Навигация
Порядок обработки и регистрации исходящих документов
99315
знаков
3
таблицы
0
изображений
2.2.2 Порядок обработки и регистрации исходящих документов
Все исходящие документы проходят следующие этапы обработки:
составление документа представление документа на подпись;
регистрация документа;
проставление печати Общества, печати структурного подразделения
или штампа структурного подразделения (при необходимости);
передача документа в ОДСКО СУП для отправки адресату.
При предоставлении документа на подпись, исполнитель должен проверить наличие и правильность реквизитов документов, наличие приложений (если они есть), виз, материалов, на основании которых готовился документ, письма, в ответ на которое был подготовлен данный документ.
На подпись руководителю документ подается в двух экземплярах, один из которых исполняется на чистом листе с подписью исполнителя документа и внутренними визами согласования (при необходимости) остается в деле, другой экземпляр, исполненный на бланке Общества и подписанный руководителем, направляется адресату.
Подшиваемый в дело экземпляр, заверяется
Передача подготовленных документов на подпись Генеральному директору или его заместителям, производится через секретарей-референтов руководителей.
Подписанные Генеральным директором и его заместителями документы регистрируются и хранятся в ОДСКО СУП. Документы за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются по месту издания, согласно номенклатуре дел структурного подразделения.
Документы, представленные на подпись, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, подлежат возврату в структурные подразделения для доработки.
Присвоение регистрационных номеров по телефону не допускается.
Печать Общества ставится на документ только при наличии подписи должностного лица, уполномоченного подписывать подобные документы.
Все создаваемые в Обществе документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности сотрудника, подготовившего или подписавшего документ.
Регистрационный номер письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера письма.
Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в соответствии со сводной номенклатурой дел Общества в журналах регистрации, или при помощи автоматизированной системы учета. Внутренние исходящие документы нумеруются отдельно от исходящих писем в сторонние организации.
До передачи исходящих документов в ОДСКО СУП, ответственные за делопроизводство или исполнители документов обязаны проверить:
наличие и правильность указанных адресов;
наличие подписей, фамилии исполнителя и номера его телефона;
наличие указанных приложений;
наличие даты и исходящего номера;
наличие вторых экземпляров или заверенных копий отправляемых документов, подшитых в дела Общества.
Документы передаются в ОДСКО СУП на отправку в запечатанных конвертах. На конверте указывается способ отправки документа – заказным письмом, заказным письмом с уведомлением и т.д.
В случае необходимости отправки документов за рубеж сторонними курьерскими службами (EMS Гарантпост, DHL и т.п.), в связи с большой стоимостью таких расходов, работник направляет служебную записку на имя руководителя Общества с описанием необходимости отправки документов курьерской службой и указанием стоимости отправки корреспонденции. Руководитель принимает решение о целесообразности использования сторонних курьерских служб и, в случае согласия, санкционирует отправку корреспонденции указанным способом, ставя резолюцию на указанной служебной записке. Служебная записка с визой руководителя и документы, предназначенные к отправке, с пояснительной запиской передаются в ОДСКО СУП.
Корреспонденция, предназначенная к отправке, отправляются с курьером или по почте в тот же день, если документ поступил до 15.00 или на следующий день, если документ поступил в ОДСКО СУП после 15.00.
Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных настоящей инструкцией, к отправке не принимаются.
Исходящие документы, отправляемые заказными письмами по почте, учитываются в реестрах, где также отмечается исходящий номер отправляемого документа. В реестре обязательна отметка почтового отделения связи о дате принятия к отправке писем и их количестве.
Документы, отправляемые с курьером, сдаются адресату под расписку на копии документа. На копии документа ставится подпись и фамилия сотрудника, принявшего документ, печать организации или штамп структурного подразделения организации, принявшего документ.
Отправка срочных документов осуществляется по каналам факсимильной связи. Передачу и прием документов факсимильной связью производят сотрудники структурных подразделений.
После отправки документа по факсимильной связи, на нем делается отметка о дате и времени отправки, фамилия отправлявшего и его личная подпись. Если оригинал документа не предусмотрено отправлять каким-либо иным образом, оригинал документа также подшивается в дело.
По каналам факсимильной связи запрещается передавать тексты документов с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально».
На аппаратах факсимильной связи должна быть запрограммирована функция, позволяющая получателю документа определить принадлежность передаваемого документа к ОАО «Центральный телеграф» по надписи в верхней части документа.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче и руководителя соответствующего подразделения.
Исполненные и зарегистрированные документы в структурных подразделениях конвертируются. На конвертах надписываются почтовые адреса.
Документы сдаются в ОДСКО СУП на отправку не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания документа.
ОДСКО СУП передает документы в отделение связи 375 на отправку.
Особо срочные документы ответственный за делопроизводство в подразделении передает на отправку немедленно. Для срочной отправки писем или отправки за рубеж используется специальная почта, с которой у ОАО «Центральный телеграф» заключен договор.
Документы с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» отправляются через Службу безопасности и режима.
Похожие работы
... для них месте. Заключение В процессе дипломного проектирования достигнута поставленная цель: «Повышение уровня обслуживания клиентов за счет разработки информационных технологий управления документооборотом, обеспечивающих повышение эффективности работы сотрудников организации и ее клиентов». Решены все задачи, сформулированные в соответствии с этой целью: Проведен анализ используемых в ...
... технико-экономических показателей и бизнес-плана является оценка эффективности разработанных инженерно-технических решений по развитию местной связи в г. Иркутске. В рамках выполнения настоящей работы рассмотрена разработка широкополосной сети доступа с использованием SDH в г. Иркутске. Бурно растет спрос на новые виды услуги – мультимедиа, передача данных больших массивов и т.д. Таким образом, ...
... у технологии Fast Ethernet существует обратная совместимость, которая позволяет использовать различные конфигурации Ethernet совместно в одной сети, в ряде случаев даже не изменяя существующую кабельную систему. 2.4 Логическое проектирование ЛВС Чтобы ЛВС управления систем связи и телекоммуникаций выполняла все задачи, целью которых стала создание сети, была выбрана топология «пассивная ...
... , предназначенные для архивного хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и ...
0 комментариев