Программная документация

2.3 Программная документация

 

2.3.1 Построение базы данных

Этап 1.

Были определены данные которые должна содержать база данных.

Далее эти данные были сгруппированы.

Данные о сотрудниках:

·  Фамилия, имя и отчество сотрудника

·  Должность занимаемая сотрудником

·  №цеха или название подразделения к которому приписан сотрудник

·  Телефон

·  Примечание

Данные для списков на обучение:

·  № п\п

·  Фамилия, имя и отчество сотрудника

·  № группы в которой обучается сотрудник

·  Результат обучения

·  Примечание

Дане для списков на аттестацию:

·  № п\п

·  Фамилия, имя и отчество сотрудника

·  № протокола

·  № удостоверения

·  Примечание

·  Результаты аттестации

·  Дата аттестации

На основе данной группировки были созданы таблицы и определены связи.

Этап 2.

На основе полученных таблиц были созданы формы.

В области данных «главной формы» расположены кнопки для быстрого доступа в к другим формам.

Форма «Список сотрудников» предназначена для добавления сотрудников в базу данных, также можно редактировать список и удалять из этого списка сотрудников если к примеру сотрудник был уволен и больше не числится в штате.

Форма «Список групп» необходима для создания списка сотрудников которым необходимо пройти обучение по «Системе Менеджмента Качества» для повышения их профессионального уровня. Список создается на основе существующего списка сотрудников. Для этого в поле «ФИО», формы «Список групп», установлено «поле со списком» и установлен источник строк: таблица «список сотрудников».

Таким образом, заполнение «списка на обучение» происходит путем выбора сотрудников из «списка сотрудников».

Формы «Список должностей» и «номера цехов» служат для добавления или изменения анкетных данных для списка сотрудников.

Форма «Вызов на аттестацию» служит для создания списков сотрудников которые уже прошли обучение и должны быть вызваны на аттестацию или переаттестацию, для подтверждения их проф. качеств, если они уже проходили аттестацию ранее. Этот список также строится на основе списка сотрудников и заполняется путем выбора сотрудников из ниспадающего списка. Особенность заключается в том что предварительно необходимо выбрать одну из трех комиссий. Различие комиссий основано на уровне ответственности сотрудников. Для руководителей и их заместителей состав комиссии и председатель, отличной от комиссии для рядовых работников.

Форма «Аттестация» используется для оформления списка аттестации сотрудников, строится на основе списка «Вызов на аттестацию» и содержит дополнительные поля для ввода данных. Также как и в форме «Вызов на аттестацию» предварительно необходимо выбрать комиссию.

 

2.3.2 Руководство пользователя

Для запуска базы данных необходимо 2 раза щелкнуть мышкой по файлу базы данных. После загрузки MS Access автоматически откроется главная форма на которой можно выбрать интересующий вас раздел.

 

Главная форма

Для открытия раздела необходимо нажать на одну из кнопок.

Рассмотрим более подробно какие возможности нам предоставляют другие формы.

 

Форма: Список сотрудников

Открывается путем нажатия кнопки  на главной форме. Содержит поля для ввода данных о сотрудниках.

Добавление сотрудника в базу данных происходит следующим образом:

1.  Сначала нам нужно выбрать пустое поле чтобы не повредить данные о других сотрудниках. Для выбора поля нужно нажать кнопку  или кнопку  в левой нижней части формы

2.  В поле «ФИО»  вводится фамилия и инициалы сотрудника еще не внесенного в базу данных.

3.  Далее из списка выбирается его должность. Для выбора необходимо щелкнуть по стрелке в поле должность  

Аналогично выбирается его номер(название) цеха