Организация создания АС ДОУ

1.6 Организация создания АС ДОУ

Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации. Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного обеспечения стремится сделать свой продукт отличимым от продукта конкурентов, предложить потенциальному потребителю особенный товар. Тем не менее организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться. Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами. Традиционная форма документа, обусловленная рядом объективных причин, также остается неизменной. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы.

Использование ЭД в ДОУ поставило перед документоведением ряд проблем. Среди них можно выделить проблемы определения документоведческого понятия ЭД, классификации ЭД, установления специфики ЭД, исследования вопросов подлинности ЭД и придания им юридической силы, изучения опыта работы с ЭД в различных организациях, а также выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с ЭД, основанных на изучении лучшего отечественного, зарубежного и международного опыта.

Проектирование АС ДОУ включает решение теоретических и прикладных проблем использования ЭД в управлении.

Основным принципом создания АС ДОУ должно стать стремление к созданию единого документооборота, не делимого на традиционный и электронный, то есть принцип единого взаимопроникающего и взаимно обуславливающего сосуществования традиционной и электронной систем ДОУ. Электронный документ как объект управленческой деятельности должен восприниматься в качестве равноправного с традиционным документом участника управленческого процесса.

Организация проектирования АС ДОУ включает:

1. Принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации.

Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.

2. Проведение открытого конкурса среди разработчиков АС ДОУ (или проведение исследования рынка разработчиков АС ДОУ) с целью определения организации - разработчика системы.

3. Разработка технического задания на проектирование АС ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации - заказчика АС ДОУ). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами при заявлении на участие в конкурсе.

4. Согласование технического задания на проектирование АС ДОУ. При необходимости - согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней. [2]

5. Заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование АС ДОУ.

6. Проектирование АС ДОУ.

7. Экспериментальное внедрение АС ДОУ в организации.

8. Усовершенствование АС ДОУ при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком).

9. Прием АС ДОУ в эксплуатацию.

10. Ввод АС ДОУ в действие.

11. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС ДОУ. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителем организации.

Документация на АС - комплекс взаимоувязанных документов, полностью определяющих технические требования к АС, проектные и организационные решения по созданию и функционированию АС.

Рабочая документация на АС - комплект проектных документов на АС, разрабатываемый на стадии "Рабочая документация», содержащий взаимоувязанные решения по системе в целом, ее функциям, всем видам обеспечения АС, достаточные для комплектации, монтажа, наладки и функционирования АС, ее проверки и обеспечения работоспособности.

Технорабочий проект АС - комплекс проектных документов АС, утвержденный в установленном порядке и содержащий решения в объеме технического проекта и рабочей документации на АС.

Эксплуатационная документация на АС - часть рабочей документации на АС, предназначенная для использования при эксплуатации системы, определяющая правила действия персонала и пользователей системы при ее функционировании, проверке и обеспечении ее работоспособности.

Техническое задание на АС (ТЗ на АС) - документ, оформленный в установленном порядке и определяющий цели создания АС, требования к АС и основные исходные данные, необходимые для ее разработки, а также план-график создания АС.

Техническое задание на проектирование АС ДОУ является основным документом, определяющим требования и порядок создания (развития или модернизации - далее создания) автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС ДОУ и ее приемка при вводе в действие. [2]

ТЗ может разрабатываться:

- в целом на АС ДОУ, предназначенную для работы самостоятельно или в составе другой системы;

- на части АС ДОУ (на подсистемы АС, комплексы задач АС и т. п.);

- на комплектующие средства технического обеспечения и программно-технические комплексы;

- на программные средства;

- на информационные изделия.

ТЗ на АС ДОУ содержит следующие разделы:

общие сведения;

назначение и цели создания (развития) АС ДОУ

характеристика объекта автоматизации;

требования к АС ДОУ;

состав и содержание работ по созданию (развитию) АС ДОУ;

порядок контроля и приемки АС ДОУ;

требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу АС ДОУ в действие;

требования к документированию работ по разработке и вводу в действие АС ДОУ;

источники разработки АС ДОУ.

Приемочная документация на АС – документация, фиксирующая сведения, подтверждающие готовность АС к приемке ее в эксплуатацию, соответствие АС требованиям нормативных документов.

В состав приемочной документации АС ДОУ входят:

Акт завершения работ.

Акт приемки АС ДОУ в опытную эксплуатацию.

Акт приемки АС ДОУ в промышленную эксплуатацию.

Документ «Приказ о начале опытной эксплуатации АС ДОУ».

Документ «Приказ о вводе в промышленную эксплуатацию АС ДОУ»

Приказ о составе приемочной комиссии.

Протокол испытаний АС ДОУ.

Протокол согласования. [2]

Похожие работы

Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"

Скачать

37011

5

22

... технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы. ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ООО "КСЕНОКС"   2.1 Постановка задачи Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. ...

Автоматизация управления предприятием

Скачать

45361

0

2

... , так и средства автоматизации бизнес-процессов. DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации. Основные функции DocsVision: Автоматизация управления предприятием; Поддержка процессного подхода в организации управления; Автоматизация систем менеджмента качества; Автоматизация ...

Документооборот фирмы стандарты

Скачать

58844

0

1

... термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, .документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны ...

Разработка программы автоматизации процесса подбора запчастей для ремонта автомобилей

Скачать

63866

12

16

... 4) Исполнение заказа. На данном этапе работы системы в соответствии с обработанным заказом производится получение недостающих запчастей для ремонта, проверка их качества в соответствии с сопроводительной документацией. Производится ремонт автомобиля и в ходе проведения ремонта выявляются дополнительные неисправности, неучтенные выше, после чего заказ дополняется новыми позициями и в соответствии ...