Структура агентства

2.4.2 Структура агентства

Планируется следующая схема управления кампанией:

Организационная структура

2.4.3 Функциональные обязанности ключевых сотрудников агентства

Функциональные обязанности сотрудников предприятия определяются их должностными инструкциями. В данной работе представлены должностные инструкции основных участников рабочего процесса агентства, специально разработанные для агентства «Selected Group Communication».

К функциям Генерального директора относятся:

1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

2. Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия (бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств).

3. Ведение переговоров с коммерческими банками, иными кредитными учреждениями и другими внешними организациями.

4. Руководство работами по формированию кредитной политики предприятия, включающими: проведение анализа структуры баланса, определение уровня соотношения собственных и заемных средств, принятие решения о привлечении заемных средств, определение выгоды от привлечения заемных средств, изучение кредитных организаций, анализ договорной документации, составление плана возврата заемных средств, расчет процентных ставок за период кредита, определение суммы процентов по проектам кредитных договоров, установление источников выплаты суммы кредита и процентов, разработка планов и схем погашения кредитов, пр.

5. Руководство отделом по работе с клиентами

К функциям Исполнительного директора относятся:

1. Общие положения

2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний

2.1. Необходимый уровень образования и стаж работника: высшее образование в сфере экономики, финансов, бухгалтерского учета, менеджмента, маркетинга, бизнеса, юриспруденции; стаж работы в коммерческих фирмах – не менее 2 лет.

2.2. Исполнительный директор должен знать: законодательство, касающееся коммерческой деятельности, в том числе внешнеэкономической деятельности; корпоративные нормативные акты Общества; миссию фирмы; стратегию (политику) фирмы; ее тактику; формы и порядок финансовых расчетов; порядок оформления финансовых операций; организацию документооборота в коммерческой деятельности; порядок приемки, оприходования, хранения и выдачи товаров; правила проведения инвентаризации товаров, расчетов и платежных обязательств; правила проведения проверок и документальных ревизий.

3. Обязанности

3.1. Организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц и структурных подразделений на основе: производственной оценки бюджета и ресурсов; сформированных им и утвержденных Генеральным директором оперативных планов фирмы; оптимального распределения ресурсов по подразделениям; разработанной системы коммуникаций (информационной системы освещения и оценки хода работ; постановки задач и формирования планов работ для отдельных структурных частей организации; формирования целей отдельных руководителей на основе целей фирмы, планов их деятельности по целям; реализации системы материального и морального стимулирования; контроля выполнения планов работ подразделений; процедур и правил взаимодействий подразделений, структурных единиц и работников фирмы.

3.2. Участвует в разработке стратегии фирмы.

3.3. Проводит оперативный финансовый и экономический анализ деятельности фирмы и подразделений. Регулярно информирует о результатах анализа Генерального директора и его заместителя.

3.4. Организует, отслеживает и отвечает за выполнение всех приказов Генерального директора и его заместителя.

3.5. Работает над совершенствованием системы мотивации (вознаграждения) работников фирмы и отвечает за ее реализацию.

3.6. Регулярно информирует Генерального директора и его заместителя о ходе работ в фирме и реализации планов.

3.7. Осуществляет оперативную оценку результатов деятельности фирмы, недостатков и разрабатывает планы по их корректировке.

3.8. Отвечает за реализацию политики фирмы и проведение мероприятий по развитию ценностных ориентаций в деятельности фирмы.

3.9. Отвечает за соблюдение трудовой дисциплины, выполнение приказов и распоряжений.

3.10. Отвечает за правильную организацию делопроизводства в фирме, юридическую и экономическую проработку договоров, контрактов, соглашений и пр., подготовку документов.

3.11. Организует эффективную работу аппарата фирмы и обеспечивает равномерную загрузку персонала.

3.12. Еженедельно составляет бланк анализа финансов и ресурсов.

3.13. Составляет оперативные планы (месячные и декадные) фирмы с утверждением их у Генерального директора.

3.14. Организует систему информирования работников фирмы и координации действий (доски объявлений, совещания и пр.).

3.15. Контролирует деятельность подразделений по планам их работы.

3.16. Обеспечивает реализацию системы материального поощрения.

3.17. Заботится о нормальных бытовых условиях работы сотрудников фирмы.

3.18. Следит за соблюдением целей, принципов, политики, правил и процедур, принятых в фирме, работает над их совершенствованием.

3.19. Ответствен за реализацию всех приказов по фирме.

3.20. Подготавливает совещания фирмы.

3.21. Подготавливает проекты договоров, контрактов, соглашений.

3.22. Следит за соблюдением трудовой дисциплины.

3.23. Выявляет и устраняет самостоятельно и с руководством недостатки в работе фирмы.

3.24. Отвечает за материально-техническое обеспечение деятельности аппарата фирмы.

3.25. По поручению Генерального директора организует или выполняет лично отдельные задания и поручения, относящиеся к сфере деятельности фирмы.

3.26. Определяет курс на эффективную работу аппарата фирмы и равномерной загрузки персонала.

4. Права

4.1. Исполнительный директор имеет право самостоятельно принимать решения и организовывать их выполнение подчиненным аппаратом в рамках своей компетенции, определяемой (обязанности).

4.2. Исполнительный директор имеет право не выполнять решения Генерального директора, если они противоречат действующей Конституции, законодательству и корпоративным нормативным документам.

4.3. Исполнительный директор имеет право обращаться с предложениями к Генеральному директору по совершенствованию работы коммерческой службы и фирмы в целом и получать ответ на свои предложения.

4.4. Исполнительный директор имеет право представлять Генеральному директору фирмы предложения о поощрении работников за хорошую работу и о наказании лиц, не исполняющих возложенных на них обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Исполнительный директор несет дисциплинарную ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей: за невыполнение плана; за непринятие решений по вопросам его компетенции; за несвоевременное и неполное представление установленной отчетности; за достоверность данных, приводимых в исходящих документах; за обеспечение соответствия уровня квалификации и компетенции персонала решаемым задачам; за обеспечение коммерческой тайны передаваемых ему сведений; за сохранность документов, составляющих коммерческую тайну, при условии предварительной квалификации таких сведений и документов, как содержащих коммерческую тайну, лицом, уполномоченным на это, и создание условий для обеспечения хранения документов, составляющих коммерческую тайну.

К функциям менеджера по работе с клиентами относятся:

1. Общие положения

1.1. Менеджер относится к категории руководителей.

1.2. Назначение на должность Менеджера и освобождение от нее производятся приказом Генерального директора по представлению Исполнительного директора по кадрам.

1.3. Менеджер в своей деятельности руководствуется Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей Должностной инструкцией и другими корпоративными актами.

1.4. Менеджер подчиняется непосредственно заместителю Генерального директора по коммерческим вопросам.

1.5. На время отсутствия Менеджера (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет Старший товаровед или Администратор.

2. Должностные обязанности

2.1. Выполнять утвержденный бюджет закупок, план товарооборота, обеспечивать создание товарного запаса.

2.2. По требованию руководства предоставлять информацию о торговом процессе.

2.3. Осуществлять контроль над приемкой товара, подачей и размещением его в торговом зале.

2.4. Контролировать соблюдение условий хранения, сроков реализации товара и его качества.

2.5. Осуществлять руководство и организацию работы персонала.

2.6. Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3. Права

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся его деятельности.

3.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.3. Вносить на рассмотрение Исполнительного директора по кадрам представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных ему работников, а также предложения о поощрении отличившихся работников, о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

4.1. За сохранность товарно-материальных ценностей.

4.2. За соответствие внешнего вида персонала, работающего в торговом зале, установленным требованиям.

4.3. За качество и своевременность выполнения возложенных настоящей Инструкцией обязанностей.

5. Контакт

5.1. Менеджер постоянно поддерживает связь с заместителем Генерального директора по коммерческим вопросам.

5.2. Регулярно проводит учет товара с Ревизионным отделом.

5.3. Обменивается данными с Информационно-статистическим отделом.

5.4. Работает совместно с Отделом кадров и Бухгалтерией.

К функциям главного бухгалтера относятся:

1. Общие положения

1.1. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

1.2. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности Генеральным директором фирмы.

1.3. На должность Главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

1.4. Прием и сдача дел при назначении и освобождении Главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

1.5. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю фирмы.

1.6. На время отсутствия Главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности Главного бухгалтера переходят к кассиру, о чем объявляется приказом по фирме.

2. Функции

2.1. Главный бухгалтер обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии фирмы.

2.2. Главный бухгалтер определяет направления и принимает решения о расходовании средств с рублевых и валютных счетов фирмы.

2.3. Главный бухгалтер в установленные сроки составляет бухгалтерскую отчетность и представляет ее в соответствующие органы, а также проводит экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

3. Должностные обязанности

3.1. Главный бухгалтер, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить выполнение следующих задач:

3.1.1. Использование современных средств автоматизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета.

3.1.2. Полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением.

3.1.3. Достоверный учет исполнения смет расходов, реализации продукции и других работ, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг.

3.1.4. Точный учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности фирмы в соответствии с установленными правилами.

3.1.5. Правильное начисление и своевременное перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам; отчисление средств в фонды и резервы.

3.1.6. Своевременную организацию работ по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей и контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы.

3.1.7. Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив.

3.2. Непосредственно на Главного бухгалтера возлагаются следующие обязанности:

3.2.1. Определение направлений (по согласованию с Генеральным директором) и принятие решений о расходовании средств с рублевых и валютных счетов фирмы, а также учет других операций по счетам в кредитных организациях.

3.2.2. Принятие решений (по согласованию с Генеральным директором) о привлечении заемных средств и своевременное погашение задолженности по ним, отражение финансовых операций в бухгалтерском учете.

3.2.3. Составление достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, предоставление ее в установленные сроки соответствующим органам.

3.2.4. Осуществление экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.

3.3. Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно осуществлять контроль по следующим направлениям:

3.3.1. Соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей.

3.3.2. Правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины.

3.3.3. Соблюдение установленных правил и сроков проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.

3.3.4. Взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины.

3.3.5. Законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

3.4. Главный бухгалтер обязан активно участвовать в подготовке мероприятий (системы внутреннего контроля), предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства.

В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписки, использование средств не по назначению и другие нарушения и злоупотребления) Главный бухгалтер докладывает об этом руководителю фирмы для принятия мер.

3.5. Документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитные и расчетные обязательства подписываются руководителем фирмы и Главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Предоставление права подписания документов этим лицам должно быть оформлено приказом по фирме. Указанные выше документы без подписи Главного бухгалтера или лиц, им на то уполномоченных, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению материально ответственными лицами и работниками бухгалтерии фирмы.

3.6. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

В случае разногласий между руководителем организации и Главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.