. Такая форма расчетов относится к безналичным расчетам с покупателями, она достаточно удобна и практична.

Процесс продажи товаров, работ, услуг при оплате с помощью платежных карт называется эквайрингом.

Нормативным документом, регулирующим обращение банковских карт, является Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием, утвержденное ЦБ РФ №23 – П от 09.04.1998г.

Чтобы принимать в оплату пластиковые карты необходимо заключить с банком договор эквайринга, в котором оговаривается порядок обеспечения организации техническими средствами (терминалы, импринтеры), авторизации карт и проценты банка.

Расчеты осуществляются следующим образом: кассир вставляет карточку в щель кассового терминала, по каналу связи (телефон, интернет) сообщается номер банковского счета владельца карточки, подтверждается достаточная сумма на счете (авторизация карты) и дается команда на списание денег. Карточка возвращается владельцу. Терминал выдает чек в двух экземплярах. Первый – покупателю, второй – в бухгалтерию организации вместе с косовым отчетом. Покупатель расписывается в чеках, подлинность его подписи проверяется кассиром путем сравнения с подписью на карте.

Любая покупка, осуществленная в организациях, занимающихся розничной торговлей, фиксируется при помощи контрольно – кассовой техники.[22] При этом суммы наличных денежных средств, сданных кассиром – операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика ККТ. Эти суммы будут расходиться на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, ведь при использовании такого вида расчетов торговая организация не получает наличные деньги. Вообще суммы, оплаченные по платежным картам, целесообразно пробивать на отдельную секцию ККТ. В этом случае в Z – отчете эти суммы будут отражаться отдельно. Поэтому сумма выручки, полученной с использованием платежных карт, отражается в графе 13 «сдано (оплачено) по документам» в журнале кассира – операциониста. Заполняя кассовую книгу, бухгалтер на эту сумму не выписывает приходный кассовый ордер, поскольку в этом случае организация не получает наличные деньги, а оправдательным документом станет выписка банка.

В бухгалтерии делают проводки с использованием счета 57 «Переводы в пути»:

Дебет	Кредит	Содержание
62	90-1	отражена реализация товара с использованием платежных карт
57-1	50	сдана наличная выручка инкассаторам
57-2	62	отражен факт расчета за товар платежными картами
51	57-1	на расчетный счет зачислена выручка магазина
51	57-2	на расчетный счет зачислены денежные средства, оплаченные платежными картами за минусом комиссии банку
76	57-2	начислена сумма комиссии банку
91-2	76	сумма комиссии банку отражена в расходах

В бухгалтерском учете торговой организации выручка от продажи товаров, в том числе с использованием банковских карт, является доходом от обычных видов деятельности.[23] Выручка от продажи товаров с использованием платежных карт принимается к учету в полной сумме дебиторской задолженности, так как на момент продажи товара денежные средства в кассу магазина (на расчетный счет) не поступают. Исходя из этого выручка от продажи товаров с использованием платежных карт, отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 90 «Продажи» субсчет «Выручка» в корреспонденции с дебетом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Одновременно в дебет счета 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» списывается себестоимость реализованного товара.

Согласно условиям договора с банком, за обслуживание расчетов с применением платежных карт, банк берет с торговой организации определенную плату. Данная сумма в соответствии с пунктом 1 Положения о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием, утвержденного ЦБ РФ 09.04.1998 №23 – П называется торговой уступкой. Сумма торговой уступки в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» является операционными расходами организации торговли.

В налоговом учете суммы торговой уступки, уплачиваемой банку, признаются торговой организацией расходами, связанными с производством и реализацией в соответствии с п.1 ст. 253 Налогового кодекса РФ. Как правило, обслуживающий банк зачисляет на расчетный счет торговой организации сумму выручки от продажи товаров с использованием платежных карт за минусом торговой уступки.

Аналогично расчетам с помощью платежных карт происходят и расчеты с помощью потребительских кредитов. Организация заключает с банком, предоставляющим потребительские кредиты физическим лицам на покупку изделий у данной организации. Банк предоставляет кредит клиенту, перечисляя за него стоимость товара торговой организации.

Практическая часть

Практическая часть курсовой работы заключается в следующем: на примере общества с ограниченной ответственностью «ХХХ» рассмотрим один рабочий день.

Основной вид деятельности – розничная торговля одеждой.

Для работы с наличными денежными средствами при реализации товаров в организации используется ККМ модели Штрих – ФР - К, зарегистрированная в ИФНС по месту нахождения организации – ИФНС по ХХХ району г. Челябинска.

На предприятии кроме кассира, заняты: директор, главный бухгалтер и десять сотрудников. На должности кассира в штате организации работают посменно два человека. Часы работы с 11-00 до 20-00 без выходных. Рабочим планом счетов предусмотрено использование следующих субсчетов:

57 «Переводы в пути» субсчет 57-1 «Наличная выручка»

57 «Переводы в пути» субсчет 57-2 «Документы, по расчетам с использованием платежных карт»

57 «Переводы в пути» субсчет 57-3 «Документы, по расчетам с использованием потребительских кредитов»

Реализация товара осуществляется в розницу за наличные денежные средства, а также осуществляются расчеты с помощью платежных карт и потребительских кредитов. В соответствии с договором банк, чьи терминалы установлены для расчетов по платежным картам, берет с торговой организации торговую уступку в размере 1,5 % от выручки товаров, оплаченных посредством платежных карт.

Обслуживающим банком разрешено расходование выручки из кассы на заработную плату, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;

1 декабря 2008 г. показания ЭКЛЗ были:

-        на начало смены – 14 578 987;

-        на конец смены – 14 773 287 (после снятия Z-отчета);

Остаток наличных средств в кассе (по кассовой книге – лист 82, остаток на начало дня и реально в кассовом отделении сейфа фирмы) составил 17 460 руб. Лимит кассового остатка установлен банком на анализируемый финансовый год – 54 132 рубля.

1.   Дневная выручка фирмы составила 194 300 руб, из них:

-       в кредит были проданы – товары на сумму 38 700 руб;

-        оплачены с помощью платежных карт – 19 000 руб.

2.      В этот день в кассу вернуло деньги подотчетное лицо в сумме – 2 100 руб.

3.      Была выдана заработная плата штатным сотрудникам за ноябрь 2008г в сумме – 74 320 руб.

4.      В этот же день до снятия Z-отчета покупатель вернул товар на сумму 14 100 руб, купленный в этот же день, и из-за брака - на сумму 5 800 руб, купленный 24 ноября 2008г без кассового чека (в наличии только товарный чек).

5.      Оставшуюся после возврата сумму кассир подготовил и сдал инкассаторам.

6.      Главный бухгалтер фирмы в этот же день произвел расчет лимита остатка наличных денежных средств в кассе на 2009 год.

  Операции по поступлению наличных в кассу

Ежедневно в своем журнале кассир – операционист фиксирует выручку на начало и конец смены, а также суммы, оплаченные по платежным картам, оформленные в кредит или возвращенные покупателям. Подотчетное лицо отчиталось на сумму авансового отчета, неизрасходованная часть денежных средств была возвращена в бухгалтерию.

На сумму, возвращенную от подотчетного лица, оформляется приходный кассовый ордер №110 (см. Приложение 5), регистрируется в журнале регистрации, проводка:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
71	50	3 100	выданы денежные средства под авансовый отчет на покупку канцелярских товаров
44	71	1 000	представлен авансовый отчет
50	71	2 100	Неизрасходованные денежные средства возвращены подотчетным лицом в кассу

На суммы, оплаченные по платежным картам и оформленные в кредит оформлять ПКО не нужно. В бухгалтерском учете фирмы данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
62	90-1	19 000	отражена реализация товаров с использованием платежных карт
62	90-1	38 700	отражена реализация товаров с помощью потребительского кредита
57-2	62	19 000	отражен факт покупки с использованием платежных карт
57-3	62	38 700	отражен факт расчета с помощью потребительского кредита
02 декабря
51	57-2	18 715	зачислены на расчетный счет денежные средства, оплаченные платежными картами за минусом торговой уступки (19 000 х 1,5%)
76	57-2	285	начислена торговая уступка банку
91-2	76	285	сумма торговой уступки отражена в составе операционных расходов
51	57-3	38 700	зачислены на расчетный счет денежные средства, оформленные с помощью потребительского кредита

Журнал кассира – операциониста кассир заполнил следующим образом (см. Приложение 7). В конце дня на сумму наличной выручки оформляется ПКО (см. Приложение 8) и делается проводка:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
50	90-1	122 500	Розничная выручка

При закрытии каждой смены снимаются показания фискальной памяти (распечатывается Z-отчет). На его основании заполняется справка - отчет кассира – операциониста по форме № КМ – 6 (см. Приложение 9).

Операции по выбытию наличных из кассы

В этот день наличные из кассы расходовались на различные цели, что было оформлено соответствующими документами и расходными кассовыми ордерами.

Рассмотрим эти операции и первичные документы по ним.

Чтобы выдать покупателю деньги из кассы, кассиру нужен возвращенный чек с подписью директора, его заместителя или заведующего магазином.[24] В конце рабочего дня приказом директора организации была назначена комиссия из главного бухгалтера и кассира – операциониста (должность старшего кассира в штатном расписании организации отсутствует). Комиссия составила акт по форме № КМ-3 (см. Приложение 6) и вместе с погашенным кассовым чеком на сумму 14 100 руб., наклеенным на лист бумаги, передала в бухгалтерию.

Сумму дневной выручки кассир уменьшил на 14 100 руб. – она стала равна 180 200 руб (194 300 руб – 14 100 руб). А эти 14 100 руб кассир отразил 05 декабря в графе 15 журнала кассира – операциониста (см. Приложение 7).

Так как второй покупатель из–за брака возвращал товар не в день продажи и без кассового чека, то деньги ему следовало выдать только из главной кассы.[25] Покупатель написал заявление, предъявил паспорт и по расходному кассовому ордеру №122 (см. Приложение 10) получил деньги. На сумму возврата необходимо сторнировать проводку:

Дебет	Кредит	Содержание
50	90-1	розничная выручка
90-1	50	сторнирована проводка на сумму возврата

Выдача заработной платы сотрудникам производится по платежной ведомости (Приложение 11). 1 декабря деньги получили все сотрудники, поэтому кассир полностью заполнил ведомость, оформил РКО на выдачу и сдал документы в бухгалтерию.

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
50	90-1	122 500	розничная выручка
70	50	74 320	Выдана заработная плата сотрудникам

Расходным кассовым ордером №123 (см. Приложение №12) оформлен расход наличных из кассы на выдачу заработной платы за ноябрь. В расходном кассовом ордере указываются сумма заработной платы, выданная работникам, и номер платежной ведомости. Расходный кассовый ордер №123 хранится с копией листа кассовой книги, гасится штампом или надписью «Оплачено». В кассовой книге сделана запись (см. Приложение 13), в журнале регистрации зарегистрирован РКО №123. Наличные выданы по платежной ведомости.

В кассе организации должна храниться только сумма, не превышающая лимит, который для данной организации установлен в размере 54 100 руб 00 коп. У организации оформлен договор инкассирования выручки с обслуживающим банком. Ежедневно кассир заполняет препроводительную ведомость в 3-ех экземплярах (1-й - в сумку, 2-ой - инкассатору, 3-ий остается у кассира с отметкой инкассатора). Проводки, оформляемые в данном случае:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
50	90-1	122 500	розничная выручка
57-1	50	42 380	сдана наличная выручка инкассаторам

На сумму выручки, сданную инкассаторам, оформляется РКО №124 (см. Приложение 14), регистрируется в журнале (см. Приложение 15), записывается в кассовую книгу.

Расчет лимита остатка кассы на 2009 г

Для расчета необходимы следующие исходные данные:

-        часы работы с 11-00 до 20-00 без выходных (9 часов);

-        с 01.09.08 по 30.11.08 ( 91 день) выручка составила – 7 114 083;

-        выплаты наличными деньгами – 644 551 руб, из которых:

-        429 823 руб. – зарплата сотрудников;

-        93 000 – возвращено покупателям по претензиям;

-        121 728 – потрачено на хозяйственные нужды

-        сдача денежных средств осуществляется с помощью инкассаторской службы обслуживающего банка ежедневно в 17.00.

Показатели расчета:

-        Среднедневная выручка:

7 114 083 руб. : 91 дн. = 78 177 руб.

-        Среднечасовая выручка:

78 177 руб. : 9 ч = 8 686 руб.

-        Среднедневной расход:

(644 551 руб. – 429 823 руб.) : 91 дн. =2 360 руб.

-        Запрашиваемый лимит остатка наличности:

8 686 х 4 ч (3 ч до закрытия магазина + 1 час на формирование сумки)= 34 744 руб.

Заполненная форма представлена в Приложении 16.

Заключение

Денежные средства находятся в постоянном движении. Ими рассчитываются с поставщиками и подрядчиками, с покупателями, с заказчиками, с бюджетом и внебюджетными фондами, с банками, с работниками, с различными юридическими и физическими лицами. Платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств, для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, а в условиях инфляции – и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для всей предпринимательской деятельности организации.

Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Основными функциями бухгалтера по учету денежных средств являются:

-        обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

-        эффективностью использования собственных и заемных денежных средств;

-        обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Поэтому основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

-        контроль правильности документального оформления, законности и целесообразности операций с наличными и безналичными денежными средствами, полное и своевременное отражение их в учете;

-        обеспечение сохранности денежных средств и документов в кассе, регулярное проведение инвентаризаций, выявление их результатов и организация своевременного взыскания с виновников недостач;

-        обеспечение своевременности, полноты и достоверности расчетов по всем видам платежей и поступлений, взыскание дебиторской и погашение кредиторской задолженностей;

-        выявление возможностей более рационального использования и вложения свободных денежных средств.

На примере ООО «ХХХ» были рассмотрены основные банковские и кассовые документы, применяемые предприятиями в сфере розничной торговли.

Список литературы

1.         Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комисарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. Ю.А. Бабаева, проф. И.П. Комисаровой.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005.-527с.

2.         Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. 3-е изд. – СПб: Питер, 2002.-304с.: ил.– (Серия «Краткий курс»)

3.         Оганесов А.Р. Годовой отчет – 2007. – М.: ЗАО «Актион – медиа», 2007.- 560с.

4.         От первичных документов к бухгалтерской отчетности/ под ред. В.М. Власовой. – М.: Эксмо, 2006.- 400с.- (Настольная книга главного бухгалтера)

5.         «Учет. Налоги. Право» № 32, 2005

6.         «Практическая бухгалтерия» №5, 2006

7.         «Идеальный справочник. Учет в торговле», №2, 2008г

8.          ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»

9.          ПБУ 10/99 «Расходы организации»

10.       ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 №54-ФЗ

11.       ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» №173-ФЗ от 10.12.2003

12.       Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 №14-П

13.       Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории РФ от 24.04.2008 №318-П

14.       Положение о регистрации и применении ККТ, утверждено постановлением Правительства №470 от 23.07.07

15.       Постановление Госкомстата России от 18.08.98 №88

16.       Постановление Госкомстата России от 25.12.98 №132

17.       Постановление ФАС Северо – Запад стр 19 стр22

18.       Письмо Минфина от 25.05.2006 №03-01-15/4-114

19.       Письмо УФНС России по г. Москве от 12.01.2006 №22-12/1144

20.       Письмо Минфина России от 05.01.2004 №16-00-17/2

21.       Указания ЦБ РФ от 20.06.2007г №1843 –У

22.       Указание ЦБР от 26.12.2006г №1778 –У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России»

[1] с 01.09.2008 вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории РФ от 24.04.2008 №318-П

[2] ст. 244 ТК РФ

[3] письмо от 25.05.2006 №03-01-15/4-114

[4] Указание ЦБ РФ от 17.07.2006 № 08-17/ 2540

[5] по форме № 0408020, установленной в Положении Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П

[6] наказания за не установление лимита не предусмотрено.

[7] Указания ЦБ РФ от 20.06.2007г №1843 -У

[8] п.1 ст.4.5 КоАП РФ

[9] п.5.ст.3 Федерального закона №54 – ФЗ от 22.05.2003

[10] утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1

[11] утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 №470

[12] письмо УФНС России по г. Москве от 12.01.2006 №22-12/1144

[13] п.1 ст.126 НК РФ

[14] постановление Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 №16

[15] ст. 247 ТК РФ

[16] п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ (утверждено письмом Минфина №104 от 30.08.1993

[17] п. 5 ст.18 Закона «О защите прав потребителей»

[18] постановления ФАС СЗО №А56-14926/04 от 07.09.2004

постановления ФАС СЗО №А52/1052/2004/2 от 29.09.2004

[19] Форма № М-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а

[20] Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88

[21] приказ Минфина РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 №49

[22] ФЗ №54 – ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно –кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

[23] ПБУ 9/99 «Доходы организации»

[24] п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ (утверждено письмом Минфина №104 от 30.08.1993

[25] письмо УФНС России по г. Москве от 02.11.2005 №22-12/80195