Затвердження та узгодження службових документів

Затвердження та узгодження службових документів

Курсова робота з документознавства

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Класифікація службових документів

1.2 Загальні правила оформлення службових документів

1.3 Вимоги до тексту службових документів

РОЗДІЛ ІІ. Форми погодження змісту документа

2.1 Внутрішнє узгодження службових документів

2.2 Зовнішнє погодження

РОЗДІЛ ІІІ. ПРАВИЛА ЗАТВЕРДЖЕННЯ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТУ

3.1 Підпис як спосіб засвідчення документу

3.2 Форма затвердження документів

ВИСНОВКИ.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ.

ДОДАТКИ

УМОВНІ СКОРОЧЕННЯ

ГОСТ – державний стандарт

ДПА – Державна податкова адміністрація

ОРД – організаційно розпорядчі документи
ВСТУП

Актуальність теми. Організація роботи з документами – головна задача управління у будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації. Службові документи відіграють значну роль в організації документообігу кожного підприємства. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Більшість документів оформлюється за чіткими єдиними вимогами до оформлення документу, що сприяє оптимізації процесу документообігу. Необхідність знання усіх цих вимог зумовило актуальність обраної теми.

Метою роботи є аналіз вимог до оформлення грифів затвердження та узгодження службових документів. Досягнення поставленої мети передбачає розв’язання ряду завдань:

-  аналіз основних ознак службових документів;

-  аналіз типів службових документів;

-  дослідження особливостей узгодження документу;

-  визначення правил оформлення грифу затвердження у службових документах.

Об’єктом нашого дослідження став процес документообігу на сучасному етапі розвитку. Безпосередньо ж предмет дослідження становлять службові документи, зокрема основні вимоги до їх затвердження та погодження.

У процесі роботи над обраною темою ми користувалися такими методами дослідження:

- описовий метод

- метод аналізу

- порівняльний метод.

Робота має практичне значення. Результати даного дослідження можуть бути використані під час вивчення особливостей оформлення службових документів на заняттях із документознавства, а також як посібник для оптимізації роботи зі службовими документами.

Структура роботи. Відповідно до сформульованої мети наукового дослідження робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.

У вступі обґрунтовується актуальність обраної проблеми, визначається предмет та об’єкт дослідження, мета та завдання дипломної роботи.

Перший розділ присвячено розгляду особливостей службових документів, зокрема розглядається класифікація документів, вимоги до тексту та оформлення службових документів.

Другий розділ присвячено аналізу існуючих форм погодження документу. Розглядаються форми внутрішнього та зовнішнього погодження службових документів на підприємствах.

У третьому розділі аналізуються особливості затвердження службових документів, зокрема розглядається підпис як одна з форм затвердження документу та вимоги до оформлення грифу затвердження.

У додатках подано зразки оформлення затвердження та погодження службових документів.

РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1  Класифікація службових документів

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини [7, 25]. Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа [1, 32]. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.У системі, наприклад, державної податкової служби України такі вимоги встановлені Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від 1 липня 1998 року № 315. Зазначена інструкція введена в дію з 1 січня 1999 року.

Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом [11, 28]. Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо.

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Групи документів
1. За змістом	1. Організаційно-розпорядчі (управлінські документи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи).  2. Фінансово-розрахункові (бух_ніжанко_, банківські документи).  3. Постачально-збутові.
2. За призначенням	1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила тощо).  2. Розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, рішення).  3. Інформаційно-довідкові (довідки, листи, телеграми, доповідні і пояснювальні записки тощо).
3. За формою	1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими органами). 2. Трафаретні (бланки документів з постій_ні інформацією та вільними місцями для заповнення змінної інформації). 3. Індивідуальні (готуються кожного разу виконавцями по-новому: доповідні і пояснювальні записки, переважна більшість службових листів та ін.).
4. За напрямом руху	1. Вхідні. 2. Вихідні.
5. За місцем складання і використання	1. Внутрішні (складаються і використовуються безпосередньо в установі). 2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспонденція).
6. За походженням	1. Офіційні (стосуються діяльності юридичних осіб). 2. Особисті: 2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, посвідчення особи); 2.2. Особисті власного походження.
7. За терміном виконання	1. Термінові (повинні бути виконані у встановлені строки та з позначкою “Терміново”). 2. Нетермінові (без конкретно зазначеного в них терміну виконання).
8. За стадіями створення	1. Оригінали (перші примірники документів, які мають оригінали підписів посадових осіб). 2. Копії: 2.1. Відпуск (повна копія документа, оформлена одночасно з оригіналом під копірку). 2.2. Витяг (копія частини документу, засвідчена у встановленому порядку). 2.3. Дублікат (повторно виданий документ).
9. За ступенем гласності	1. Звичайні. 2. Для службового користування (інформація для обмеженого кола осіб, не підлягає публікації у засобах масової інформації). 3. Таємні (містять державну таємницю)
10. За терміном зберігання	1. Документи постійного зберігання. 2. Документи довгострокового зберігання (понад 10 років). 3. Документи короткострокового зберігання (до 10 років).

1.2 Загальні правила оформлення службових документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів [4, 273]: 1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 – відмітка про надходження.

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм.

Оформлення бланків документів. Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа.

Є два види бланків ОРД:

– для службових листів;

–  загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов’язково зазначаються реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів 10–12, 14.

В управлінській діяльності практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів – найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.