Автоматизация процессов документооборота

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

1.2 Распознавание образов как неотъемлемый этап работы в системе электронного документооборота (СЭД)

1.3 Жизненный цикл документа

1.4 Согласование документов в СЭД

1.5 Работа с шаблоном документа

1.6 Организация создания АС ДОУ

1.7 Международные требования к системам автоматизации делопроизводства

1.8 Обзор СЭД на российском рынке

1.8.1 Краткие характеристики системы «CompanyMedia»

1.8.2 Краткие характеристики системы «LanDocs»

1.8.3 Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»

1.8.4 Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

1.8.5 Краткие характеристики системы «Дело»

1.8.6 Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

1.8.7 Краткие характеристики системы «PayDox»

1.9 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия

2. Практическая часть

2.1 Постановка цели

2.2 Моделирование организации

2.3 Внедрение СЭД PayDox

2.3.1 Архитектура системы

2.3.2 Структура электронного документа

2.3.3 Настройка установки системы

2.3.4 Создание сложных форм документов

2.3.5 Настройка связи с MS Word

2.4 Расчет эффективности внедрения СЭД

2.4.1 Вычисление расходов

2.4.2 Оценка эффекта

2.5 Анализ результатов

2.5.1 Проблемы внедрения СЭД

2.5.2 Эффективность автоматизации документооборота

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и поиск новых способов позиционирования.

Целью данной дипломной работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;

- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;

- анализ полученных результатов.

Похожие работы

Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"

Скачать

37011

5

22

... технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы. ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ООО "КСЕНОКС"   2.1 Постановка задачи Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. ...

Автоматизация управления предприятием

Скачать

45361

0

2

... , так и средства автоматизации бизнес-процессов. DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации. Основные функции DocsVision: Автоматизация управления предприятием; Поддержка процессного подхода в организации управления; Автоматизация систем менеджмента качества; Автоматизация ...

Документооборот фирмы стандарты

Скачать

58844

0

1

... термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, .документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны ...

Разработка программы автоматизации процесса подбора запчастей для ремонта автомобилей

Скачать

63866

12

16

... 4) Исполнение заказа. На данном этапе работы системы в соответствии с обработанным заказом производится получение недостающих запчастей для ремонта, проверка их качества в соответствии с сопроводительной документацией. Производится ремонт автомобиля и в ходе проведения ремонта выявляются дополнительные неисправности, неучтенные выше, после чего заказ дополняется новыми позициями и в соответствии ...