Учет кассовых операций в соответствии с программой «1С бухгалтерия для бюджетных учреждений»

2.2 Учет кассовых операций в соответствии с программой «1С бухгалтерия для бюджетных учреждений»

Сегодня сложно представить современную бухгалтерию без программного обеспечения. В бюджетной сфере применение учетных программ крайне необходимо и обусловлено следующими факторами:

-  сложный план счетов, который включает бюджетную классификацию;

-  необходимость ведения аналитического учета;

-  обязательный обмен данными документов, участвующих в электронном документообороте с органами казначейства;

-  большое количество регистров учета;

-  наличие ведомственных особенностей по ведению бюджетного учета.

В МУ Центральная городская больница г. Избербаш РД. для автоматизации бухгалтерского учета используется программа 1С: Бухгалтерия 7.7. 1С: Бухгалтерия 7.7 является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

В системе 1С: Бухгалтерия главные особенности ведения учета задаются в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.

В рассматриваемом учреждении используется типовая конфигурация программы «1С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений». Она предназначена для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений и реализует стандартную методологию учета в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. № 25н, а также другими нормативными правовыми актами, регулирующими порядок ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности в Российской Федерации.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» реализован 26-разрядный План счетов. В связи с тем что коды бюджетной классификации (КБК) для каждого бюджетного учреждения индивидуальны, в программе предусмотрена возможность формировать индивидуальный рабочий план счетов. При этом формирование рабочего плана счетов осуществляется в строгом соответствии с их структурой, объявленной в Приложении N 4 к Инструкции.

Программа 1С: Бухгалтерия позволяет автоматизировать все участки учета бюджетной бухгалтерии. Ведение кассовых операций в 1С: Бухгалтерия позволяет решать следующие задачи:

-  заполнение первичных кассовых документов (заявки на получение наличных денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера, объявления на взнос наличными, ведомости на выдачу денежных средств из кассы подотчетным лицам);

-  ведение журнала регистрации кассовых ордеров;

-  формирование кассовой книги.

При автоматизированном ведении учета кассовых операций бюджетного учреждения необходимо обеспечить:

-  своевременное и правильное отражение в учете операций по движению наличных денежных средств;

-  формирование первичных и отчетных документов, предусмотренных Инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40);

-  ведение раздельного учета средств по бюджетной и внебюджетной деятельности, а также по КБК (функциональной классификации расходов (ФКР), классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) и кодам доходов (КД);

-  получение вспомогательных отчетов и справок о совершенных кассовых операциях.

Программа 1С: Бухгалтерия обеспечивает решение всех перечисленных задач.

Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер». (код по ОКУД 0310001). В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды: сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем, в конце рабочего дня или начале следующего, после получения от кассира отчета, проводят .

Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа (рис. 1). Документ можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".

Рис. 1. Экранная форма приходного кассового ордера

Документ можно заполнить вручную или вводом на основании документа. При вводе на основании многие реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» заполняются автоматически.

Рассмотрим основные реквизиты документа и порядок их заполнения.

Учреждение - Кнопка "" позволяет задать учреждение, для которого оформляется кассовый ордер.

Лицевой счет  кнопка выбора позволяет задать лицевой счет, с которого сняты наличные средства. По умолчанию предлагаются реквизиты счета, заданного для выбранного учреждения в качестве основного.

Номер документа заполняется автоматически, но его допускается редактировать.

Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы. Она может быть изменена.

Содержание хозяйственной операции - выбирается из списка.

При выборе хозяйственной операции определяется, из какой группы будет выбираться корреспондирующий счет для оформления операции поступления денег в кассу.

При выборе операции «Прочие» корреспондирующий счет выбирается из списка корректных проводок.

При заполнении реквизита Счет кассы. выбирается субсчет счета 201.04. При оформлении операций с валютой в качестве счета кассы надо выбрать субсчет, у которого установлен признак "Валютный".

Сумма - указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.

При оформлении операций в валюте указывается сумма в валюте.

Подразделение осн. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, в котором заполняется документ, выбирается из справочника "Подразделения".

Подразделение кор. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, из которого поступили наличные, выбирается из справочника "Подразделения".

Целевое назначение - выбирается из справочника «Целевое назначение (основания по кассе)».

Принято от – реквизит заполняется автоматически при выборе сотрудника (контрагента) в табличной части документа, также можно ввести строку текста, например: «Из банка по чеку №…». Кроме того, этот реквизит можно заполнить выбором из справочника "Контрагенты" с помощью кнопки выбора.При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.

Основание - строкой текста указывается основание для составления ордера (содержание хозяйственной операции). По умолчанию выводится текст, соответствующий целевому назначению. При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.

Приложение - перечисляются прилагаемые к ордеру документы с указанием их номеров и дат составления.

После заполнения всех этих реквизитов необходимо перейти к закладке "таблица" где в строки таблицы необходимо ввести необходимые сведения: суммы по объектам аналитического учета; выбрать из списка соответствующее бюджетное обязательство по выбранному лицевому счету; задать код бюджетной классификации расходов (доходов) из справочника «КБК»; задать код экономической классификации расходов (доходов) из справочника «КОСГУ» и пр.

Документ «Приходный кассовый ордер» можно вводить и с использованием режима «Ввод на основании» на основании документов «Заявка на получение наличных денег со счета ОФК», «Поступление родительской платы», «Акт об оказании услуг». Для этого надо найти в соответствующем журнале документ, по которому поступили денежные средства», выбрать его курсором и вызвать из контекстного меню «Действия» пункт «Ввести на основании». Реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» будут заполнены данными из документа – основания.

После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается. Перед первой печатью приходного ордера рекомендуем вызвать "Предварительный просмотр" (Рис 2).

Рис. 2. Приходный кассовый ордер

К документу можно сформировать дополнительные печатные формы, используя кнопку «стрелка вниз», например, «Бухгалтерскую справку» (ф. 0504833) с расшифровкой данных, указанных в табличной части документа.

Правильно составленный документ сохраняется в журнале, но не проводится - в ответ на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет". После прохождения ордера через кассу документ следует провести - открыть документ, нажать кнопку "ОК" и в ответ на предложения программы "Сохранить документ?" и "Провести документ?" следует ответить "Да". При проведении документа автоматически формируется проводка (проводки), отражающая операцию на счетах бухгалтерского учета.

Документ имеет дополнительный реквизит - флажок "АННУЛИРОВАН". Этот флажок следует выставить для тех документов, которые не прошли через кассу и были аннулированы. Тем не менее, запись о таких документах должна быть в журнале КО-3, который должен содержать перечень всех ордеров, как проведенных, так и не проведенных.

Если к программе подключена ККМ в режиме «Фискальный регистратор», возможна печать кассовых чеков на ККМ по команде из программы.

Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Его можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.

Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа (рис.3). Порядок заполнения реквизитов расходного ордера аналогичен заполнению приходного ордера.

Рис.3. Экранная форма расходного кассового ордера

После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается. Перед первой печатью расходного ордера нужно вызвать "Предварительный просмотр" (рис. 4).

Рис. 4. Расходный кассовый ордер

Правильно составленный документ сохраняется в журнале, но не проводится - в ответ на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет". После прохождения ордера через кассу документ следует провести - открыть документ, нажать кнопку "ОК" и в ответ на предложения программы "Сохранить документ?" и "Провести документ?" следует ответить "Да". Также как и приходной кассовый ордер документ имеет дополнительный реквизит - флажок "аннулирован".

В типовой конфигурации Бюджетные учреждения существуют ещё два документа для ведения кассовых операций: "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)".

Документ "Приходный кассовый ордер (фондовый)"предназначен для оформления поступления денежных документов в кассу учреждения приходным кассовым ордером по форме № КО-1 (код по ОКУД 0310001).

Документ "Расходный кассовый ордер (фондовый)" предназначен для оформления выдачи денежных документов из кассы расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (код по ОКУД 0310002).

Оба документа - универсальные и позволяют оформлять поступление и выбытие денежных документов не только в рублях, но и в другой валюте, а также указывать (при еобходимости) количество денежных документов.

Документы можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса фондовая".

Для формирования и нумерации листов кассовой книги в типовой конфигурации предназначен документ «Отчет кассира». Экранная форма документа представлена на рисунке 5.

Рис. 5 Экранная форма «Отчет кассира»

Документ следует вводить ежедневно в конце рабочего дня по графику работы учреждения после оформления последней выдачи (получения) наличных денежных средств и проведения соответствующих документов. На каждую валюту следует вводить отдельный документ «Отчет кассира». Документ можно ввести из журнала «Касса». Реквизиты документа следующие:

Кнопка "" - позволяет задать учреждение, по которому формируется документ.

Дата – дата ввода документа. По умолчанию предлагается рабочая дата.

Номер – регистрационный номер документа в журнале «Касса». По умолчанию предлагается очередной номер. Нумерация документов установлена в пределах года.

Номер листа кассовой книги – порядковый номер листа кассовой книги. В общем случае может не совпадать с номером документа.

Валюта – валюта, по которой формируется лист кассовой книги.

Установка флага «Сворачивать аналитику» позволяет выводить в кассовой книге итог операции, а не каждую проводку операции.

Флажок «Последний день месяца» следует включать для печати в листе кассовой книги количества листов за месяц. При вводе документа «Отчет кассира» в последний день месяца по календарю флажок включается автоматически. В декабре последний день месяца считается последним днем года. В листе кассовой книги за последний день года печатается также количество листов за год.

В реквизите «Количество строк на листе» можно указать количество строк, которое должно печататься на листе кассовой книги. Задается в соответствии с используемым принтером. По умолчанию установлен вывод 62 строк.

В табличной части отражается информация, которая будет выведена в листе кассовой книги за заданную дату. Табличная часть заполняется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить». При нажатии кнопки «Заполнить» в таблице отражаются остатки бюджетных и внебюджетных наличных денежных средств на начало и конец дня, а также обороты за день в разрезе кассовых документов (флажок «Сворачивать аналитику» включен) или проводок (флажок «Сворачивать аналитику» выключен).

При формировании отчета кассира по проводкам (флажок «Сворачивать аналитику» выключен) в таблице приводятся также для справки коды экономической классификации расходов, зарегистрированные в проводках.

Порядок записей в таблице соответствует хронологическому порядку операций в журнале операций (проводок в журнале проводок). В таблицу включаются только проведенные кассовые документы.

Непосредственно из таблицы можно открыть для просмотра документ (операцию). Для этого следует установить курсор на документ в графе «Документ» и дважды щелкнуть левой клавишей мыши. В строке «В том числе на зарплату» (в графах «Прих. Бюдж», «Прих. Небюдж.») можно ввести остатки бюджетных и внебюджетных наличных денежных средств в кассе по невыплаченной заработной плате.

Кроме того, можно отредактировать текст, автоматически формируемый в графе «Содержание», который затем будет отражаться в графе «От кого получено или кому выдано» листа кассовой книги.

Если за указанный день операций по кассе не было, в таблице отразятся только остатки на начало и конец дня по данным бухгалтерского учета (сальдо по счету 201.04), а также будет заполнена строка «В том числе на зарплату» данными из предыдущего документа «Отчет кассира».

Для формирования и печати листа кассовой книги следует нажать кнопку «Печать». Перед печатью документ следует записать. При нажатии кнопки «Печать» формируются «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные кассовой книгой по форме № 0504514. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания номеров с начала года, с учетом количества строк, заданного в реквизите «Количество строк на листе». Если за день было зарегистрировано кассовых операций (проводок по счету 201.04) больше, чем количество, заданное в реквизите «Количество строк на листе», формируется несколько листов кассовой книги. Номер последнего листа кассовой книги фиксируется в программе. На последнем за текущий месяц листе печатается общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а на последнем листе за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Документ может быть сопровожден комментарием. Для этого в поле «Комментарий» следует ввести произвольную строку текста.

Перед печатью отчета для подшивки и передачи в бухгалтерию следует проверить формирование листа кассовой книги с помощью пиктограммы «Предварительный просмотр», при необходимости изменить настройку полей (меню «Файл – Параметры страницы») и количество строк на листе (реквизит «Количество строк на листе» документа «Отчет кассира»). Заполненный документ следует сохранить и провести. Документ не формирует проводок, а нужен лишь для нумерации листов кассовой книги. Документ «Отчет кассира» нельзя провести, не сформировав предварительно отчет «Кассовая книга», так как в момент формирования отчета производится определение номера и количества листов кассовой книги, которые должны быть сформированы на основании этого документа. Документы, включенные в документ «Отчет кассира», нельзя удалить.

Кроме выше перечисленных документов из группы "Касса" меню "Документы" главного меню можно вызвать документы "Заявка на получение наличных денег со счета ОФК" и «Заявление на получение денежных чековых книжек».

Первый документ (рис. 6) предназначен для оформления доверенности на получение наличных денег по чеку со счета ОФК по форме 0510033 (Приложение 3 к "Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета", утвержденными приказом Минфина России от 21.09.2004 г. № 85н).

Рис.6. Экранная форма Заявки на получению денег со счета ОФК

Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки.

Документ «Заявление на получение денежных чековых книжек» (рис. 7) предназначен для оформления заявления (доверенности) на получение денежных чековых книжек в органах федерального казначейства по форме 0510031

Рис.7. Экранная форма Заявления на получение денежных чековых книжек

После заполнения всех реквизитов можно сформировать печатную форму заявления нажатием кнопки «Печать». Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки. После получения чековых книжек в документ можно ввести дополнительную информацию в группе «Выданы чековые книжки» – серии и первый и последний номера листов чековых книжек.

Для составления отчета кассира в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Он предназначен для формирования и печати листов кассовой книги по форме № 0504514, утвержденной Минфином РФ для бюджетных учреждений. Отчет строится по документам «Отчет кассира». Отчет можно вызвать из документа «Отчет кассира», а также из журнала «Касса» или меню «Отчеты – Отчеты по кассе».

В форме настройки параметров отчета «Кассовая книга» (рис. 8) следует указать день или период, за который надо формировать отчет. При формировании отчета за период предполагается, что настройка разбиения

кассовой книги на листы в соответствии с используемым принтером была выполнена в документах «Отчет кассира». Флаг «Печатать сразу» позволяет выводить отчет сразу на принтер, без предварительного формирования на экране. Эту возможность следует использовать при печати листов кассовой книги за период.

Рис.8. Экранная форма настройки отчета кассира

При нажатии кнопки «Сформировать» будет сформировано (напечатано) столько листов кассовой книги, сколько проведенных документов «Отчет кассира» зарегистрировано в программе за заданный период. Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который затем может быть выведен на печать. Отчет по кассе формируется сразу в двух экземплярах: первый экземпляр называется "Вкладной лист кассовой книги", второй - "Отчет кассира". Сформированный отчет будет содержать все реквизиты, предусмотренные в кассовой книге установленного образца: остатки на начало даты по счету 201.04, все операции по счету 201.04 за эту дату, а также итоговые обороты за день по приходу и расходу и остаток на конец дня. Движение бюджетных и внебюджетных средств показывается отдельно. Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку операций в журнале операций.

В типовой конфигурации можно также сформировать отчет "Журнал регистрации кассовых ордеров". Он позволяет распечатать журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме № КО-3, утвержденной постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98 г. Для формирования отчета необходимо выбрать пункт "Касса" меню "Отчеты" главного меню программы, а в нем "Журнал регистрации кассовых ордеров".

На экран выдается запрос параметров вывода отчета (рис.9), в котором необходимо:

-  выбрать, формировать журнал кассовых или фондовых ордеров, щелкнув мышью в соответствующем поле;

-  задать период, за который надо получить отчет, используя кнопки вызова календаря или выбора стандартного периода;

-  выставить флажок для формирования титульного листа;

-  нажать кнопку "Сформировать".

Рис.9. Экранная форма настройки Журнала Регистрации кассовых ордеров

Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который затем может быть выведен на печать. В отчете приводится перечень как проведенных, так и не проведенных кассовых документов, зарегистрированных в журнале "Касса" за заданный период. По кнопке "Обновить" можно обновить содержимое отчета. По кнопке "Настройка" - изменить параметры вывода отчета. Отчет можно формировать также в журнале документов "Касса" по кнопке "Отчеты по кассе", а также . в журнале документов "Касса фондовая" по кнопке "Отчеты".

Таким образом, в результате автоматизации кассовых операций сокращается объем рутинной ручной работы и тем самым высвобождается рабочее время для анализа совершенных операций, предоставляется возможность оперативно получать отчетные регистры и информацию об остатках средств в кассе и их целевом использовании

Глава III. Анализ и контроль кассовых операций в ТМО «Избербашская поликлиника»

3.1 Организация и проведение ревизии кассы и контроль
за соблюдением кассовой дисциплины

Освоение методики проверки кассовых операций в бюджетных учреждениях, и в частности в учреждениях здравоохранения, является важным по нескольким причинам. Во-первых, денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов организации. Кроме того, денежные операции носят массовый и распространенный характер. Все это делает данный участок хозяйственной деятельности учреждения наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений. [20]

Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. Среди них можно выделить основные - выдачу средств на оплату труда, на оплату административно-хозяйственных расходов, подотчетным лицам и др.

Проверка учета кассовых операций - обязательный компонент программ ревизий и проверок бюджетных учреждений. Ее цель - выявить нарушения и злоупотребления в учете наличных денежных средств бюджетного учреждения, не допустить ошибок и недостоверной информации в отчетности. [17]

Контроль кассовых операций - проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

В ходе проверки кассовых операций контрольные органы выявляют нарушения следующих нормативных актов: [34]

-  Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

-  Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Советом директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40;

-  Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П;

-  Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49;

-  Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 08.12.2006 N 168н (Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации меняются практически ежегодно, поэтому необходимо отслеживать происходящие изменения, утверждаемые приказами Минфина России);

-  Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н;

-  Приказа Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

В отношении кассовых операций проверке подвергаются: [20]

-  наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в учете;

-  полнота и правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, Кассовой книги, платежных ведомостей и т.д.;

-  соблюдение порядка поступления и выдачи денег из кассы;

-  соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе;

-  соблюдение установленного порядка и лимита наличных расчетов с юридическими лицами;

-  наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;

-  правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций;

-  наличие в организации действующей системы проведения инвентаризаций кассы.

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок - это приходные и расходные кассовые ордеры, Кассовая книга. С другой - кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, расчетами с подотчетными лицами, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и др. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими первичными документами других разделов учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются: [17]

- Журнал операций по счету "Касса";

- Баланс исполнения бюджета (ф. 0503130);

- Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);

- анализ счета 201 04 000 "Касса";

- Кассовая книга (ф. 0504514);

- отчеты кассира;

- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3 (0310003));

- приходные кассовые ордеры (ф. КО-1 (0310001));

- расходные кассовые ордеры (ф. КО-2 (0310002));

- инвентаризационные описи наличных денежных средств (ф. 0504088);

- Ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);

- платежные ведомости;

- оправдательные документы к кассовым документам;

- авансовые отчеты и др.

При проверке кассовой дисциплины в организации проводятся следующие процедуры: [37]

- инвентаризация кассы;

- осмотр (обследование) помещения кассы;

- просмотр документов;

- сравнение документов;

- инспектирование, которое представляет собой проверку записей, документов или материальных активов. В ходе инспектирования записей и документов ревизор получает доказательства различной степени надежности в зависимости от их характера и источника, а также эффективности средств внутреннего контроля над процессом обработки;

- наблюдение, которое представляет собой отслеживания ревизором процесса или процедуры, выполняемой другими лицами;

- запрос и опрос, то есть поиск информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами проверяемого лица. Запрос может быть как официальным письменным, адресованным третьим лицам, так и неформальным устным вопросом, адресованным работникам учреждения;

- подтверждение, которое представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях;

- пересчет, который представляет собой проверку точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнения ревизором самостоятельных расчетов;

- аналитические процедуры. Они представляют собой анализ и оценку полученной ревизором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого учреждения с целью выявления необычных и (или) неправильно отраженных в бюджетном учете хозяйственных операций, выявление причин таких искажений. Результатами выполнения аналитических процедур является выявление ревизором наличия или отсутствия необычных отклонений показателей бухгалтерской отчетности.

Длительность выполнения указанных процедур зависит, в частности, от срока, отведенного на получение доказательств. Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Все они построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для ее выполнения; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

Основной набор процедур, который используется контрольными органами при проверке кассовых операций включает: [17]

1) для выявления хищения денежных средств:

- инвентаризация кассовой наличности;

- проверка наличия на приходных расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица;

- проверка наличия на расходных кассовых документах подписей руководителя учреждения или уполномоченного лица;

- проверка наличия на расходных кассовых документах подписей получателей денег;

- устный опрос лиц, получивших деньги по расходным кассовым ордерам, но не подтвердившим этот факт распиской;

2) для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм и, в частности, неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка:

- проверка чековой книжки учреждения на полноту;

- проверка полноты оприходования денежных средств в кассу учреждения, полученных из банка по чеку;

3) для выявления случаев неоприходования и присвоения денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам:

- проверка своевременности расчетов сотрудников учреждения по командировочным расходам;

- проверка своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды;

- проверка соответствия приходных кассовых ордеров записям в Журнале регистрации приходных кассовых ордеров;

- проверка одновременности оформления кассовых ордеров и движения денег по ним;

4) для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм от различных юридических лиц по доверенностям:

- проверка Журнала учета выданных доверенностей;

- проверка правильности оприходования сумм по доверенностям;

5) для выявления излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов:

- проверка полноты первичных приходных и расходных кассовых документов, сброшюрованных с Журналом операций по счету "Касса";

- проверка правильности и своевременности погашения приложений;

6) для выявления излишнего списания денег по кассе неправильным подсчетом итогов в кассовых документах:

- проверка совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;

- проверка итогов кассовых отчетов;

7) для выявления излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам:

- проверка совпадения кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;

- проверка доброкачественности первичных документов;

- проверка обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости;

8) для выявления излишнего списания денег по кассе путем подлога в законно-оформленных документах с увеличением сумм списаний:

- проверка полноты регистрации платежных ведомостей в журнале регистрации платежных ведомостей;

- проверка соответствия данных аналитического и синтетического учета по расчетам с персоналом;

9) для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям:

- проверка соответствия платежных реестрам депонированных сумм;

- проверка полноты и своевременности сдачи в банк депонированных сумм;

- проверка полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;

- проверка соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;

- проверка соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм;

10) для выявления случаев присвоения сумм, причитающихся другим организациям, производится проверка достоверности доверенностей от других предприятий на получение денег;

11) для выявления случаев нарушений расчетов суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину, с другими юридическими лицами:

- проверка осуществления расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину;

- проверка соблюдения установленного банком лимита остатка кассы;

- проверка соблюдения учреждением предельных сумм расчетов между юридическими лицами наличными денежными средствами, поступающими в кассу;

12) для выявления случаев нарушений при расчетах с населением наличными денежными средствами за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники:

- проверка правильности ведения книг кассира-операциониста;

- проверка полноты оприходования в кассу учреждения выручки контрольно-кассовых машин;

- проверка своевременности постановки на учет контрольно-кассовых машин в налоговом органе;

- проверка своевременности снятия с учета в налоговом органе контрольно-кассовой техники;

13) для выявления некорректного отражения кассовых операций в регистрах синтетического учета производится проверка соответствия котировки, проставленной на первичных кассовых документах, записям в Журнале операций по счету "Касса".

В условиях автоматизированного составления отчета кассира и ведения Кассовой книги необходимость в проведении многих из указанных процедур отпадает.

Существует несколько методов сбора доказательств при проведении проверки кассовых операций: [37]

- наблюдение или участие в инвентаризации;

- наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

- устный опрос;

- получение письменных подтверждений;

- проверка документов, полученных клиентами от третьих лиц;

- проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

- проверка арифметических расчетов;

- анализ.

Кроме того, при проведении проверки кассовых операций бюджетных учреждений здравоохранения необходимо учитывать следующие моменты. Денежные средства поступают в кассу: из банка, от работников организации в оплату каких-то услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.

Ревизор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера учреждения в условиях, исключающих возможность их утери, испорченные чеки погашаются надписью "аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

В случае осуществления бюджетным учреждением здравоохранения внебюджетной деятельности ревизором должна быть тщательно проверена полнота оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства, если данные хозяйства имеют место в исследуемом учреждении. При этом сверяются записи в Кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг). При этом ревизор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

С января 2008 г. в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или в кассу индивидуального предпринимателя». установлен лимит размера расчетов наличными между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены - 100 000 руб. по одному договору. Сумма штрафа, налагаемого на организацию, составляет от 40000 до 50000 руб, а на руководителя учреждения - от 4000 до 5000 руб. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Ревизор проверяет расходование наличных денег из кассы. Для этого необходимо знать, что заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. При этом все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись "по доверенности", а саму доверенность прилагает к ведомости. Выдача по расходным кассовым ордерам возможна в случаях оплаты работы внештатным сотрудникам (по договорам гражданско-правового характера), единичной выдачи заработной платы работнику (при увольнении и др.).

Кроме того, необходимо проверить целевое расходование бюджетных средств из кассы в соответствии с требованиями бюджетной классификации. При проверке расходования денежных средств подотчетными лицами ревизор руководствуется порядком ведения кассовых операций, согласно которому лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом ревизор выясняет, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если данное требование не выполняется, он требует письменные объяснения от соответствующих должностных лиц.

Также проверяется соблюдение порядка применения контрольно-кассовой техники. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) контрольно-кассовых машин, допускаемые к использованию на территории России и внесенные в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Полнота оприходования выручки через контрольно-кассовую машину устанавливается путем сверки на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, Кассовой книги. Одновременно необходимо проверить, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации. В случае если учреждение использует бланки строгой отчетности, необходимо удостовериться в правильности их оформления, хранения, выдачи и учета.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций), и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Целью инвентаризации является проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в Кассовой книге фактическому остатку в кассе.

В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров производится внеплановая ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денег в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись наличных денежных средств по форме 0504088 . Форма утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета". В случае установления расхождений данных бюджетного учета с фактическим наличием денежных средств в кассе составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка. Она включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один из них передается материально ответственному лицу, принявшему денежные средства, второй - материально ответственному лицу, сдавшему денежные средства, третий - в бухгалтерию. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки приходуются в кассу.

В условиях автоматизированного ведения Кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств и обработки кассовых документов.

Инвентаризационная комиссия составляет инвентаризационные описи в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя учреждения, главного бухгалтера и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Например, в соответствии со ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ на должностные лица (руководителя, главного бухгалтера или кассира) за нарушение порядка ведения кассовых операций может быть наложен штраф в размере от 40 до 50 МРОТ, а на само учреждение как юридическое лицо - от 400 до 500 МРОТ. [25]

Кроме того, проверяется техническая укрепленность касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в учреждении.

Характерными нарушениями совершения кассовых операций являются: [20]

- недостача или излишек денег в кассе;

- несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных сумм;

- хищение денежных средств;

- ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, недооформление и т.д.);

- отсутствие первичных кассовых документов;

- превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;

- непроведение инвентаризации кассы;

- наличные расчеты с юридическими лицами сверх установленного предела (на данный момент - 100 тыс. руб.);

- выдача денег посторонним лицам без оформления доверенностей;

- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;

- использование денежных средств не в соответствии с бюджетной классификацией;

- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;

- излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании одних и тех же документов, либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;

- неправильная корреспонденция счетов;

- осуществление расчетов с населением наличными и оказанные услуги без применения контрольно-кассовых машин либо без регистрации контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

- нарушение расходования средств из кассы;

- отсутствие или недостаточный внутренний контроль над движением денежных средств в кассе.

Признаками отсутствия или недостаточного внутреннего контроля, в свою очередь, являются:

- отсутствие в учреждении налаженной системы проведения внеплановых ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

- отсутствие приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

- наличие признаков формального проведения ревизий кассы, а именно регулярное назначение в комиссии по проведению ревизий одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;

- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо главного бухгалтера и руководителя учреждения;

- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на работника бухгалтерии без письменного распоряжения руководителя учреждения;

- отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром;

- отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура не является для него постоянной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому ревизор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.

В заключение отметим, несмотря на то, что в последнее время наблюдается тенденция уменьшения расчетов внутри бюджетных учреждений, в том числе учреждений здравоохранения, наличными денежными средствами, например, заработная плата перечисляется на счета работников или их банковские карточки, значение учета кассовых операций и использование наличных денег от этого не уменьшается. Даже при незначительном объеме наличных денежных средств у учреждения должны соблюдаться требования законодательства в данной области, а также обеспечиваться своевременное оприходование денежных средств в кассу, их строгое целевое расходование и сохранность.