Анализ системы автоматизации розничной торговли

Содержание

Глава 1. Теоретическая часть. Исследование действующей системы обработки данных

1.1 Характеристика объекта автоматизации

Глава 2. Аналитическая часть

2.1 Описание информационного и технологического обеспечений ИС

Глава 3. Проектная часть. Разработка программного модуля

3.1 Экономическая сущность проектируемой экономической задачи

3.2 Программное обеспечение ИС

3.3 Техническое обеспечение

Глава 4. Экономическая эффективность ЭИС

4.1 Обоснование полезности

4.2 Оценка экономической эффективности применяемой ИС и расчет цены

Заключение

Список использованных источников

Введение

Казахстан стоит сегодня на рубеже нового этапа социально-экономической модернизации и политической демократизации.

Фундаментом процветающего и динамично развивающегося общества может быть только современная, конкурентоспособная и открытая рыночная экономика, не ограниченная рамками только сырьевого сектора. Это экономика, основанная на уважении и защите института частной собственности и контрактных отношений, инициативе и предприимчивости всех членов общества.

Был принят Закон Республики Казахстан от 12 апреля 2005 года "О регулировании торговой деятельности". В действующем законе в параграфе 2 рассматривается порядок осуществления розничной торговли.

Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. Основным показателем работы торговых предприятий является розничный товарооборот. Розничная торговля - это реализация товаров непосредственно населению для личного потребления.

Работа современного магазина самообслуживания или супермаркета невозможна без отлаженной и эффективной системы автоматизации розничной торговли. Это обусловлено, как минимум, наличием системы штрихового кодирования, что приводит к необходимости использования компьютеризированного торгового оборудования (POS-терминалов, фискальных регистраторов, принтеров штрих-кодов (этикеток), сканеров штрих-кодов, терминалов сбора данных и т.д.), которое должно быть интегрировано в систему автоматизации розничной торговли.

В розничной торговле связано в единую систему огромное количество разнообразных ресурсов: люди, деньги, товары, торговые площади, специализированное технологическое оборудование, программное обеспечение. Именно при реализации товаров обрабатывается огромный поток информации. Здесь события разворачиваются с молниеносной быстротой, требуя почти мгновенной реакции.

Реализация - основной объемный показатель деятельности предприятия. Процессом реализации является совокупность хозяйственных операций, связанных со сбытом и продажей продукции.

Применение компьютерной техники в сфере реализации товаров, позволяет отказаться от ведения карточек складского учета, вести учет отгрузки товаров, оперативный контроль за выполнением договоров поставок, прибыли.

Главной целью современного этапа экономических преобразований, проводимых в торговле, является создание благоприятных условий для эффективной деятельности предприятий розничной торговли.

Достижение этой цели, с одной стороны, предполагает совершенствование законодательной, финансовой налоговой среды, в которой работают торговые предприятия, а с другой - требует кардинального улучшения работы самих предприятий в условиях рыночных отношений.

Максимальное использование рыночных и финансовых механизмов, при которых самостоятельность предприятий в осуществлении торгово-производственного процесса в соответствии со спросом потребителей является наибольшей, характерно, прежде всего, для отраслей, предприятия которых удовлетворяют потребности населения в товарах и услугах, а именно для торговли.

Деятельность торговых предприятий имеет ряд характерных особенностей:

ассортимент товаров в значительной степени зависит от характера спроса и особенностей обслуживаемого контингента, его профессионального, национального, возрастного состава, покупательной способности, условий труда и быта;

предприятия организационно и торгово-технологически достаточно автономны и самостоятельны в процессе реализации товаров, и каждое имеет свои доходы и расходы, которые можно учесть и сопоставить;

предприятия максимально приближены к потребителям и по размеру сравнительно невелики, что позволяет быстро реагировать на изменения рыночной ситуации;

спрос на товары и услуги торговых предприятий с учетом профиля деятельности подвержен значительным колебаниям по временам года, дням недели и даже часам суток;

наряду с реализацией товаров предприятия оказывают большой объем дополнительных услуг с целью привлечения покупателей.

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов.

Применение вычислительной техники в сфере реализации товаров резко повышает учет и контроль этой сферы деятельности.

Это стало возможным благодаря тому, что рабочая информация постоянно хранится в запоминающих устройствах ЭВМ; вследствии автоматизированного ведения учета стало возможным ежедневно разрабатывать важнейшие показатели, отражающие фактическое сотояние производственной и коммерческой деятельности предприятия. По данным учета ЭВМ автоматически сопоставляет текущие показатели деятельности предприятия с плановыми заданиями на соответствующий период.

Если выявляются отклонения реализации торгового процесса от заданного по таким показателям, как продажа продукции, поступление продукции, уровень запасов продукции, соотношение поставок по договорам и др., то необходимая информация передается руководству торговыми объектами для принятия соответствующих мер.

Оперативное управление деятельностью предприятия может быть таковым, если осуществляется непрерывный оперативный контроль за объектом управления, основанный на постоянном сборе, обработке, анализе, пребразовании информации о нем.

Именно учет реализации товаров очень важен для любого предприятия, т.к. реализация товаров составляет основную часть прибыли предприятия.

На сегодняшний день многие предприятия и фирмы до сих пор не используют автоматизированный учет в своей деятельности, что значительно увеличивает количество времени, затрачиваемого на заполнение различных бухгалтерских документов, что существенно затрудняет работу бухгалтерии.

Целью курсовой работы является совершенствование действующей информационной системы на основе новых информационных технологий и средств телекоммуникаций, создание программного продукта, обеспечивающего реализацию товара, который предполагает и его учет. Этот программный продукт должен быть совместимым с любыми версиями ОС Windows, иметь удобный интерфейс и быть простым в применении.

В связи с поставленной целью в работе необходимо рассмотреть следующие задачи:

-  изучить действующую систему, как объект автоматизации и внедрения новых информационных технологий;

-  рассмотреть действующую систему обработки информации по реализации товаров и выявить её недостатки, а так же пути их устранения;

-  дать характеристику применяемых программных средств;

-  разработать пути совершенствования программного продукта Лука. Супермаркет, в частности по реализации товара;

-  обосновать выбор программного, технического и информационного обеспечения по проектируемой системы;

-  произвести расчет экономической эффективности предлагаемых в работе проектных решений.

Реализация поставленных задач в работе позволит улучшить функции действующей системы, повысить качество реализации товаров населению.

В работе были использованы статьи, приказы, указы Президента, монографии по использованию современных телекоммуникационных средств и новых компьютерных технологий.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что в век новых технологий автоматизация и компьютеризация являются главными составляющими эффективного функционирования торгового предприятия и повышения производительности труда.

Глава 1. Теоретическая часть. Исследование действующей системы обработки данных 1.1 Характеристика объекта автоматизации

Осуществляемый в годы реформ в Казахстане процесс формирования рыночной инфраструктуры особенно активно проходил на потребительском рынке и характеризовался высоким уровнем конкуренции и деловой активности. Современный потребительский рынок республики отличается относительно высокой насыщенностью и широким ассортиментом товаров. Динамика реализации товаров и услуг постепенно приобретает все более устойчивый характер.

В настоящее время объем розничного товарооборота формируется практически полностью за счет негосударственного сектора (торговые предприятия негосударственных форм собственности, супермаркеты). В 2001 году его оборот достиг 719,2 млрд.тенге (99,5%), тогда как в 1991 году он составлял всего лишь 35,3%.В Казахстане до 1994 года включительно наблюдался спад объемов реализации товаров, в то же время существенно наращивались стоимостные объемы в связи с высоким уровнем инфляции в эти годы. В последующие годы состояние потребительского рынка республики характеризуется достаточно высоким и устойчивым обеспечением товарами, что в определенной мере позволяет сохранять тенденцию роста реальных объемов розничного товарооборота. В последнее время, наряду с торговлей на рынках развивается и торговля в магазинах (супермаркетах), население республики все больше обращается за покупками товаров в магазины (супермаркеты), что обуславливает стабилизацию продажи их торгующими организациями, а соответственно и более высокий рост по сравнению с продажей товаров на рынках (рисунок 1).

Индексы розничного товарооборота по каналам реализации (в %) [1]

Наряду с традиционными типами предприятий, в республике стала развиваться сеть гипермаркетов и супермаркетов, минимаркетов, предприятий типа "cash and carry" и др., обеспечивающих европейский уровень обслуживания.

Супермаркет "Южный" находится на Казахстанском рынке около двух лет. Деятельность супермаркета связана с выполнением различных функций:

формирование торгового ассортимента;

реклама товаров;

осуществление операций с товарами;

продажа товаров конечному потребителю;

оказание услуг.

Супермаркет реализует широкий ассортимент продовольственных товаров:

молочные товары;

яйца и яичные товары;

мясные товары;

рыбные товары;

вкусовые товары (чай, кофе, пряности, приправы, слабоалкогольные напитки);

консервированные овощи;

зерномучные товары (крупы, макаронные изделия, хлеб и хлебобулочные изделия);

крахмал, сахар, кондитерские изделия;

пищевые жиры (растительные масла, маргарин и др.)

Во внешней системе супермаркет "Южный" выполняет роль посредника между производителями товаров и клиентами на эту продукцию. Наглядно это можно увидеть из рисунка 2.

Рисунок 2 Схема внешней среды супермаркета

Внутренняя организационная структура супермаркета представляет собой схему изображенную на рисунке 3.

Рисунок 3 Внутренняя организационная структура супермаркета

Во главе супермаркета стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Закупкой товаров занимается отдел снабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок администратора, оформленными менеджером.

В отдел сбыта входят главный менеджер магазина и администратор, которые занимаются непосредственно клиентами.

В бухгалтерии работает главный бухгалтер, которому подчиняются касса 1 и касса 2.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные встречные сверки, решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

Касса 1 и касса 2 осуществляют операции, связанные с учетом реализации товаров через использование программы Лука Супермаркет и штрихового кодирования товаров.

В отдел экономической безопасности входят: начальник охраны, который отвечает за безопасность объекта и пропускной системой; администратор приложений, обязанностью которого является сохранение информационной безопасности и обеспечение функциональности вычислительного комплекса.

Всех работников, занятых в процессе обработки данных можно условно разделить на четыре категории:

системный администратор, устанавливает параметры системных программных средств, проводит профилактические работы по обеспечению сохранности базы данных, выполняет первичную диагностику неполадок в работе технических средств. Использует в работе программные средства общего назначения. Взаимодействует с поставщиком оборудования и фирмой, осуществляющей обслуживание.

Уровень - специалист по сетевым операционным системам.

разработчик приложений, используя инструментальные средства ЛУКИ разрабатывает приложения по заказам служб предприятия, эксплуатационную документацию для пользователей приложений. Согласует свои действия с администратором БД.

Уровень - специалист по разработке прикладного программного обеспечения.

администратор БД, контролирует текущую учетную работу, устанавливает учетные периоды, получает необходимую отчетность. Устанавливает права доступа рядовых пользователей.

Уровень - специалист по автоматизации предметной области, для которой разработаны приложения, имеющий соответствующую подготовку.

рядовые пользователи, используют в работе приложения, созданные для автоматизации конкретных участков работы.

Уровень - подготовка в объеме начальных курсов компьютерной грамотности.

В супермаркете "Южный" действует децентрализованная обработка информации, которая работает в режиме "Запрос-ответ". При этом происходит повышение оперативности обработки данных, сокращение расходов бумаги и др.

Децентрализованная технология - эта технология ориентирована на рассредоточенную обработку данных и приближение ее к местам возникновения и потребления информации.

В условиях децентрализации рассредоточенные средства могут работать автономно или в сетях. Наиболее простым и доступным является автономный способ, при котором пользователь ни от кого не зависит, технической базой является ПЭВМ.

Преимущества:

возможность широкого распространения автоматизации деятельности персонала за счет недорогой массовой вычислительной техники;

сокращение трудоемкости технологии;

выдача результатной информации в режиме "Запрос-ответ" в любой промежуток времени и в регламентированном режиме;

сокращение расходов бумаги;

повышение оперативности обработки данных, контроля пользователем.

Рисунок 4 Технологический процесс при децентрализованном способе обработке информации

Сегодня услугами розничных магазинов самообслуживания или супермаркетов пользуются представители всех слоев общества, особенно при приобретении товаров повседневного спроса и некоторых товаров предварительного выбора. Клиент завершает сделку, подходя к кассе и расплачиваясь за покупку. Именно на данном этапе работа супермаркета невозможна без отлаженной и эффективной системы автоматизации розничной торговли. Это обусловлено, как минимум, наличием системы штрихового кодирования, которая должна быть интегрирована в систему автоматизации розничной торговли.

Многопользовательская программа Лука. Супермаркет, разработчиком которой является ТОО "ПЛЮСМИКРО", предназначена для автоматизации работы персонала магазина розничной торговли с использованием штрихового кодирования товаров.

Лука. Супермаркет - решение для автоматизации работы менеджеров и кассиров магазина розничной торговли, которое позволяет вести оперативный учет товара по себестоимости и учетным ценам.

Основные операции, которые поддерживает система:

·  Приход и перемещение товара между складами и торговыми секциями, списание, переоценка и пересортица

·  Реализация в торговом зале, реализация юридическим лицам с использованием любых форм оплаты

·  Автоматический контроль остатков товара в торговом зале на соответствие заданному лимиту

Оперативность работы достигается использованием единого сервера базы данных для рабочих мест менеджеров и кассовых терминалов и отражением в учете всех операций в режиме реального времени, широким использованием технологии штрихового кодирования, как для штучного, так и для весового товара.

Специфика торговли продовольственными товарами или товарами первой необходимости заключается в необходимости вести учет по каждому экземпляру товара отдельно. В программе Лука. Супермаркет эта проблема решается с помощью персонализации товара. Персонализация позволяет вести учет персонально по каждому экземпляру товара, учитывая все особенности изделия, штрих-код, наименование товара, выписывать гарантийный талон на конкретный серийный номер и другие характеристики. Настройка на персонализацию производится на карточке товара (Приложение А).

Основные операции с товаром, которые поддерживает система:

·  оформление поступления товара и ценообразование;

·  инвентаризация;

·  перемещение между складами и торговыми секциями;

·  переработка товара (разделка мяса, сортировка овощей и пр.);

·  реализация юридическим лицам;

·  реализация в торговом зале;

·  контроль остатков товара в торговом зале в реальном времени;

·  списание товара;

·  автоматическое формирование объемов списания естественной убыли товара;

·  переоценка и устранение пересортицы (там, где имеется вероятность ее возникновения);

·  закрытие смены.

В основе системы идентификации товара лежит штриховое кодирование. Товар в системе может содержать пять разновидностей штрих-кодов:

Торговый код (13-ть знаков). Код размещается на упаковке товара, содержит страну производителя и другие реквизиты. Не является уникальным, поэтому не может служить для персонализации товара.

Внутренний торговый код (12-ть знаков). Код вырабатывается в системе автоматически при создании карточки товара. Широко используется при отсутствии товарного кода на упаковке (хлебобулочные изделия). Система позволяет распечатывать "стикеры" и клеить их на упаковку товара.

Серийный номер (количество знаков разное у каждых производителей). Уникальный код, который дает возможность учитывать товар индивидуально по каждому экземпляру (партии).

Внутренний персональный код (12-ть знаков). Используется при отсутствии уникального серийного номера или в случае невозможности сканировать штрих-код. Система позволяет распечатывать и наклеивать "стикеры" на экземпляр товара.

Код весового товара (12-ть знаков). Печатается электронными весами на этикетке товара при взвешивании. Код содержит признак весового товара, короткий код товара в системе и вес в граммах. Использование штрихового кодирования дает большие преимущества работе в системе: