Навигация
Контроль исполнения документов
99315
знаков
3
таблицы
0
изображений
2.2.3 Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов, а также данных по ним поручений, включает:
- постановку на контроль;
- проверку хода исполнения документов, учет, обобщение, анализ хода исполнения;
- информирование Генерального директора, заместителей Генерального директора и руководителей подразделений по документам, неисполненным в установленный срок;
- снятие с контроля;
- направление исполненного документа в дело.
Контролю подлежат:
- документы органов исполнительной и законодательной власти Российской Федерации, по которым даны соответствующие поручения Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» и его заместителей;
- приказы, распоряжения ОАО «Центральный телеграф» со сроками исполнения;
- поручения, содержащиеся в протоколах Общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров и Правления ОАО «Центральный телеграф»;
- претензии, иски, жалобы и заявления граждан;
- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции Общества;
- другие документы по указанию Генерального директора или заместителей Генерального директора ОАО «Центральный телеграф».
На документах, поставленных на контроль в ОДСКО СУП, в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» с датой исполнения.
На контрольные документы в ОДСКО СУП заводится контрольная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с документом передается исполнителю. Второй экземпляр остается в ОДСКО СУП и помещается в контрольную картотеку.
Инспектором ОДСКО СУП на документе в левом нижнем углу ставится порядковый номер, отметка о дате и времени поступления документа в отдел, для постановки на контроль.
Контрольная карточка не может быть открыта, если на исполнение поручения дается менее чем один день.
При подготовке организационно-распорядительных документов учитывается, что прямое поручение задания руководителям структурных подразделений в обязательном порядке должно быть согласовано с заместителями Генерального директора по подчиненности этого подразделения.
Если по заданию руководства документ передается другому подразделению на исполнение, то контрольная карточка закрывается только при наличии на ней отметки подразделения принявшего документ на исполнение. Передача документа осуществляется через ОДСКО СУП, с соответствующей отметкой в базе данных.
При постановке на контроль план-графиков и других многоэтапных документов, первоначальному контролю подлежит первый этап работ. Последующие сроки исполнения (при необходимости) ставится на контроль руководителем проекта после завершения предыдущего этапа.
Право постановки документа на контроль принадлежит Генеральному директору, его заместителям, Директорам проектов развития, директору Службы управления бизнесом и проектами развития, начальнику Отдела рекламаций и сотрудникам, которым соответствующими организационно-распорядительными документами делегировано право постановки на контроль. Менеджерами проектов ставится на контроль исполнение некоторых работ по реализации подпроектов, по согласованию с начальником Отдела управления проектами развития и заместителем Генерального директора по подчиненности.
Контроль возлагается на лицо контролирующее исполнение, т.е. непосредственно владеющее сутью вопроса (задания), находящегося на исполнении.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа, а документов, поступивших из других организаций - с даты их регистрации.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока установленного организацией, направившей документ, или типовых сроков исполнения. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения:
- запросы и письма депутатов – 30 дней
- письма организаций, предприятий и учреждений – 10 дней
- заявления и жалобы граждан – до 2 месяцев
- заявления и жалобы граждан, не требующие
дополнительной проверки_ до 15 дней
- телеграммы, требующие срочного решения – 2 дня
- остальные телеграммы - 10 дней
Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен в возможно короткий срок, но не более одного месяца, если он не носит постоянного характера или изначально не предусматривает длительный срок исполнения.
Запрещается самостоятельно увеличивать срок исполнения документов.
Срок исполнения документа может быть продлен лицом, которое его установило.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Продление срока исполнения осуществляется за один-два дня до истечения установленного срока исполнения документа руководителем, установившим контрольный срок. ОДСКО СУП регистрирует новый срок исполнения документов на основании представленного ответственным исполнителем письменного разрешения.
Отсутствие своевременной информации от ответственного исполнителя о необходимости переноса срока исполнения документов понимается как подтверждение нормального хода их исполнения, обеспечивающего выполнение поручений в установленный срок.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, а остальные исполнители могут при необходимости получить копии документа, которые готовит ответственный исполнитель.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещении ответственный исполнитель по указанию руководства структурного подразделения обязан передать другому сотруднику все имеющиеся у него на исполнении документы.
При условии необоснованной задержки представления ответственному исполнителю информации (ответа, согласования) от структурного подразделения-соисполнителя более чем на 2 дня, ответственным за срыв сроков исполнения считается структурное подразделение-соисполнитель.
Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в контрольную электронную картотеку базы данных.
Еженедельно и по истечении месяца данные о невыполненных, выполненных с нарушением контрольного срока и несвоевременно продленных контрольных карточках выводятся на печать в виде сводок, которые докладываются руководству ОАО «Центральный телеграф» и до 20 числа, следующего за отчетным месяца, передаются в ОМК СУП для учета показателей премирования.
Руководителем подразделения определяется исполнитель, ответственный за подготовку и исполнение документов в установленные сроки, а в случае адресования подготовленных документов в другие организации - за получение информации о состоянии рассмотрения таких документов в этих организациях. За своевременное исполнение контрольных документов несут ответственность руководители подразделений.
Ответственный исполнитель:
- осуществляет сбор, обработку и обобщение информации, подготовку проектов писем, организационно-распорядительных и других документов, их визирование в установленном порядке;
- требует от соисполнителей представления необходимых материалов, согласованных в установленном порядке, для обобщения и подготовки документов;
-обеспечивает контроль и организовывает исполнение организационно-распорядительных документов в целом. Докладывает о состоянии выполнения таких документов должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением документа в целом;
- своевременно представляет в ОДСКО СУП информацию о состоянии исполнения документов;
- несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Ответственными за делопроизводство в структурном подразделении осуществляется контроль за исполнением и информируется руководитель о ходе исполнения.
Соисполнители документа представляют ответственному исполнителю за 2 дня до истечения установленного срока все материалы для обобщения и подготовки проекта документа. Они в равной мере с ответственным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа.
Проект ответа подается на подпись не позднее, чем за день до наступления установленного срока.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о датах промежуточного исполнения ( запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и после подписания проекта ответа.
Документ снимается с контроля руководителем, поставившим документ на контроль или его вышестоящим руководителем. Документ может быть снят с контроля начальником ОДСКО СУП, если исполнитель представляет документы, которые подписаны (утверждены) руководителем, поставившим документ на контроль.
Если проект документа возвращен на доработку, то поручение считается не исполненным в срок. Для продления срока исполнения документа исполнитель должен своевременно представить руководству служебную записку о продлении срока исполнения.
Промежуточные ответы по исполняемым документам не являются основанием для снятия их с контроля и признания исполненными.
Основанием для снятия документов с контроля является:
- по документам, требующим письменного ответа - письмо-ответ, оформленное в соответствии с настоящей Инструкцией и подписанное Генеральным директором ОАО «Центральный телеграф», его заместителями или руководителями подразделений, имеющих право подписи соответствующих документов;
- по документам, не требующим письменного ответа - информация руководителя подразделения о результатах решения вопроса. При этом ответственный исполнитель на своем экземпляре документа и в ОДСКО СУП должен сделать отметку об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа включает в себя слово « В дело», краткую запись о существе выполненной работы, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Закрытая, переданная другому исполнителю, снятая с контроля или продленная контрольная карточка предъявляется ОДСКО СУП в тот же день. Данные с исполненной или продленной контрольной карточки ежедневно вводятся в базу данных.
При применении электронно-вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются.
Похожие работы
... для них месте. Заключение В процессе дипломного проектирования достигнута поставленная цель: «Повышение уровня обслуживания клиентов за счет разработки информационных технологий управления документооборотом, обеспечивающих повышение эффективности работы сотрудников организации и ее клиентов». Решены все задачи, сформулированные в соответствии с этой целью: Проведен анализ используемых в ...
... технико-экономических показателей и бизнес-плана является оценка эффективности разработанных инженерно-технических решений по развитию местной связи в г. Иркутске. В рамках выполнения настоящей работы рассмотрена разработка широкополосной сети доступа с использованием SDH в г. Иркутске. Бурно растет спрос на новые виды услуги – мультимедиа, передача данных больших массивов и т.д. Таким образом, ...
... у технологии Fast Ethernet существует обратная совместимость, которая позволяет использовать различные конфигурации Ethernet совместно в одной сети, в ряде случаев даже не изменяя существующую кабельную систему. 2.4 Логическое проектирование ЛВС Чтобы ЛВС управления систем связи и телекоммуникаций выполняла все задачи, целью которых стала создание сети, была выбрана топология «пассивная ...
... , предназначенные для архивного хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и ...
0 комментариев