1. Лаврову Е.М.

2. Казакову А.Л.

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающим доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» (см. таблицу № 2. При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих документы «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).

Таблица №2 «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна»

Номер

(индекс)

документа

Дата

регист-

рации

доку-мента

Дата и

индекс

документа

(для

входящих)

Откуда

поступил

или куда

направ-лен

Краткое содержа-ние (заголовок)

Кол-

во лис-

тов

Кол-во экзем-пляров Испол-нитель Приме-чание

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней обложке дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Вначале дела подшивается внутренняя опись, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна» (см. таблицу № 3).

При выдаче документа секретарем – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить № (индекс) полученного документа с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находится у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документов с грифом «Коммерческая тайна» секретарь – референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Таблица № 3 «Журнал учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна»

Индекс

доку-мента

Дата

выда-чи

Краткое

содержание

(заголовок)

Кол-

во экз.

Кол-

во листов

Кому

выдано

(Ф.И.О.)

Подпись

за полу-

ченный

документ

Отметка о возврате

(подпись и дата)

Приме-

чание

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии документов, составляющие «Коммерческую тайну» берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограниченно, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета документов, содержащих «Коммерческую тайну» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

·  Проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

·  Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

·  Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по разрешению руководства предприятия может производится с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документом с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры по розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу.

Акт приема – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к «Коммерческой тайне», обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документах с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия.

Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в ней информации.


Информация о работе «Технология защиты документной информации»
Раздел: Государство и право
Количество знаков с пробелами: 36664
Количество таблиц: 3
Количество изображений: 1

Похожие работы

Скачать
27679
3
1

нформации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях. 1 Обеспечение сохранности документной информации Порядок передачи дел в архив. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с ...

Скачать
173407
4
2

... , каждый из которых в отдельности решает свои специфические для данной формы задачи и обладает конкретизированным содержанием этих задач. В комплексе эти элементы формируют многоуровневую защиту конфиденциальной информации предприятия, при условии неукоснительного соблюдения всех мер и условий, поставленных данной системой. При решении задач по защите информационных ресурсов компании необходимо ...

Скачать
194468
17
2

... // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24. 49. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996. Приложение 1 ЗАО «Строительная Компания «Технолига» ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству ___________№_______ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ...

Скачать
198944
23
7

... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...

0 комментариев


Наверх