Технология защиты документной информации

ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

УФИМСКИЙ ФИЛИАЛ

Контрольная работа №1

По дисциплине: «Документоведение»

Технология защиты документной информации

Студента:

Группа: ЭП 4-4

Шифр студента: 557

Учебный год: 2008-2009

Содержание

Введение

1. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

2. Общие методы обеспечения информационной безопасности

3. Способы и средства защиты информации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В эпоху глобализации, IT-технологий, когда на людей обрушиваются потоки информации, - мало знать общеизвестное; предпочтение отдаётся тому человеку, который владеет ограниченной либо недоступной для общего пользования информацией.

Одновременно с этим, что вполне закономерно, на первый план выходит необходимость защиты конфиденциальной информации, особенно это касается государственных и силовых структур, различных предприятий и организаций. В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия. Так как коммерческой и/или служебной тайной могут воспользоваться, преследуя корыстные цели, её следует охранять, не допуская ни малейшей утечки информации, со всей строгостью наказывая правонарушителей. Законодательство РФ регламентирует отношения в области обеспечения информационной безопасности. Основами ГК РФ введена защита конфиденциальной информации. При этом строго определено, что и при каких условиях необходимо считать коммерческой тайной, каких виды она принимает и что включает в себя.

Существуют различные виды обеспечения конфиденциальности информации. Требуются определённые условия для обеспечения конфиденциальности: определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия и обеспечение порядка их защиты. Если эти правила не соблюдены, руководитель не вправе привлекать к ответственности своих сотрудников.

Менеджеры, чью прямую обязанность составляет работа с документами (понятие «документ» включает в себя информацию, адресованную/полученную любыми физическим и юридическим лицами для использования своей деятельности), должны осознавать возложенную на них ответственность и не разглашать сведений, которые составляют или только потенциально могут составлять коммерческую и служебную тайны. Сотруднику следует защищать информацию не только своей организации, но и «чужие» тайны, т.е. тайны, которую доверили организации клиенты, посредники, представители и партнёры, причём даже после увольнения эта обязанность сохраняется.

В данной контрольной большое внимание уделяется защите документации, содержащей коммерческую и/или служебную тайну. В частности, указывается порядок регистрации документов, содержащих конфиденциальную информацию; порядок напечатания, размножения и уничтожения копий и вариантов; порядок ведения, учёта, содержания, оформления, а также хранения; порядок проверки специальной комиссией; порядок распределения документов с грифом «Коммерческая тайна», их уничтожения – при присутствии должностного лица.

1. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

Коммерческая тайна – производственная, научно–техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся, прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т. п.

Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак – «коммерческий признак», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. К нему относятся любые знания, включая практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

·  Действительная или потенциальная коммерческая деятельность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

·  Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

·  Принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

·  Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

·  Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

·  Обеспечения порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

·  Научно – техническая (технологическая) информация;

·  Деловая информация.

Научно – техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПВЭМ.

Деловая информация включает:

·  Сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.);

·  Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции и др.;

·  Планы развития предприятия (тактические и стратегические);

·  Планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровня цен, наличие товаров);

·  Анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

·  Планы рекламной деятельности, списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.

Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов – аналитиков.

Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ее конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты включает в себя:

·  Установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;

·  Разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;

·  Ограничение доступа к носителям информации, содержащим коммерческую тайну;

·  Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;

·  Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

·  Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

«Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия» приведен на рисунке 1.

В случае необходимости этот список может быть продолжен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Если сведения из «Перечня …» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, доля которого работа с документами, содержащими коммерческую тайну, является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

КТ

Экз. №1

или

Конфиденциально

Экз. №1

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

Приложение к приказу директора ЗАО от 00.00.00 № ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ЗАО «Интегра» Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма Объем производства продукции (в месяц, квартал, год) Наименование фирм – контрагентов Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год Распределение прибыли Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг Заработная плата сотрудников предприятия Характер и репутация персонала предприятия Регионы сбыта продукции Направление маркетинговых исследований предприятия Директор подпись В.И. Завьялов

Рисунок 1

На документе с грифом «Коммерческая тайна» («Конфиденциально») указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и фамилия исполнителя»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. №1 – а адрес;

экз. №2 – в дело № 01-07.

На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю: