1.4 Согласование документов в СЭД

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят заинтересованные стороны.

Если рассмотреть жизненный цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится следующий график. (рис. 7)

Наибольшее количество людей работают с документами на стадии согласования. Процесс согласования – одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа.

Рисунок 7 - График жизненного цикла документа

Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.

Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.

Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.

При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.

Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.

При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор.

Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.

Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласований. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.

При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена. [14]

«Конструктор» предлагает такие варианты действий:

ничего не делать;

продолжить процесс;

однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;

приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.

Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:

уведомить инициатора и продолжить процесс;

продолжить процесс без уведомлений;

уведомить инициатора и остановить процесс.

Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку

Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов. [14]

1.5 Работа с шаблоном документа

Для экономии времени в СЭД реализован такой сервис, как создание документа по шаблону. Шаблон - это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы.

Шаблоны могут быть двух видов:

• «заготовка» в виде файла, подготовленного в одном из офисных приложений. Шаблон открывается в «родном» приложении и дальнейшая работа происходит в нем;

• текст, который можно просмотреть прямо в регистрационно-контрольной карточке документа.

Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть - «вживую» с использованием бумажных экземпляров документов.

Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу удобнее делать в виде файла WORD, так как его нужно будет распечатать для длительного хранения (согласно законодательству - 75 лет). Второй тип шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и указаний.

В шаблон помимо бланка и схемы расположения реквизитов может быть включена «рыба» текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом.

Шаблоны документов могут быть личные и корпоративные.

Каждый сотрудник, имеющий рабочее место в СЭД, может сделать заготовки документов, с которыми он часто работает. Такая возможность СЭД позволяет организовать личную работу в соответствии с одним из правил тайм-менеджмента (искусства управления временем). Так, специалисты по тайм-менеджменту советуют делать заготовку документа типа анкеты, где перечислены все вопросы, на которые должен дать ответ подготавливаемый документ.

Экономить время всех сотрудников, создающих проекты организационно-распорядительных документов, позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный шаблон документа - это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Функционал СЭД позволяет организовать работу так, что созданием и внесением изменений в шаблоны занимается один специально назначенный человек, а все остальные пользователи используют шаблоны для создания проектов документов, не имея возможности вносить изменения в исходный шаблон. Это позволяет оперативно вносить необходимые изменения в шаблоны, которые тут же становятся доступны всем заинтересованным сотрудникам. [10]


Информация о работе «Автоматизация процессов документооборота»
Раздел: Бухгалтерский учет и аудит
Количество знаков с пробелами: 102631
Количество таблиц: 1
Количество изображений: 14

Похожие работы

Скачать
37011
5
22

... технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы. ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ООО "КСЕНОКС"   2.1 Постановка задачи Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. ...

Скачать
45361
0
2

... , так и средства автоматизации бизнес-процессов. DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации. Основные функции DocsVision: Автоматизация управления предприятием; Поддержка процессного подхода в организации управления; Автоматизация систем менеджмента качества; Автоматизация ...

Скачать
58844
0
1

... термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, .документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны ...

Скачать
63866
12
16

... 4) Исполнение заказа. На данном этапе работы системы в соответствии с обработанным заказом производится получение недостающих запчастей для ремонта, проверка их качества в соответствии с сопроводительной документацией. Производится ремонт автомобиля и в ходе проведения ремонта выявляются дополнительные неисправности, неучтенные выше, после чего заказ дополняется новыми позициями и в соответствии ...

0 комментариев


Наверх