В скорости идентификации товара и обслуживании клиента

1.  в скорости идентификации товара и обслуживании клиента

2.  в точности учета, не допуская пересортицы товара, одного из главных бичей торговли.

Рисунок 5 Структура Лука. Супермаркет.

От других систем аналогичного назначения Лука. Супермаркет отличается тем, что в и администрация и бухгалтерия и кассиры работают в едином информационном пространстве (с общей базой данных). В одной системе клиенту доступны полная функциональность бухгалтерии и торговых операций. Все результаты торговых операций автоматически становятся доступными в бухгалтерии. Никаких специальных действий по переносу результатов из торговли в бухгалтерию не требуется. Организационно функции работников управления, бухгалтерии и торговли разделены. Рабочее место каждого сотрудника предоставляет права выполнять только оговоренные обязанностями данного сотрудника операции, то есть каждый выполняет только свою работу и видит и может изменить только те данные, которые он уполномочен изменять.

При необходимости торговая система может полноценно эксплуатироваться и без использования бухгалтерской подсистемы.

Все операции с товаром осуществляются в реальном времени, что дает возможность вести действительно оперативный учет товара по количеству, себестоимости и учетным ценам.

Контроль остатков товаров в торговом зале осуществляется автоматически. Для каждого товара можно задать "допустимый лимит", при достижении которого менеджер получает сообщение о необходимости пополнить запас товара в торговом зале и может оперативно выписать накладную на перемещение товара в торговый зал.

Система позволяет установить произвольное количество цен на товар данного вида. Для этого введено понятие "категория цены", которое позволяет менеджеру сделать автоматический пересчет цен в зависимости от даты, времени суток и других условий (праздничные, ночные и пр.).

Кроме этого может быть установлена гибкая система скидок (на сумму чека, на конкретного клиента и др.).

При реализации в торговом зале система допускает различные формы оплаты - наличный расчет, безналичный расчет, кредит.

При закрытии смены автоматически формируются результирующие проводки по списанию себестоимости товара в бухгалтерии. Отчеты системы содержат всю необходимую информацию для анализа результатов работы магазина за день (или любой заданный период) и принятия решений по управлению магазином.

Основные преимущества программы Лука. Супермаркет:

·  Увеличивается пропускная способность касс, - к обоюдному удовольствию хозяев и клиентов;

·  Отсутствует бич торговли - пересортица;

·  Операция продажи товара всегда связана с получением выручки, что не дает возможности продавцам манипулировать ценами

·  Экономится торговая площадь, - товар раскладывается только в необходимом ассортименте и его остаток в торговом зале контролируется автоматически;

·  Каждый день виден полный результат работы магазина;

·  Сокращается время инвентаризации;

·  Аналитические отчеты дают информацию для стратегического планирования закупок.

Глава 2. Аналитическая часть

 

2.1 Описание информационного и технологического обеспечений ИС

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

Задачи информационного обеспечения зависят от основных функций, выполняемых ее структурами. Информационное обеспечение должно снабжать пользователей ИС информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обязанностей. Система имеет возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользователям автоматизированного, санкционированного доступа к информации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования. Обеспечена информационная взаимосвязь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешними уровнями.

Для входящих документов предоставляется:

Регистрация входящих документов и их ввод;

постановка входящих документов на контроль и снятие их с контроля;

получение из БД информации о входящих документах, удовлетворяющих определенным условиям;

просмотр сведений о входящих документах в режимах отдельных карточек или в режиме таблицы (списка);

распечатка сведений входящих документов;

отслеживание движения документов в рамках предприятия (организации).

Для исходящих документов предоставляется:

получение из БД информации об исходящих документах, удовлетворяющих определенным условиям;

просмотр сведений об исходящих документах в режимах отдельных карточек или в режиме таблицы;

распечатка сведений исходящих документов.

Компьютерная бухгалтерия Лука включает в себя "Торговый дом" (ТД), как отдельный модуль.

Программа "Лука. Торговый Дом" предназначена для ведения учета товаров на складах, в магазинах у материально ответственных лиц. Программа состоит из следующих модулей:

·  "Лука. Супермаркет" - для ведения учета в магазинах.

·  "Лука. Центральный Офис" - для консолидации учета по всем локальным магазинам.

"Лука. Торговый Дом" стыкуется (передает данные) в модуль бухгалтерского учета "Лука. Бизнес"

ПО "Лука. Центральный Офис"		ПО "Лука. Супермаркет" 1
ПО "Лука. Бизнес"		ПО "Лука. Супермаркет" 2
		ПО "Лука. Супермаркет" N

ПО "Лука. Супермаркет" является частью системы учета в торговом доме. ПО обеспечивает учет товара в магазине, отслеживает его приход и продажу, работает с торговым оборудованием кассовым аппаратом, электронными весами и сканером штрих кодов.

Товар в системе учитывается по учетным ценам на счете 222.

222.1 Входная цена

222.2 Наценка.

222.3 Товар на консигнации.

Доходные счета имеют аналитику "виды доходов"

Расходные счета имеют аналитику "карточка товара" и "покупатель"

Прибыль в товаре, (ожидаемая прибыль), это разница между ценой реализации товара и себестоимостью, по товарам не проданным. Дает прогноз о возможных доходах, если реализовать весь товар по текущим ценам.

Настройка картотеки товаров.

Организация картотеки товаров является основной настройкой учета. Настройка позволяет организовать структуру картотеки по группам и по подгруппам товаров. Настройка производится в базе "Лука. Центральный Офис" и передается в базу "Лука. Супермаркет" в момент инициализации новой торговой точки.

Настройка содержит два флажка:

·  Использовать группы товаров

·  Использовать подгруппы товаров.

Если флажки не активны, то картотека товаров линейная одноуровневая. Система содержит два глобальных справочника "Группы товаров" и "Подгруппы товаров". При активных флажках структура следующая YY.XX.NNNNN, где

YY - группа товаров 1-99

XX - подгруппа товаров 1-99

NNNNN - номер 1-99999

Группы или подгруппы товаров могут отсутствовать. Структура картотеки товаров создается один раз и в процессе работы не может быть изменена при условии, что на счете 222 есть деньги.

Код товара (до 9 знаков), это уникальный код идентифицирующий товар. Код товара может совпадать с адресом карточки товара в картотеке YYXXNNNN или быть уникальным номером. Определяется настройкой системы.

Короткий код товара (до 5 знаков), это код используемый для весового товара при печати штрих кодов на электронных весах или для ввода кода вручную при продаже. Использовать ли короткий код товара определяется настройкой системы.

Карточка товара (рисунок 6) создается автоматически через процедуру. Для создания карточки надо ввести группу и подгруппу товара, а также номер товара. Номер товара по умолчанию проставляется автоматически следующий номер в группе и подгруппе.

Рисунок 6 Карточка товара

Группа и подгруппа, в зависимости от настройки картотеки товаров, являются обязательными параметрами.

Карточка товара имеет следующие обязательные реквизиты:

код товара, присваивается автоматически согласно настройкам системы, но может вводиться и с клавиатуры вручную.

короткий код товара, используется для весового товара и товара, на упаковку которого невозможно занести штрих код. Присваивается автоматически, но можно занести и с клавиатуры вручную.

единица измерения

штрих код, вводится готовый с упаковки, либо формируется автоматически в системе прописывая код товара.

цены

скидки

ставка НДС

Карточка товара имеет следующие не обязательные реквизиты:

артикул, присваивается изготовителем и является одной из характеристик товара.

изготовитель

минимум запаса, показывает минимальное количество товара на предприятии.

норма запаса, показывает норматив данного товара на предприятии.

срок гарантии, - срок гарантии на товар в месяцах.

срок годности, проставляется для быстро портящихся товаров.

комплект, признак который обозначает, что товар является "комплектом", состоящим из некоторого количества других товаров.

признак персонализации, показывает что учет должен вестись по каждому экземпляру отдельно. Заносятся характеристики каждого экземпляра (номера, цвет, дефекты и прочие данные)

Штрх коды

Вид штри кода	Примечание
Штрих код с упаковки	Готовый штрихкод, проставленный на упаковке - является идентификатором товара.
Штрихкод, формируемый системой	Штрихкод содержит код товара, по которому сразу определяется путь карточки в картотеке.
Штрихкод, формируемый торговым оборудованием (электронные весы)	Штрихкод должен содержать короткий код и количество товара

При считывании штрих кода анализируются первые две цифры кода.

Если они равны 21, то это значит, что штрих код сформирован электронными весами и код раскладывается следующим образом:

О1	О2	К1	К2	К3	К4	К5	В1	В2	В3	В4	В5
Признак весов (21)		Короткий код товара					Вес товара в граммах

Если первые две цифры штрих кода 22, то это внутренний код системы, в противном случае штрих код сформирован изготовителем.

Процедура продажи товаров

Процедура продажи состоит из ввода необходимых данных покупки, печати фискального чека и создания документа чека (рисунок 7) и формирования проводок.

Данные покупки:

код товара - вводится в систему одним из трех способов, считывается сканером штрих кодов, вводится вручную короткий код, выбирается из картотеки товаров.

количество, по умолчанию 1, вводится с клавиатуры либо, если товар весовой, считывается со штрих кода.

цена считывается с карточки товара

считается сумма

применяется скидка, если она есть

рассчитывается НДС

вводится сумма полученных денег

рассчитывается сдача.

Рисунок 7 Формирование чека

  Процедура возврата товара.

Процедура идентична процедуре продажи, только печатается возвратный чек, и товар приходуется в магазин.

Модуль Торговый Дом настраивается и имеет свой код инициализации. После инициализации модуля становятся доступными рабочие места менеджеров по продажам и кассиров.

Учет товаров ведется в отдельных журналах торгового дома. Журналы торгового дома:

1.  Приход товаров

2.  Приход товаров в удаленную торговую точку (УТТ)

3.  Реализация товаров

4.  Реализация товаров в УТТ

5.  Перемещение товаров в ТД

6.  Расход, порча, списание

7.  Расход, порча списание в УТТ.

8.  Пересортица

9.  Пересортица в УТТ.

10.  Переоценка товаров в ТД

11.  Переоценка товаров в УТТ.

12.  Приход готовой продукции (ГП)

13.  Розничная торговля в ТД (10 журналов на каждого кассира)

14.  Розничная торговля в УТТ.

15.  Заявки на изготовление ГП

16.  Заявки на услуги и принятое оборудование на ремонт

17.  Журнал гарантийного обслуживания.

18.  Журнал входящих документов из УТТ

19.  Журнал исходящих документов в УТТ

20.  Журнал передачи документов из ТД в бухгалтерию (БУХ)

Все операции, связанные с товаром, дают возможность использовать сканер штрих-кодов для считывания товаров. При наличии "персонализации" учета, на товар дополнительно наклеивается штрих код серийного номера, что позволяет учитывать каждый экземпляр товара в отдельности. Принятое оборудование на ремонт или переданное специализированным ремонтным организациям, для его сохранности и учета, снабжается внутренним серийным номером.

При инициализации модуля торгового дома становятся открытыми и доступными следующие автоматизированные рабочие места:

Главный менеджер

Менеджер

Кассир

Каждое рабочее место настраивается "Главным менеджером" на доступ к различным операциям в учете.

Доступ к журналам регистрации:

1.  Регистрация документа (создание)

2.  Корректировка документа

3.  Удаление документа

4.  Проведение документа

5.  Откат документа

6.  Просмотр документа

Доступ к картотекам:

1.  Создание карточки

2.  Корректировка параметров

3.  Удаление карточки.

Для назначения кодов доступа каждому рабочему месту из "Главного менеджера" запускается процедура "Организация доступа", которая обеспечивает доступ каждому рабочему месту модуля ТД. Процедура пропишет "подвязку" на все документы и картотеки по индексам рабочих мест, в зависимости настройки, установленной "Главным менеджером".

"Персонализация" товара.

Модуль торгового дома дает возможность учитывать каждый экземпляр (партию) товара в отдельности. Если при вводе товара на карточке стоит признак "персонализировать", то создается узел в картотеке с полным кодом ZZ.YYYYY.XXXXX на каждый экземпляр (партию) товара, в котором отражаются его характеристики и все операции с ним.

Внутренний серийный номер (ВСН)

Структура ВСН 29XXXXXYYYYY

где 29 признак ВСН

YYYYY-уникальный индекс зависит от карточки товара (матрица)

XXXXX-узел в картотеке экземпляров (партий).

Создается узел в картотеке, на котором будет храниться вся информация по конкретному экземпляру (партии) товара.

ВСН обязательный атрибут любого экземпляра (партии) товара, он может распечатываться в виде штрих кода на этикетке. Помимо ВСН экземпляр (партия) может иметь и внешний серийный номер, который нанесен на упаковку или корпус товара. Внешний серийный номер заносится в систему либо в операции прихода, либо отдельной процедурой.

Система по серийному номеру (внешнему или внутреннему) находит товар и выдает всю информацию о нем.

С карточки товара можно легко перейти на узел экземпляров (партии) и с карточки экземпляра (партии) можно перейти на карточку товара.

Модуль Торговый Дом. Общие положения

Модуль содержит все операции по работе с товаром, а также несколько рабочих мест (не ограничено) кассиров розничной продажи.

Все документы Торгового Дома в конце месяца передаются в бухгалтерию, для проведения учета их бухгалтером. Проводки, связанные с товаром, проводятся на счете 3\222 третьего плана счетов. В первом плане счетов формируется только дебиторская и кредиторская задолженность, а проводки по товару проводятся на транзитном счете 1\223 "Товары в торговом доме", который является синтетическим.

Документы, передаваемые в бухгалтерию по движению товаров, имеют только количественное отражение и продажные цены. Себестоимость товара формируется в бухгалтерии специальными процедурами в автоматическом режиме (аналогично готовой продукции).

Удаленная торговая точка (УТТ)

Учет в УТТ включает в себя операции розничной торговли в торговом зале и работу менеджера по приходу, перемещению, списанию и продаже товаров. Удаленная точка может работать как полностью самостоятельно, так и в составе общего торгового дома. При работе в составе ТД информация по движению товара передается из УТТ в ТД ежедневными почтовыми посылками.

Картотека товаров

Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеют единую картотеку товаров с кодом "4."

Картотека товаров в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ необходимо прописать соответствие карточки товара в удаленной картотеке и в картотеке центральной базе данных, по индексу УТТ. Такое соответствие прописывается один раз и передается в УТТ, как "код в центральной базе данных (ЦБД)". Дальнейшее движение товара отражается в кодах ЦБД. Во время приема кода ЦБД также корректируется и имя карточки товара в удаленной базе.

При получении "посылки" с УТТ проверяется, есть ли товар без кода ЦБД, и если таковой найдется, предлагается либо найти соответствие в уже существующей базе данных, либо создать новую карточку.

Картотека юридических лиц

Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеет одну и туже картотеку юридических лиц с кодом "50.1."

Юридические лица в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ проверяется наличие кода ЦБД и при его отсутствии ищется юридическое лицо по РНН, если такое юридическое лицо не найдено, то создается новая карточка и ее код передается в автономную базу как код ЦБД (рисунок 8).

Рисунок 8 Карточка юридического лица

  Перемещение товаров в ТД и УТТ

Операции по перемещению товаров внутри ТД или УТТ не передаются в бухгалтерию и отражаются в учете только менеджеров. В бухгалтерии весь товар ТД привязывается только к одному складу, настроенному на торговый дом.

В ТД товар по УТТ отражается только по одному удаленному складу, без разбивки на внутренние склады в удаленной базе.

Перемещение товаров между ТД и УТТ

Товар может передаваться из ТД в УТТ и из УТТ в ТД. Для этого создается посылка, которая поможет автоматизировать приход товара в УТТ. Товар передается в кодах УТТ, который записан по индексам УТТ на карточке товара. Если передаваемого товара в УТТ нет, то входная процедура в УТТ предложит выбрать соответствие между товаром в ЦБД и УТТ либо, создать новую карточку. Подтверждающая посылка запишет новый код товара в ЦБД.

Перемещение товаров между УТТ

Товар может передаваться из УТТ в УТТ. Для этого формируется посылка в УТТ, которая поможет автоматизировать процесс прихода товара. Такие посылки не отражаются в ТД, а попадают туда через ежедневную передачу хозяйственных операций.

Заявка на изготовление Готовой Продукции (ГП)

Менеджер ТД принимает заказ на изготовление ГП с заданными параметрами. Заказ регистрируется в соответствующем журнале. Каждая ГП состоит из группы комплектующих материалов. Группы комплектующих материалов хранятся в отдельной картотеке и содержат узел в картотеке ТМЗ, в котором надо выбирать конкретный материал, устраивающий заказчика.

Менеджер распечатывает заказ и передает его менеджеру ответственному за товар. Заказ дает возможность выписать накладную на перемещение товаров для передачи изготовителям ГП. При персонализации товара считывается штрих код каждого экземпляра комплектующих товаров, что позволит иметь полную картину движения товаров. На основании заказа изготовители ГП выписывают акт выпуска ГП.

При реализации ГП, собранной по заказу, выписывается гарантийный талон. Гарантийные талоны регистрируются в журнале и являются накопительным регистром для отражения всех действий по ремонту и замене товаров.

Исполненные заявки перемещаются в журнал исполненных обязательств.

Заявка на услуги

Менеджер ТД принимает заявку на услуги и отражает оборудование принятое на ремонт. В заявке отражается имя клиента, заказанные услуги, срочность и другие атрибуты. Менеджер наклеивает на полученное оборудование этикетку с ВСН 2999999ХХХХХ.

Где 29 - код ВСН

99999 - код узла принятого оборудования.

ХХХХХ - код конкретного оборудования.

Печатает заявку на услуги и передает исполнителю.

Исполнитель отражает в заявке дату исполнения, имя исполнителя. Печатает акт выполненных работ и сопроводительные документы. (расписку в получении оборудования). По заявке печатается счет фактура и передается клиенту.

Исполненные заявки перемещаются в журнал исполненных обязательств.

Основные операции с товаром в ТД Приход товара

Операция прихода товара (рисунок 9) в торговом доме отличается от прихода в бухгалтерском учете.

Основные отличия:

1.  Проводка по товару Д1\223 - К1\671, где 1\223 счет транзитный для баланса в бухгалтерском учете.

2.  Нет налогов с нерезидента и подоходного налога у источника выплаты.

3.  Нет данных по счетам фактурам и статей декларации по НДС

4.  Издержки по приобретению вводятся одной суммой, и не проводятся проводки в первый план счетов. Себестоимость отражается только в 3-ем плане

5.  Упрощается интерфейс.

6.  Проводка Д3\222.1 - К999 по себестоимости (плюс издержки)

7.  Проводка Д3\222.2 - К 3\700 по ожидаемой прибыли (учетная цена - себестоимость)

8.  Часть полей остаются информативными для облегчения работы бухгалтера при проведении.

9.  Появляется закладка "Персонализация", которая дает возможность вносить данные по каждому экземпляру товара. В таблице на этой закладке появляются строки экземпляров товара по всем товарам, у которых в настройке стоит признак "персонализировать". ВСН присваивается автоматически, а внешний серийный номер может вводиться сканером штрих кодов.

При поступлении в бухгалтерию проводятся проводки:

1.  Д1\222 - К1\223 на сумму себестоимости товара

2.  Д1\222 - К1\207 на сумму издержек при приобретении

Рисунок 9 Приход товара

  Реализация товаров в розничной торговле (торговый зал)

Проводки:

1.  Д3\451. Х - К3\222.1 на сумму себестоимости

2.  Д3\451. Х - К3\701.2 на сумму реальной наценки

3.  Д3\451. Х - К3\701.3 на сумму НДС

4.  Д3\700. Х - К3\222.2 на сумму ожидаемой прибыли

Где Х - субсчет равен номеру рабочего места кассира. Введение субсчетов на 3\451 счете позволяет учитывать выручку по каждому кассиру.

Реализация товаров ЮЛ Переоценка товаров

Переоценка товаров позволяет изменить учетную сумму товара и более реально оценивать стоимость остатков товаров и прибыль в товаре. Процедура позволяет изменить учетную цену не затрагивая себестоимость товара.

Переоценка товара может также рассчитывать и изменять продажные цены по заданным алгоритмам.

Ночной режим продажи

Ночной режим продажи позволяет автоматически вводить наценку на товар (или другую продажную цену) в зависимости от времени суток.

Глава 3. Проектная часть. Разработка программного модуля 3.1 Экономическая сущность проектируемой экономической задачи

В курсовой работе рассматривается подсистема "контрольная работа", в связи с усовершенствованием действующей программы Лука. Супермаркет.

В подсистеме "контрольная работа" решаются следующие комплексы задач:

разработка программного модуля "Прайс-лист" для облегчения работы персонала супермаркета;

предложение дисконтных систем как основного звена по увеличению объема продаж, а соответственно и прибыли в супермаркете;

анализ результатов.

Разработка программного модуля для облегчения работы персонала супермаркета.

В этом комплексе задач решаются следующие задачи:

анализ действующей системы обработки данных. В этой задаче выявляются основные пути совершенствования действующей программы. На основе данного анализа разрабатывается программный модуль.

разработка программного модуля "Прайс-лист". Входной информацией для этой задачи является продаваемый товар с его ценой.

Предложение дисконтных систем как основного звена по увеличению объема продаж, а соответственно и прибыли в супермаркете.

Дисконтные системы служат для покупки товара с определенной скидкой установленной супермаркетом. Этот комплекс задач включает в себя следующие задачи:

анализ дисконтных пластиковых карт;

рассмотрение системы скидок, применяемых в супермаркетах;

основные преимущества дисконтных пластиковых карт как для супермаркета, так и для потребителя;

разработка макета дисконтной пластиковой карты для супермаркета "Южный" и анализ затрат на её изготовление.

Анализ результатов.

Наиболее важной и трудоемкой задачей подсистемы "контрольная работа" является анализ результатов.

В автоматизированном супермаркете "Южный", который реализует товар с использованием штрих-кодов, часто возникает проблема, которая затормаживает процесс реализации. Это связано с тем, что на товаре расфасованным супермаркетом, по каким-либо причинам отсутствует штрих-код. Кассир вынужден узнавать цену товара у системы безопасности и отрывать их от работы.

Поэтому разработка программного модуля "Прайс-лист" существенно облегчит и упростит работу кассира.

Применение дисконтных пластиковых карт в супермаркете "Южный" позволяет решить такие задачи как:

привлечение новых клиентов;

увеличение объема продаж;

проведение маркетинговых исследований;

повышение имиджа в глазах клиентов и конкурентов;

создание дополнительного рекламного пространства.

 

3.2 Программное обеспечение ИС

Программа работает на платформе Windows XP. Для доступа к данным используется СУБД Btrieve версии не ниже 6.15. Могут использоваться версии данной СУБД для рабочей станции, для сервера NetWare или сервера Windows XP.

СУБД Btrieve поставляется в виде DLL-модулей для Windows и NLM - для NetWare. После инсталяции Btrieve доступ к локальной и сетевой базам данных осуществляется без всяких дополнительных настроек. Лука Супермаркет одинаково работает как в локальном так и в сетевом режимах.

В сетевом режиме можно открыть одну и ту же базу данных с нескольких рабочих станций. Максимальное количество таких рабочих станций ограничивается параметрами Btrieve и сервера. В этом режиме СУБД Btrieve запускается на сервере в виде NLM-модуля для NetWare или как сервис в Windows NT. СУБД Btrieve в этом режиме работает по схеме клиент/сервер. Вся работа по записи и чтению данных из файлов базы данных происходит на сервере. Рабочие станции, обращаются к этим данным, посылая запросы к СУБД Btrieve.

СУБД Btrieve использует внутренний кеш для ускорения доступа к данным. Перед тем как данные будут переданы программе или записаны в базу данных, они всегда записываются в кеш. Это ускоряет операции чтения и записи данных разгружая дисковую систему. Максимальная скорость работы с данными достигается при объеме кеша равном объему базы данных, так как при этом все данные находятся в памяти и для доступа к ним нет необходимости обращаться к диску. При записи данные помещаются в кеш и выгружаются на диск в следующих случаях: при недостаточном объеме кеша, при окончании транзакции, при закрытии файла или если включен надежный режим работы.

В каждый конкретный момент времени работа ведется с одной из БД, называемой текущей БД. БД должна храниться в отдельном каталоге, название которого и определяет БД.

СУБД поддерживает работу со следующими информационными объектами:

словарь данных;

картотеки;

процедуры обработки;

планы счетов;

журнал учетных записей;

справочник валют;

справочник единиц измерения;

журналы документов.

Словарь данных содержит описание полей БД. Значения данных хранятся в карточках картотек. Данные в карточках обрабатываются с помощью процедур обработки. Процедуры обработки выбирают и обрабатывают данные БД по алгоритму, описанному расчетной схемой, представляют их в удобном для пользователя виде с помощью формы ввода-вывода, и генерируют по ним отчеты, описанные схемой отчета.

Проблемная ориентация на бухгалтерский учет реализована благодаря наличию таких объектов как план счетов, журнал учетных записей, справочник валют и справочник единиц измерения на системном уровне, т.е., объектов, к которым обеспечивается эффективный специальный доступ.

План счетов представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и предназначен для ведения синтетического учета. С каждым счетом связан набор учетных регистров, чьи значения соответствуют начальным и конечным сальдо, а также дебетовому и кредитовому оборотам для дебетовой и кредитовой сторон счета.

Ведение аналитического учета организуется с помощью картотек и вспомогательных планов счетов. Реальным учетным объектам соответствуют аналитические счета - карточки. Карточки также как и счета содержат учетные регистры и могут содержать произвольный набор данных.

Хозяйственные акты фиксируются в главном журнале в виде линейных и/или шахматных учетных записей. Записи журнала содержат информацию о корреспонденции счетов и денежных суммах проводок, ссылки на подтверждающие акты документы и, при необходимости, количественные (натуральные) или/и трудовые характеристики и ссылки на карточки аналитического учета (более чем на одну карточку для каждого счета). После проводки учетных записей (разноски хозяйственных операций), зафиксированные в записях суммы добавляются к учетным регистрам на плане счетов и в картотеках.

При вводе учетных записей в журнал используются справочник единиц измерения и справочник курсов валют.

Справочник единиц измерения позволяет переводить количественные характеристики учетных объектов из одной системы единиц измерения в другую.

Справочник валют позволяет вести синхронный учет в различных валютах и автоматизировать исчисление курсовых разниц.

Валюта - денежная единица, в которой ведется учет. Валюта подставляется из справочника валют.

Справочник валют предназначен для учета курса валют за различные периоды. Каждый раз, когда происходят торги курс фиксируется в справочнике на текущую дату для каждой валюты, которую необходимо учитывать. Таким образом вся история изменения курсов валют хранится в этом справочнике. На каждую дату можно записать до трех различных курсов одной валюты.

Имеющаяся в справочнике история позволяет организовать автоматический учет курсовых разниц по любым операциям с валютой и другие расчеты.

Словарь, картотеки, классификатор процедур, план счетов, справочник единиц измерения и классификатор документов имеют древовидную (иерархическую) структуру.

Для каждого плана счетов может быть указана своя базовая валюта и свой базовый (минимальный) учетный период (минимум один день). Благодаря этому можно создавать многомерные многовалютные системы бухгалтерского учета.

План счетов - древовидная структура, узлами которой являются счета.

В одной базе данных может быть несколько планов счетов. Один из них должен быть основным, тот на котором учет ведется в основной валюте.

Каждый план счетов имеет следующие характеристики (рисунок 10):

код;

наименование;

тип;

базовый период;

длина кода;

валюта;

комментарий.

Рисунок 10 План счетов

План счетов может быть одного из двух типов:

балансовый. Для такого плана счетов валюта баланса (итог баланса) одинакова по активу и по пассиву. Для изменения регистров балансового плана счетов используются двухсторонние проводки.

внебалансовый. Валюта баланса может быть не одинаковой по активу и по пассиву.

Список всех планов счетов базы данных состоит из пяти колонок: статуса, кода, типа, имени и текущего периода. Текущий план счетов отмечен пиктограммой в колонке статуса. Если в колонке типа изображен плюс +, то тип плана счетов - балансовый. Если в колонке изображен минус - , то тип плана счетов внебалансовый.

Базовый период - период, в течение которого накапливаются обороты на счетах. В качестве базового периода можно выбрать день, месяц, квартал, полугодие или год.

Процедуры обработки данных являются объектами БД. Каждая процедура может содержать три раздела:

расчетную схему, с помощью которой данные выбираются и обрабатываются;

форму ввода-вывода, с помощью которой данные, выбранные в расчетной схеме, отображаются на экране в удобном для пользователя виде;

схему отчета, с помощью которой подготавливают отчеты по данным, выбранным расчетной схемой или выбранным с помощью схемы отчета.

Процедура может содержать только расчетную схему или только схему отчета, или то и другое вместе. Форма ввода-вывода существовать сама по себе не может. Расчетная схема описывает алгоритм обработки информации: какие данные считываются из БД, какие вводятся или редактируются с клавиатуры, как данные обрабатываются.

После того как был создан текст расчетной схемы, можно выполнить процедуру обработки. Перед выполнением операции программа проверит, создано ли окно (бланк, форма) ввода-вывода. Если окно ввода-вывода не было создано, то система автоматически сформирует окно, содержащее таблицу значений всех переменных расчетной схемы. Окно ввода-вывода - диалоговое окно, которое пользователь конструирует сам.

Схема отчета описывает алгоритм вывода информации в отчет. Отчеты можно просматривать на экране, сохранять в файле и выводить на принтер. Обычно схема отчета взаимодействует с расчетной схемой, хотя процедура обработки может иметь схему отчета и не иметь расчетной схемы.

Различают следующие виды таблиц в отчете:

таблица расчетной схемы;

таблица заголовков проводок;

таблица односторонних проводок;

таблица двусторонних проводок;

таблица счетов;

таблица регистров;

таблица карточек;

таблица индексов;

таблица периодов;

таблица группы.

В конце смены система автоматически формирует проводки по списанию себестоимости товара для получения пакета отчетов.

Отчеты (рисунок 11) содержат всю необходимую информацию для анализа работы магазина за смену или любой заданный период.

Рисунок 11 Отчеты по товару

Для ведения документооборота в супермаркете применяют программный пакет Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Exel). Программный пакет MS Office наиболее подходит для организации работы в любой структуре, будь то, крупная фирма или же мелкое частное предприятие, в нем сочетаются лучшие средства для управления, делопроизводства, финансов, бухгалтерии предприятия. Microsoft Word является одним из наиболее совершенных текстовых редакторов, в настоящее время.

Редактор имеет большие возможности, в частности, шрифтовое оформление, подготовка колонтитулов, оглавления, сносок, контроль абзацев; позволяет готовит в нем сложные документы. Тексты из Microsoft Word как письмо, договор, справка, объявления, поздравление, визитки, таблицы, схемы.

Microsoft Excel - это программа, обладающая очень большим спектром функций и которая очень проста, надежна в использовании. Основой программы является калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах.

На Excel с помощью презентационной графики и калькуляционного модуля можно получать диаграммы различных типов. Функциональные возможности модуля диаграмм программы во многом превосходят соответствующие характеристики специальных программ создания деловой графики.

С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Широкое распространение программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения, поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни. Excel можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса.

С помощью Microsoft Excel работники создают таблицы, производят подсчеты в этих таблицах, делают наглядные графики и диаграммы.

3.3 Техническое обеспечение

Для работы в однопользовательском режиме применяется персональный компьютер Pentium-100/32RAM/1.2GHDD или более мощный.

Для нормальной работы Лука Супермаркет в сетевом варианте используется следующее оборудование:

файл-сервер - Pentium-300/64Mb RAM/3.2Gb HDD. Улучшение любой из приведенных характеристик приведет к увеличению производительности. Тактовая частота процессора в данном случае менее важна. Наибольшее влияние на производительность системы имеют в порядке перечисления: объем оперативной памяти, скорость дисковой подсистемы, пропускная способность сетевой карты. Лучше, если будет использован специализированный сервер;

устройство непрерывного питания - для обеспечения безопасности данных на файл-сервере при неустойчивом электроснабжении. Например, OmniSmart 1000 фирмы TrippLite;

рабочая станция - рабочий компьютер бухгалтера. Компьютер Pentium-100/32RAM/1.2GHDD;

сетевой адаптер - устройство, которое необходимо для соединения всех компьютеров в сеть. Устанавливается в каждую рабочую станцию и в файл-сервер. В качестве сетевых адаптеров могут использоваться любые Ethernet-адаптеры (лучше 3С509 фирмы 3COM).

Рекомендуется следить также за тем, чтобы на жестком диске сервера, где расположена БД, всегда оставалось не менее 50 Мб свободного пространства. В противном случае будет заметно некоторое замедление операций ввода/вывода.

Рабочие места кассиров оснащаются POS-терминалами в составе:

·  персональный компьютер

·  фискальный регистратор (ККМ "АМС-100Ф" в качестве фискального принтера или ШТРИХ-ФР)

·  стационарный или\и ручной сканер штрих-кода для идентификации товара

·  устройство бесперебойного питания

Для идентификации весового товара также используется штриховое кодирование. Печать штрих-кода с указанием кода, веса и стоимости товара обеспечиваются применением весов LP-15 (производство фирмы CAS, Южная Корея) или совместимых. Система обеспечивает загрузку электронных весов списком весовых товаров с кодами и ценами из базы данных.

Электронные весы CAS LP с печатью этикетки предназначены для магазинов, производственных и упаковывающих предприятий.

Рисунок 12 Весы с печатью этикетки CAS LP

Весы печатают наименование товара, штрих-код, дату упаковки, срок годности, цену за кг, стоимость упаковки, адрес предприятия. В зависимости от размера используемой этикетки возможно добавление дополнительной информации рецептур, сообщений и т.д. Большая клавиатура обеспечивает быстрый доступ к 54 часто используемым наименованиям. Весы могут хранить в памяти 600 наименований товара. Для учета товаров предусмотрено подведение итогов продажи по различным товарам и по всем вместе. Несложное программирование всей информации, возможна стыковка с компьютером и объединение нескольких весов в сеть. Для учёта товара предусмотрено подведение итогов продажи по различным товарам и по всем вместе. Электронные весы с печатью этикетки являются необходимым и удобным инструментом для нанесения необходимой информации на Вашу продукцию и завершающим этапом в любом производственном процессе

Таблица 1 Параметры весов с печатью этикетки LP-15

	LP-15
Максимальный вес (кг)	15
Дискретность (г)	5
Внешний интерфейс	RS 232C
Количество ячеек памяти	600 (54 прямого доступа)
Тип измерения	Тензометрический
Тип печати	Термопечать
Диапазон рабочих температур (С)	- 5 С - + 35 С
Габаритные размеры (мм.)	410 х 430 х 197
Размеры платформы (мм)	247 х 384 х 15
Вес (кг)	13
Потребляемая мощность (Вт)	140
Напряжение питания (В/Гц.)	220/50
Размеры этикеток, мм	30, 40, 60 х 58

Для инвентаризации используются терминалы сбора данных. Имеется лазерный и матричный принтер.

Структура сети предприятия:

–  розетки для доступа к локальной сети установлены на всех рабочих местах.

–  локальная сеть предприятия - типа "шина".