Навигация
Вимоги до тексту службових документів
30446
знаков
8
таблиц
0
изображений
1.3 Вимоги до тексту службових документів
Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата [16, 47].
У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;
3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).
Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.
Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.
У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:1) буквено-цифрова (традиційна);
2) цифрова (порівняно нова).
Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).
Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:А. Б. В. Г....І ІІ ІІІ IV...1) 2) 3) 4)....а) б) в) г)...1Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.
Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.
Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.
Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.
Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.).
Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу. На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.
Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);
3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;
4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.
У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів. Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.
Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні [12, 58].
Особливості офіційно-ділового стилю:
– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;
– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;
– лаконічність, стислість;
– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;
– використання термінів, спеціальних слів. Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:– якомога точніше й повніше подати інформацію;– досягти найбільшого впливу на адресата;– сформулювати позитивне враження про авторів документа.
Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.
РОЗДІЛ ІІ. Форми погодження змісту документа
2.1 Внутрішнє узгодження службових документів
Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.
Є дві форми погодження документів:
Похожие работы
... ів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст [18, с. 323]. Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень. Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, ...
... , завіреного в установленому порядку; в) дублікат - в разі втрати оригіналу видається документ з позначкою “дублікат”, має однакову юридичну силу з оригіналом. Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування ...
... строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років. 2.4 Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функці ...
... і від отриманого виховання ступінь їхнього розвитку в різних людей різна, багато чого тут визначається індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи. Які ж особисті якості важливо мати секретарю керівника? На це питання існує багато різних думок, оскільки немаловажним фактором є ще і сумісність, тобто можливість успішної спільної роботи двох особистостей – секретаря й керівника. ...
0 комментариев