Отчётность материально-ответственных лиц

2.3 Отчётность материально-ответственных лиц

Получение и реализация товара на предприятиях розничной торговля отражаются в товарном отчете по форме № ТОРГ-29, оформляющем результаты за один или за несколько дней работы, который является основанием для ведения бухгалтерских записей. Материально-ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от одного до десяти дней. Эти сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Такой порядок предусмотрен в п.2.2.8 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (далее - Методические рекомендации). При этом в п.2.2.4 Методических рекомендаций отдельно указано, что при розничной торговле полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляют товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов, например накладной: №ТОРГ-12, товарно-транспортной, железнодорожной.

В торговой организации накладная может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Ее должно выписывать материально ответственное лицо при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. По движению товаров по ООО «Магазин Донвино» материально-ответственное лицо составляет Отчет о движении товаров.

Первичные учетные документы принимают к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Так сказано в п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [3]. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Форма товарного отчета №ТОРГ-29 приведена в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 [7]. Организации розничной торговли составляют товарные отчеты в тех ценах, в которых они отражают товары. То есть если учет ведут в покупных ценах, то в них же должны быть и товарные отчеты (аналогично и в случае применения продажных цен).

В ООО «Магазин Донвино» форма товарного отчета ТОРГ-29 используется. При использовании в учете продажной цены товаров стоимость списанных реализованных товаров по товарному отчету должна быть равна сумме полученной выручки, которая отражена в кассовой книге, что упрощает учет и контроль за движением товаров. В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. В приходной части товарного отчета фиксируются в стоимостном выражении остаток товаров (на дату составления предыдущего товарного отчета) и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно. Здесь же, в приходной части, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. Каждому расходному документу отводится отдельная строка.

Материально ответственные лица составляют товарные отчеты в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица. Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумеруются товарные отчеты последовательно с начала и до конца года с первого номера. Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе в течение года, нумеруются с начала их работы. В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются одной чертой, затем надписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления. Если дата проведения инвентаризации в торговой организации не совпала с установленным периодом отчетности, то составляются два отчета: один - с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй - от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета. В товарный отчет, составленный после инвентаризации, остатки товаров записываются из «Инвентаризационной описи товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле», форма № ИНВ.-13 (код по ОКУД 0309012).

Товарные отчеты могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении. Кроме того, остатки, приход и расход могут указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.

В приходной части товарно-кассового отчета отражаются остаток товаров на начало отчетного периода и поступление товаров по датам в хронологическом порядке. При этом указываются наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, сумма поступившего товара по каждому поставщику. В расходной части товарно-кассового отчета отражается сумма выручки по кассе за каждый день отчетного периода в целом по предприятию в хронологическом порядке и суммируется расход (сумма выручки) по организации. Затем рассчитывается остаток товаров на дату составления товарно-кассового отчета.

Сведения из товарных отчетов в течение месяца группируются в накопительную ведомость. Данные из накопительной ведомости сверяются с соответствующими регистрами по счетам 50 «Касса», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.

2.4 Синтетический и аналитический учёт товарных операций Синтетический и аналитический учет поступления товаров.

Аналитический учет неразрывно связан с синтетическим и ведется с целью детализации этого учета. Сам по себе аналитический счет существовать не может, он жестко привязан к синтетическому счету.

Записи в аналитическом учете производятся только на основании первичных документов. В рассмотренном нами примере бухгалтер сделал первую запись на основании товарной накладной поставщика, которая поступила в бухгалтерию вместе с товарным отчетом материально-ответственного лица. А вторая запись сделана на основании акта приема-передачи векселя.

Для учета поступления товаров в ООО «Магазин Донвино» используется активный счет 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле», субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя». Оборот по дебету этого счета также показывает общую стоимость товаров, поступивших в магазин, оборот по кредиту - выбытие товаров, дебетовое сальдо отражает остаток товаров на конец отчетного периода.

Оприходование поступивших в магазин товаров от поставщика отражается проводкой на сумму стоимости по продажным ценам; при этом НДС не фиксируется отдельно, так как ООО «Магазин Донвино» находится на уплате ЕНВД и не является плательщиком НДС, поэтому в покупную стоимость, по которой принимаются товары к учету, включается входной НДС:

Дт 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на сумму 4691,45 р.

Начисляется торговая наценка на приобретенный товар в размере 20% от стоимости товара:

Дт 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле»

Кт 42 «Торговая наценка», на сумму 937 руб.

При этом транспортные расходы относятся на издержки обращения:

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму 1 500 р.

Погашение задолженности перед поставщиком за полученные товары, а также перечисление авансов и предварительной оплаты в зависимости от формы оплаты оформляется следующими записями:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму оплаченной задолженности поставщикам

Кт 51 «Расчетные счета» - на сумму, оплаченную с расчетного счета;

Кт 50 «Касса» - на сумму оплаты из кассы торгового предприятия наличными деньгами (при этом следует помнить об установленном лимите расчетов наличными в пределах 60 тысяч рублей и о применении ККМ);

Кт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - на сумму оплаты за счет краткосрочного банковского кредита иди займа учредителя;

Кт 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на сумму оплаты за счет долгосрочного банковского кредита.

Если после предварительной оплаты была отменена поставка товара, то на сумму возврата средств производятся следующие записи:

Дт 51 «Расчетные счета» (50 «Касса»)

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «По авансам выданным» на сумму 245 000 р.

Если поставщик оплатил услуги по доставке товара, то он в соответствии с условиями договора может предъявить данные суммы к оплате покупателю - ООО «Магазин Донвино», который отражает данную операцию записью:

Дт 44 «Расходы на продажу» - непосредственно на стоимость доставки;

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на общую сумму задолженности за услуги по доставке, включая НДС.

Но чаще всего доставка приобретенных товаров в ООО «Магазин Донвино» осуществляется за счет продавца, что оговаривается в договоре. Получение товаров через подотчетных лиц в ООО «Магазин Донвино» не проводится.

Синтетический и аналитический учет реализации товаров в розницу.

Предприятие розничной торговли ООО «Магазин Донвино» может реализовывать товары за наличный расчет, по расчетным чекам, в кредит с рассрочкой платежа. На практике товары реализуются только за наличный расчет, через кассу предприятия.

Объем реализации за наличный расчет определяется суммой денежных средств, полученных от покупателей за проданные им товары. Выручка от покупателей поступает в кассу торгового предприятия, ее размер определяют по показаниям счетчиков контрольно-кассовых машин, зарегистрированных в книге кассира-операциониста (как разница между показаниями счетчиков на конец дня и показаниями счетчиков на начало дня). При этом выручка уменьшается на сумму денег, выданных покупателям из кассы по возвращенным чекам, имеющим разрешительную надпись руководителя и оформленным актом. Правильность отражения полученной выручки от реализации товаров проверяется сверкой сумм выручки, показанной в кассовом отчете и журнале кассира-операциониста.

Сдача выручки в кассу отражается в учете следующей записью:

Дт 50 «Касса» Кт 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка» 60 000 р.

Торговая выручка сдается кассиром-операционистом

1) либо подотчетному лицу:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса» 160 000 р.

2) либо в банк (объявлением на взнос наличными) для зачисления на расчетный счет:

Дт 57 «Переводы в пути»

Кт 50 «Касса» 160 000 р.

Эти операции отражаются расходным кассовым ордером.

Далее на основании квитанции и ордера, полученного из банка и подтверждающего зачисление денег на расчетный счет, делают проводку:

Дт 51 «Расчетные счета» Кт 57 «Переводы в пути» 160 000 р.

Организации розничной торговли могут производить также расчеты с покупателями с помощью пластиковых карт. Продажа товаров в таких случаях оформляется выпиской товарных чеков (слипов), которые прокатываются на специальных машинах. В слипе указывают: имя держателя карты, номер карты, дату совершения покупки, израсходованную сумму, тип платежной системы (VISA, Mastercard и др.), адрес организации-продавца (магазина). Слип заполняется в трех экземплярах: первый вручается покупателю, второй - сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию с кассовым отчетом. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник организации-продавца. Слипы сдаются инкассатору по реестру с указанием их числа и суммы. Реестр заполняют в двух экземплярах: первый - для инкассатора, второй - с распиской инкассатора остается у организации-продавца. Реестры со слипами сдаются в банк. Банк зачисляет на расчетный счет организации-продавца причитающиеся ей денежные средства за проданные товары. В документах на зачисление денег банк указывает даты реестров слипов и суммы денежных средств.

При продаже товаров по дате выписки слипа делается запись (на продажную стоимость):

Д-т сч. 57 «Переводы в пути» -

К-т сч. 90/1 «Выручка» - 1250 руб.

При списании реализованных товаров (по учетным ценам):

Д-т сч. 90/2 «Себестоимость продаж»

К-т сч. 41 «Товары» - 1050 руб.

При поступлении денежных средств на расчетный счет организации:

Д-т сч. 51 «Расчетные счета»

К-т сч. 57 «Переводы в пути» - 1250 руб.

Пример.

Покупатель (физическое лицо) оплатил приобретенный в ООО «Магазин Донвино» товар на сумму 200 руб. с помощью кредитной карты. Учетная цена товара - 180 руб. В учете организации составлены следующие проводки:

Д-т сч. 57 субсчет «Расчеты кредитными картами»

К-т сч. 90/1 «Выручка» -.200 руб. - отражена в учете реализация товара, оплаченного посредством кредитной карты (основание - квитанция («слип»);

Д-т сч. 90/2 «Себестоимость продаж»

К-т сч. 41 «Товары» - 180 руб. - списан реализованный товар по учетной цене;

Д-т сч. 44 «Расходы на продажу»

К-т сч. 57 субсчет «Расчеты кредитными картами» - 7 руб. - отражено в учете комиссионное вознаграждение банку;

Д-т сч. 51 «Расчетные счета»

К-т сч. 57 субсчет «Расчеты кредитными картами» - 200 руб. - оплата товара по кредитной карте зачислена на расчетный счет организации (основание - выписка банка).

В практике учета организаций розничной торговли продуктами питания зачастую имеет место возврат некачественных товаров покупателями в случаях, предусмотренных законодательством. При учете операций по возврату товара необходимо оприходовать полученные от покупателей товары, откорректировать ранее сделанные записи по учету их продажи и отразить претензионные расчеты с поставщиками некачественного товара.. Организации розничной торговли учет расчетов с покупателями по возврату товаров, как правило, осуществляют на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в следующей последовательности:

Д-т сч. 90, субсчет 1 «Выручка»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - отражается возникновение задолженности перед покупателями на сумму выручки;

Д-т сч. 90, субсчет 2 «Себестоимость продаж»

К-т сч. 41 «Товары» - корректируется методом красное сторно ранее сделанная запись по цене реализации товаров с НДС на сумму возвращенных покупателями товаров;

Д-т сч. 90, субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж»

К-т сч. 99 «Прибыли и убытки» - корректируется методом красное сторно сумма прибыли от продажи в части, относящейся к возвращенным покупателями товарам;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К-т сч. 50 «Касса» - отражается фактическая выплата покупателям денежных средств;

Д-т сч. 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

К-т сч. 41 «Товары» - учитывается возврат некачественного товара поставщику по цене приобретения;

В ООО «Магазин Донвино» возврат товара осуществляется на счете 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям», проводки составляются аналогично вышеописанным.

При продаже товаров, организации могут предоставлять покупателям торговые скидки. Торговая скидка - это сумма, на которую снижается цена продажи товаров, реализуемых покупателю, исполнившему установленные договором условия. Таким образом, порядок предоставления скидки и ее размер определяются на основании условий договора (сроки оплаты, поставки, объемы закупки и т.п.). В практике учета наибольшее распространение получили скидки, предоставляемые при приобретении товаров в определенном количестве или на установленную сумму, скидки за ускоренную оплату проданных товаров, бонусные скидки, предпраздничные и праздничные скидки. Бухгалтерский учет скидок зависит от момента предоставления скидки и цены товара, по которой он отражен в бухгалтерском учете (покупной или продажной ценам). Согласно п.6.5 ПБУ 9/99 «Доходы организации», если покупатель единовременно приобретает товар в количестве или сумме, необходимой для получения скидки, то продавец фиксирует реализацию товаров и определяет выручку по цене со скидкой.

Пример.

По решению руководителя ООО «Магазин Донвино» с 25 декабря 2006 г. по 10 января 2007 г. были установлена скидка на товар 5 %. Первоначальная стоимость проданной партии товара составила 118000 руб., фактическая отпускная цена - 112100 руб. В бухгалтерском учете организации составлены следующие записи:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 90, субсчет «Выручка» - 112100 руб. - отражена выручка от продажи товара по продажной цене с учетом скидки;

Предоставления скидки в бухгалтерском учете отражается специальной проводкой лишь тогда, когда учет реализуемых товаров ведется по продажным ценам. В этом случае предоставленная скидка сторнируется проводкой по дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции с кредитом счета 42 «Торговая наценка», а именно:

Д-т сч. 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле» - 5900 руб. (методом «красное сторно»)

К-т сч. 42 «Торговая наценка» - 5.900 руб. (методом «красное сторно»)

В дальнейшем проводки отражают реализацию товара исходя из цены фактической реализации. Такой порядок учета положен также в основу расчета величины реализованной торговой наценки. Поэтому, отсутствие при предоставлении скидок соответствующих корректировок продажной стоимости товаров приведет к завышению сумм реализованной торговой наценки. При учете товаров по продажным ценам после отражения выручки по счету учета реализации списываются реализованные товары, что фиксируется записью:

Дт 90 «Продажи» субсчет 2 «Себестоимость продаж»

Кт 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле» 30000 р.

Традиционно основой оценки товаров, отражаемой на счете 41 «Товары», является цена их приобретения у поставщиков. Все прочие расходы, связанные с приобретением товаров (транспортно-заготовительные), учитываются отдельно и списываются в уменьшение финансового результата от продажи товаров в полной сумме как относящиеся к текущему отчетному периоду либо пропорционально стоимости проданных товаров и их остатка на складе.

Планом счетов бухгалтерского учета для отражения таких затрат предусмотрен синтетический счет 44 «Расходы на продажу». В организациях, осуществляющих торговую деятельность, на счете 44 «Расходы на продажу» отражают следующие расходы: на перевозку товаров; на оплату труда; на аренду; на содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря; по хранению и подработке товаров; на рекламу; на представительские расходы и др. По дебету счета 44 «Расходы на продажу» накапливаются суммы произведенных организацией расходов, связанных с продажей товаров. По кредиту эти суммы списываются полностью или частично в дебет счета 90 «Продажи». При частичном списании расходов на транспортировку они подлежат распределению между проданным товаром и остатком товара на конец каждого месяца.

В конце месяца в ООО «Магазин Донвино» делают следующие проводки:

Дт 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж»

Кт 44 «Расходы на продажу» 20 000 р.

Записи по счетам 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка», 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж», производятся накопительно в течение отчетного года. Ежемесячно сопоставлением совокупного дебетового оборота по субсчетам 90-2 «Себестоимость продаж» и т. д. и кредитового оборота по субсчету 90-1 «Выручка» определяется финансовый результат (прибыль или убыток) от продаж за отчетный месяц.

Этот финансовый результат ежемесячно (заключительными оборотами) списывается с субсчета 90 «Продажи», субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж» на счет 99 «Прибыли и убытки».

Полученный положительный финансовый результат в ООО «Магазин Донвино» отражается следующей записью:

Дт 90 «Продажи», субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж»

Кт 99 «Прибыли и убытки» 100 000 р.

Отражение отрицательного финансового результата фиксирует запись по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с субсчетом 90 «Продажи», субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж». Таким образом, синтетический счет 90 «Продажи» сальдо на отчетную дату не имеет.

2.5 Инвентаризация товаров на предприятиях розничной торговли

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в каждой организации необходимо проводить инвентаризацию имущества, и в том числе товаров. В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается фактическое наличие товаров (их количество, состояние и оценка). Сведения, полученные при инвентаризации, сравниваются с данными бухгалтерского учета.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В ООО «Магазин Донвино» инвентаризация проводится два раза в год перед составлением полугодовой и годовой отчетности: 30 июня и 20 декабря. Основными задачами инвентаризации товаров являются:

-          выявление фактического наличия товаров;

-          контроль за сохранностью товаров, путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

-          выявление товаров, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;

-          проверка соблюдения правил и условий хранения товаров;

-          проверка полноты отражения в учете;

-          проверка правильности установления цены на товары.

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

1 Подготовительный этап. Материально-ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)». Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

2 Натуральная и документальная проверка. Проверяется фактическое наличие товаров. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной - акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.