Виды документов

2.2 Виды документов

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло множество новых видов документов. Их определения даны в «Генеральном регламенте. Для наименования документов этого периода характерна западно-европейская терминология. В Генеральном регламенте помещено «Толкование иностранных речей, которые в сим регламенте» и дано толкование некоторым видам документов.

Виды документов, служивших для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест», установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XVIII и XIX вв., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье «Генерального регламента».

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и других документах.

Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Судебная документация включала допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Бухгалтерский учет отражался в балансе – особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают принимать термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.

В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: были введены формулярные (послужные) списки чиновников – документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

2.3 Формуляр документа в XVIII в.

Отмена столбцов и введение листовой формы документа изменили его формуляр (приложение 3). Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. В некоторых случаях к нему добавлялось краткое содержание документа (Реляция «об исходе компании»), хотя общее требование – указывать заголовок к тексту (краткое содержание документа) – появится позднее.

Документ начинали с обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа («В правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию»). Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из» («Из Тульского уездного суда»). Далее писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание («рапорт о получении указа»).

Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата подписания. Во многих документах она проставлялась под текстом с левой стороны листа («Генваря 21 дня 1753 года»).

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения («Получено июля 15 дня 1745 года»).

Документы в ряде случаев скреплялись печатью. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и названием коллегии. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.

На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов. Прежде всего это резолюция, которую писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о контроле, о направлении в дело и др.

Для многих документов в XVIII в. разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Создание таких руководств по составлению документов, на которых обучались поколения канцелярских работников, начинается еще в приказном делопроизводстве. «В специальных «образцовых книгах» помещались образцы документов; типы «деловых» бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных), и выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов, и «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги». В частности, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, а титул государя указывать только один раз в начале, что делало документы максимально удобными для чтения.

Несколько ранее – указом от 22 февраля 1714 г. губернаторам предлагалась единая форма ведомости для присылки сведений о производственных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В XVIII – XIX вв. составление сборников образцов документов получает широкое распространение. «Они имели разные названия: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и т.д. Но наибольшее распространение имели «письмовники», определяемые в словаре В. Даля как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем»»[14].

Как отмечает В.Ф. Янковая, «письмовники долгое время были единственными источниками правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству начала XIX века само умение составлять документы нередко называется «письмо по образцам» или умение писать по образцам».[15]

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с большим количеством дел, что приводило к волоките и медлительности делопроизводства.