Документооборот

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Академия бюджета и казначейства

Министерства финансов Российской федерации"

Курсовая работа по дисциплине:

"Теория бухгалтерского учета"

Калуга, 2007

СОДЕРЖАНИЕ

Введение.. 3

Глава 1. Документооборот в бухгалтерском учете. 7

1.1. Документы в бухгалтерском учете и их классификация. 7

Глава 2. Техника оформления и порядок движения документации в Калужском ОАО "Кристалл". 19

2.1. Организационно - экономическая характеристика Калужского ОАО "Кристалл". 19

2.2. Правила ведения документооборота в организации. 25

2.3. Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО "Кристалл". 28

Глава 3. Организация контроля и пути совершенствования и формирования документации в Калужском ОАО "Кристалл". 30

3.1. Пути совершенствования документооборота в Калужском ОАО "Кристалл" 30

3.2. Автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл". 32

Заключение.. 35

Список использованной литературы... 40

Приложение 1. 44

Приложение 2. 45

Приложение 3. 46

Генеральный директор А.Т. Коптев Главный бухгалтер Р.К. Егорова. 54

Приложение 4. 55

Приложение 10. 67

Введение

Методы бухгалтерского учета представляют собой систему способов и определенных приемов. Одним из таких методов является документация. Документация – это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать следующие условия:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой – на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров проводился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно исходить не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций – одним сводным документом.

Современная мировая экономика, характеризующаяся высокой мобильностью товаров, капиталов и рабочей силы, существенным ростом интеллектуального труда, информационных технологий, быстрой смены технико-технологических условий производства, распространением более прогрессивных новейших технологий и товаров, существенно влияет и на экономику России. В связи с этим изменились и технические возможности документооборота как одного из методов бухгалтерского учета:

·  компьютерные технологии заменяют традиционную технику регистрации и сверки записей;

·  происходит мгновенная передача деловой информации с любой точки планеты;

·  увеличивается темп отражения информации в бухгалтерском учет.

Вместе с тем аудит финансовой деятельности организации показывает, что в бухгалтерской отчетности наблюдаются недостатки, искажения и фальсификации. Поэтому актуальным является правильный и грамотно организованный документооборот, на основе которого проводится анализ хозяйственной деятельности организации.

Цель работы – изучить документацию как элемент метода бухгалтерского учета, проанализировать документооборот Калужского ОАО "Кристалл" и рассмотреть возможные пути его совершенствования.

В связи с поставленной целью ставились и решались следующие задачи:

·  рассмотреть классификацию документов, порядок составления, обработки и сроки хранения

·  дать организационно-экономическую характеристику Калужскому ОАО "Кристалл";

·  оценить документооборот в данной организации;

·  представить возможные пути совершенствования документооборота.

Предмет исследования – документация в бухгалтерском учете.

Объектом исследования является документооборот Калужского ОАО "Кристалл".

В работе использовались следующие методы: анализ, синтез, индукция, дедукция, метод сравнения, метод научной абстракции, графический метод.

Основными источниками информации при написании курсовой работы послужили: Налоговый Кодекс РФ, Приказы Минфина РФ и другие нормативно-правовые акты, учебники, учебные пособия и периодические издания по бухгалтерскому учету.

Курсовая работа выполнена на 49 страницах машинописного текста, содержит введение, три главы, заключение, список использованной литературы, включающий 40 наименований, и приложение.

Глава 1. Документооборот в бухгалтерском учете 1.1. Документы в бухгалтерском учете и их классификация

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12. 1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам[1]:

Код	Наименование форм
0200000	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000	Документация по созданию организации
0251000	Документация по распорядительной деятельности организации
0281000	Документация по приему на работу
0300000	Унифицированная система первичной учетной документации
0301000	Документация по учету труда и его оплаты
0306000	Документация по учету основных средств и нематериальных активов
0310000	Документация по учету кассовых операций
0315000	Документация по учету материалов
0317000	Документация по учету результатов инвентаризации
0320000	Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
0322000	Документация по учету работ в капитальном строительстве
0325000	Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
0340000	Документация по учету работы строительных машин и механизмов
0345000	Документация по учету работ в автомобильном транспорте
0400000	Унифицированная система банковской документации
0500000	Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
0600000	Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000	Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
0710000	Отчетная бухгалтерская документация
0720000	Регистры бухгалтерского учета
0730000	Первичная учетная документация
0800000	Унифицированная система документации по труду
0900000	Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
1000000	Унифицированная система внешнеторговой документации

В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Согласно ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. В рамках каждого уровня документы не однородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. При этом структура документооборота различается по составу, назначению и типам документов.

Так, по составу принято разделять документы на входящие, исходящие и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в организацию. Во вторую группу входят официальные документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы - это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации. Отметим, что документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления. Распорядительные документы - это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций. Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные документы - это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Применяемые в бухгалтерском учете документы также делятся на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п.

Учетные документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.).

По содержанию документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы отражают движение материальных ценностей. При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации. А расчетные документы используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, услуги и их оплатой.

Наконец, по срокам хранения различают документы текущего и постоянного хранения. Документы текущего хранения по окончании месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписки банка и др.). Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и др.

Приведенная классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

Исходя из всего вышесказанного, можно сказать, что классификация документов в бухгалтерском учете довольно разнообразна (Таблица, Приложение 1). Кроме того, говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов.

Порядок составления, обработки и сроки хранения документов Фиксируя факты совершения хозяйственных операций, документы должны удовлетворять следующим требованиям: достоверно отражать хозяйственные явления; создаваться своевременно; иметь все заполненные реквизиты (наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки); заполняться очень аккуратно от руки шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатающих устройств (запрещается использовать для записей простой карандаш, красный цвет применяется только для сторнировочных записей); быть простыми и ясными, понятными для всех пользователей; не должны иметь свободных строк (при их наличии нужно делать прочерки); быть ориентированными на обработку в условиях автоматизации учета; обеспечивать формирование качественной информации с наименьшими затратами труда и времени.

Документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. При исправлении неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху делается правильная запись и надпись "Исправленному верить" с указанием даты и подписей лиц, сделавших исправление. В кассовых и банковских документах исправления (даже оговоренные) не допускаются. Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием вычислительной техники – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку. Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые или банковские) подвергаются гашению специальным штампом "Получено" или "Оплачено", проставляется дата и подпись. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

Проверка документов по форме и существу. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д.

Группировка документов проводится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций.

Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

4. Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.

Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности – необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения. Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10. 2000, и другие. Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07. 1993 N 5341-1 (разд.3, ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения. Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Таким образом, хотелось бы еще раз отметить, что порядок составления, обработки и сроки хранения документов должен четко соблюдаться любой организацией. Это действительно важно, поскольку все бухгалтерские документы должны быть унифицированы, что облегчает взаимодействие организаций между собой, с банками, налоговыми инспекциями и другими инстанциями.

Организация движения документов и порядок документооборота в организациях РФ

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота (п.5.1 Положения о документах и документообороте).

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. Приложение 2).

Работники организации: начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляется главным бухгалтером.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации. Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.

Анализ сложившейся в организации системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

Глава 2. Техника оформления и порядок движения документации в Калужском ОАО "Кристалл" 2.1. Организационно - экономическая характеристика Калужского ОАО "Кристалл"

В качестве практического примера мы исследовали Калужское открытое акционерное общество "Кристалл". Калужское ОАО "Кристалл" входит в торгово-промышленную группу "Кристалл", объединяющую несколько предприятий - изготовителей алкогольной продукции. Основными видами деятельности Калужского ОАО "Кристалл" является производство спирта этилового из пищевого сырья, производство алкогольной продукции – водок и водок особых, ликеро - водочных изделий: настоек горьких, настоек сладких, бальзама и т.д., торговая – реализация алкогольной продукции и сопутствующих товаров, общественное питание – заводская столовая. Эти данные следуют из отчета Калужского ОАО "Кристалл" (Приложение 3) и пояснительной записки к бухгалтерскому балансу (Приложение 4). В отчете также представлены основные технико-экономические показатели:

I. Произведено продукции в натуральном выражении:

1. Алкогольной продукции - в объеме 1749,4 тыс. дкл, в том числе: на внутренний рынок - 1678,4 тыс. дкл, на экспорт - 71,0 тыс. дкл. Снижение темпов роста к уровню 2005 года составили 23,2% (76,8%), в том числе: по внутреннему рынку на 24,8%, по экспорту рост на 93,6% (193,6%). На снижение темпов производства 2006 года повлиял переход на новые рынки сбыта. Имело место ограничение в квоте на закупку спиртов для производства алкогольной продукции. Так, в июне месяце 2006 года при наличии спиртов, но отсутствии квоты, смогли произвести лишь 64,9 тыс. дкл алкогольной продукции. За тот же период 2005 года произвели 102,4 тыс. дкл, что больше на 37,5%.

2. Спирта - сырца этилового - в объеме 652,9 тыс. дкл и спирта ректификованного - в объеме 683,6 тыс. дкл. Снижение темпов производства к уровню 2005 года по сырцу составило 25,2%, ректификованного 19,5%.

3. Среднемесячный объем производства за 2006 год составил: водок и ликеро-водочный изделий (ЛВИ) - 145,8 тыс. дкл; спирта-сырца – 54,4 тыс. дкл; спирта ректификованного – 60,0 тыс. дкл.

4. Производительность труда характеризуется выработкой. На 1 работающего за 2006 год произведено 3364 дкл водки и ЛВИ по Ликеро-водочному заводу и 5063 дкл спирта-сырца по филиалу "Спиртовой завод "Остроженский".

5. Коэффициент использования баланса производственных мощностей исходя из односменного режима рабочего времени составил: 79,5% - по алкогольной продукции; 62,2% - по спирту-сырцу; 79,5% - по спирту ректификованному. Имеются резервы производственных мощностей для наращивания темпов производства и увеличения производительности труда.

П. Торговая и сбытовая деятельность: