Документальное оформление и бухгалтерский учет денежных средств в кассе

2.1 Документальное оформление и бухгалтерский учет денежных средств в кассе

Согласно п. 12 Порядка кассовые операции должны оформляться типовыми формами первичной учетной документации. Бюджетные учреждения при ведении бухгалтерского учета также руководствуются Инструкцией по бюджетному учету N 25н. Согласно Приложению N 2 Инструкции бюджетные учреждения используют формы первичных документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД):

-  приходный кассовый ордер - ф. 03100001;

-  расходный кассовый ордер - ф. 03100002;

-  журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров - ф. 03100003.

Кроме того, они применяют регистры бюджетного учета класса 05 ОКУД:

-  кассовая книга - ф. 0504514;

-  ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам - ф. 0504501. [3,24]

Прием наличных денег кассами учреждений производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя учреждения.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс учреждений производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

При выдаче денег из кассы под отчет нескольким лицам оформляется Ведомость (ф. 0504501). Каждая законченная Ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Необходимо помнить о том, что выписка нескольких расходных кассовых ордеров на одного и того же сотрудника по разным субсчетам счета 20800 000 "Расчеты с подотчетными лицами" является нарушением Порядка ведения кассовых операций. В этом случае в поле расходного ордера для отражения корреспонденции счетов их следует отразить в несколько строк, а в графе, отражающей сумму, отразить не только сумму по каждому аналитическому счету, но и итоговую. [19]

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе учреждения, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. [26]

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляются отдельные "Реестры депонированных сумм" (ф. 0504047) с внесением в них каждого лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию. Реестр заполняется кассиром на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, в которой против фамилий лиц, не получивших заработную плату, стипендию или денежное довольствие, следует поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано". В конце платежной ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах. Затем следует сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____". Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных ведомостях) и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы на следующий день сдаются для зачисления на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в учреждениях Центрального банка РФ или кредитных организациях. На сданные суммы составляются расходные кассовые ордера.

Аналитический учет депонированных сумм раздельно по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям ведется в "Книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий" (ф. 0504048). Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения. В соответствующих графах "Кредит" должны быть указаны месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы. А в графах "Дебет" - против фамилии депонента записывается номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма. В конце месяца в книге подсчитываются итоги по графам "Кредит" и "Дебет" и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить: [21]

-  наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя учреждения или лиц на это уполномоченных;

-  правильность оформления документов;

-  наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера, или заменяющие их документы, немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. [26]

Все поступления и выдачи наличных денег учреждения учитывают в кассовой книге. Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге ф. 0504514. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) по видам иностранных валют.

Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного учреждения. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера учреждения или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В учреждении при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. [26]

По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения.

Учет операций по движению наличных денежных средств ведется в Журнале операций по счету 20104 000 "Касса" на основании кассовых отчетов. При отражении операций по получению бюджетными учреждениями наличных денег и выплаты их из кассы применяются счета бюджетного учета 20104 510 "Поступления в кассу" и 20104 610 "Выбытия из кассы". Для счета 20104 установлен тип классификации - "Источники внутреннего финансирования дефицитов бюджетов". [5]

Порядок обеспечения наличными деньгами получателей средств федерального бюджета утвержден Приказом Минфина России от 21.09.2004 N85н "О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" (далее - Приказ N85н).

Для снятия наличных денежных средств с лицевого счета бюджетное учреждение должно получить в учреждении Банка России или кредитном учреждении денежную чековую книжку. Для этого составляется Заявление на получение необходимого количества денежных чековых книжек (ф. 0510031 согласно Приложению N 2 к Приказу N 85н).

Для снятия наличных средств по чеку оформляется Заявка на получение наличных денег (ф. 0510033 согласно Приложению N 3 к Приказу N 85н). Указанные в Заявке показатели бюджетной классификации должны отражать содержание операции в соответствии с направлениями использования средств, отраженными в графе денежного чека "Цели расхода". На каждую Заявку оформляется отдельный денежный чек. Денежные чеки принимаются в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки.

Согласно п.1 Приказа N 85н для осуществления операций с наличными деньгами получателей средств бюджетной системы органам Федерального казначейства (далее - ОФК) открываются счета на балансовом счете N 40116 "Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям" (далее - счет 40116) в учреждении Банка России или кредитных организациях.

Для подкрепления счета N 40116 производится списание со счетов N 40105 "Средства федерального бюджета" и N 40503 "Средства предприятий, находящихся в федеральной собственности. Бюджетные учреждения" и зачисление средств на счет N 40116.

При таком порядке возникают временные кассовые разрывы. Подобная ситуация возникает и при сдаче наличных средств на лицевой счет. Причины возникновения и подробности отражения возникающего временного кассового разрыва изложены в совместном Письме Минфина России N 02-14-10а/462 и Федерального казначейства Российской Федерации N 42-7.1-01/5.1-58 от 18.03.2005 "О порядке применения Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов". Однако с введением Инструкции N 25н изменились используемые в проводках счета бюджетного учета. Схема новых бухгалтерских записей приведена в таблице 5.

Таблица 5

Корреспонденция проводок при операциях получения и сдачи наличных денег на лицевой счет, открытый в ОФК

Основанием для отражения операции по кассовому расходу на соответствующем лицевом счете получателя бюджетных средств является Заявка с отметкой ОФК об исполнении (штамп "Исполнено"). Получатель бюджетных средств на основании Заявки с отметкой об исполнении, приложенной к Выписке из соответствующего лицевого счета, формирует запись в бухгалтерском учете (строка 1 таблицы 1).

В строке 2 таблицы 1 указана корреспонденция счетов при оформлении приходного кассового ордера при наличии кассового разрыва.

В строках 3 и 4 таблицы 1 указана корреспонденция счетов при сдаче наличных денег на лицевой счет. Справка по ф. 0504833 предназначена для отражения совершаемых при кассовом обслуживании исполнения бюджета дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. [45]

Рассмотрим оформление бухгалтерских записей операций по движению денежных средств в кассе бюджетного учреждения на примере МУ Центральная городская больница г. Избербаш РД..

Пример. Бюджетное учреждение - государственное учреждение здравоохранения " МУ Центральная городская больница г. Избербаш РД. ", находящееся в ведении Министерства здравоохранения РД. Оно является получателем средств бюджета субъекта РФ, имеет лицевой счет в ОФК по учету бюджетных средств.

В МУ Центральная городская больница г. Избербаш РД. 24 февраля 2008 г. с лицевого счета по учету бюджетных средств учреждения в ОФК получены в кассу и выданы из кассы денежные средства в сумме 611 000 руб. в пределах, утвержденных лимитов бюджетных обязательств, в т.ч.:

- на выплату аванса сотрудникам за февраль 2008 г. в сумме 600 000 руб.;

- на командировочные расходы К. М. Магомедову, которому предстоит командировка с 26 февраля по 7 марта 2006 г., в сумме 11 000 руб., в т.ч.:

суточные 1400 руб., расходы на проезд 3600 руб., оплата услуг гостиницы 6000 руб.

Денежные средства на командировочные расходы в сумме 11 000 руб. выданы К.М. Магомедову под отчет в день получения денег в кассу учреждения, т.е. 24 февраля 2008 г.

Платежная ведомость на выдачу заработной платы сотрудникам за первую половину февраля 2008 г. закрыта и проведена по кассе спустя 3 рабочих дня с момента получения денежных средств в кассу, т.е. 26 февраля 2008 г.

В бюджетном учете МУ Центральная городская больница г. Избербаш РД. данные операции отражаются следующим образом:

- получены 24 февраля 2008 г. по приходному кассовому ордеру N 28 денежные средства с лицевого счета по учету бюджетных средств в ОФК на выплату:

- заработной платы за первую половину февраля 2008 г. в сумме 600 000 руб. (на основании Заявки с отметкой об исполнении ОФК)

И

- командировочных расходов в сумме 11 000 руб., в т.ч.:

- суточных в сумме 1400 руб.

и

- оплаты проезда к месту командировки и обратно в сумме 3600 руб.

И

- оплаты услуг за проживание в гостинице в сумме 6000 руб.

И

24 февраля 2008 г. по расходному кассовому ордеру N 43 выданы денежные средства под отчет К. М. Магомедову на командировочные расходы в сумме 11 000 руб., в т.ч.:

- суточные в сумме 1400 руб.

- оплата проезда к месту командировки и обратно в сумме 3600 руб.

- оплата услуг за проживание в гостинице в сумме 6000 руб.

26 февраля 2008 г. закрыта и проведена по кассе платежная ведомость на выплату заработной платы за первую половину февраля 2008 г. в сумме 600 000 руб. (расходный кассовый ордер N 44 от 26 февраля 2008 г.)

Определим первые семнадцать знаков кодов счетов бюджетного учета, применявшихся в примере. Первые 17 знаков 26-значных счетов бюджетного учета в указанных проводках соответствуют кодам:

КБК для счета 20104 000 "Касса" 055 08 02 01 00 02 0000, где:

055 - (КБК) код администратора расходов. В примере это Министерство здравоохранения Республики Дагестан (распорядитель бюджетных средств), в соответствии с Приложением 6 "Перечень прямых получателей средств из федерального бюджета" (ППП) к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 21.12.2005 N 152н (далее - Указания N 152н);

08 02 01 00 - код группы, подгруппы, статьи, подстатьи, означающий "Увеличение/уменьшение прочих остатков денежных средств бюджетов субъектов Российской Федерации", согласно Приложению 7 "Классификация источников внутреннего финансирования дефицитов бюджетов РФ" к Указаниям N 152н;

02 - код элемента, соответствующий бюджету субъекта РФ;

0000 - программа, которая в данном случае не определена.

КБК основных расходов для счетов 208, 302, 304 – 055 09 01 471 00 00 327, где:

055 - (КБК) код администратора расходов, т.е. Министерство здравоохранения Республики Дагестан (распорядителя бюджетных средств), в соответствии с Приложением 6 "Перечень прямых получателей средств из федерального бюджета" (ППП) к Указаниям N 152н;

09 01 - (ФКР) код раздела и подраздела, обозначающий "Здравоохранение", согласно Приложению 2 "Функциональная классификация расходов бюджетов Российской Федерации" к Указаниям N 152н;

471 00 00 - (КЦСР) целевая статья "Поликлиники, амбулатории, диагностические центры" из Приложения 3 "Перечень целевых статей функциональной классификации расходов бюджетов Российской Федерации" к Указаниям N 152н;

327 - (КВР) вид расходов "Обеспечение деятельности подведомственных учреждений" из Приложения 4 "Перечень видов расходов функциональной классификации расходов бюджетов РФ" к Указаниям N 152н.

Последние три знака соответствуют кодам экономической классификации расходов, а в части счетов учета активов и обязательств - КОСГУ.

В кассу могут поступать не только деньги, но и денежные документы. В соответствии с п. 96 Инструкции N 25н к ним относятся оплаченные талоны на бензин, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, почтовые марки и т.п. Денежные документы хранятся в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), которые регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям. Для учета денежных документов в бюджетном учете применяется счет 201 05 000 "Денежные документы".

Пример 2. Бюджетное учреждение приобрело талоны на бензин на сумму 10 000 руб., которые были выданы подотчетному лицу.

В учете данные операции будут отражены следующим образом табл. 6

Таблица 6

Корреспонденция проводок при учете денежных документов в бюджетном учреждении

Учет движения денежных средств в кассе учреждения отражается в Журнале операций по счету "Касса". Записи в журнале операций производятся ежедневно на основании кассового отчета по видам валют.

В Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по получению наличных денежных средств со счета по учету бюджетных (внебюджетных) средств в кассу учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет по учету бюджетных (внебюджетных) средств, которые отражаются в Журнале операций по банковскому счету.

Похожие работы

Учет, анализ и контроль расчетов по социальному страхованию на примере Управления образования Ялтинского Совета

Скачать

131223

19

0

... в системе управления, действенным средством выявления резервов, основой разработки научно-обоснованных планов и управленческих решений. РАЗДЕЛ 2.ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ ПО СОЦИАЛЬНОМУ СТРАХОВАНИЮ В УПРАВЛЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА ЯЛТИНСКОГО ГОРОДСКОГО СОВЕТА   2.1Организация учетной политики и учета расчетов по социальному страхованию в Управлении образования ...

Бухгалтерский учет, анализ и аудит дебиторской и кредиторской задолженности

Скачать

157178

11

0

... ", можно поставить высокую оценку системы внутреннего контроля. Таблица 2.2 Оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности в ООО "Кора" № п/п Содержание вопроса Вариант ответа Да Нет Нет ответа 1 Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками -наличие и правильность оформления договоров (контрактов) на поставку материалов; ...

Учёт и аудит кассовых операций на примере предприятия

Скачать

186681

17

0

... краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями. Аудит кассовых операций Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами ...

Учет кассовых операций (на примере ОАО "Зерноградагрохимсервис" Ростовской области)

Скачать

147512

8

5

... на примере одного из предприятий. В следующей главе нами будет предпринята попытка провести анализ ведения кассовых операций на примере обследованного предприятия ОАО «Зерноградагрохимсервис». 3. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ОСОБЕННОСТИ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОАО «ЗЕРНОГРАДАГРОХИМСЕРВИС»   3.1. Организация ведения учета денежных средств в кассе предприятия   Для осуществления операций с наличными деньгами в ...